秘书工作环境.ppt

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1、秘书的工作环境秘书的工作环境 l秘书工作的宏观环境 l秘书工作的中观环境 l秘书工作的微观环境 l办公模式的选择 秘书工作的环境秘书工作的环境 环境：是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。秘书工作环境：是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。秘书工作环境特点的有以下几点：1复杂和多样性2差异性3变异性秘书工作的宏观环境秘书工作的宏观环境 l宏观环境，又称为一般环境，或大社会环境，是指处于所有组织之外，并对组织发生影响的外部环境。它是一种必须监测和适应的不可控制的环境。l秘书工作的宏观环境主要有：政治法律环境、经济环境、科技环境、文化环境等。（一）政治法律环境与秘书工作 法律环境

2、包括党的政策、国家的法律及WTO规则等。（二）经济环境与秘书工作 经济环境主要包括经济体制、经济实力。秘书工作的内容与性质常随着经济环境的改变而又互动的发展。（三）科技环境与秘书工作 科技的进步为秘书工作提供了完成工作的工具、设备和方法，特别是办公自动化设备的使用，改变了秘书工作。（四）文化环境与秘书工作 文化具有概括性、抽象性、模式性和功能性特点。概括性是指文化所指的内容十分概括，几乎无所不包；抽象性是指文化是一种抽象观念，并非指哪种具体的事物；模式性指一个社会或一个国家由于历史背景、民族性格、生活状况等条件的不同，其文化表现出来的特色便存在差异；功能性是指文化对社会及人生有莫大的功能和作用

3、，对人群生活及行为有很大的影响及支配力。秘书工作的中观环境秘书工作的中观环境 中观环境是指的秘书所处组织的性质、制度与结构方面的环境。它对秘书工作有着重要的影响。（一）企业企业是从事生产、流通、服务等经济活动，通过为社会提供所需商品或服务来实现盈利，进行自主经营，实行独立经济核算，具有法人资格的经济组织。（二）企业的组织结构 现代企业是以现代企业制度为基础的，是在国家公司法的规定下组建的，其组织模式就是公司法规定的几种形式，包括有限责任公司、国营独资公司、股份有限公司等。秘书工作的微观环境秘书工作的微观环境 l微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。（一）办公

4、室的种类及对秘书工作效率的影响 环境包括：第一，办公室的空间环境，是指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置；第二，办公室的视觉环境，包括色彩、光线；第三，办公室的听觉环境，指办公室所处空间的有益或无益声音；第四，办公室的空气环境，指由生理空气因素（温度、湿度、空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；第五，办公室的健康与安全环境。（二）办公室环境的管理原则 办公室环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计、组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。在对办公室环境进行管理的过程中，要坚持以下的原则：1方便；2舒适整洁；3和谐统一；4安全。（三）办公室的空

5、间设计 所谓办公室的空间设计是指组织为节省成本，有效的利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。办公室空间设计的内容包括以下几个方面：1各职能部门的场地设计 2工作中心的设计 3开放式办公场地的布局 4办公房间的空间设计（四）办公室的视觉环境管理 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。1覆盖物 它包括墙壁、天花板、地面、门窗、支柱等上面的覆盖物。它们对秘书工作人员的心理状态有直接影响，因而也对他们的工作效率产生影响。2照明是指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。光线系统的管理主要目的是：提供有效的、舒适的照明和

6、安全的位置，有助于提高视觉舒适感，并建立一个从审美观点上看引人注目的工作区。为了达到这些目的，办公室既要有合适的光量，还有要有合适的光线质量。（五）办公室的听觉环境管理 听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。有益的声音如伴奏音乐和愉快交谈的声音；噪音，比如办公机器的振动声为有害的声音。声音的强度单位为分贝（db），一般说来超过70分贝即为噪音，超过130-140分贝使人耳痛，超过150分贝使内耳结构破坏，以致耳聋。（六）办公室的空气环境管理 空气环境是指由生理空气因素（温度，湿度，流通与净化）造成的办公室的整个气氛。办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室，是指为了减少人们的精神消耗，增强

7、舒适性而经过精心调节过空气的办公室。1温度一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是15-20摄氏度。2湿度相对湿度是指空气中所含水气的百分比。如果办公室内空气湿度高会使秘书人员感到冷天更冷、热天更热。一般来讲，最适宜的湿度为40%60%。3空气流通办公室内的空气应该是流通的，新鲜的，充足的。在这样的空气环境中秘书人员才能精神愉快，不感疲倦，工作效率因而提高。一般说来，每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求，必须有良好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。4空气的净化完整的空调系统可以净化空气，排除空气中不需要的成分，如尘埃、臭气等。（七）办公室的保健与安全环境

8、管理组织推行对秘书人员的保健方法主要有以下一些：1定期健康检查2灌输卫生知识3采取疾病预防4保持环境整洁5推行健身运动6举办康乐活动办公模式的选择办公模式的选择（一）办公模式的类型及管理方法 1在家工作 2远程工作 3虚拟办公室 4临时办公桌 5弹性时间 6兼职工作 7合同工作 8交叉工作9、项目团队（二）导致办公模式变化的原因 1办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创造最高的效益。2城市中日益严重的交通拥挤问题和上班高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排。3高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场所也能相互沟通。4企业自身的发展更加

9、需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需要聘用长期的正式员工。5企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本。6一些企业的组织结构进行了改变，需要用人制度相应改变。7在宽松的社会环境中，人们希望最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作方式。（三）不同办公模式的特点 1、在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。2、弹性时间。优点：

10、时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。缺点：难以监督员工3、远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。4、虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。5、兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。6、定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。7、交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。8、临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。选择办公模式的工作程序1、深入调查现有办公模式所面临的问题2、根据调查结果确定相应的新型办公模式3、根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度4、先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式5、不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失