英文商务信函格式课件.ppt

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1、英文商务信函格式1、信头、信头Theheading信头就是指发信人的地址和发信的日期等。一般公司都会印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。2、编号（写信人的名字缩写）和日期、编号（写信人的名字缩写）和日期这部分内容是为了方便今后查询信件用的。3、封内地址、封内地址Theinsideaddress收信人的姓名和地址，一般在信的左上方。必须把收信人的姓名一并写出；收信人的所在部门；4、事由、事由事由就是通常说的主题，让人不必读完全信就了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。5、称呼、称呼指对收信人的一种称呼。较常使用的有DearSirs,DearMadam,6、开头语、开头语

2、没有统一的格式，但习惯上先把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果第一次通信，作必要的自我介绍，和了解对方的途径，并表明目的要求。7、正文、正文一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。8、结尾语、结尾语用来总结全文，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。9、结束语、结束语结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。10、签名、签名Thesignatrue签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字。签名的下面，最好写上发信人的职位。11、附件、附件Enclosure如果信中有附件，左下角注明Encl.或Enc.。例如：Encls:2InvoicesEnc.:1B/Lading