2023年会议会务主管岗位职责(精选多篇).docx
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1、2023年会议会务主管岗位职责(精选多篇) 推荐第1篇:会务岗位职责 会务文员岗位职责 1、目的 为了完善和规范学校会务服务的统一管理, 明确会务岗位工作的职责,提高会务的工作责任意识,营造温馨、轻松的环境和氛围,为客户提供优质的会务服务,特制订本指导书。 2、职责: 1、项目主任负责对本制度执行过程进行监督和指导。 2、项目主任或公司领导负责对本制度每月不少于一次进行不定期抽查,发现问题及时给以处理。 3、岗位设置 1、每天值班时间为8小时制,值班时间为早07:30-12:00;下午2:00-5:30. 4、岗位着装及礼仪 1、统一着公司服装。 2、当班期间需保持良好精神状态和仪容仪表,头发
2、要梳理整齐、干净,不得染发或留怪异发型。 3、举止文明、大方端庄、精神饱满,不得在当众伸懒腰、袖手、叉腰或将手插入衣(裤)袋; 4 、回答客人询问时,应主动热情,言简意赅。使用“您好,请问有什么需要帮忙吗,请您稍等,请您慢走,”等文明用语。 5、方法和过程控制 1、会务人员在项目主任的直接领导下,负责学校会议接待、后勤、协助项目主任完成学校交代其他任务等工作。 2、根据会议接待预定单做好会场布置计划工作。 3、上岗应统一着装、佩戴工牌,做好会会议接待服务工作。 4、仪表清洁、举止端庄,保抢救持微笑服务,使用礼貌用语。 5、会前根据客户要求,做好会前桌椅、灯光、空调、音响和会议用品等设施及各项服
3、务工作的准备工作工作。 6、会议结束时,及时收拾清理茶具、整理桌椅、关闭照明、空调等设施,检查 是否有客人遗留下来的物品,如有遗留及时联系相关人员。 7、负责做好每月会议中心物资的盘存及统计工作,采取积极有效的方法,设法降低各类物资,能源的耗损。 8、熟悉会场内各类设施设备的使用维护的基本常识。 9、注意收集顾客的意见和建议,对于出现的疑难问题及其状况,及时向主任汇报。 10、完成上级及校方安排的其他工作。 推荐第2篇:会务岗位职责表 会务岗位职责表 【场外负责人: 】 1、协调、配合好与其他各组的工作 2、 妥善快速处理好突发事件 3、 协助、督促各组组长安排工作 4、随时掌握场外各组人员、
4、工作动向、进展 5、严格执行会务标准和纪律 6、安排好所属各位组训练、岗位工作内容,把我标准 【物资组: 】 会前: 1、提前列出本次会务物质的清单,并分类、装箱、封口后通知会务负责人 2、联系好物质运送车,并通知其到达时间 3、到财务领取会务备用金 4、列出需要临时购买的物质清单,并做好登记 会中: 5、协调、配合其他各组的工作; 6、做好物质的排放、看管、出入库登记,参加人员的水果、咖啡的准备 7、安排客户茶点时抽出两人负责茶点组工作 8、时刻有一人值班 9、做好物质的损耗使用登记、采购登记,并存档 10、做好餐点的订购、登记、发放 会后: 11、列出本次会务已使用的物质清单,并交给会务负
5、责人 12、将会务物质分类、装箱、封口后装车回公司 13、将购买的物资票据及剩余的备用金拿给公司财务报账 【签到组: 】 会前: 1、提前做好参会客户的相关证件 会中: 2、组长分配好每个人的工作,严格按所分工作进行,组员不得私自更改;提前备好所有特殊物质 3、非本组工作人员,未经负责人许可,不得进入签到组周围2米,违者双方都重罚 4、签到物资专箱专放,专人专管,所发物资和剩余物质必须能对上 会后: 1、提交一份整理完的客户签到表给会务负责人 2、相关负责的资料使用清单及剩余物资须分类组装交给物资组 【讲师接待: 】 会前: 1、提前与师资组沟通讲师的行程、安排时间,准备好讲师接待车辆、安排好
6、老师食宿,特别是布置好老师房间; 2、 随时和师资组联系,确定讲师是否临时有安排并及时通知相关人员 会中: 3、提前与师资组沟通讲师是否与客户用餐,若与客户用餐是什么形式? 4、若老师针对会务有特殊要求(如:视频、音乐、开场形式等),及时与会务负责人沟通 会后: 5、与师资组沟通负责老师返程事宜(如:航班时间、送机车辆、送机时间等) 【迎宾组: 】 1、提早站好岗迎宾,迎宾完毕撤回到场内,准备下步工作 【守门组: 】 1、提前上岗,入场前和会议中,一人值班上岗,两班轮换 2、入场前5分钟全部上岗,到主持人上场时开始两班轮换 3、会务期间必须有一人值班 4、严格查证件 【场内负责人: 】 工作内
7、容: 1、督促场内各组,按标准做好工作,安排好各组工作配合的实际、切换,掌握好所属各组工作、人员动向 2、安排DJ组播放宣传视频的时机、内容 3、随时和签到组联系,掌握参加者签到的情况,并随时调整工作计划 4、和会务负责人、主持人、经理提前沟通会议事宜,以及是他相关活动 5、随时和讲师接待沟通联系,计算好讲师从出发点到会场所用时间,通知相关部门做好护送讲师、演讲准备 6、安排好会议工作、人员分配 【主持人: 】 1、提前和总负责人、场内负责人沟通好相关串词事宜,讲师有什么特别安排就以讲师的计划为准,迅速做出调整并及时通知以上相关人员 【DJ组: 】 1、按最高标准连接、播放音响、投影设备,DJ
8、台除DJ组、主持人外,严禁他人进入。讲师有什么特别安排就以讲师的计划为准,迅速做出调整并及时通知以上相关人员 【跑麦组: 】 1、按照会务要求快、准、安全的跑麦方式跑麦,每班岗1人 2、讲师上场时全组做好护送工作 3、维护好场内秩序,如:大声喧哗、吸烟、打电话、争吵等 【摄像组: 】 1、记录讲师、客户等灿烂的瞬间 2、记录老师的讲课内容,会后制作成光盘存档 【服务组: 】 1、签到回来后向组长报到,其他组员不准乱跑 2、服务在场的相关参加人员填写好相关表格,并收集起来,无关人员不得过目 3、维护好会议纪律 推荐第3篇:会务员岗位职责 会务员岗位职责 1、承担各类会议的接待、服务工作。 2、按
9、照会议室预约单的相关内容,配合有关部门做好会场布置及会前各项准备工作。 3、遵守服务规范,热情、主动、周到、细致、文明礼貌地接待与会人员,做好签名登记、召集就座、摆放座位牌、清点人数等工作。 4、会议进行期间适时续水,动作轻、稳,按服务规范操作。 5、保持会议室环境的干净整洁,适时通风,保持室内空气清新。 6、负责会议室的设备、设施的管理和维护,确保正常使用。 7、发现参会人员遗留的物品,要及时收存保管,并向领导汇报。 8、完成领导交办的其他工作。 推荐第4篇:会务礼仪及岗位职责 一、会务组 1、确认会务组成员,明确分工:与酒店及各公司的对接、物品准备(详见会务组工作流程) 2、各公司推广目标
10、的确认。 3、制作会务预算,大区课程预算须报集团审批,审批后批款。 4、会务物品的准备。相关表格物品清单 5、公布本期课程温馨提示,与课程研习证。 6、与各公司对接,汇总推广进度,并结合各公司申报的推广目标,公布推广进度,同时根据客户需求向酒店协调客户房间。相关表格推广进度表房间信息表 7、根据推广客户数,制定各公司参会同仁比例及标准。汇总参会同仁信息。相关表格参会同仁名单 8、公布同仁集合时间、地点、着装标准、迟到惩罚。 9、安排运送会务物品到会场。运送物品时应责任到人,出发和到达后,都需要点一下运送物品的件数,以防运送途中丢失或遗漏。易碎易坏的物品,应提醒搬运人员注意,并加以保护。 10、
11、同仁集合及惩罚兑现、安排工作、布置会场、公布第二天点到时间。 岗位职责 一、会务负责人 岗位内容:全权负责本次会务的组织、筹划工作,会务问题处理及协调。 任职资格: 1、大区课程:分公司总经理、预备总经理、执行总经理。 2、分公司课程:分公司内部推选。 任职条件:具有一定的影响力、决策力、统筹规划能力,严谨、负责。 权责范畴: 1、有权对会务的工作进度、推广进度进行把控。 2、有权处理会务范畴内各项工作。 3、有权根据会务需要申请、使用资金,申请、调派人员。 4、有权根据会务需求,代表公司对外签署合作合同或协议。 5、有权对会务工作人员进行奖惩。 6、对会务工作负全责。 7、对会务结果负全责。
12、 8、对签署的合同或协议负全责。 9、接受集团会务部监督与管理。 二、会务检察官 岗位内容:全权负责本次会务工作的进程监督、结果检查。 任职资格: 1、大区课程:分公司总经理及以上职务。 2、分公司课程:分公司内部推选。 任职条件:具有一定的公信力,廉正、严谨、负责、原则性强。 权责范畴: 1、有权对会务工作进行监督、检查。 2、对检查结果负全责。 3、接受集团会务部监督与管理。 三、会务执行人 岗位内容:会务工作的具体执行、跟进,人员工作安排及调派。 任职资格: 1、大区课程:分公司经理以上级别。 2、分公司课程:不再另行设立,会务负责人与执行人一体。任职条件:严谨、负责,执行力强,做事有效
13、率,沟通表达能力强。 权责范畴: 1、有权对会务工作进行组织、实施。 2、有权按照会务需求调动、使用会务资金。 3、有权按照会务需求安排人员工作。 4、对会务工作的执行结果负责。 5、对会务结果负责。 6、接受会务检察官监督检查及集团会务部的监督与管理。直属上级:会务负责人 四、财务负责人 岗位内容:协助会务负责人、会务执行人负责会务组财务预决算及现金管理、 学员成交刷卡管理工作,负责课程期间同仁乐捐保管及开具收据。 任职资格:财务人员。 任职条件:具备良好的职业道德,严谨、有原则,熟悉会务财务运作流程。 岗位标准: 1、 直属上级:会务执行人 会务礼仪 一、仪容仪表 1、职员在课程会务期间要
14、注意仪容仪表,总体要求是:得体、大方、整洁。 2、会务期间,参会人员应按照会务组公布要求着装。同时注意衣领袖口的整洁,着衬衣时,不得挽起袖子或不系袖口。男士穿衬衣必须系领带,衣领不得敞口,不得穿白色袜子;女士不得穿超短裙、低胸衫、透视装,穿裙子时一律穿肉色长袜或裤袜;不得穿款式夸张的鞋子。不论男女同仁,会务期间均需保持一致性,不得在衣着服饰上做文章,搞特殊化。 3、会务工作时不许穿大衣或过分雍肿的服装。 4、会务期间应注意将头发梳理整齐。男士头发不过耳,不得留胡子。女士着正装时,盘发,发式整洁,不得扎马尾辫;化淡妆,不得浓妆艳抹;金银或其他饰物的佩戴应得当,不得佩戴手镯、手链、夸张耳饰等,会务
15、期间只允许戴耳钉。 5、会务期间应保持口腔清洁、口气清新,工作前不能喝酒或吃有异味食品。可用淡味香水,汗腺强烈的应使用除味剂,不可使用气味浓烈的香水。 6、参会同仁应将指甲修剪整齐,保持指甲清洁,不涂夸张指甲油、贴甲等。 7、参会同仁会务期间时必须佩戴工牌,工牌必须佩戴在外衣左胸适当位置上。 二、礼貌用语 礼貌用语是商务礼仪中的重要组成部分。在日常工作中我们要尽可能地使用文明礼貌用语,提高我们的服务质量,以下列举一些常用语: 1、会务百通用词“您好” 您好。(语调轻柔,路遇学员打招呼时使用。) 您好!(语调热情,欢迎学员入场时使用。) 您好?.(语调稍微上扬,带有询问意味,可在察觉客户需要帮助
16、时使用。) 2、“欢迎参会”“这边请”(接待人员见到学员入场时使用。) 3、“您好,请问”(询问客户时使用,态度要温和且有礼貌。) 4、“您好,请到这边签到”(签到时使用,同时要面带微笑。) 5、“好的,请您稍等一下”(在为客户需求提供服务时使用。) 6、“让您久等了”(无论客户等候时间长短,均应向客户表示歉意。) 7、“麻烦您,请您”(如需让客户登记或办理其他手续时,应使用此语。) 8、“不好意思,打扰一下”(当需要打断客户或其他人谈话的情况时使用,要注意语气和缓,音量要轻。) 9、“谢谢”(对于别人的支持和配合表示感谢。) 10、“非常感谢”(对其他人所提供的帮助和支持,均应表示感谢。)
17、11、“再见”“一路平安”或“谢谢参会”(客户告辞或离开时使用。) 12、其他礼貌用语:“请、对不起、麻烦您、劳驾、打扰了、好的、是、清楚、某先生/小姐、您、某经理、贵公司、某某的父母、您好、欢迎、请问、哪一位、请稍等(候)、请多关照、没关系、不客气、请指教、有劳您了、抱歉、拜托、见到您很高兴、非常感谢、再见(再会)” 13、以上礼貌用语,不仅要对客户使用,为保证和谐的协作关系,大家要养成习惯,同仁之间协作时也应该使用。 三、行为礼仪 1、会务期间,所有参会同仁在迎面路遇学员时,首先面带笑容,主动向对方问好“您好”,同时点头示意。 2、察觉客户有需求帮助时,应主动上前询问“您好.”(停顿,等待
18、对方询问),若当时我们坐着则必须立刻起身。遇到客户询问,做到有问有答,不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等,不能以生硬、冷淡的态度待客。 3、客户对同仁的服务表达谢意时,同仁应微笑回应“不客气”,或是微笑点头示意。 4、会务期间,与客户打招呼,握手时的次序应当是女士先伸手;握手时要注意力度不能太大,也不能太小;握手时还要注意保持目光的接触和使用适当的言语,如“您好。”等。 5、与客户交换名片,要先准备好名片,名片不要和钱包、笔记本等放在一起,原则上应该使用名片夹;男士要将名片放在上衣口袋内,不可放在裤兜里;女士要将名片放在包内,我们要保持名片和名片夹的
19、清洁、平整。递名片时,应将名片上的文字朝向对方,双手递上名片,同时介绍自己。当我们接受别人递过来的名片的时候,如坐着则必须起身,用双手接受名片。接受名片时,要认真地看一遍对方职务、姓名等,如果遇到难认的字,应马上询问,以免事后读错;不要在名片上面作标记或写字;接受的名片不可来回摆弄;不要将对方的名片遗忘在座位上,或存放时不注意落在地上。 6、会务期间,工作间、走廊、同仁就坐区禁止喧哗吵闹,以免影响到会场开课。 7、会务期间,同仁进门出门时,应确保随手关门,关门时手要轻,不可大力关门。 8、会务期间,为客户倒水时,应先将杯子拿离桌子,以免倒水时水渍污染桌面,同时注意拿杯子时手不要碰触杯沿。 9、
20、会务期间,参会同仁应保持“归位”的良好习惯。借用的东西应及时归还;自己拿乱或自己负责区域内被拿乱的物品,应及时整理整洁。 10、会务期间,参会同仁应保持良好的卫生习惯。不随手乱丢垃圾,看到垃圾应主动捡起投入垃圾桶内。在会场用餐的,吃剩的盒饭、饮料等垃圾,应封好扔到指定的垃圾桶内,并打扫用餐环境,扔垃圾时不可大力,以免垃圾弹出,污染坏境,造成其他同仁的工作负担。 11、会务期间,同仁间行为有度,不可勾肩搭背、嬉戏打闹。 12、会务期间,如遇客户误入工作间或工作通道,应礼貌制止。 13、会务集合时,所有同仁应快速到指定地点集合,站整齐,发言人讲话时应注视对方认真聆听,以示礼貌,不可交头接耳、不可摆
21、弄手机、不可做任何与会无关的事情。 14、会务集合时,发言人发言当中,不可随意打断,如需插话,应先举手示意。 15、会务期间,参会同仁手机均应调到震动档位,会务集合时,如遇紧急来电,应首先向发言人示意需接听电话,得允许后方可离开接听电话。不可在集合附近接打电话,影响集合开会。 16、会务工作期间,不可一边吃东西一边工作,更不可一边嚼东西一边与客户交谈。禁止在公众面前,嚼口香糖。 17、会务期间,在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让,不能抢行。 18、会务期间,搭乘电梯时,应先帮客户按住电梯,让客户先上,然后需询问客户目的楼层,帮客户按好,到达后,按住电梯,让客户先下。进入到电梯内,先上电梯的人应
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