国家重大建设项目文件 归档要求与档案整理规范.ppt

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1、 国家重大建设项目文件 归档要求与档案整理规范n n 国家重大建设项目文件归档 要求与档案整理规范n一、适用范围n n二、术语和定义n 1.项目文件n 2.项目档案n 3.项目文件归档n 4.项目档案移交n 三、建设项目档案工作的要求n 1.建设单位全面负责；n 2.把档案管理纳入合同管理；n 3.项目档案工作与项目建设同步进行；n 4.各参建单位要各司其职，坚持“谁形成、谁负责”的原则；n 5.保证项目档案完整、准确、系统、安全。n 四、项目文件的收集n 1.确定项目文件归档范围；n 2.明确项目建设各方收集的责任；n 3.注意收集的时间；n 4.项目文件质量要求。n 五、项目竣工文件的编制

2、n （一）竣工文件编制的要求n *明确竣工文件编制的责任者n *明确监理单位对竣工文件的审核责任n *对照归档范围进一步收集文件 五、项目竣工文件的编制n *对技术文件的准确性和更改情况进行核实n *设计变更、现场洽商及材料变更文件的组卷方式n*易褪色材料（复写纸、热敏纸）形成的文件如需永久和长期保存，应付一份复印件。五、项目竣工文件的编制n（二）竣工图编制要求n 1.竣工图编制的责任者：n 一般由施工单位负责编制n 2.竣工图编制的依据：n 以施工图为基础，以设计变更通知单、工程联系单（涉及现场洽商、材料变更）及施工验收记录、质检记录为依据。五、项目竣工文件的编制n 3.竣工图编制的要求：n

3、 完整、准确、清晰、规范、修改到位n 4.竣工图编制的形式：共三种形式n 5.竣工图折叠要求：n 按照国标技术用图复制图的折叠方法的要求折叠五、项目竣工文件的编制n6.要有竣工图编制说明n7.若套用通用图，需注明通用图的图号。n8.竣工图章的使用n *竣工图由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章的签字不能代签。n *竣工图章盖在标题栏附近空白处五、项目竣工文件的编制n 8.竣工图的审核n 由监理负责审核，主要审核竣工图的准确性和签字是否完备。n 引进项目由外方提供的竣工图需由外方签字确认。n 9.竣工图的套数n 一般为两套 六、项目文件的整理和归档n 项目文件整理的依据：科学技术档案案卷构

4、成的一般要求及行业档案管理规范、标准。n 项目文件整理的要求：根据国家有关规定，按照档案管理要求，由文件形成单位进行整理。整理要以方便利用为出发点。六、项目文件的整理和归档n（一）项目文件的分类n 整理的第一步是对文件进行分类。n不同行业档案有不同的分类方法，行业有规定的，按规定分类；行业没有规定的，一般可将文件分为四大类：n 1.前期文件 2.施工文件n 3.监理文件 4.竣工验收文件n 六、项目文件的整理和归档n（二）项目文件的组卷n 组卷即组织案卷，就是将若干份互有联系的文件组合在一起，形成档案的保管单位。项目档案以“卷”为单位保存。n 1.组卷要求n *组卷要保证项目文件的成套性，保持

5、卷内文件的有机联系。注意项目前期立项核准的文件不要归入文书档案中。六、项目文件的整理和归档n*案卷不能重复，卷内文件不能重份。n 2.组卷的方法n *项目准备阶段文件和竣工验收文件按“问题时间”组卷。如准备阶段文件，根据内容分为项目立项核准、环境评估、建设用地、招投标、合同协议等不同问题来分别组卷。六、项目文件的整理和归档n *设计文件按“设计种类专业”组卷。按设计种类分为初步设计、技术设计、施工图设计等，每一种设计再按不同专业或单位工程分别组卷。n *施工文件按单位工程组卷。一个单位工程的文件根据数量多少，确定组成若干卷。施工原始记录可按分部、分项工程分别组卷。六、项目文件的整理和归档n例如

6、：某电厂主厂房地下结构工程文件n “开工报告、图纸会审记录、施工组织设计、施工方案、作业指导书、技术交底、单位工程竣验签证书、工序交接单”组成一卷；n “施工记录”组成若干卷；n “工程质量验评、验收记录”组成若干卷；六、项目文件的整理和归档n “原材料质检报告、产品合格证”分别组成若干卷；n “设计变更通知单、工程联系单、核定单”等分别组成若干卷。n 再如某公路建设项目路面工程形成的施工文件，按桩号、路面结构层次组卷。n 可按“垫层”、“底基层”、“基层”、“面层”、“路缘石”和“路肩”、“路面边缘排水”等分项工程分别组成若干卷。n 六、项目文件的整理和归档n *监理文件：n 一部分文件按“

7、问题时间”组卷。如“监理通知”、“监理指令”，可按“质量控制”、“进度控制”、“费用控制”、“安全管理”等问题分别组卷。n 另一部分文件按单位工程组卷。如“工程质量验评表”、“开工/复工审批”、“监理独立抽检试验报告、记录”六、项目文件的整理和归档n *设备文件按“专业种类型号”组卷。n *竣工图分为综合图、专业图，专业图按不同专业分别组卷，或按单位工程组卷。n （三）案卷与卷内文件的排列n 1.卷内文件排列：六、项目文件的整理和归档n*卷内管理性文件按问题、时间排列；n*卷内技术性文件按工程管理要求排列；n*竣工图按图号顺序排列；n*卷内文件一般结论性文件在前，依据性文件在后；文字在前，图样

8、在后；印件在前，草稿在后；译文在前，原文在后。六、项目文件的整理和归档n 2.案卷的排列n 一个项目形成的全部案卷可按工程进展顺序排列。n （四）案卷编目n 包括卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面和脊背的编制。六、项目文件的整理和归档n 1.卷内文件页号的编写n 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。编页位置：单面书写的，编在右下角；双面书写的，正面编在右下角，背面编在左下角。成套图纸或印刷成册文件可不再重新编页号。卷内目录、卷内备考表不需编页号。各卷之间不连续编页号。六、项目文件的整理和归档n 2.卷内目录的编制 n 卷 内 目 录n 序号 文件编号责任者 文件题名 日期页 号 备

9、注1 12 63 15六、项目文件的整理和归档n 3.卷内备考表的填写n 卷内备考表n互见号：GBH.5.4-xxx(照片)n说明：卷内文件总件数、总页数及其它需要说明的情况 六、项目文件的整理和归档 说明：立卷人：年 月 日 检查人：年 月 日 六、项目文件的整理和归档n4.案卷封面和脊背的编制n *案卷封面需填写：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号。n 案卷封面式样如下六、项目文件的整理和归档 档 号_ 案卷题名 立卷单位 起止日期 保管期限 密 级 六、项目文件的整理和归档n 案卷题名：n 例1：xxx电厂一期工程建设用地的申请、批复n 例2：xxx电厂一期工程#1机组主

10、厂房地下结构工程质量验评、隐蔽工程验收记录六、项目文件的整理和归档n 例3：呼和浩特绕城高速公路kxx+xxxkxx+xxx路基土石方工程开工申请、中间交工证书、检验申请批复、分项工程评定记录n 例4：呼和浩特绕城高速公路kxx+xxxkxx+xxx钢筋原材料监理抽检报告六、项目文件的整理和归档n 档号：固定和反映案卷排列顺序的一组代码，由项目代号、分类号和案卷号构成。n 例1：010008030-001n 例2：01001-8040-016n 例3：GBH.5.2-12n 例4：F.11-3六、项目文件的整理和归档n n 立卷单位：填写组卷部门或单位n n 起止日期：例如 2007年1月5日

11、2007年10月12日n n 保管期限：根据有关规定确定n n 密级：根据保密规定填写文件最高密级 六、项目文件的整理和归档n*盒脊背填写保管期限、档号、盒号n（五）案卷装订要求n *整卷装订或单份文件装订两种形式；n *案卷内不应有金属钉；n *采用单份文件装订形式，卷内每份文件首页右上方需加盖档号章。档号章内容为：档号、序号。六、项目文件的整理和归档保管期限 档 号案卷题名六、项目文件的整理和归档 档 号 序 号 GBH.5.12-40 1六、项目文件的整理和归档n（六）特殊载体材料的整理n 1.照片的整理n 整理标准：照片档案管理规范（GB/T118212002）n 整理要求：n *按专

12、题（内容）、时间将照片分类、排列装入照片册内；六、项目文件的整理和归档n *每张照片编号并附文字说明，说明包括事由、时间、地点、人物、背景及拍摄者；n *编制照片档案卷内目录（册内照片目录）；n *数码照相机拍摄的照片除打印一套保存外，还需刻录光盘保存。n 六、项目文件的整理和归档照片号 题 名时间页号底片号备注六、项目文件的整理和归档n 2.录音带、录像带的整理n 整理标准：磁性载体档案管理与保护规范（DA/T 1595）n 录音带、录像带按时间排列编号，每盒（盘）需作简要说明。n 3.光盘的整理n 每张光盘编号并标注内容。以“张”为单位编目。六、项目文件的整理和归档n（七）项目文件的归档n

13、 1.项目文件归档即施工、监理单位在建设项目完成后，将整理合格的项目文件，按合同协议的规定和要求，向建设单位移交。n 2.归档要求：n *根据建设项目特点，可按阶段分期归档，也可在单项工程或单位工程完成后归档。六、项目文件的整理和归档n*归档文件应齐全完整、成套、真实准确、科学规范。n 3.归档审查n 由竣工文件编制方、监理（质检）部门和建设单位三方分别审查，经建设单位确认质量合格后，办理移交归档手续。六、项目文件的整理和归档n 4.移交手续n 要有档案移交签证单，并附移交目录，一式两份，交接双方签字，作为移交凭证交接方各留一份。n 5.归档份数：一般为两套，一套原件，一套复制件。六、项目文件

14、的整理和归档 XXX建设项目档案移交签证单 文字材料案卷数：竣工图案卷数：照片案卷数：光盘数：移交单位（盖章）接收单位（盖章）移交人：接收人：年 月 日 年 月 日 七、项目档案的整理和移交 n（一）项目档案的整理n 全部项目档案的汇总整理由建设单位负责。内容包括：n 1.制定统一的项目档案分类编号体系；n 2.依据分类编号体系对全部项目档案进行分类编号；七、项目档案的整理和移交n3.对全部档案进行清点、编制案卷目录、上架排列；n4.编制档案整理情况说明：内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、整理依据、分类原则、档案编号说明；档案种类、数量；其它需要说明的问题。案卷目录 序号档号 案卷题名总页数 保管 期限备注七、项目档案的整理和移交n（二）项目档案的移交n 1.建设单位在工程整体竣工验收后三个月内，向生产使用单位移交档案。n 2.建设单位转为生产使用单位的，按企业档案管理要求办理。n 3.大中城市规划区范围内的重要建设项目，建设单位需向城市建设档案馆报送有关项目档案。