如何组织、召开会议--提高会议效率的必修课.ppt
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1、管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益如何组织、召开会议 -提高会议效提高会议效 率的必修课率的必修课管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益如何组织会议如何组织会议v成功地组织并召开一次会议,成功地组织并召开一次会议,要做好三部分工作:会议准要做好三部分工作:会议准 备工作、会议期间控制和会备工作、会议期间控制和会 后工作。后工作。管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益会议准备工作会议准备工作一、一、明确会议目标明确会议目标二、确定会议召开时间、地点及参加人员二、确定会议召开时间、地点及参加人员三、拟定并发放会议通知三、拟定并发放会议
2、通知四、准备所需物品四、准备所需物品五、布置会场五、布置会场六、会前确认六、会前确认七、会后工作七、会后工作管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益一、明确会议目标一、明确会议目标1、会议目标必须用书面形式列明2、会议目标必须切合实际3、会议目标必须具体且可以衡量4、会议目标数量要适当管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益二、确定会议召开时间、二、确定会议召开时间、地点及参加人员地点及参加人员v1、时间:、时间:(1)绝大多数与会人员方便的时间 (不会因为参加会议而影响自己的 正常工作)(2)大家易集中精力的时间(3)必须确定会议起止时间(4)满足会议目标
3、的要求管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益2、地点、地点:(1)场地有空档(提前预订)(2)方便与会者到场(3)场地位置、面积及设施满足会议要求管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益 3、参加人员、参加人员(1)对实现会议目标有潜在贡献的人 (2)培养目的为)培养目的为“列席列席”的的人人管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益三、拟定并发放会议通知三、拟定并发放会议通知1、拟定会议通知(1)会议时间、地点及参加人员(必要时附 上会议地点的位置图及路线)(2)会议性质、目标(让与会者心中有数)(3)议事日程(4)与会者会前需准备事项(
4、5)会议组织部门及联系方式 (如有不明,随时联系)(6)回执(收到通知后,反馈)管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益2、发放会议通知、发放会议通知 发放的形式:口头、电话、发放的形式:口头、电话、传真、传真、Email管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益四、准备所需物品四、准备所需物品1、突出会议主题所需装饰品(会场标语、台幕等)2、足够数量的桌椅(待定)3、视听器材、音像设备4、会议所需材料5、其他必要物品管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益五、布置会场五、布置会场1、会场座席及主席台布置2、突出会议主题的装饰3、设备的安装、
5、调试4、必要物品的摆放5、创造良好视听环境管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益六、会前确认六、会前确认1、关键与会人员是否到达2、视听器材状态是否最佳3、物品摆放是否齐全4、整体环境是否舒适 5、到会者按需签到到会者按需签到管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益七、会后工作七、会后工作1、整理并发放会议纪要2、对会议结果的执行情况进行监督和检查3、存档管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益 1、会议目标必须用、会议目标必须用 书面形式列明书面形式列明(1)目标的内容要一目了然,容易被理解(2)目标不容易被遗忘 注:不要以为是经常召开
6、的例会而不列出会议目标,目标 是衡量会议是否有效的依据。管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益2、会议目标必须切合实、会议目标必须切合实际际(1)经过努力,目标有被实现的可能(2)目标要有一定的挑战性(3)会议目标也可为事宜通报等管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益3、会议目标必须具体且、会议目标必须具体且可以衡量可以衡量内容待定内容待定管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益4、会议目标数量要适当、会议目标数量要适当(1)会议目标的数量不要太多,)会议目标的数量不要太多,否则容易导致思维混乱。否则容易导致思维混乱。(2)保证当前需要
7、解决的问题)保证当前需要解决的问题都能得到解决。都能得到解决。管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理,事事留心皆精益(2)大家易集中精力的时间)大家易集中精力的时间 A、精力充沛的阶段:上午精力充沛的阶段:上午9时时-11时,下时,下 午午4时时-6时,是人们精力比较充沛的两个时,是人们精力比较充沛的两个时间段时间段 B、尽可能使与会者感到比较高兴的时间尽可能使与会者感到比较高兴的时间下班后开会时间不要太长,最好在下班后开会时间不要太长,最好在1小时小时左右,大家身心疲倦,无法集中精力。左右,大家身心疲倦,无法集中精力。C、午餐前开会,这时大家都想早点结束会午餐前开会,这时大家都想早点结束
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