程序文件编写培训.ppt

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1、*(上海)*有限公司l程序書編寫的基本要求l程序書編寫的文字要求l程序書內容的框架l如何繪制程序文件流程圖l讨论：訂單處理程序本次內容：本次內容：*(上海)*有限公司程序書編寫的要求基礎要求程序書編寫的要求基礎要求系统性系统性应对质量体系文件结构进行策划，要求覆盖应对质量体系文件结构进行策划，要求覆盖ISO9001全部相全部相关要素的要求和规定，具体等明天手册定下来，才能确定有关要素的要求和规定，具体等明天手册定下来，才能确定有哪些需编程序哪些需编程序符合性符合性应符合应符合ISO9000标准条款的要求；标准条款的要求；应符合本公司流程的实际情况。应以满足实际需要为度，而应符合本公司流程的实际

2、情况。应以满足实际需要为度，而不是越多越严就越好，要适度。不是越多越严就越好，要适度。通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到；理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到；协调性协调性文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动

3、。应认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责不清。应认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责不清。*(上海)*有限公司程序書編寫要求文字部分程序書編寫要求文字部分l职责分明，语气肯定（避免用职责分明，语气肯定（避免用“大致上大致上”、“基本上基本上”、“可能可能”、“也许也许”之类词语）；之类词语）；l结构清晰、文字简明、文风一致。；结构清晰、文字简明、文风一致。；l遵循遵循“最简单、最易懂最简单、最易懂”原则编写各类原则编写各类文件；文件；*(上海)*有限公司程序文件的編制框架程序文件的編制框架-目的：目的：说明为什么开展该项活动。说明为什么开展该项活动。-范围：范围：说明活动涉及的（产

4、品、项目、过程、活动）范围。说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动）范围。-职责：职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。说明活动的管理和执行、验证人员的职责。-定义：定义：说明文件中使用的专有之名词、缩写。说明文件中使用的专有之名词、缩写。-作业内容：作业内容：流程步骤的详细文字说明。流程步骤的详细文字说明。-流程图：流程图：使用统一的符号，以图解方式说明流程。使用统一的符号，以图解方式说明流程。-相关文件：相关文件：列出支持本程序的第二、第三层文件。列出支持本程序的第二、第三层文件。-相关表单：相关表单：列出支持本程序的第四层文件（表单）。列出支持本程序的第四层文件（表单）。*(上海)

5、*有限公司程序文件編制技巧程序文件編制技巧l先繪制流程圖。首先確保流程正確。先繪制流程圖。首先確保流程正確。l確定過程的涉及部門及職責。確定過程的涉及部門及職責。l結合結合ISO要求和實際工作，確定流程圖應要求和實際工作，確定流程圖應涉及的內容。涉及的內容。例如：合約評審時就涉及到對産品有關過程的確例如：合約評審時就涉及到對産品有關過程的確定，合同或訂單處理程序，評審程序（內容，權定，合同或訂單處理程序，評審程序（內容，權限，結果處理），合同或訂單的變更等內容。限，結果處理），合同或訂單的變更等內容。l根據流程圖及程序內容編寫文件。根據流程圖及程序內容編寫文件。*(上海)*有限公司學會繪制流程

6、圖注意事項學會繪制流程圖注意事項l使用部門稱謂應統一使用部門稱謂應統一如文管中心、業務部、生管課、品保課不要出現如文管中心、業務部、生管課、品保課不要出現許多程序書或流程圖上有文件中心、營業部、銷許多程序書或流程圖上有文件中心、營業部、銷售部、品檢課等。售部、品檢課等。l在程序書或流程圖中所引用的文件名稱在程序書或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應正確統一。或記錄、表單的名稱亦應正確統一。如有的程序書上引用的是如有的程序書上引用的是EB操作指導書，有的操作指導書，有的程序書上引用的是程序書上引用的是EB操作標准書等。操作標准書等。*(上海)*有限公司學會繪制流程圖圖形形狀學會繪制流

7、程圖圖形形狀所引用表單結案、歸檔審查、檢查動作處理NoYes*(上海)*有限公司學會繪制流程圖示例學會繪制流程圖示例*(上海)*有限公司舉例：訂單處理程序流程圖舉例：訂單處理程序流程圖此流程图的错此流程图的错误在哪里误在哪里?此流程图的错此流程图的错误在哪里误在哪里?*(上海)*有限公司示例：订单处理作业程序示例：订单处理作业程序目的：目的：及时并正确处理订单。及时并正确处理订单。范围：范围：始自客户对始自客户对PioneerPioneer下单；终于客户订单移转生产管理。下单；终于客户订单移转生产管理。职责：职责：无无定义：定义：无无目的：目的：识别并确定客户的要求，规范合同或订单评审程序，确

8、保公识别并确定客户的要求，规范合同或订单评审程序，确保公司和客户双方之利益。司和客户双方之利益。范围：范围：适用于本公司所有产品销售合同或订单的评审及处理。适用于本公司所有产品销售合同或订单的评审及处理。职责：职责：业务部组织对合同的评审；相关单位配合合同或订单的执行；业务部组织对合同的评审；相关单位配合合同或订单的执行；定义：定义：新订单：新材料、新产品或新规格的订单。新订单：新材料、新产品或新规格的订单。此段内容的错此段内容的错误在哪里误在哪里?*(上海)*有限公司示例：訂單處理作業程序示例：訂單處理作業程序作业内容：作业内容：1.1.客客户户对对PioneerPioneer下下单单后后(

9、口口头头或或书书面面)，如如果果为为新新产产品品，则则为为特特殊殊订订单单。特特殊殊订订单单负负责责之之业业务务专专员员应应填填写写“接接单单检检查查表表 (产产品品规规格格)”()”(表表单单:300-99-01):300-99-01)，送送请请各各相相关关单单位位会会签签，确确认认生生产产技技术术可可行行，如如果果生生产产技技术术有有问问题题，则则由由业业务务专专员员召召开开会会议议，行行销销、制制造造及及品品管管等人员依需要参加。等人员依需要参加。2.2.特特殊殊订订单单技技术术已已经经确确认认后后或或一一般般订订单单（旧旧料料号号），负负责责之之业业务务助助理理应应确确认认（1 1）产

10、产品品规规格格(并并凭凭此此转转换换成成PioneerPioneer内内部部之之料料号号)及及（2 2）单单价价、（3 3）交交期期、（4 4）数数量量、（5 5）送送货货地地址址、（6 6）付付款款条件、（条件、（7 7）交易条件、（）交易条件、（8 8）货运方式等八项。）货运方式等八项。3.3.如如果果该该订订单单为为新新产产品品或或新新客客户户，业业务务助助理理应应由由各各相相关关单单位位处处搜搜集集资资料料，将将系系统统上上之之基基本本资资料料(客客户户基基本本资资料料“依依客客户户调调查查问问卷卷”（表单：（表单：300-99-02300-99-02）录入、料品基本资料）录入、料品基

11、本资料)建立完成。建立完成。4.4.业业务务助助理理负负责责将将订订单单资资料料输输入入系系统统 (未未核核准准订订单单)，查查核核单单价价、信信用用额额度度，产产销销协协调调(交交期期)，并并打打印印出出“销销售售订订单单”(”(表表单单:300-99-03):300-99-03)一式四联一式四联(未核准未核准)。1.合约、订单内容的确定合约、订单内容的确定1.业务助理受理客户的订单及合约时，应与客户明确：业务助理受理客户的订单及合约时，应与客户明确：(1)产品规格；产品规格；(2)单价；单价；(3)交期；交期；(4)数量；数量；(5)送货地址；送货地址；(6)付款条件；付款条件；(7)交易

12、条件；交易条件；(8)货运及包装方式；货运及包装方式；2.对于口头的订单业务助理应以书面形式发到客户处，让客户签对于口头的订单业务助理应以书面形式发到客户处，让客户签字认可。字认可。2.合同、订单的审查合同、订单的审查1.对于对于，业务部须会同相关生管、工程、品保、资材，业务部须会同相关生管、工程、品保、资材等部门共同评审，以确保公司有能力满足顾客要求。等部门共同评审，以确保公司有能力满足顾客要求。2.对于对于，业务部对相关的价格、信用额度等评审，由，业务部对相关的价格、信用额度等评审，由生管部评审订单交期，以确定是否可以达到顾客的要求。生管部评审订单交期，以确定是否可以达到顾客的要求。3.合

13、约审查若不通过，则由业务通知客户。若审查合约审查若不通过，则由业务通知客户。若审查OK，则由业则由业务助理进行系统订单的列印，并经负责人核准，分发销售订单。务助理进行系统订单的列印，并经负责人核准，分发销售订单。同时告知客户公司已同时告知客户公司已 受理，生管则依核准订单排单生产。受理，生管则依核准订单排单生产。此段内容的错此段内容的错误在哪里误在哪里?*(上海)*有限公司示例：訂單處理作業程序示例：訂單處理作業程序5.5.如如果果客客户户有有书书面面之之订订购购资资料料且且与与“销销售售订订单单”(”(未未核核准准)之之资资料料完完全全一一致致：业业务务助助理理将将“销销售售订订单单”(”(

14、未未核核准准)并并客客户户之之书书面面订订购购资资料料依依核核决决权权限限送送业业务务主主管管签核完毕，即完成订单书面核准作业。签核完毕，即完成订单书面核准作业。6.6.如如果果客客户户没没有有书书面面之之订订购购资资料料或或有有书书面面之之订订购购资资料料但但是是与与“销销售售订订单单”(”(未未核核准准)之之资资料料不不完完全全一一致致：业业务务助助理理将将“销销售售订订单单”(”(未未核核准准)送送签签核核完完毕毕，再再传传真真给给客客户户签签认认后后并并传传回回PioneerPioneer，才才算算完完成成订订单单书书面核准作业。面核准作业。7.7.订订单单核核决决权权限限如如“核核决

15、决权权限限一一览览表表”（600-99-09600-99-09），每年年底修订一次。每年年底修订一次。3.合约订单的更改、废止、取消。合约订单的更改、废止、取消。1.合约订单的更改合约订单的更改1.客户要求更改：业务依客户更改要求组织相关部门评审客客户要求更改：业务依客户更改要求组织相关部门评审客户要求。若达不成，则不同意更改。若可以更改，则以修户要求。若达不成，则不同意更改。若可以更改，则以修改销售订单的方式告知相关单位。改销售订单的方式告知相关单位。2.公司要求对订单更改：由于自身原因导致交期达不成，或公司要求对订单更改：由于自身原因导致交期达不成，或数量达不成时。生管应通知业务，业务与客

16、户确认，若客数量达不成时。生管应通知业务，业务与客户确认，若客户同意更改则依修改销售订单的方式会相关单位，不同意户同意更改则依修改销售订单的方式会相关单位，不同意则？。则？。2.合约的取消：合约的取消：1.同合约的更改。同合约的更改。3.资料归档资料归档1.新客户、新规格新材料时，业务助理负责对相关资料的归新客户、新规格新材料时，业务助理负责对相关资料的归档。档。*(上海)*有限公司示例：訂單處理作業程序示例：訂單處理作業程序8.8.客客户户订订单单之之外外部部原原始始凭凭证证：客客户户之之书书面面订订购购资资料料或或客客户户签签认认之之“销售订单销售订单”，业务助理依客户别妥善保存。，业务助

17、理依客户别妥善保存。9.9.完完成成订订单单书书面面核核准准作作业业后后，业业务务助助理理请请业业务务主主管管进进行行系系统统之之订订单单核核准准作作业业，并并将将已已签签核核之之“销销售售订订单单”一一式式四四联联给给生生管管签签收收后后分分发发各各单单位位(第第一一联联业业务务助助理理留留存存；第第二二联联给给生生管管；第第三三联联给包装；第四联给品管给包装；第四联给品管)。10.10.如如果果是是5.35.3项项之之状状况况，业业务务助助理理应应传传真真已已签签核核之之“销销售售订订单单”(第一联第一联)通知客户通知客户PioneerPioneer已经接受该订单。已经接受该订单。11.1

18、1.时时间间控控制制：自自客客户户对对PioneerPioneer下下单单至至PioneerPioneer回回复复客客户户订订单单消消息息(5.5(5.5项或项或5.95.9项项)一般订单最多一般订单最多3 3个工作天，急单一个工作天。个工作天，急单一个工作天。*(上海)*有限公司下周工作安排：l手册试行稿确定；手册试行稿确定；l二三级文件的确定；二三级文件的确定；(需要与管代和总经需要与管代和总经理共同讨论理共同讨论)l小组成员每人写一份简单的程序书。小组成员每人写一份简单的程序书。(写写小程序书，有流程图，文字部分最好是小程序书，有流程图，文字部分最好是两三页。周六单独辅导。两三页。周六单独辅导。)*(上海)*有限公司谢谢大家！谢谢大家！ISOISO推動工作小組推動工作小組2007-07-212007-07-21请离开会议室时把桌椅摆放整齐!