2023年前台文员的工作职责1.docx

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1、2023年前台文员的工作职责1 行政前台工作职责 一、日常接待 1.接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。 2.接待咨询者，若有咨询者来访，应及时请相关工作人员来协助接待。 3.接听转接电话：前台电话是对外公布电话，初次接触公司的一般要进行电话转接； 4.接听咨询电话：若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至相关部门助理处。 5.接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对

2、接。 6.面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知办公室主任或相关部门领导进行面试。 7.接待频繁往来的相关人员： 7.1快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司实验室内部。 7.2物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作； 7.3送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账，填写请款单提交行政主管，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。 二、办公

3、用品管理 1.盘库：每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充； 2.购买：每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后，联系办公用品供应商送货； 3.领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放； 4.结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。 三、日常事务 1.保证行政人事部门办公电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，

4、 若机器出现故障，及时知会行政负责人，联系供应商解决问题； 2.每月定期统计公司所有人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应在2-3个工作日内制作新的通讯录，发送至每位员工邮箱中； 3.名片的申请与制作：请名片制作者工整的填写名片申请单，或提供样品名片，包含以下内容：公司名称、姓名、部门、职务、手机、座机、邮箱地址、邮编、网址和印制数量，然后通知相关业务单位印制。 4.每周定时查看公司信箱，将信件发放至员工手中； 5.公司备用门卡的管理，前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用； 6.公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜； 7.收发传真，协助各部门

5、员工收发业务传真； 8.协助行政主管组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业 务的联系、通知、协调事宜。 9.图书柜管理：以年度为单位订阅报纸、杂志，以季度为单位购买图书，并为图书 进行台帐管理及借阅、归还登记管理。 四、会议接待 1.接待前准备工作 1.1来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备； 1.2会议室桌椅布置： 在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位； 1.3茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶；接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用； 1.4相机：准备公司相机，为来客拍照留念所用。 1.5订

6、餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房； 1.6预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系维多利亚酒店预订房间，预订成功后向行政主管汇报确认。 2.会议中服务工作 2.1为开会人员添加茶水； 2.2按照领导要求提供会议支持； 2.3安排专人负责会议中的摄像工作； 3.会议后完善工作 3.1组织来客及公司领导合影留念，并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。 3.2如遇重要客户来访，应及时将会议相片资料上传至公司网站内。 3.3会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用； 4会议后器材的归库：会议后器材应及时归库，将相机及其他器材放回原处； 五、考勤管理 1.监督公司员工的考勤打卡情况，不允许发生代替他人打卡的现象。 2.统计公司员工每天、每月的考勤情况，并交人事主管核算工资，考勤资料存档。 3.监督员工工作时间的外出流向，登记外出时间、地点、事由。 4.OA系统中，出差、请假信息汇总备案。 前台文员的工作职责1 前台文员的工作职责 前台文员的工作职责 前台文员的职责 前台文员职责 前台文员职责 前台文员职责 行政前台文员的工作职责 前台文员工作职责 前台文员工作职责