英文书信及信封格式详解精选课件.ppt

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1、关于英文书信及信封格式关于英文书信及信封格式详解详解第一页，本课件共有45页英文信封(Envelope)的寫法（Block Format 齐头式）寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址第二页，本课件共有45页英文信封英文信封(Envelope)的寫法的寫法（右缩式 Indented Format）寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址第三页，本课件共有45页英文地址的寫法和中文相反，口訣：由小到英文地址的寫法和中文相反，口訣：由小到大大(ex:(ex:號號弄弄巷巷路路/街街城市城市國家國家)第四页，本课件共有45页地址的书写顺序是由小到大地址

2、的书写顺序是由小到大:第一行第一行写寄出信人写寄出信人的门牌号码，写街道名称的门牌号码，写街道名称;第二行第二行先写县市、城先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，第三第三行行写出寄信人所在国家的名称。写出寄信人所在国家的名称。第五页，本课件共有45页如要说明信件由何种邮路递送或信件为何种类别，一般在信封正面的左下角注明。航空航空 By Air Mail挂号挂号 Registered印刷品印刷品 Printed Matter快件快件 Express内有照片内有照片

3、 Photo Enclosed第六页，本课件共有45页如信件需由别人或单位转交给收信人，则需在转交人前面加上C/O（care of）后跟转交人的姓名地址。如宋力托李娜转交一封信给李明，信封格式为：Song LiNo.1 Middle SchoolNantong,226000Jiangsu Li MingC/O Li NaPeking UniversityBeijing,100871第七页，本课件共有45页如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名即可。再用即可。再用By courtesy of,Through courtesy By courtesy

4、of,Through courtesy of,By favor ofof,By favor of引出所托之人的姓名。如：引出所托之人的姓名。如：Li Ming By courtesy of Li Na面交信面交信(宋力本人当面交给收信人的信宋力本人当面交给收信人的信)：Song Li Present 第八页，本课件共有45页练习填写信封练习填写信封GeorgeWangwillwritealettertohispenpal(笔友),MikeClinton.Mikesaddress(住址)is:1025LongStreet,SanFrancisco,CA94101,U.S.A.AndGeorges

5、addressis:23,Alley4,Lane130,Sec.IINankingEastRd.Taipei,Taiwan,R.O.C.Pleasewriteanenvelopeforhim.第九页，本课件共有45页GeorgeWang23,Alley4,Lane130,Sec.IINankingEastRd.Taipei,Taiwan104R.O.C.MikeClinton1025LongStreet,San Francisco,CA 94101 U.S.A 第十页，本课件共有45页The Elements of English Letter Writing 1.信头 Heading/Let

6、terhead2.写信日期 Date3.信内地址(收信人)Inside Address4.称呼 Salutation 5.正文 Body of Letter6.客套结束语 Complimentary Closing7.署名 Signature第十一页，本课件共有45页Heading 信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方）或信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方）或某公司的名称、地址、电话、电传、传真、邮编、某公司的名称、地址、电话、电传、传真、邮编、电子信箱地址或网址等。电子信箱地址或网址等。第十二页，本课件共有45页Date日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相日期应写在寄信人地址下

7、方，表达方式各不相同。通常英式按日同。通常英式按日/月月/年的顺序，而美式按月日年的顺序，而美式按月日年的顺序。注意：年份写全，不可省略；月份用英年的顺序。注意：年份写全，不可省略；月份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如表示即可，如May 7,2006;23 September,2005第十三页，本课件共有45页Rewritethefollowingdateforstandardbusinessletters 6/5/0610-9-068

8、 June 2006Oct.28,06Jan.13.2006第十四页，本课件共有45页Inside Address信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址完全信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语一致。第一行写收信人姓名（称呼语+全名）；商全名）；商务信函中还需另起一行写出职务；收信人地址应确务信函中还需另起一行写出职务；收信人地址应确切完整。切完整。第十五页，本课件共有45页Arrangethefollowinginformationintoletterheadorinsideaddress:China/Beijing 100021/Beijing Me

9、tal/President/Lin Fang/East lane/234Lin Fang President of Beijing Metal 234 East lane,Beijing 100021 China第十六页，本课件共有45页Salutation称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第一行对齐。英文书信的称呼一般都是以第一行对齐。英文书信的称呼一般都是以Dear Dear 或或My dearMy dear开头的。开头的。1.1.亲近熟悉的人亲近熟悉的人:Dear/My dear+:Dear/My dear+称呼或名字。称呼或名字。2 2 长

10、辈、关系一般、不相识：长辈、关系一般、不相识：Dear+“Dear+“先生先生/女女士士/教授教授”3 3 机关、团体、公司、工厂或学校：机关、团体、公司、工厂或学校：Dear Sir Dear Sir or Madam,To Whom It May concern.or Madam,To Whom It May concern.有时直有时直接用接用 Gentlemen(Gentlemen(复数复数)。第十七页，本课件共有45页Body语言要得体，简单明了，措词礼貌。称呼下面隔一两行开始写正文。一般说来，开头直接表达写信的目的，中间对目的具体说明，结尾表达希望祝愿等。第十八页，本课件共有45页

11、Complimentary Closing开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。程度。1.家人亲戚家人亲戚:Your loving mother/son/brother;Yours lovingly,With love,All my love etc.2.长辈或一般朋友：长辈或一般朋友：Yours respectfully/sincerely,Yours truly etc.3.机关、团体、学校等：机关、团体、学校等：Yours

12、 faithfully/sincerely,Yours truly etc.第十九页，本课件共有45页結尾的部份第二十页，本课件共有45页Signature写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔，的全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔，手写后可附打印的全名。手写后可附打印的全名。第二十一页，本课件共有45页Blockformatxxxx(letterhead)June3,2005(date)xxxx(insideaddress)Dearxx,(salutation)Wereceivedyourxxxx(body)Y

13、ourssincerely(complimentaryclose)XX(signature)Joe(printedname)第二十二页，本课件共有45页Modified Format xxxx(letterhead)June 3,2005(date)xxxx(inside address)Dear xx,(salutation)We received your xxxx(body)Yours sincerely XX(signature)Joe (printed name)第二十三页，本课件共有45页Practice格式：格式：齐头式齐头式/混合式混合式信头：信头：本人名字和地址本人名字和地址

14、封内地址：封内地址：美国纽约市第美国纽约市第50大街大街10号号Harper&Row出版出版公司公司 邮编：邮编：NY10022写信日期：写信日期：实际日期实际日期信文内容：信文内容：从朋友处看到从朋友处看到成功沟通的秘决成功沟通的秘决一书。一书。为提高沟通水平欲购一本。为提高沟通水平欲购一本。请出版商尽快告知购买方式请出版商尽快告知购买方式 希望希望9月底收到此书月底收到此书第二十四页，本课件共有45页书信书信是一种应用非常广泛的应用文形式之一。英文书信的种类很多，但可以把它们归为两大类，一类是私人书信（personalletters），另一类是商务书信（businessletters），例

15、如：申请信、求职信、推荐信、证明信、感谢信等。英文书信的书写有一定的格式。一封完整的书信应包括寄信人的地址和日期；收信人的姓名和地址；称呼、正文、结尾和签名第二十五页，本课件共有45页2 26 6Two letter formsTwo letter formsWritingPracticalWriting第二十六页，本课件共有45页2 26 6WritingPracticalWritingDearSir/Madam,ImwritinginresponsetoyouradvertisementforaPA/SecretarytotheManagingDirector.AlthoughIdidno

16、thavetotravelinmypreviousjob,Iwouldbeverywillingtodoso.Iwillbeavailableforinterviewatanytime,andlookforwardtohearingfromyou.Yoursfaithfully,WilliamJeremySmithPeaceHotelLingGongRoad1818Beijing,ChinaMailboxNo.23,GXuniversityNanning,Guangxi,China27Jan,2008缩进式缩进式发信人地址及发信日期收信人姓名和单位地址第二十七页，本课件共有45页2 26 6W

17、ritingPracticalWritingDearSir/Madam,ImwritinginresponsetoyouradvertisementforaPA/SecretarytotheManagingDirector.AlthoughIdidnothavetotravelinmyp r e v i o u s j o b,I w o u l d b e v e r y w i l l i n g t o d o s o.Iwillbeavailableforinterviewatanytime,andlookforwardtohearingfromyou.Yoursfaithfully,

18、WilliamJeremySmithCompactSystem96RosewallDrive,Southtown,SO34BTMailboxNo.23,GXuniversityNanning,Guangxi,China27Dec,2007齐头式齐头式第二十八页，本课件共有45页书信题的写作方法：（一）信封格式：（一）信封格式：名字、信箱、地域范围由小到大，写在右下角（与我们相反）。（二）信纸格式：（二）信纸格式：日期：本月份的缩写称呼（后面的标点是逗号,冒号）:DearSirorMadam,Towhomitmayconcern,正文：空4个字节或者顶格写，段与段之间空行）签名：sincerel

19、yyours第二十九页，本课件共有45页书信写作的五点要求：书信写作的五点要求：1、开门见山说意图2、咨询/建议1、2、3、3、不同内容可分段4、感谢客气不可少5、期待回信成老套第三十页，本课件共有45页（三）开头段：（三）开头段：1、告知对方你的身份（假如对方不认识你）DearSir/Mr.Smith,Iwasastudentatyourcollege,enrolledinPhilosophyDepartment./Iamaatyour/Iamaatyourcollege,enrolledinthecourse./Mynameis,Iam第三十一页，本课件共有45页2、问候收信人（假如他/她

20、是你的朋友）DearTom,Hello/Hi.Howareyou?/Ihopeeverythingisfine./Howarethingsgoingwithyou?/Howareyougettingonin/gettingalongwith.?第三十二页，本课件共有45页3.解释写信的原因（1）致谢：ThankyouforyourletteraboutstudyinginCanada./IamwritingtotellyouhowgratefulIamfor/Iwouldliketothankyoumostsincerelyfor第三十三页，本课件共有45页（2）抱怨：Iamwritingto

21、complainaboutthepoorserviceatyourdining-room./Iwishtomakeacomplaintabout/Iamwritingtodrawyourattentionto.第三十四页，本课件共有45页（3）致歉：IamwritingtoyoubecauseIamunableto./Iamterriblysorrythat./Iwouldliketoexpressmyapologiesfornotbeingableto.第三十五页，本课件共有45页4）询问：Iwouldliketoobtain/request/seek/inquiresomeinformat

22、ionabout/Iamwritingtoaskifyoucandomeafavor./Iwouldlikesomedetailedinformationon/about.第三十六页，本课件共有45页（四）结尾段：（四）结尾段：1、发出请求（1）Pleasegivethismatteryourimmediateattention.（2）Iwouldverymuchappreciateitifassoonaspossible.第三十七页，本课件共有45页2、提供帮助（1）Ihopethesewillbehelpful,andpleasefeelfreetocontactmeformoreinfo

23、rmation.（2）willbetakingresponsibilityforyouandifyoushouldneedanyassistance,she/hewillbepleasedtohelpyou第三十八页，本课件共有45页3、再次表示歉意或感激（1）Thankyouforyourkindassistance.（2）Pleaseacceptmyheartfeltthanksanddeepestgratitude,nowandalways.（3）IamsorrythatIcannot,andtrustthatyouwillunderstand.（4）Inaddition,letmeap

24、ologizeforanyinconvenienceImayhavecaused.（5）Onceagain,Iamsorryforanyinconveniencecaused.第三十九页，本课件共有45页4、期盼回信：（1）Ilookforwardtoyourpromptresponse.（2）Lookingforwardtoapromptreply,（3）Iexpecttohearfromyouverysoon.（4）Ihopetoreceiveyourreplyshortly.第四十页，本课件共有45页1.给给JohnBrown先生写一封短信内容：已收到他月日的先生写一封短信内容：已收到他

25、月日的来信请他于本月来我公司，讨论合作细节请他将航班告来信请他于本月来我公司，讨论合作细节请他将航班告诉你你公司的李小姐将去机场接他诉你你公司的李小姐将去机场接他24thMarch,2000DearMr.JohnBrown,Thankyouverymuchforyourletterdated12thMarch.Couldyoucomeovertomycompanysothatwecandiscussthedetailsofourcooperation?Ifyes,pleaseinformmeofyourflight.IhavearrangedforMissLiofmycompanytomeet

26、youattheairport.Wishyouapleasantjourney.Yourssincerely,WangDeming第四十一页，本课件共有45页2.Directions:For this part,you are allowed 30 minutes to write a Letter of Apology.You should write at least 120 words following the outline given below in Chinese:1.表达自己对晚交论文一事的歉意。2.说明未能按时交论文的原因。3.表示自己将尽快把论文补交上并表示以后将按时交作

27、业。审题概述这是一封道歉信，写的时候要遵循道歉信的一般模式：开篇直奔主题，然后说明原因，最后提出可能的补救措施。第一段，对晚交论文及对此造成的后果表示歉意；第二段，说明理由（可信的理由，而不是随便应付老师的借口）；第三段，表示尽快完成论文。第四十二页，本课件共有45页【范文】ALetterofApology24thOct.,2008DearMr.Wang,Iamwritingtoapologizeformylatehomework.ThepaperwhichyouassignedtouslastMondaywasduethisFriday,buttomyregret,Ihaventevenst

28、artedityet.Ifeelreallysorryfornothandinginthepaperontimeandfortheinconvenienceitwouldbringtoyou.IcaughtaseriouscoldlastweekandthedoctoraskedmetostayinbedforaweeksinceIwasveryweakandtheweatherwasverycoldthesedays.Therefore,Icouldntgotothelibrarytogetthenecessaryreferentialinformationwhichwasneededfor

29、mypaper.Asaresultofthis,Ihavenotstartedwritingthepaperyetandcouldnothanditinontime.FortunatelyIhavefinallyfullyrecovered.IwillfinishthepaperassoonasIcanandtrymybesttohandinhomeworkontimeinthefuture.Sincerelyyours,LiMing第四十三页，本课件共有45页3.Directions:For this part,you are allowed 30 minutes to write a Letter.You should write at least 120 words following the outline given below in Chinese:给小何写信感谢他接待你在云南旅游，并且回忆美好的旅行经历，同时邀请小何来你的家乡做客审题概述这是一封感谢信，一般要表明感谢的事由。本题可分三部分：感谢小何在云南的接待；回忆在云南的经历；邀请小何来做客。第四十四页，本课件共有45页感感谢谢大大家家观观看看第四十五页，本课件共有45页