2023年会务流程各岗位职责(精选多篇).docx
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1、2023年会务流程各岗位职责(精选多篇) 推荐第1篇:会务岗位职责 会务文员岗位职责 1、目的 为了完善和规范学校会务服务的统一管理, 明确会务岗位工作的职责,提高会务的工作责任意识,营造温馨、轻松的环境和氛围,为客户提供优质的会务服务,特制订本指导书。 2、职责: 1、项目主任负责对本制度执行过程进行监督和指导。 2、项目主任或公司领导负责对本制度每月不少于一次进行不定期抽查,发现问题及时给以处理。 3、岗位设置 1、每天值班时间为8小时制,值班时间为早07:30-12:00;下午2:00-5:30. 4、岗位着装及礼仪 1、统一着公司服装。 2、当班期间需保持良好精神状态和仪容仪表,头发要
2、梳理整齐、干净,不得染发或留怪异发型。 3、举止文明、大方端庄、精神饱满,不得在当众伸懒腰、袖手、叉腰或将手插入衣(裤)袋; 4 、回答客人询问时,应主动热情,言简意赅。使用“您好,请问有什么需要帮忙吗,请您稍等,请您慢走,”等文明用语。 5、方法和过程控制 1、会务人员在项目主任的直接领导下,负责学校会议接待、后勤、协助项目主任完成学校交代其他任务等工作。 2、根据会议接待预定单做好会场布置计划工作。 3、上岗应统一着装、佩戴工牌,做好会会议接待服务工作。 4、仪表清洁、举止端庄,保抢救持微笑服务,使用礼貌用语。 5、会前根据客户要求,做好会前桌椅、灯光、空调、音响和会议用品等设施及各项服务
3、工作的准备工作工作。 6、会议结束时,及时收拾清理茶具、整理桌椅、关闭照明、空调等设施,检查 是否有客人遗留下来的物品,如有遗留及时联系相关人员。 7、负责做好每月会议中心物资的盘存及统计工作,采取积极有效的方法,设法降低各类物资,能源的耗损。 8、熟悉会场内各类设施设备的使用维护的基本常识。 9、注意收集顾客的意见和建议,对于出现的疑难问题及其状况,及时向主任汇报。 10、完成上级及校方安排的其他工作。 推荐第2篇:会务组各岗位工作职责 各岗位工作职责 签到组工作职责: 工作重点:记录客户资料,办理客户正常入场手续,会后送宾。 签到流程: 收费论坛标准,若论坛免费,则直接省略此流程: (1)
4、已购票客户:问好指引客户就坐引导客户填写参会确认函发座位牌、姓氏牌(发资料)引导进场 (2)未购票顾客:问好指引客户到财务人员处购票指引客户就坐引导客户填写参会确认函发座位牌、姓氏牌(发资料)引导进场 标准用语: (1)“晚上好(或下午好),这边请签到,请用正楷填写您的姓名及联系方式。”(微笑甜美、动作大方,手指着签到表,按上面的内容指引客户填写)。 (2)“给张先生安排个席位”(由指引客户填写资料的人员告之写牌、发牌的人员。此环节需根据客户来参会人数灵活组织语言、巧妙问到一共参会客户贵姓及职位,方便写姓氏牌) (3)“先生,请拿好您的坐位牌,对号入座,祝您学习愉快!” 客户签完到,但还没有进
5、场时,由场外总监指引客户先做休息。 话术:“先生,您好!请先到这边稍作休息,我们在点统一进场”。请(笑容甜美,指引客户到休息的地方)。 5.客户在签到过程中,如客户有抗拒,签到人员可作简单处理,如不能解除,及时告知场外总监,由场外总监处理。.注意事项: (1)微笑问候礼节;动作整齐规范,可根据不同的节目更换问候语。 (2)引导客户填写资料时,每一项都须填写,客户在填写邀约人时不能提醒,在客户实在记不起时,可以提醒客户查询一下电话记录或短信记录,这时就请客户填写邀约人的电话,最后交给场外总监,由其确定。如客户留下的电话都不能确定或在这一栏什么都没填写时由场外总监处理(询问式)。如再不能确认,此客
6、户视为孤儿单,中场和会后会由场外总监安排人员。 迎宾组工作职责: 工作重点:展示公司形象,笑容甜美,给参会顾客以亲切感,指引客户乘电梯到达会场。会后会送宾。 标准用语:1,楼下:“晚上好(或下午好),请问是参加世元投资论坛的吗?8楼有请”(手指引向电梯,给客户按好电梯) 2,楼上:晚上好,请问是参加世元学习的吗?这边请。(手指向签到台) 迎宾组组长及时与场外总监沟通,告知客户到达情况。 注意事项:微笑、问候、礼节,动作整齐规范,可根据不同的节目更换问候语。 场内总监职责: 首先对场内所有岗位工作细节必须全部熟悉。 待集合完毕后,组织场内所有助教再次强调工作注意事项。 组织场内助教对场内进行布置
7、(易拉宝、主题横幅、副横幅、桌椅、座位排、纸、笔、水杯、茶水、投影仪幕、讲台、讲师电脑座位的准备及摆放)。确定场内温度(在过程中根据实际情况再调节)。 对DJ工作一定要反复检查,确保不出任何问题并严格控制场内温度灯光。 与总指挥一同熟悉讲师课件,确认中场沟通,气势展示,会后会沟通的进行时间。 待场内布置完毕后,组织助教进行演练,统一话术,纠正各岗位细节动作。 客户进场后对场内进行监控,对场内突发事件进行处理,处理不了的及时通知总指挥。 把握讲师上场,中场沟通,势气展示,会后会沟通时间、及时与场外、后勤进行沟通,提前做好准备,确定进门时间后打开门组织进场。 在放碟过程中及时与DJ沟通,确定音量。
8、 会后会沟通开始后,组织伙伴进行补位。 在研讨会过程中,观察客户听课感受,记录反应较好客户的座位号,告知场外,让场外与投资顾问联系并告知情况,方便其会后会沟通。 在研讨会过程中如有客户离场,及时通知场外、后勤并告知座位号码,要求补位。 会后会沟通开始后,组织伙伴进行补位。 观察所有场内助教工作情况,推选出场内优秀助教,不能由私心。 总结时,对当天场内整个工作进行总结。 讲师接待流程: 讲师接待工作以照顾好讲师食宿,保证讲师良好状态,同时对营销活动的细节沟通增加现场成交率为目的,以合理使用费用为原则,根据接洽时所了解到的接待需求与具体的情况进行妥善安排,如: (一) 提前预订好酒店:舒适、方便,
9、能上网,水果适当安排。 (二) 安排课前餐:时间尽量充裕,地点提前预订,菜式主要以讲师口味为准。 (三) 预留讲师课前小休、状态调整、补充水分、妆扮等时间。 (四) 必须安排讲师休息室。 (五) 尽量安排助教休息区,以便讲师与内部工作沟通。 (六)讲师特助与主持人需提前与讲师沟通课程内容及需要配合事项 (七) 公司营销负责人应提前与讲师协商营销方案及现场配送活动的细节,一切为了成交而准备。 主持人 注意事项 (一) 主持稿 1、稿子需经公司和讲师审核通过,主持人不可随意自行更改或添加; 2、主持人必须提前熟练台词,同时反复演练主持流程。(二) 开场基本流程 1、上台站稳、问好; 2、自我介绍(
10、简单); 3、代表主办单位表示欢迎; 4、暖场(互动、调动气氛、设计一些问话); 5、纪律说明主持人需看着所有现场客户掏出手机调至震动; 6、介绍主办单位; 7、讲师的塑造; 8、请出讲师; 9、退场:讲师上台时上前握手(右手),双手递麦(手势下文说明),倒退1至3步(视舞台大小而定)后从最近一侧的通道(绝不允许从中间)退场。 1、主持人强调课程进行中不添茶水,中场统一安排助教需提前跟酒店服务员确认,现场最好能放矿泉水; 2、上半场结束前三分钟,主持人需在台下等候讲师; 3、主持人需重视妆扮白天淡妆,晚上可稍浓,服饰需大方、职业、有别于其他助教; 4、女主持在讲台上需特别注意站姿,如:丁字步;
11、 5、主持人给讲师递麦的手势 (1)一只手握着尾端,一只手托着麦头; (2)与水平线成30度角,握低托高; (3)握的一边靠学员,托的一边靠舞台里侧,主持人需提前确认讲师从哪个方向上讲台,以调整握麦与托麦的手势; (4)递麦时,不作双手平托,不允许主持人双手抓麦的中间位置。 DJ (一) 硬件保障 1、保障音响无障碍,电池电量足; 2、需安排监听音箱(或者有音箱面向讲台,老师试麦时检查); 3、所有与研讨会相关的电源插头必须用胶带固定; 4、确保至少2支麦,当面换上新电池讲师麦需选用音质最佳的专用麦; 5、提前将音响效果调制最佳状态,避免因为操作出现的故障; (1) DJ课前要反复演练播放所有
12、会务音乐; (2) 音量大小都要一步到位,不能拖泥带水,需用标签纸进行定位; (3) 音量大但不刺耳、不吓人。 (二) 曲目与音量的配合 1、主持人上场音乐需大声,讲师上场音乐不能太大声 2、激情派的讲师可配激情音乐,斯文派讲师可配舒缓音乐; 3、若讲师需要播放视频需注意如果老师视频间要说话就将视频声音调小反之则可大声 5、终场促成时的音乐大小需适宜,以减弱邻桌客户沟通的干扰为标准,需提前做好标记。 灯光师 1、必须熟练操作每个开关(提前测试),确保什么开关是什么电源,严格杜绝关灯时将电脑、投影机、音响的电源。 2、开关灯时必须一步到位。 守门组 1、严格把门,不许非签到客户、外人出入; 2、
13、进场时向客户问好及作课程提示(如:“您好!请佩戴好您的学院牌,对号入座”); 3、从第一个客户进场开始,严禁助教等内部人员随意出入。 站位: 1、人员要求: (1)两组,每组男女各一名助教,上下半场各由一组负责 (2)形象好、状态好、积极响应课程气氛 2、位置:会场中间两侧各站一名; 3、职责:跑麦、临时客服、纪律监督(如“制止场内打电话”) 讲师护送: (一) 人员要求 在与讲师确认的前提下,可安排两名男助教,健康活力,着工装,大方护送。 (二) 上场护送 1、随讲师前后方,激情鼓掌,大方但不夸张 2、护送人员护送过程需以讲师为重点,不看两边,不能有小动作; 3、护送人员不许跟着讲师上讲台,
14、护送到讲台前后,从最近一侧的通道退离; 4、退场时,护送人员在台下等候讲师,随其身后一起退离。 讲师茶水 1、以讲师需求为主,如茶、果汁、枇杷膏、水果、抽式纸巾等,两套(休息室、讲台各一套); 2、水杯用贴纸标明饮品,以便讲师饮用。(二) 送茶水 1、讲师上台后1分钟内,茶水送上; 2、中场休息时退掉讲台茶水,下半场开始是按开场 一样送茶水; 3、课程进行中不用换茶水; 4、休息室的茶水随时保障,同时配合好讲师的水温需求。 会务总结: (一) 课程结束后,由会务总指挥、营销总监以上高管负责主持总结工作如受时间或场地限制,需在可安排的情况下第一时间总结。(二) 内容 1、过单:过滤分析到场的每位
15、客户重点分析准客户与意向客户,无意向客户略过; 2、总结会务:表彰好人好事,提出可以提升的空间。(三) 短信跟踪,内容参考如下: 1、时限:总结会议结束半小时内,务必进行短信跟踪服务; 2、对象:现场开户、有意向开户的客户现场开户的客户由当地客服发,有意向的客户由学习顾问亲自发; 推荐第3篇:会务岗位职责表 会务岗位职责表 【场外负责人: 】 1、协调、配合好与其他各组的工作 2、 妥善快速处理好突发事件 3、 协助、督促各组组长安排工作 4、随时掌握场外各组人员、工作动向、进展 5、严格执行会务标准和纪律 6、安排好所属各位组训练、岗位工作内容,把我标准 【物资组: 】 会前: 1、提前列出
16、本次会务物质的清单,并分类、装箱、封口后通知会务负责人 2、联系好物质运送车,并通知其到达时间 3、到财务领取会务备用金 4、列出需要临时购买的物质清单,并做好登记 会中: 5、协调、配合其他各组的工作; 6、做好物质的排放、看管、出入库登记,参加人员的水果、咖啡的准备 7、安排客户茶点时抽出两人负责茶点组工作 8、时刻有一人值班 9、做好物质的损耗使用登记、采购登记,并存档 10、做好餐点的订购、登记、发放 会后: 11、列出本次会务已使用的物质清单,并交给会务负责人 12、将会务物质分类、装箱、封口后装车回公司 13、将购买的物资票据及剩余的备用金拿给公司财务报账 【签到组: 】 会前:
17、1、提前做好参会客户的相关证件 会中: 2、组长分配好每个人的工作,严格按所分工作进行,组员不得私自更改;提前备好所有特殊物质 3、非本组工作人员,未经负责人许可,不得进入签到组周围2米,违者双方都重罚 4、签到物资专箱专放,专人专管,所发物资和剩余物质必须能对上 会后: 1、提交一份整理完的客户签到表给会务负责人 2、相关负责的资料使用清单及剩余物资须分类组装交给物资组 【讲师接待: 】 会前: 1、提前与师资组沟通讲师的行程、安排时间,准备好讲师接待车辆、安排好老师食宿,特别是布置好老师房间; 2、 随时和师资组联系,确定讲师是否临时有安排并及时通知相关人员 会中: 3、提前与师资组沟通讲
18、师是否与客户用餐,若与客户用餐是什么形式? 4、若老师针对会务有特殊要求(如:视频、音乐、开场形式等),及时与会务负责人沟通 会后: 5、与师资组沟通负责老师返程事宜(如:航班时间、送机车辆、送机时间等) 【迎宾组: 】 1、提早站好岗迎宾,迎宾完毕撤回到场内,准备下步工作 【守门组: 】 1、提前上岗,入场前和会议中,一人值班上岗,两班轮换 2、入场前5分钟全部上岗,到主持人上场时开始两班轮换 3、会务期间必须有一人值班 4、严格查证件 【场内负责人: 】 工作内容: 1、督促场内各组,按标准做好工作,安排好各组工作配合的实际、切换,掌握好所属各组工作、人员动向 2、安排DJ组播放宣传视频的
19、时机、内容 3、随时和签到组联系,掌握参加者签到的情况,并随时调整工作计划 4、和会务负责人、主持人、经理提前沟通会议事宜,以及是他相关活动 5、随时和讲师接待沟通联系,计算好讲师从出发点到会场所用时间,通知相关部门做好护送讲师、演讲准备 6、安排好会议工作、人员分配 【主持人: 】 1、提前和总负责人、场内负责人沟通好相关串词事宜,讲师有什么特别安排就以讲师的计划为准,迅速做出调整并及时通知以上相关人员 【DJ组: 】 1、按最高标准连接、播放音响、投影设备,DJ台除DJ组、主持人外,严禁他人进入。讲师有什么特别安排就以讲师的计划为准,迅速做出调整并及时通知以上相关人员 【跑麦组: 】 1、
20、按照会务要求快、准、安全的跑麦方式跑麦,每班岗1人 2、讲师上场时全组做好护送工作 3、维护好场内秩序,如:大声喧哗、吸烟、打电话、争吵等 【摄像组: 】 1、记录讲师、客户等灿烂的瞬间 2、记录老师的讲课内容,会后制作成光盘存档 【服务组: 】 1、签到回来后向组长报到,其他组员不准乱跑 2、服务在场的相关参加人员填写好相关表格,并收集起来,无关人员不得过目 3、维护好会议纪律 推荐第4篇:会务员岗位职责 会务员岗位职责 1、承担各类会议的接待、服务工作。 2、按照会议室预约单的相关内容,配合有关部门做好会场布置及会前各项准备工作。 3、遵守服务规范,热情、主动、周到、细致、文明礼貌地接待与
21、会人员,做好签名登记、召集就座、摆放座位牌、清点人数等工作。 4、会议进行期间适时续水,动作轻、稳,按服务规范操作。 5、保持会议室环境的干净整洁,适时通风,保持室内空气清新。 6、负责会议室的设备、设施的管理和维护,确保正常使用。 7、发现参会人员遗留的物品,要及时收存保管,并向领导汇报。 8、完成领导交办的其他工作。 推荐第5篇:会务组人员各岗位工作职责 会务组人员各岗位及其工作职责 一、物资组工作职责: 工作重点: 1、与会议策划领导交接,列出会议所需物资清单并购买齐全,准备公司和产品的宣传资料。 2、将会议所需物资在会场准备到位,协助会场布置。 3、将参会证和产品宣传材料准备齐转交给签
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