2023年.1.25展会参展流程.docx

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1、2023年.1.25展会参展流程 展会参展流程 一、根据公司年度推广方案制定季度会展计划。 在制定季度会展计划前由会展牵头召开业务部门和市场部门的沟通协调会，会议内容包括，业务开展方向、销售策略、销售计划、主展哪类产品、市场宣传方向、展会成本、任务目标、是否有指定展会、以及业务部门和市场部门的其它具体要求，会展应详细记录会议要求并根据会议要求制定年度会展计划。 二、展会目的 二、会展筛选 1.明确参展目标 能够展示公司形象、能够展示新产品、能够了解市场、寻求合作、能够寻找客户、能够销售车辆、能够开发代理商。 2.考察展会品质与行业评价 主办单位与行业背景、展览会的规模与历史、展览情况与专业特点

2、、目标观众、展商构成、展出展品、展览的效果、媒体的参与程度、展览的影响力，展览会的行业评价，是不是在行业中受到好评、是不是能吸引权威单位和人士参与、是不是有好的展览服务。 3.是否可以达到参展目 看一看是不是能满足公司的销售策略、增加现存市场的产品销售、推出换代产品、开拓新的市场、还是区域或纵向销售、展览会是不是适合展出自己的产品、展出的时机是不是合适、是不是能配合企业的销售计划。 4.业务人员也可根据自己业务需要向本部门领导提出参展要求，经该部门领导与运营部总监沟通经总经理批准即可加入参展计划。 三、展会具体信息收集 1.展会信息收集渠道 1)、展会组委会传真、邮件； 2)、往年展会信息；

3、3)、展会网站上的展会信息； 4)、业务员从经销商、客户那里得到的展会信息。 2.展会收集信息内容 1)、基本信息：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期经验和反馈、参展单位、参观者范围、交通食宿环境、报名时间材料（注意：展会真实性） 2)、了解这个展会的覆盖地区有多大。 3)、同哪些类型的产品一同展览。 4)、如果是国际性贸易展会，而不是专门的中国产品展览会，将要参展的国外公司有 哪些？是什么产品参展？ 5)、展览会预订场地的费用、时间怎样安排 3.将收集到的会展信息整理成统一信息格式同会展计划一同报审，使领导能够更直观的 了解会展计划上的会展信息。 四、

4、会展季度计划报审 1.会展季度计划报审方式：根据与业务部门和市场部门的会议要求制作季度会展计划 表，将季度会展计划表通过公司邮件的方式发给总经理、拓展部总监、授权部总监、 运营部总监、人事部总监、财务部总监、行政部总监，由各部门领导讨论是否参展和 参展意见，并在计划表格上填写参展意见后通过公司邮箱发回会展。 2.季度会展计划表内容：展会名称、展会时间、展会概况、展会地点、参展方式及价格、 参与部门、领导审批意见，并附带展会具体信息。（详见附件1） 3.季度会展计划报审时间节点：上报时间为该计划第一个展会日期的前一个半月，审批 回复时间为该计划上报时间的7个工作日。 五、参展报名 1、展会预算：

5、根据所要参加展会具体情况作出整体预算申请单（详见附件6），由部门 领导签字同意，总经理签字同意。 2、填报名表，参会回执表、展位费用、展位号（一种是组委会统一安排；一种是自己 选）等等表格； 3、组委会统一安排的要跟踪查看，确定展位的位置是否很好，有利于以后更好的利用 展会开拓市场； 4、申请展位费用、汇款； 5、回传汇款底单，电话确认，确定已报上名了；（汇款底单复印存底备用） 6、所有展会报名资料整理归档。 六、展前准备 （一）特展（提前一个半月开始着手准备） （1）确定展会的报道、布展、开幕式、撤展等时间。特展需确认展馆限高问题。 （2）用公司电子邮件的形式发送参展通知单（详见附件3）；

6、（3）确定直接负责我们展会的联系人、联系方式以及报道需要的各项公司资料等。 （4）确定展位发票的领取所需要的手续。 （5）参展前一个月准备物料清单（详见附件4），上级领导确认后，发给库管一份确 认库存是否充足； 1、顺序问题： 1)、市场部负责收集特装公司信息、特装设计方案及预算； 2)、汇总后组织相关人员开会，确认1-2个方案，确认需修改动的地方，讨论设 计色彩、设计风格、设计主题，以及细节尺寸，商讨展会预算； 3)、与特展搭建商进行调整，以及细节尺寸的确认，并提供设计尺寸确认图，方 便美工设计方案的制定； 4)、确定最终方案，进行多家询价，确认最终价格； 5)、与搭建商签署合同、申请款项。

7、 合同内容须包括： 、分期付款，首次30%款项，设计验收合格后70%款项； 、款项内包括展馆所有押金，特装布展手续由搭建方承担； 、工期内搭建工人人身安全责任由特装公司全权承担； 、按图纸验收，图纸需盖公章。 2、需与上级沟通问题： 1)、特装方案的确认； 2)、预算的确认； 3)、设计风格的确定； 4)、高度、空间、灯箱、样品展示柜、接待台等具体尺寸的确认； 5)、灯箱具体内容的确认，包括图片、文字、颜色等； 6)、美工设计方案的确认 3、美工设计问题： 1)、美工前期只需要提供设计创意，以草图或者框架图的方式上报； 2)、细节尺寸确认后即可设计； 4、其他资料准备问题： 根据展会清单准备相

8、关资料 5、其他问题： 布展人员临行前，提供所有展会资料、报道资料、特装合同、布展联系人及 电话方式、物料清单（详见附件4）、展销会参展指南（详见附件5）等相关资料； （二）标展（提前三周开始着手准备） （1）确定展会的报道、布展、开幕式、撤展等时间。 （2）用公司电子邮件的形式发送参展通知单（详见附件3）； （3）确定直接负责我们展会的联系人、联系方式以及报道需要的各项公司资料等。 （4）确定展位发票的领取所需要的手续。 （5）参展前三周准备物料清单（详见附件4），上级领导确认后，发给库管一份确 认库存是否充足； （6）根据展会清单准备相关物料，并发送或运送物料； （7）布展人员临行前，提供

9、所有展会资料、报道资料、物料清单、参展评估表（详 见附件2）、展销会参展指南（详见附件:5）等相关资料； （三）参展服饰 直观形象是最有影响力的，参展人员是公司的代言人，展会期间应穿着正式、统 一的服装，佩上公司统一的司标logo。一方面可代表公司的形象，另一方面也是 对参观者的尊重（选择引人注目的形象，西装是很好的选择；合身、配套的上衣或 T恤衫也会引来潜在顾客的询问和寻求帮助）。 （四）召开展前沟通会 参展前会展应召开所有参展人员的沟通会，人员排班、展会信息确定、注意事项、参展人员有无别的要求等。 七、展中执行 1.展中的工作 （1）确保展中的设施设备状态良好 （2）接待客户介绍技术、产品

10、， 有选择的散发公司选产材料， 赠送礼品。 （3）收集客户资料、收集同行信息、收集商业伙伴信息； （4）现场拍照及临时事宜处理， （5）每日展示结束后展位规整、清洁，整理回收客户名片、客户登记表等资料，并根据当天参展人员的表现用展会评估表（详见附件7）作总结（此表格抄送给人事部给与奖惩）； 2.展中注意事项 （1）严格按照展览规定的时间参展和撤展，不迟到、不早退。进入场馆是需佩戴好胸卡，并妥善保管，万一遗失请速与主办单位联系； （2）参展人员因保管好自身贵重物品，对于重要的展品，每展展览结束后带回酒店，不要留在展场内； （3）人员仪表、仪态、接待态度。展会期间需着工装或正装，鞋应注意擦干净。应

11、保持精力充沛不要歪扭的到处座，尽量不要在展台内吃东西、看报纸、杂志、打瞌睡。平易近人，不卑不亢，不要蓄意贬低竞争对手，对每一个走进展位的人都应同样的尊重； 此上注意事项都会影响到参展人员的展会评估 八、展后 1.撤展 归还租赁器材，到现场服务中心办理出门条，整理展台，将其他必需品、仓储中心剩余物品以及办公用品清点、整理打包装好，凭出门条将所有物品及车辆运出展馆，并用快递寄回公司， 2.撤展注意事项 （1）撤展是应严格遵守撤展时间，不得提早，避免错过可能的客户。同时，空荡的展位也会影响企业形象。 （2）撤展是应注意清除展板上的胶带、宣传画等，避免因未能将展板回复原档，而遭受不必要的经济惩罚 （3

12、）撤展开始，清点好所属物品，自行打包，全程看管至所有物品离场，以免遗落、遗失。做好展位的装饰废弃材料清运工作。撤展完毕后，出展厅需要向承办方申报，换取出门条。经验收合格，即按规定退还清洁施工保证金，避免造成不必要的经济损失。 3.展后整理 （1）与参会负责人核对帐务，确保物、钱、帐统一； （2）整理名片、客户登记表、展商资料等登记入档填写展会数据统计表（详见附件2）。（上交运营部总监）； （3）召开展会总结会向参展负责人索要参展评估表，展会现场照片，参展人员心得等，登记会议信息，确认明年是否参展； （4）收集展会回来的东西并进行归类办理入库，以备下次继续使用。 （5）确定展会发票已全额带回。 附件1：会展计划表格 附件2：展会数据统计表 附件3：参展通知单 附件4：物料清单 附件5：会展指南 附件6：预算申请单 附件7：展会评估表 .1.25展会参展流程 房展会参展策略及操作流程 展会参展合同 展会参展合同 房展会参展方案 房展会参展方案 展会参展策划方案 展会参展合同解读 上海展会参展心得 展会参展策划方案