时间管理与工作组织技巧.pptx

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1、时时 间间 管管 理理 与与 工工 作作 组组 织织 技技 巧巧Time Management&Self OrganizingVictor Leung/Victor Leung/2011.5.102011.5.10麦麦 肯肯 锡锡/M c K i n s e y案例分析案例分析 Case Study 我整天跑来跑去，忙得四脚朝天，开会、电话、文件、总结、开（工作）单、送稿、对稿、赶货、补祸、应酬、谈业务、写方案、学习每天都把自己逼到极限才回家。上床时已经筋疲力尽，第二天爬起来又周而复始。我每天做一大堆事，但内心里却常常有一种奇怪的感觉：“我不得不承认：我确实不知道。案例分析案例分析 Case

2、Study我就像是一个被撕得七零八落的人，工作对我很重要，女朋友（或男朋友）对我很重要，家庭对我也很重要。在有限的时间里，我到底兼顾哪边呢？我生活在持续不断的冲突里，想尽一切办法照顾各方面的需要。到底有没有可能在工作、朋友和家庭各方面都获得成功和快乐呢？案例分析案例分析 Case Study所有人都说我相当成功，我拼命努力，放弃了许许多多东西，终于爬到顶峰。但为什么我没有幸福的感觉？案例分析案例分析 Case Study我觉得生活真没意思。每做一件事情，都会让我想起还有十件事情没有做，这些事令我内疚。每天有没完没了的事情要做，但是能做完的就那么几件，于是压力来了。怎么能知道什么对我最重要？到底

3、应该怎么做？怎样才能享受成功？案例分析案例分析 Case Study 我好像也知道一生该做什么，也曾经想过什么对 自己重要，还定过目标，可是一回到日常工作和生活，目标就被淹没得无影无踪了。怎样才能把目标转化到日常生活和工作中呢？测测 试试 Do your test 从不 有时 总是 1、好像在有压力的情况下我的工作才能做得最好。0 1 2 3 42、我认为之所以没有时间深刻思考问题，都是由于外界的匆忙和压力造成。0 1 2 3 43、我看到周围的人或事慢吞吞地进行时，总是感到很生气。我讨厌排队。0 1 2 3 44、每当要请假时，我总感到非常愧疚。0 1 2 3 45、我好像总是从一个地方匆匆

4、忙忙赶到另一地方，从一件事跳到另一件事。0 1 2 3 46、我经常发现自己把别人赶开，为的是自己有时间赶快做完一件事。0 1 2 3 47、一离开办公室几分钟，我就会觉得心里不安。0 1 2 3 4 8、做一件事时，我脑子里经常想着另一件事。0 1 2 3 4 9、好像在处理危机时我的状态最好。0 1 2 3 4 10、好像搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大满足感。0 1 2 3 4 11、我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间，去处理各种各样的危机。0 1 2 3 4 12、当不得不让别人失望，放弃一些事情去处理危机时，我相信别人是会理解的。0 1 2 3 413、只有在解决各种

5、各样危机的过程中，我才能感到每天意义和目的。0 1 2 3 4 14、我经常边工作边吃饭或经常边吃饭边想工作的事项。0 1 2 3 4 15、我经常想有一天我会去做我真正想做的事情。0 1 2 3 4 16、每天下班时看着自己处理完的一大堆文件，我觉得特别有成就感。0 1 2 3 4 测试结果 20分以下 好(Good)测试结果 20分以下 好(Good)2137分 压力紧迫症测试结果 20分以下 好(Good)2137分 压力紧迫症38分以上 瘾性压力紧迫症瘾性问题的共同症状瘾性问题的共同症状The Addictive Experience一定会出现一种可以预见的感受一定会出现一种可以预见的

6、感受会成为吸引你所有注意力的主要焦点会成为吸引你所有注意力的主要焦点能够短暂消除所有痛苦和其他的负面感觉能够短暂消除所有痛苦和其他的负面感觉能够产生一种人为的自我重要权威、控制、能够产生一种人为的自我重要权威、控制、安全、亲密和成就的感觉安全、亲密和成就的感觉会加重所要治疗的问题和感觉会加重所要治疗的问题和感觉逐渐使正常机能退化逐渐使正常机能退化小结很多人倾向于先做容易的事（主要精力放在小事上）。好像只有这样才会觉得有成就感。然后把困难的事拖下来。那些难以解决的问题于是越来越难以解决，越来越面目狰狞。但是，等待只会带来负疚感与压力，结果是浪费更多的时间与精力，该做的事情能够变得愈加困难。所以，

7、应当学会抵制诱惑，不要先挑最容易的事情做。一般而言，最容易做的事情通常也是比较次要的工作。黄金规则 The Gold RuleBegin with the End in Mind从结果出发黄金规则 The Gold Rule从结果出发 先想，做哪件事成果最大，效果最好，收获最佳，并且又是最紧急的，最终需要在每天有限的工作时间之内花多少的时间，各种情形加起来的综合效能（即性价比）可否合理 时间记录表时间记录表 Time Log8:30-8:458:30-8:458:45-9:008:45-9:009:00-:9:159:00-:9:159:15-9:309:15-9:309:45-10:009:

8、45-10:0010:00-10:1510:00-10:1510:15-10:3010:15-10:3010:30-10:4510:30-10:4510:45-11:0010:45-11:0011:00-11:1511:00-11:1511:15-11:3011:15-11:3011:30-11:4511:30-11:4511:45-12:0011:45-12:0012:00-12:1512:00-12:1512:15-12:3012:15-12:3012:30-12:4512:30-12:4512:45-13:0012:45-13:0013:00-13:1513:00-13:15应变与制变应

9、变与制变 Proactive vs.Reactive Choice,not chance determines Choice,not chance determines destiny.destiny.决定命运的不是机会，而是你决定命运的不是机会，而是你的选择。的选择。应变与制变应变与制变 Proactive vs.Reactive 制变制变 =主动选择主动选择 +承担责任承担责任 制变与应变制变与应变 效率与成效效率与成效 The enemy of the BEST is the GOOD.The enemy of the BEST is the GOOD.危机如果你把迅速、不断的变化视为危

10、机，那么不妨沉思一下构成这个词的两个中文字。“危”就是“危险”，而“机”却是“机会”。你首先需要认识到变化是唯一的永恒，然后做出如何应付变化的决断。面对变化，是仅仅看到危险，并且竭力逃避呢，还是看到机会，跃上最大的浪头并且驶向将来？时间记录表时间记录表 Time Log13:15-13:3013:15-13:3013:30-13:4513:30-13:4513:45-14:0013:45-14:0014:15-14:3014:15-14:3014:30-14:4514:30-14:4514:45-15:0014:45-15:0015:00-15:1515:00-15:1515:15-15:30

11、15:15-15:3015:30-15:4515:30-15:4515:45-16:0015:45-16:0016:00-16:1516:00-16:1516:15-16:3016:15-16:3016:30-16:4516:30-16:4516:45-17:0016:45-17:0017:00-17:1517:00-17:1517:15-17:3017:15-17:3017:30-17:4517:30-17:4517:45-18:0017:45-18:00优先矩阵工作价值矩阵重要性价值紧 迫 性直接价值直接价值高度重要高度重要高度紧迫高度紧迫间接价值间接价值高度重要高度重要低度紧迫低度紧迫低

12、度重要低度重要低度紧迫低度紧迫无价值，不必要无价值，不必要高度紧迫高度紧迫低度重要低度重要无价值，但重要无价值，但重要优先矩阵工作价值矩阵重要性价值 紧 迫 性直接价值直接价值高度重要高度重要高度紧迫高度紧迫间接价值间接价值高度重要高度重要低度紧迫低度紧迫低度重要低度重要低度紧迫低度紧迫无价值，不必要无价值，不必要高度紧迫高度紧迫低度重要低度重要无价值，但重要无价值，但重要Direct ValueIndirect ValueNecessary，But No ValueUnnecessary，And No Value小结 有四种类型的工作，其重要性各不相同第一类工作有直接价值，即刻就能看到它带来

13、的回报，例如赶工期。第二类有间接价值，比如做计划，或者学习某种东西，这类工作有远期收获。第三类是必要的却没有价值的工作，比如填税务申报表，呆板功能上司写报告。这一类工作很少能给你带来满足。第四类是徒劳而没有价值的工作，比如翻来覆去找不到文件、整理装袜子的抽屉。你的优先矩阵你的优先矩阵 Your Priority Matrix工作价值矩阵重要性价值紧 迫 性你的优先矩阵你的优先矩阵 Your Priority Matrix工作价值矩阵重要性价值紧 迫 性压力人压力人聪明人聪明人无聊人无聊人无用人无用人小结制定轻重缓急计划有6个具体结果1、让你能把握自己的生活。2、通过制定轻重缓急计划，你能够把工

14、作、个人 和社会活动安排得井井有条，并使生活的各个 方面保持和谐。3、能够帮你从管理危机的状态中解脱出来。4、通过制定轻重缓急计划，你将善于处理未完项 目和任务，缩短赶进度所需的时间。5、逐渐减少拖延和犹豫不决的情况。6、最后一条，但却是最重要的一条，制定轻重缓 急计划能够帮你处理好工作负担。效率与成效 Effciency vs.Effectiveness帕雷托原则 Pareto Principle干得最多的人未必最有成果干得最多的人未必最有成果这就是著名的“帕雷托原则”效率与成效 Effciency vs.Effectiveness帕雷托原则 Pareto Principle干得最多的人未必

15、最有成果干得最多的人未必最有成果这就是著名的“帕雷托原则”效率与成效 Effciency vs.Effectiveness 帕雷托原则 Pareto Principle 帕雷托是本世纪生活在瑞士的意大利经济学家、社会学家，发现了八二原则。对于我们这些知识工人而言，这个原则可以解释为在日常生活中，80%价值仅仅是由20%的活动产生的。其余的活动充其量是在对付紧迫的事情，忙于无功。帕雷托原则 Pareto Principle 20%80%Activities Results 活动 结果 帕雷托原则 Pareto Principle 20%80%客户 利润 优秀员工 业绩 帕雷托原则 Pareto

16、Principle我们可以用 20%80%有效时间 富有成效的工作 吗？小组讨论问题 Group Discussion1、我认为多做或少做哪些事情，能够明显 改进个人生活？多做：少做：2、我认为多做或少做哪些事情，能够明显 改进工作？多做：少做：罗盘罗盘 +时钟时钟 =时间管理时间管理Compass+Clock=Time Management 在办公室工作，难免不被同事打扰。但不能让这些干扰把你从重要的事情上拉开，而成为浪费时间的主要原因。应当把握自己的时间，学会说“不”。如果手头的工作比外界来的打扰更重要，那就定个时间，当天晚些时候再解决插进来的问题。这样，既能继续自己的工作又不至于得罪同事

17、。还可以试试站着说话。站着交谈花的时间只是坐着的75%。另一个是鼓励同事适可而止，比如，问他是否有必要来找你，是否应该来找你。对成效的挑战对成效的挑战Effectiveness Challenges优先顺序不明确/危机管理电话打扰同事打扰缺乏优先/目标 （eg.）贪多嚼不烂不速之客无效授权桌面杂乱无章/找不到东西缺乏自律/拖延不会说“不”会议对成效的挑战对成效的挑战Effectiveness Challenges 缺乏优先/目标 非洲大草原的狮子（白兽之王）在捕杀羚羊时会观察很久，定好目标和优先后才出击，成功率很高。4-D法 4DS很多高效率、高绩效的人有一个共同点，很多高效率、高绩效的人有一

18、个共同点，那就是他们不办公桌一定是干干净净的。那就是他们不办公桌一定是干干净净的。因为他们没法坐在办公桌，整天瞪着一大因为他们没法坐在办公桌，整天瞪着一大堆让人头疼的事，而这些事又牵涉到成千堆让人头疼的事，而这些事又牵涉到成千上万元的得失。你也可以学着养成好习惯，上万元的得失。你也可以学着养成好习惯，把办公桌整理干净。然后，每天在整洁的把办公桌整理干净。然后，每天在整洁的办公桌前开始工作。办公桌前开始工作。4-D法 4DS推荐的根除桌面混乱的办法叫做推荐的根除桌面混乱的办法叫做4-D4-D法：法：D Do it latero it later D Delegateelegate D Do it

19、 nowo it now D Dont doont do4-D法 4DS做每件事也有这四种选择：做每件事也有这四种选择：D Do it latero it later D Delegateelegate D Do it nowo it now D Dont doont do4-D法 4DS案例：案例：一个会议准备要开了（要发言），突然有一个客户来电话谈 大业务。请大家作作选择，该怎么做？4-D法 4DS案例：案例：为什么30岁前睡不醒，30岁后睡不着？4-D法 4DS案例：案例：为什么30岁前睡不醒，30岁后睡不着？30岁前思想、工作、家庭负担底，大脑的意识区主储存绰绰有余；30岁后就相反了。

20、大脑信赖的地方大脑信赖的地方One Place That Mind Trusts？大脑信赖的地方大脑信赖的地方One Place That Mind Trusts研究表明：知识型员工平均而言有4-7个地方用来记载担心遗忘的东西，而且还有增加的趋势。但是，系统越多，就越容易造成问题：遗失和遗忘。所以，把信息集中起来记载，保持一致的系统是做好时间和成效管理的良好习惯。优先管理的核心优先管理的核心The Core of Priority Management1、把每天要做的事情列一份清单。Make a list of things to do today.2、确定优先次序，从最重要的开始做。Set

21、Priority and work on the most important.3、每天都这么做！Do it every day!优先管理的核心优先管理的核心The Core of Priority Management以史为鉴，我们能得到无穷教益。查尔斯施瓦布的故事就很耐人寻味。他是上个世纪初美国伯利恒钢铁公司的总裁，也是美国历史上第一个年薪上百万美元的人。施瓦布希望取得更大的成功，所以聘请了一位名叫艾维李的管理顾问。李是当时最著名的管理大师。李用了两天时间观察施瓦布的工作习惯，然后给施瓦布开了一个提高效能的“三步药方”。待处理事项待处理事项To-Do List 待处理事项.doc案例以史为

22、鉴，我们能得到无穷教益。查尔斯施瓦布的故事就很耐人寻味。他是上个世纪初美国伯利恒钢铁公司的总裁，也是美国历史上第一个年薪上百万美元的人。施瓦布希望取得更大的成功，所以聘请了一位名叫艾维李的管理顾问。日程日程 Appointments 日程.doc清理桌面清理桌面 Clean the Desk 建立建立3 3到到5 5个档案（根据你的情况）个档案（根据你的情况）根据根据4D4D原则整理所有文件原则整理所有文件把把“立即做立即做”的工作一件件处理完的工作一件件处理完给待处理事件定下时间并相应存放文件给待处理事件定下时间并相应存放文件使用活页文件使用活页文件每日清理桌面每日清理桌面小结“桌面混乱”是

23、效率有问题的最明显特征。也许你觉得桌面乱成一团，才像个天才的样子？但是，提高效率必须从把桌面清理干净做起。平均而言，每天经理办公桌上堆的东西相当于36小时的工作量。人们往往有一个错误概念，总觉得把工作摆在面前，早晚都会去做的。相反，这么做的结果是工作越积越多，混乱程度也越来越甚。仅在桌面上找东西，员工平均每周就要消耗3个小时。所以，桌面混乱是一个时间浪费因素。每日计划 Daily PlanningPlan the next d ，b you l the office.在你 办公室前，计划 天的工作。Do the ，Delegate the .做 的事情，把 的事情授权出去。每日计划 Daily

24、 PlanningPlan the next day ，begin you leave the office.在你离开办公室之前，计划明天的工作。Do the importent，Delegate the pressing.做 重要 的事情，把 紧迫 的事情授权出去。沟通记录沟通记录Communication Records沟通记录.doc沟通记录沟通记录Communication Records将一些常见问题整理成册，让别人遇到了就能翻手册或教其怎么做。常见问题：经常导致错误的地方 报价 资料（案例、样版、图片等）授权管理 Organizing Others两大障碍：1、放弃你喜欢做的事情

25、2、克服害怕失去控制的心理授权管理 Organizing Others授权要做的事：1、选对人 2、适当的训练、辅导 3、能够提供建议 4、监控关键点 5、知会相关人事项目计划 Project Planning有何问题为什么办 法后 果月度计划月度计划 Monthly Plan 月度计划1.doc月度计划月度计划 Monthly Plan 月度计划2.doc吃大象原理 How to eat an Elephant？吃大象原理 How to eat an Elephant？人生年月日吃大象原理 How to eat an Elephant？人生年月日吃大象原理 How to eat an Ele

26、phant？人生年月日定计划定计划定计划吃大象原理 How to eat an Elephant？人生年月日做定计划做定计划做定计划确立目标 Goal setting No wind favors himNo wind favors himwho has no destined port.who has no destined port.风不会偏爱没有目的港的人风不会偏爱没有目的港的人确立目标 Goal setting 1 1、回想自己最近半年的工作、回想自己最近半年的工作2 2、确定目标、确定目标确立你的目标 Your goal setting 挑战挑战 特征特征 好处好处确立你的目标 Yo

27、ur goal setting eg.eg.某某AEAE确定半年目标：确定半年目标：1 1、未来三个月进行提高客户满、未来三个月进行提高客户满意度意度 的研究，初步将客户满意的研究，初步将客户满意度提高度提高 20%20%2 2、进跟着的三个月进行深化研究实、进跟着的三个月进行深化研究实 践，将客户满意度比之前践，将客户满意度比之前的三个的三个 月再提高月再提高20%20%确立你的目标 Goal setting 优秀经理享受平衡的生活，他的工作人格与家庭人格是和谐优秀经理享受平衡的生活，他的工作人格与家庭人格是和谐统一的。避免紧张的有效途径是全面对待生活中的统一的。避免紧张的有效途径是全面对待

28、生活中的6 6个重要个重要领域：工作、学习、领域：工作、学习、生理、社会、家庭和精神生活。生理、社会、家庭和精神生活。为了进一步避免紧张，请每天在每个领域（财务为了进一步避免紧张，请每天在每个领域（财务/工作领域工作领域除外）选择一至三项活动。在工作领域之外追求既富有挑战除外）选择一至三项活动。在工作领域之外追求既富有挑战又有实际意义的目标，有助于实现平衡，缓解紧张。下面是又有实际意义的目标，有助于实现平衡，缓解紧张。下面是几个例子：几个例子：学习：学一种乐器；读一本书；上一门课；学习一种语言。学习：学一种乐器；读一本书；上一门课；学习一种语言。生理：经常锻炼；加入健身俱乐部；组织垒球赛；学习

29、新奇有趣生理：经常锻炼；加入健身俱乐部；组织垒球赛；学习新奇有趣 的运动项目，如滑板、放风筝，既益智又健身。的运动项目，如滑板、放风筝，既益智又健身。社会：请朋友吃饭；参加志愿者团体；参加社会服务组织。社会：请朋友吃饭；参加志愿者团体；参加社会服务组织。家庭：给孩子做手工艺品；割草坪；写信；安排家庭聚会。家庭：给孩子做手工艺品；割草坪；写信；安排家庭聚会。精神生活：在公园边散步边沉思；听音乐会。精神生活：在公园边散步边沉思；听音乐会。目标 Goal Specific Measurable Achievable Relevant/Result-oriented Time phased战略远景 S

30、trategic Vision The best way toThe best way topredict the future is to invent it.predict the future is to invent it.预见未来的最佳途径是创造未来预见未来的最佳途径是创造未来战略远景 Strategic Vision Planning is bringing the future into the Planning is bringing the future into the present,present,so that you can do something about i

31、t so that you can do something about it now.now.计划意味着把未来呈现在眼前，计划意味着把未来呈现在眼前，以便现在就为将来添砖加瓦。以便现在就为将来添砖加瓦。优先计划的成果Results of Priority Management 将控制带进生活将控制带进生活 组织好工作，个人事务和社会活动组织好工作，个人事务和社会活动 避免避免“危机管理危机管理”减少拖延和优柔寡断减少拖延和优柔寡断 处理不完整事件处理不完整事件 使工作负担更易于把握使工作负担更易于把握优先计划的成果Results of Priority Management控制始于计划，计划

32、一生，计划每个月、每个星期，甚至每一天。只有做到这一点才有可能把愿望转化为行动。大多数人坠入具体活动的陷阱而不可自拔。因为我们总认为只要始终努力忙碌，就一定能有所收获。很少有人能做到做下来反省自己的生活，然后自问：“什么是我想做的，我想取得什么成果？”而能够进一步朝着既定目标一步一个脚印去做的人就更少了。这是因为大多数人停留在“事务经理”的阶段，还没有成为优先经理。做任何知识工作必须先考虑成果。就像上路之前必须有明确的目标。光是把所有要做的事情都罗列出来还不够，还必须审查在这些事情中，哪些通向既定的目标。否则，一定会有大把的时间浪费在没有效果的事情上。克服成功的障碍不做计划就等于为失败做计划成

33、功的人无非是选择做了不成功的人放弃不做的事情成功要素 Key factors of success愿景 Vision热情 Passion行动 Action课后测试课后测试.doc 谢谢！Thanks.2005.8.10名人名言 盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。陶渊明 凡是在事业上有所成就的人，无 一不是利用时间的能手。华罗庚 放弃时间的人，时间也会放弃他。莎士比亚 你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。富兰克林 时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。彼得杜拉克名人名言课程导入生死线上一秒钟 从电影从电影战俘列车战俘列车讲起讲起现场回答：

34、你的感想是什么？目录一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义三、员工的职业生涯规划四、团队组织的时间管理五、时间管理的基本策略六、基础工作与有备无患七、工作目标及其计划性八、分清工作的轻重缓急九、时间管理的统筹技巧十、管理技巧的具体应用小实验道具：铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎 样的顺序把以上物品装进铁桶？1、什么是时间牛顿力学中的时间是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质 运动变化本身的变化规律。时间的目的就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件 运动变化的标

35、准流程的计量模式，同时它又是事 件进程描述的一个基本的物理量。一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念1、什么是时间科学上的时间概念1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日 12时正回归年长度的1/31556925.9747。这种以地 球公转为基础的时间标准称为*历书秒。1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部 辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。按新规定，“秒是铯-133原子基态的两个超精细能 级之间的跃迁所对应辐射的9，192，631，770个 周期的持续时间”。2、时间是怎样产生的日常的时间概念年、月、日、时、分、

36、秒地球自转、公转与月球公转一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念太阳地球地球公转轨道月球3、时间的基本特性一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念时间恒久性时 间特 性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性543214、什么是时间管理概念 由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。结论通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念1、效率竞争:深层次的内涵企业竞争的三个层次物质资源层人力资源层制度文化层经营管理综合效率的系统集成各

37、个环节都体现出效率各个层面都体现出效率二、时间管理的重要意义二、时间管理的重要意义有形/静态有形/动态无形/动态时间管理2、个体生命的有限性每一个生命只有一次机会时间与生命年轮成就大事业的黄金时代童年、少年、青年、中年、壮年、老年为什么许多人一生平淡，毫无见树二、时间管理的重要意义二、时间管理的重要意义 鲁迅先生说：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的。3、速度竞争:团队综合效率快鱼吃慢鱼的时代过去是大鱼吃小鱼速度竞争成为主导信息大爆炸团队综合竞争力的集中体现快速反应部队的战斗力某公司参加招投标工程的案例体现各职能部门的速度能力二、时间管理的重要意义二、时间管理的重要意义4、

38、个人和组织的机会成本成本的类别容易重视的有形成本容易忽视的无形成本无形成本中的时间成本大小企业的区别成本外延的扩大化由时间特性而导致的机会成本“过了这个村”与“机不可失”二、时间管理的重要意义二、时间管理的重要意义1、员工职业生涯与时间管理生命的有限性人最宝贵和稀缺的是什么生命的价值观生命的价值和人生的意义追求成功人生是每个人的梦想成功的原动力来自心灵实现理想取决于行动力个人职业设计与操作中的时间管理三、员工个人的职业生涯规划三、员工个人的职业生涯规划2、人生的四个职业发展阶段66岁以上，当退休临近的时候下降阶段45岁-65岁维持阶段30多岁和40多岁之间的某个时段上职业中期危机阶段30-40

39、岁之间稳定子阶段25-30岁之间尝试子阶段24-44岁之 间确立阶段15岁-24岁之间探索阶段具体说明不同阶段三、员工个人的职业生涯规划三、员工个人的职业生涯规划3、人生定位与选择最佳职业性格/爱好/能力/市场准确定位提高人生价值是另一种时间节约三、员工个人的职业生涯规划三、员工个人的职业生涯规划性格线爱好线能力线市场线个人职业选择的范围4、企业为员工设计发展规划栽下梧桐树，引来金凤凰 提供了广阔的舞台 指明了发展方向 确立了奋斗的目标 提供了向上发展的空间员工与企业的三个共同体三、员工个人的职业生涯规划三、员工个人的职业生涯规划共同体利 益事 业情 感企业为员工4、企业为员工设计发展规划寻求

40、三方面的平衡事业发展社会交往家庭生活三、员工个人的职业生涯规划三、员工个人的职业生涯规划1、我们企业的问题在哪里透过现象看本质部分老总们的三个字特征人治特征下的权力情结时间管理失序做事缺乏计划性做事分不清主次不善于说“不”无法恰当处理外部的打扰四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理“茫”“忙”“盲”1、我们企业的问题在哪里时间的浪费电话干扰，陪同煲粥会而不议，议而不决不速之客，礼节陪聊回复信件，斟字酌句外部客观的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）B、餐饮服务 C、社会化程度四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理1、我们企业的问题在哪里时间的浪费某项调查数据结果（天

41、）四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理睡 眠 8.05小时用 餐 1.31小时琐 事 0.55小时工 作 7.34小时交 际 0.39小时 休 息 0.45小时娱 乐 0.31小时上下班交通 0.73小时读书报杂志 0.42小时处理家务事 0.26小时兴趣的工作 0.37小时音乐或电视 2.51小时 与朋友聊天 1.11小时1、我们企业的问题在哪里时间陷井情不自禁事必躬亲过分客套例行公事犹豫不决漫不经心碌碌无为四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理 国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时

42、；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为分钟日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次，即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理2、团队时间管理的原则时间进度表制定原则实际花费的时间总比预计的长突发性事件应付原则为突发事件预

43、留处理时间日常性事务维护原则做好数据库清理与更新等基础工作时间被占用说不原则过度热心肠者的良药四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理3、走出观念上的误区“缺我不可”的潜理念事必躬亲的诸葛亮导致操劳过度的高管人员推迟决策会提高决策质量借口“需要更多的事实”只要授权就可节约时间相关人员能力不足无效授权或授权失控四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理3、走出观念上的误区高效率就是高效益快就一定好吗？方向错误和方法不当鉴别问题比进一步解决问题容易想明白了再行动找到管理捷径是节约时间的因素管理上有捷径可走吗？四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间

44、管理4、时间管理的八大法宝树立时间价值观理念变革结构流程优化组织前提工作环境“”准备工作工作的计划性目标管理分清工作轻重缓急优先级并行串行的兼顾性统筹学工作任务转移授权与借力学会说“不”拒绝的学问案例：华为的时间管理SMART原则让目标达到SMART标准 四象限原则关注重要且紧迫的第二象限 韵律原则保持自己的韵律并与他人协调流程优化精简原则分析流程，减少多余环节四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理案例：华为的时间管理韵律原则“韵律原则”包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟

45、通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理1、提高你的时间管理技能做个时间管理的高手学会从事务型工作中解脱出来有效地计划与安排自己的时间找到节约时间的措施学会积零成整 实行交叉“轮作”提高“复种”指数 整批使用时间应付意外事件 分身有术五、时间管理的基本策略五、时间管理的基本策略2、应该记住的20条实用方法准备之一：长期准备（4）购买工具书/增加知识储备/提高能力训练你的快速阅读能力把常用的文件/文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯五、时间管理的基本策略五、时间管理的基本策略 凡事预则立

46、，不预则废。2、应该记住的20条实用方法准备之二：临时准备（5）明天的工作前晚进行优先级排序将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作五、时间管理的基本策略五、时间管理的基本策略2、应该记住的20条实用方法要培养的好习惯（7）利用各种装备如电话/信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处理例行性事务午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料报刊放在晚上看每晚沉思片刻/回顾与总结五、时间管理的基本策略五、时间管理的基本策略2、应该记住的20条实用方法与外部产生联系时的应变能力（4）站着

47、接待一向健谈的来访者从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者管理电话：主动拨号/与被动接听如遇琐事缠身能快速摆脱3、经理人员的时间管理抓大放小/充分授权4、秘书人员的时间管理认清自己的角色和职责五、时间管理的基本策略五、时间管理的基本策略、树立时间价值观 首先解决思想认识问题人的行动是受思想支配的思想方法决定行为模式牢固树立时间的价值观时间就是效益时间就是金钱时间就是生命六、基础工作与有备无患六、基础工作与有备无患牢记鲁迅先生的话：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间，其实是无异于谋财害命的。、组织结构流程优化众多国企浪费时间的根源为什么会有内耗（窝里斗）？组织的体制障碍组织设计的原则精简、高效、弹性管

48、理幅度与跨度部门岗位设置与职责明确化价值链管理与流程优化六、基础工作与有备无患六、基础工作与有备无患、工作环境“”不同层次员工的准备工作金领高管的准备工作、整体工作目标、阶段性工作规划、下级状况备忘录、用好秘书这个帮手白领阶层的办公室“”、工作计划表、常用文件及工具书、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录蓝领员工的作业现场管理六、基础工作与有备无患六、基础工作与有备无患、日常价值法控制时间工作中的现象我们每天都要面对各式各样的人和事，这些人和事都需要你耗费时间来处理。你将如何应对？是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？通常的表现有明确标准的，快速决断没明确标准的，依据直觉感受六、基础工作与有备无

49、患六、基础工作与有备无患、日常价值法控制时间现象的实质分析直觉体现为：“对劲”与“不对劲”背后支撑：你的文化素质、思想观念以及个人经历等，在你的潜意识中构建出一个价值评价体系，我们称之为：潜意识模型通过主动构建人的价值评价体系，建立潜意识模型，进而影响面对的人和事物作出快速而准确反应的能力，这便是控制时间的日常价值法六、基础工作与有备无患六、基础工作与有备无患、日常价值法控制时间基本原理人的价值体系决定处理问题的方式，让你在行动中自然而然地有了对错意识人在预定价值体系下的主动行为是强有力的原理分析价值观取决于你所希望的体验和情绪信条是你决定行为是否产生内在情绪的规则或标准六、基础工作与有备无患

50、六、基础工作与有备无患、日常价值法控制时间潜意识模型六、基础工作与有备无患六、基础工作与有备无患对劲与不对劲直接影响行为间接影响时间潜意识模型价值评价尺度直觉内涵快速反应与决断、日常价值法控制时间操作运用方法脑力激荡：列出你的价值标准和信条信条模型：“当我的时候，我感觉”例：“当团队面对挑战，当我激发出每个队员的最大能量的时候，我觉得热血沸腾。”每天温席信条，使字面价值融入行为习惯每月重新评估、修订信条（循环重复操作）效果提高你自发判断的准确度和速度六、基础工作与有备无患六、基础工作与有备无患、浪费时间的大敌工作目标不明确你为什么工作 你要达到什么目的工作没有计划性工作千头万绪 眉毛胡子一把抓