精版鹏坤文件与资料归档材料.ppt

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1、文书归档管理文书归档管理文书与资料归档培训教材文书与资料归档培训教材主讲人主讲人-何何 峰峰情商情商 管理管理主讲者：何峰主讲者：何峰档案介 绍档案与案卷区别？案卷与文件区别？情商情商 管理管理主讲者：何峰主讲者：何峰不做情绪的战俘不做情绪的战俘情商权威专家情商权威专家 张晓彤张晓彤档案企业档案管理流程论！情商情商 管理管理主讲者：何峰主讲者：何峰不做情绪的战俘不做情绪的战俘情商权威专家情商权威专家 张晓彤张晓彤前前 言言企业档案产生的背景企业档案产生的背景一、是人类社会发展必然产物一、是人类社会发展必然产物。二、档案的演变：二、档案的演变：古老古老型载体档案、型载体档案、传统型载体档案、传统

2、型载体档案、薪型载体档案薪型载体档案档案的名称：商代：册档案的名称：商代：册 周代：中周代：中 秦汉：卷、秦汉：卷、案案 唐宋：文案、案卷、簿书；唐宋：文案、案卷、簿书；企业档案产生的背景一、沉淀关系！一、沉淀关系！二、促进关系！二、促进关系！三、从属关系！三、从属关系！档案与企业文化的关系公司档案概述与构成公司档案概述与构成 （一）企业档案的概念（一）企业档案的概念2 2、档案的特点、档案的特点 档案是本公司从事各类有效经营活动的原始的记录。（二）档案的种类与划分（二）档案的种类与划分荣誉证类鹏盛档案全 宗 目录一、公司全宗目录全宗号全宗号单单位名称位名称代号代号单单位名称及代号位名称及代号

3、A鹏鹏盛公司盛公司PSB总经办总经办Z副总室FS总经理室ZSC行政部行政部X食堂ST车辆CLD生生产产部部S机电JD散装SZ包装BZE供供销销部部G采购CG销售XSF财务财务部部C仓库CK地磅DB（二）档案的种类与划分（二）档案的种类与划分荣誉证类全宗档案分类土房产类专利类ISO9000ISO14000ISO18000 公司档案分类构架图（1）特殊载体档案文书档案科技档案会计档案资料档案声像档案实物档案电子档案党群工作类行政管理类经营管理类生产管理类产品技术类科研技改类设备仪器类会计凭证类会计账簿类财务报告类其它荣誉证类印章类照片类录像类录音类磁盘类图书类具有参考价值的自编资料基本建设类光盘磁

4、盘类其他类产品样品类资格证类题词其他类人事档案在职档案辞职档案辞退档案其他档案专题档案印章类题词类荣誉证特殊载体档案党群工作档案行政管理档案会计档案资料档案党务工作类工会工作类宣传工作类纪检工作类声像档凭证账簿报表印章类照片类录像类光盘类具有参考价值的自编资料其他类资格证磁盘类人事档案教育训练人事管理审计类U盘类硬盘类干部职工后勤福利类法律事务类行政事务类外事事务类安全保卫类医疗卫生类经营决策类统计工作类生产计划类财务管理类董事会监事会工商管理类企业管理类产品销售类信用管理物资管理类合同管理类知识产权管理物业管理类经营管理档案资产管理类生产技术管理生产管理类质量管理类能源管理类环境管理类安全管

5、理类计量标准类科技管理类档案和信息类科技档案科研类技改类产品类设备仪器基本建设实物档电子档录音类赠品类产样品字画类其他类图书类在职档离职档其他档全宗档案分类（2）誉证（三）档案管理主要内容（三）档案管理主要内容第一讲 归档文件的收集 第五讲第五讲 归档文件的排列归档文件的排列 第二讲 归档文件的价值鉴定 第三讲第三讲 归档文件整理单位及装订归档文件整理单位及装订 第四讲第四讲 归档文件的分类归档文件的分类 第六讲第六讲 归档文件的编号归档文件的编号 第七讲第七讲 归档文件的编目归档文件的编目 第八讲第八讲 归档文件装盒归档文件装盒 第九讲第九讲 归档文件的排架归档文件的排架 第十讲第十讲 档案

6、号编制档案号编制第十一讲第十一讲 归档文件与档案柜归档文件与档案柜1、主要环节、主要环节收集分类编号（三）档案管理主要内容（三）档案管理主要内容编制鉴定装盒编目整整理理单单位位、装装订订排列档案柜第一讲第一讲 收集收集归档文件的归档文件的 归档文件的收集是指公司按照有关规定，对本企业从事经营活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。一、收集概述 收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把公司各部、课、室、组所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在工作活动中形成的文件材料也在收集的范围。特别要注意对公司会议记录的收集。二、收

7、集原则三、收集方三、收集方法法上要注意上要注意两点两点 第一点 是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；第二点 是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；归档文件归档文件的的价值价值鉴鉴定定第二讲第二讲 归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节 。这一环节包括两个方面。凡属单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第一方面 单位文件材料归档范围是：（一）反映本单位主要职能活动和基本面貌的，对本单位工作建设！和历史研究！具有利用价值的文件

8、材料；我来说下面的 （二）本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。我来说上面 单位文件材料不归档范围是：（一）上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封。不需办理的一般性来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位

9、职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材。（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。档案保管期限的划分按照2006年国家档案局发布的第8号令工业企业文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。第二方面永久保管的文书档案主要包括：(一)本单位应遵照执行的法规政策性文件材料；(二)本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要

10、的报告、总结、综合统计报表等；(五)本单位结构演变、人事任免等文件材料；(六)本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；(八)同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案主要包括：（一）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本单位一般性事务管理文件材料；（五）本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级单位

11、制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；（七）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；（九）下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。单位形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按有关规定执行。第三讲第三讲 确定归档文确定归档文件的整理件的整理 单位单位及及装订整理单位整理单位：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文

12、可为一件。1、每份文件（即自然件），一份文件为一件。2、各种报表、名册、图册等：每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按其本来的装订方式。一册（本）为一件3、文件正本与定稿为一件时，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，可将正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。4 4、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。6、原件与复制件（包括复印件以及手抄件等）应作为一件。凡是对不利于档案保管的文件（热敏纸传真件、铅笔书写或手工誊写的重要文件），以及使用中破损的文件，要加以复制，与钢笔重抄件一起归档。5

13、5、正文与文件处理单（包括处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）应作为一件。9 9、会议记录、纪要：每次会议作为一件，如党组会议记录、行政会议记录、纪要等等。7 7、转发文与被转发文：应作为一件。因为它们是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。8、来文与复文可为一件。从文种上包括请示与批复、报告与批示、来函与复函、通知与报告等。10 10、干部任免通知、干部职工关系介绍信、工资关系转移单、大中专毕业生报到证、党团关系介绍信等，规定每份视为一件。13 13、干部花名册、职工花名册等一册（本）作为一件。12 12、职工

14、统计年报、干部统计年报、档案统计年报等综合性年报，一册（本）作为一件。11 11、干部任免存根、干部调令存根等等具有独立的检索价值的存根，可一册（本）作为一件。规则规定，不只是单份文件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件，装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下：归档文件装订：1、正本在前，定稿在后 2、正文在前，附件在后 3、原件在前，复制件在后 4、转发文在前，被转发文在后 5、复文在前，来文在后 6、中文本在前，外文本在后。第四讲第四讲分类分类归档归档文件的文件的我来讲讲什么是归档文件的分类？分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等

15、方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类包括选择分类方法分类方法、制定制定分类方案分类方案、文件归类文件归类等具等具体内容体内容。一是对于内设单位职能较多，形成文件数量大，分工明确的单位，按保管期限年度机构（问题）分类法;二是对于内部单位设置简单的基层单位或小单位，形成文件数量不是很多的单位，按保管期限年度分类法。1、什么是保管期限年度机构（问题）分类法？我来回答！保管期限年度机构（问题）分类法，就是先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下面按年度分类，再在年度下面按机构（问题）分类。例如：永久：2005年 销售部、业务一处、业务二处.2006年 销售部、业务一处

16、、业务二处.2007年 销售部、业务一处、业务二处.10年：2005年 办公室、业务一处、业务二处.2006年 办公室、业务一处、业务二处.2007年 办公室、业务一处、业务二处.3年：2005年 办公室、业务一处、业务二处.2006年 办公室、业务一处、业务二处.2007年 办公室、业务一处、业务二处.2 2、什么是、什么是保管期限年度分类法？保管期限年度分类法就是先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。例如：永久：2005、2006、200710年：2005、2006、20073年：2005、2006、2007第五讲第五讲排列排列归档归档文件的文件的 归档文件的排列应在同一

17、年度、同一保管期限、同一机构（问题）内，按事由结合时间、重要程度进行排列。纪要、会议文件、报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。(一)同一事由内的归档文件排列 同一事由内归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序，日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后。(二)不同事由间的归档文件排列 不同事由间的归档文件排列可根据文件的重要程度排列，分不清的，可以按时间的先后顺序排列。（三）不同文本的排列，原文在前，译文本在后。第六讲第六讲编号编号归档文件的归档文件的 什么是归档文什么是归档文件的编号件的编号？归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。全宗号

18、年度室编件号机构或问题保管期限库编件号22199916办公室永久归档章归档章归档章格式包括6项内容1、全宗号2、保管期限 3、年度4、室编件号5、机构（问题）6、库编件号 全宗号：档案库给立档单位编制的代号。因为是必备项，有全宗号的单位，必须填写，没有全宗代号的单位此栏空置，可暂不填写。保管期限：填写归档文件保管期限，分为：“永久”、“10年”、“3年”。也可填写简称。年度：填写文件形成年度，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字标注。如：一九九八年表示为“1998”，不能简化为“98”。室编件号：按文件排列顺序从“1”开始逐件标注。室编件号应在同一年度、同一组织机构的同一保管期限内，从“1”开始逐

19、件流水编号。例如：2007年办公室永久、10年、3年三个保管期限的归档文件，编号后形成的三个流水号，即永久的从“1”开始编写一个流水件号；“10”年的从“1”开始编写一个流水件号；“3”年的也从“1”开始编写一个流水件号。更要注意的是，件号应逐件编写，件号不得重复，不得出现空号。填写时用阿拉伯数字标注。机构（问题）（作为选择项），是因为对于文件数量少或内部机构简单的单位，只选择年度、保管期限两种分类法即可满足整理工作的需要，无须再分机构（问题）。但对大多数单位来说，选择机构（问题）进行分类还是必要的，编号时也必须相应编制机构（问题）项。填写机构项时，如果单位名称太长，也可规范简称表示，如“行政

20、管理部”可简称“行管部”人力资源部可简称为“人资部”，但不能使用“一部”“一课”等。填写问题项时，应严格按照分类方案设定的类目直接填写，如“党群”“行政”“业务”等。库编件号：暂不填写，如需档案移交进库时按进库要求填写。第七讲第七讲编目编目归档归档文件的文件的 编目是指编制归档文件目录，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的查找。一、归档文件目录一、归档文件目录的项目填写的项目填写 归档文件目录包括1 1、件

21、号、件号 2 2、责任者、责任者3 3、文号、文号 4 4、题名、题名 5 5、日期、日期 6 6、页数、页数 7 7、备注、备注 一、归档文件目录项目填写一、归档文件目录项目填写 归档文件目录表件号责任者文号题名日期页数备注1市档案局泉档20064号泉州市档案局关于印发泉州市档案工作会议文件的通知200603171032机构（问题）保管期限 1、件号：指室编件号。2、责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可以是一个单位或单位内部的一个小单位，也可以是几个单位，或者一个人或若干人。3、文号：填写文号时应照实抄录，字号齐全。4、题名：即文件标题，完整的题名由责任者、问题、名称

22、3个部份组成，例鹏坤公司关于加强档案安全保管的通知，也有直接由问题和名称组成。5、日期：即文件的形成时间，填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如：2001年3月24日，标注为 20010324。对未注明日期或日期不清的，应根据文件内容加以考证填写。6、页数：填写一件文件的总页数，用以统计和核对。7、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等，如需要说明的条目太多时可在备注栏中加注“”，将具体内容填入备考表中。二、归档文件目录装订二、归档文件目录装订 归档文件目录应装订成册并编制封面。也就是说将归档文件目录区分不同保管期限分别装订，原则上每年形成三本

23、目录（永、10、3），每本目录中的不同单位(问题)，用归档文件目录封面区分，并且在归档文件目录封面右肩上标注机构（问题）。三、归三、归档文件目录封面档文件目录封面归归档档文文件件目目录录封封面面 机机机机 构（问构（问构（问构（问 题）题）题）题）归档文件目归档文件目归档文件目归档文件目 录封面录封面录封面录封面 全宗名称全宗名称全宗名称全宗名称 年年年年 度度度度 保管期限保管期限保管期限保管期限 起止件号起止件号起止件号起止件号第八讲第八讲装盒装盒归档文件归档文件 装盒是归档文件整理工作中的一个重要环节，它包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊等工作内容。档案

24、盒封面（只作选择编制）：参照归档文件目录封面之内容。备考表 备考表备考表备考表备考表 盒内文件情况说明盒内文件情况说明盒内文件情况说明盒内文件情况说明 整理人：整理人：整理人：整理人：检查人：检查人：检查人：检查人：年年年年 月月月月 日日日日 备考表填写：备考表置于档案盒内文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。下面我来说备考表设置的项目包括：1、盒内文件情况说明：填写盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，无上述情况，暂不填写。2、整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，谁整理就填谁，以明确责任。3、检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查

25、。4、日期：填写归档文件整理完毕的日期。归档文件在档案部门保存阶段内如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明，以使后续管理以及档案移交进库等工作得以正常进行。装盒的具体要求 我知道、我知道！我知道、我知道！不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。装盒时应注意几点问题！这我也知道!1、盒厚度选择适宜的档案盒。2、盒脊项目填写。3、盒封面填写。4、盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项。有图例说明哦!盒脊 全宗号全宗号全宗号全宗号年度年度年度年度保管期限保管期限保

26、管期限保管期限机构机构机构机构（问题）（问题）（问题）（问题）起起起起止止止止件件件件号号号号室室室室馆馆馆馆盒盒盒盒号号号号30702、盒脊项目填写、盒脊项目填写盒脊项目包括如下几项：全宗号：全宗号：全宗号栏内按档案库给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；档案无需移交的可不填写。年度年度：年度栏内填写盒内文件的形成年度(4位数字横排)。机构机构(问题问题)：机构(问题)栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称；不按机构(问题)分类的单位，盒脊上可以不填写机构(问题)项。起止件号：起止件号：起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“”号连接，如“1632”。起止件号分为室

27、编和库编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。盒号：盒号：盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进库时按进库要求编制。单位档案室原则上不编写盒号，若为便于统计、管理需要，也只能用铅笔编写。福建鹏坤实业有限公司福建鹏坤实业有限公司福建鹏坤实业有限公司福建鹏坤实业有限公司 全宗名称3、盒封面填写（文书档案类）、盒封面填写（文书档案类）科技档案盒样3、盒封面填写（科技档案、会计档案、盒封面填写（科技档案、会计档案）档案装盒后移交进库时的登记表档案装盒后移交进库时的登记表档案装盒后移交进库时的登记表档案装盒后移交进库时的登记表 填写归档登记表填写归档登记表单位名称：单位名称：公司公司年度保管期

28、限件数保 管接 收备注单位姓名单位姓名2002永久502003永久752004永久23.第九讲第九讲排架排架归档文件归档文件归档文件装盒后，上架归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文排列应与本单位归档文件件分类方案分类方案一致，盒脊一致，盒脊朝外，便于实体管理。朝外，便于实体管理。一般先按保管期限、再一般先按保管期限、再按年度、机构或问题排按年度、机构或问题排列，具体排列顺序根据列，具体排列顺序根据分类方案。分类方案。归档文件排架归档文件排架第十讲第十讲档案号编制档案号编制1、文书档案类，在大类目录下设置一级类目；在一级类、文书档案类，在大类目录下设置一级类目；在一级类目下设置二级类目，在二

29、级类目下按单份文件方式整理。目下设置二级类目，在二级类目下按单份文件方式整理。以年度为界线，一个保管期限按排列顺序编一个大流水号。以年度为界线，一个保管期限按排列顺序编一个大流水号。档号模式图示如下：档号模式图示如下：例：例：WS1-xg-xs-2013-3-1 件号（第件号（第1件）件）保管期限代号（永久）保管期限代号（永久）年度（年度（2013年）年）二级类目二级类目（行政事务类代号）行政事务类代号）行政事务类代号）行政事务类代号）大类目录（文书档案）大类目录（文书档案）大类目录（文书档案）大类目录（文书档案）一级类目（行政管理类代号）一级类目（行政管理类代号）一、文书档案编号一、文书档案

30、编号2 2、基建档案、基建档案,在目录号下按一级基建类目设置，一级基建在目录号下按一级基建类目设置，一级基建类目下按每一建设项目代号设置类目下按每一建设项目代号设置,然后在每一建设项目下然后在每一建设项目下排列案卷。项目代号：按立项（或竣工）时间先后对不同排列案卷。项目代号：按立项（或竣工）时间先后对不同的建筑项目顺序编号。的建筑项目顺序编号。档号模式图示如下：档号模式图示如下：KS2-jj-1-1 案卷号（第案卷号（第1个建设项目第个建设项目第1卷）卷）项目代号（第项目代号（第1个建设项目）个建设项目）一级类目（基建类目）一级类目（基建类目）大类目录（科术档案）大类目录（科术档案）二、基建档

31、案编号二、基建档案编号例：例：JjJj11 2 3 4 5 6 711 2 3 4 5 6 7jjjj21 2 3 4 5 621 2 3 4 5 6jjjj31 2 3 4 5 6 731 2 3 4 5 6 7jjjj41 2 3 4 5 41 2 3 4 5 项目代号，表示第1个项目项目代号，表示第4个项目案卷号3 3、科研档案按大类目录下设置一级科研类目，在一级科、科研档案按大类目录下设置一级科研类目，在一级科研类目下按课题项目给于课题项目代号，然后在每一课题研类目下按课题项目给于课题项目代号，然后在每一课题代号下排列案卷。代号下排列案卷。课题代号：按科研课题立项至完成时间先后或其它方

32、式对课题代号：按科研课题立项至完成时间先后或其它方式对科研课题编以不同的代号。科研课题编以不同的代号。例：档例：档号模式图示如下：号模式图示如下：KS2-ky-1-1 案卷号（第案卷号（第1个科研课题第个科研课题第1卷）卷）项目代号（第项目代号（第1个科研课题）个科研课题）一级类录（科研类）一级类录（科研类）大类目录（科术档案）大类目录（科术档案）三、科技档案编号三、科技档案编号4 4、产品档案的各级类目的一级及二级类目按种类或型号、产品档案的各级类目的一级及二级类目按种类或型号设置。每种类或型号给予型号代号，然后在型号代号下排设置。每种类或型号给予型号代号，然后在型号代号下排列案卷。列案卷。

33、例：档例：档号模式图示如下：号模式图示如下：KS2-cb-m-1 案卷号（第案卷号（第1个产品种类或产品型号第个产品种类或产品型号第1卷）卷）二级类目（产品属锚栓种类）二级类目（产品属锚栓种类）一级类目（产品类）一级类目（产品类）大类目录号（科术档案）大类目录号（科术档案）四、产品档案编号四、产品档案编号5 5、设备仪器档案，在大类目录下按设置一级类目、设备仪器档案，在大类目录下按设置一级类目，在一级在一级类目下按其使用属类设置二级类目，在二级类目下按台数类目下按其使用属类设置二级类目，在二级类目下按台数/名称名称/型号设型号设备排列案卷。备排列案卷。例：档号模式图示如下：例：档号模式图示如下

34、：KS2-sy-KS2-sy-s-s-x1-x1-1 1 第第1 1台台/套设备的第套设备的第1 1卷卷 设备名称（第一台设备名称（第一台 套铣床）套铣床）二级类目（生产设备）二级类目（生产设备）一级类目（设备仪器类）一级类目（设备仪器类）大类目录（科术档案）大类目录（科术档案）五、设备仪器档案五、设备仪器档案例：例：x x设备仪器（设备仪器（x x铣床代号）铣床代号）x1x1第第1 1台台/套设备套设备x11 2 3 4 5x11 2 3 4 5x2x2第第2 2台台/套设备套设备x21 2 3 4 5x21 2 3 4 5x3x3第第3 3台台/套设备套设备x3x31 2 3 4 51 2

35、 3 4 5设备种类代号，表示第1台/套设备表示第2台/套设备第1卷表示铣床代号6 6、会计档案的一级类目及二级以下类目按文件材料的形式名称设置。、会计档案的一级类目及二级以下类目按文件材料的形式名称设置。例：例：KJKJ会计档案类会计档案类pzpz凭证凭证 pzpz-1-1 各类原始凭证各类原始凭证 pzpz-2-2 银行日记帐银行日记帐 zb zb帐薄帐薄zb-1zb-1银行现金帐银行现金帐zbzb-2-2银行日记帐银行日记帐 bbbb财务报表财务报表bbbb-1-1年度财务报表年度财务报表bbbb-2-2月季财务报表月季财务报表 zl zl 资料类资料类财务部财务部20132013年会计

36、档案之账簿类银行现金账第年会计档案之账簿类银行现金账第1 1卷卷档号为：档号为：H-KJ3-zb-2H-KJ3-zb-2（起止件号）（起止件号）六、会计档案7 7、产品销售档案产品销售档案，大类目录下按经营管理类设一级类目，大类目录下按经营管理类设一级类目，一级类目下设二级类目。在二级类目下，按产品种类或型一级类目下设二级类目。在二级类目下，按产品种类或型号设置一个代号，然后在每一个代号下排列案卷。号设置一个代号，然后在每一个代号下排列案卷。例：档例：档号模式图示如下：号模式图示如下：ws1-jg-22-1-1 案卷号（产品销售计划第案卷号（产品销售计划第1卷）卷）某一产品号、型号、规格代号某

37、一产品号、型号、规格代号 二级类目（产品销售类）二级类目（产品销售类）一级类目（经营管理类）一级类目（经营管理类）大类目录（文书档案）大类目录（文书档案）七、产品销售档案七、产品销售档案8 8、合同管理档案，在大类目录下设一级类目，在一级类目下设二、合同管理档案，在大类目录下设一级类目，在一级类目下设二级类目，二级类目下按合同属类设代号，在代号下，按时间排列级类目，二级类目下按合同属类设代号，在代号下，按时间排列进行分类、整理。进行分类、整理。例：档例：档号模式图示如下：号模式图示如下：WS1-jg-23-1-1 案卷号（该合同属类形成第案卷号（该合同属类形成第1卷）卷）合同属类代号（销售合同

38、）合同属类代号（销售合同）二级类目二级类目（合同管理类）（合同管理类）一级类目（经营管理类）一级类目（经营管理类）大类目录（文书档案）大类目录（文书档案）八、合理管理档案八、合理管理档案9 9、在职员工档案、在职员工档案,在大类目录下设一级类目，在一级类目下设二级类在大类目录下设一级类目，在一级类目下设二级类目，在二级类目下给每员工代号。目，在二级类目下给每员工代号。整理方法参照人事、劳动部门有关整理方法参照人事、劳动部门有关规定执行规定执行。例：档例：档号模式图示如下：号模式图示如下：RS6gz1-1-1 案卷号（某员工档案的第案卷号（某员工档案的第1卷）卷）（在职类第一册）（在职类第一册）

39、二级类目二级类目（在职类）（在职类）一级类目（干部职工类）一级类目（干部职工类）大类目录（人事档案）大类目录（人事档案）九、在职员工档案九、在职员工档案1010、特载档案，采用立卷形式的案卷的排列方法：、特载档案，采用立卷形式的案卷的排列方法：在大类代字下，设一级类目，在一级类目下设二级在大类代字下，设一级类目，在一级类目下设二级类目，在二级类目下同一属类按时间顺序排列。类目，在二级类目下同一属类按时间顺序排列。照片档案编号模式：照片档案编号模式：TZ4-sx-1-1-1 张号（照片档案的第张号（照片档案的第1册的第册的第1张）张）册号（照片档案的第册号（照片档案的第1册）册）二级类目（照片类

40、代号）二级类目（照片类代号）一级类目（声像类代号）一级类目（声像类代号）大类代字（特殊载体档案）大类代字（特殊载体档案）十、特殊载体档案十、特殊载体档案1111、光盘（录音带、录像、磁盘、硬盘参照此方法）、光盘（录音带、录像、磁盘、硬盘参照此方法）例：例：编号模式图示如下：编号模式图示如下：TZ4-dz-11-1 张号张号（光盘档案的第（光盘档案的第1张）张）二级类目（光盘档案类）二级类目（光盘档案类）一级类目（电子档代号）一级类目（电子档代号）大类代字（特殊载体档案）大类代字（特殊载体档案）第十一讲 档案分类代号（见鹏坤档案分类方案）WS1 WS1 文书档案（管理性档案）文书档案（管理性档案

41、）党群工作党群工作 dg dg 行政管理行政管理 xgxg经营管理经营管理 jgjg生产技术管理生产技术管理 sjsjKS2KS2科术档案科术档案 产品类产品类（按产品属类设代号）（按产品属类设代号）cbcb 锚栓锚栓 m m 背栓背栓 b b 龙骨龙骨 l l 挂件挂件 g g科研类科研类kykyky-1 ky-1 某科研项目（课题）某科研项目（课题）ky-2 ky-2 某科研项目（课题）某科研项目（课题）ky-3 ky-3 某科研项目（课题）某科研项目（课题）ky-4 ky-4 某科研项目（课题）某科研项目（课题）基建档案基建档案jjjj jjjj1 1某建设项目某建设项目 jjjj2 2

42、某建设项目某建设项目 jjjj3 3某建设项目某建设项目 jjjj4 4某建设项目某建设项目 sy sy 设备仪器档案设备仪器档案 sy-s sy-s 生产设备生产设备(S-1(S-1第第1 1台设备、台设备、sy-k sy-k 科研设备科研设备(k-2(k-2第第2 2台设备、台设备、sy-b sy-b 办公设备办公设备(b-3(b-3第第2 2台设备、台设备、sy-j sy-j 交通设备交通设备(j-4(j-4第第4 4台设备、台设备、生产设备：生产设备：车床车床 生产工艺生产工艺 模具模具 磨床磨床 钻床钻床 铣床铣床KJ3KJ3会计档案类会计档案类pzpz凭证凭证 pzpz-1-1 各

43、类原始凭证各类原始凭证 pzpz-2-2 银行日记帐银行日记帐 zbzb帐薄帐薄zb-1zb-1银行现金帐银行现金帐zbzb-2-2银行日记帐银行日记帐 bbbb报表报表bbbb-1-1年度财务报表年度财务报表bbbb-2-2月季财务报表月季财务报表 zl zl 资料类资料类 cj cj 审计类审计类 财务部财务部20132013年会计档案之账簿类银行现金账第年会计档案之账簿类银行现金账第1 1卷卷 档号为：档号为：H-KJ-zb-2H-KJ-zb-2（起止件号）（起止件号）TZ4 TZ4 特殊载体档案特殊载体档案sxsx声像类声像类 sx-1sx-1 照片照片(底片底片)sx-2 sx-2

44、录像带录像带 sx-3 sx-3 录音带录音带swsw实物类实物类 sw sw4 4产品样品产品样品 swsw5 5荣誉荣誉 swsw6 6印章印章 swsw7 7资格证资格证 swsw8 8赠品赠品 swsw9 9字画字画 swsw1010其他类其他类dzdz电子档类电子档类 dz dz1111光盘光盘 dz dz12 U12 U盘盘 dz dz1313硬盘硬盘 dz dz1414磁盘磁盘 CK5 参考档案参考档案 ts 图书类图书类 zb 自编类自编类 RS6 人事档案人事档案 rg 人事管理人事管理 jx 教育训练教育训练 zg职工管理职工管理 zg-1 在职干部在职干部 zg-2 在职

45、员工在职员工 zg-3 辞职人员辞职人员 zg-4 辞退人员辞退人员 zg-5 开除人员开除人员 zg-6 自离人员自离人员 zg-7 死亡人员死亡人员第十二讲第十二讲档案与文件柜档案与文件柜档案存放位置容易分类易于保密保护性好检索简便1抽屉式直立档案2开放式横向档案整齐划一便于取阅易于查找保密性一般1241243穿孔式活页夹容易损毁有顺序性保密性差容易保存125125标准统一便于存取长期保存保护性好4档案盒126126灵活取用存量较小容易脱落5金属文件夹127127隔水防污拿取方便保密性低暂时保存6透明资料袋128128拿取方便临时存取保密性差7多层资料盒129129归档文件整理流程示意图归

46、档文件整理流程示意图收集齐全完整平时及时收集鉴定确定归档范围、剔除不归档文件2010年以后划定保管期限（永久、30年、10年）；2010年以前仍为永久、长期、短期装订确定归档文件整理单位，并按规定方法装订分类保管期限年度机构（问题）或保管期限年度排列按保管期限及文件形成时间。同一事由内的归档文件排列、不同事由、不同文字间的归档文件排列编号首页上端居中空白处盖归档章填写归档章各项编目按要求填写归档文件目录装订归档文件目录装盒将归档文件按件（卷）号顺序装入档案局专用档案盒内填写备考表编制填写档案盒封面及盒脊入柜将整理好的档案对照目录按要求、顺序依次装入档案柜保管并放入防虫药下面是公司至部门档案规划

47、定位标识案例档案柜门公司档案室档案柜公司档案柜内框科改、技改类 jg 综合试验鉴定成果1保管期限保管期限档档 号号案卷题名案卷题名保管期限保管期限档档 号号案卷题名案卷题名保管期限保管期限保管期限保管期限档档 号号档档 号号案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名234132归档目录序号科技档案KS档号：2013A-C-KS.kg1-（1-4）4拓孔机改造项目1 下面是部门档案规划定位标识案例档案柜门部门档案柜部门档资料柜内框科改、技改类 kg 拓孔机改造项目1 综合试验鉴定成果1保管期限保管期限档档 号号案卷题名案卷题名保管期限保管期限档档 号号案卷题名案卷题名保管期限保管期限保管期限保管期限档档

48、号号档档 号号案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名234132归档目录序号档号：2013K-C-kg1-（1-4）4下面是公司至部门档案规划定位标识案例档案外柜门公司档案库内档案柜档案柜内框经营管理类 jg物资管理 1保管欺限保管欺限234132归档目录序号机机 构构问问 题题全宗号全宗号年度年度起起止止件件号号盒盒号号室室库库全宗号全宗号年度年度起起止止件件号号盒盒号号室室库库全宗号全宗号年度年度起起止止件件号号盒盒号号室室库库全宗号全宗号年度年度起起止止件件号号盒盒号号室室库库保管欺限保管欺限保管欺限保管欺限保管欺限保管欺限机机 构构问问 题题机机 构构问问 题题机机 构构问问 题题4文书档案

49、WS档号：2013A-C-WSjg-(1-4)物资管理 物资管理 物资管理 下面是部门档案规划定位标识案例资料柜外门部门档案柜部门资料柜内框1保管欺限保管欺限234132归档目录盒号机机 构构问问 题题全宗号全宗号年度年度起起止止件件号号盒盒号号室室库库全宗号全宗号年度年度起起止止件件号号盒盒号号室室库库全宗号全宗号年度年度起起止止件件号号盒盒号号室室库库全宗号全宗号年度年度起起止止件件号号盒盒号号室室库库保管欺限保管欺限保管欺限保管欺限保管欺限保管欺限机机 构构问问 题题机机 构构问问 题题机机 构构问问 题题物资管理 21经营管理类jg4档号：2013C-C-jg.21-(1-4)分配计划采购计划采购制度合同协议谢谢大家！今天我的课讲完了谢谢！Thank youThank you！