2023年公司档案管理办法.docx

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1、2023年公司档案管理办法 公司档案管理方法 第一条 设立目的 为规范管理公司在工作中形成的各种具有保存价值的文件资料，有效地促进公司经营与发展，依据中华人民共和国档案法相关规定，并结合公司的实际状况，制定本方法。 其次条 工作原则 公司的档案工作实行统一领导，分级管理的原则。各_部门均应配备与工作须要相适应的专职或兼职档案人员，集中统一管理本部门内部的全部档案。 第三条 档案范围 1含义：档案是指在各种管理活动中，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形成的材料； 2详细范围：本方法所指档案包括各单位章程、股东大会及董事会议事记录；决策层各种会议记录、纪要；重要规章制度；重要的契

2、约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼档案；政府颁布的各种许可证书；各种工程及技术资料、招投标文件；财务会计资料；重要劳动人事资料；其它有关各单位历史的档案等。 第四条 档案管理人员 本公司档案管理采纳集中与分散相结合的方式。全面性、综合性的文件资料由_部整理，人事方面的档案由_部整理，各业务部门的合同、资料由各部门整理，会计档案由_部整理并自行归档管理。 第五条 详细管理措施 一、归档工作 1归档原则_原始、真实、合符规定。 （1）归档资料必需是公司在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录； （2）资料应按归档范围进行积累，确保完整、精确、系统，反映企业各项活动的真实内容和历史过程； （3）

3、归档资料应根据国家和公司有关规定、标准和要求，进行整理、编目。 2归档时间 （1）科学技术档案（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。 （2）文书档案（行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）应按年度归档，一般应在其次年上半年内归档。 （3）会计档案应按年度归档，一般应在其次年二季度内归档。 3详细内容 （1）立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、恳求和批复放在一起卷内页号一律在右角，案卷书目找印_份，卷内书目打印_份。 （2）案卷厚度一般在_

4、厘米至_厘米为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如有破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄及有字迹的材料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以分辨的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、准确，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。 （3）依据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷书目等，档案书目主要由封面、卷宗说明、案卷书目、卷内书目组合而成。 （4）案卷按年头、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，要编上依次号及注明存放案卷年号与卷号。 二、管理工作

5、1管理原则_档案的管理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2档案分类 本公司档案实行按保管期限分类法，详细如下： （1）永久保存档案，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼关系档案；重要的政府许可证书；有关公司历史的档案；决算书和其他重要的档案； （2）保存十年档案，包括请示审批提案档案，人事任命档案，奖金工资与津贴有关档案，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要档案； （3）保存五年档案，指不须要保存十年的次重要档案； （4）保存一年档案，指无关紧要或者临时档案。假如是调

6、查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。 3管理人员日常工作 （1）公司应配置保存档案的必要设备，留意做好保密工作，档案室的房门窗要坚实，并实行防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防衣帽间、防强光等措施。确保档案平安。 （2）档案每年清理一次。档案管理员要精确地做好文件索引，以便于查找。 （3）每年对档案材料的数量、保管等状况进行一次检查，发觉问题刚好实行补救措施，对破损或载体变质的档案要刚好进行修补和复制，确保档案的平安。 4档案的销毁 对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过仔细鉴定，确定销毁的档案材料必需列册登记，送_审批后销毁。 销毁档案材料时，必需指

7、派专人监销，防止失密。 第六条 档案的利用 （1）借阅文件采纳审批制，并具体登记，未经许可，任何人不准借阅，注明归还日期，签署借阅部门和借阅人。档案资料借出时应具体检查有无损坏、缺页等状况，经确认后方可借出。阅后完整按时归还，归还时同样严格检查，以明确责任； （2）一般档案须经_在_上签字批准后，方可借阅本部门有关的档案资料；重要资料须经_审批；密级档案资料，须经_和_共同审批。 （3）原则上不许外单位人员借阅公司档案资料，特别状况必需由_审批。员工借阅非本部门有关的档案资料。须经_审批。 （4）借阅人员须要复印、摘抄，须经_批准，未经许可，不得擅自复印、摘抄。 第七条 附则 本方法由_负责说明，经_批准后实施。