办公软件操作基础知识_(正式).ppt

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1、 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。一、一、Word 文字处理软件文字处理软件 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Word窗口的组成标题栏标题栏 菜单栏菜单栏 工具栏工具栏 编

2、辑区编辑区标标尺尺 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。1中英文输入中英文输入 文本的输入输入法列表输入法列表输入法列表输入法列表2 2标点符号的输入标点符号的输入标点符号的输入标点符号的输入 特殊符号可以通过特殊符号可以通过特殊符号可以通过特殊符号可以通过“插入插入插入插入”菜单中选择菜单中选择菜单中选择菜单中选择“符号符号符号符号”命令，从命令，从命令，从命令，从“符号符号符号符号”对话框中选择。对话框中选择。对话框中选择。对话框中选择。换输入法:Ctrl+Shi

3、ft Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。3日期和时间的插入日期和时间的插入 文本的输入“日期和时间日期和时间日期和时间日期和时间”对话框对话框对话框对话框4 4数字的输入数字的输入数字的输入数字的输入 “数字数字数字数字”对话框对话框对话框对话框 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。（1）利用鼠标。（2）利用键盘。文本的修改1 1光标的定位

4、光标的定位光标的定位光标的定位 2 2文档的修改文档的修改文档的修改文档的修改 （1）改写与插入。（2）删除。键盘按键键盘按键功能功能向上一行向上一行向下一行向下一行向左一个字符向左一个字符向右一个字符向右一个字符Home光标到本行首光标到本行首End光标到本行末光标到本行末Ctrl+Home光标到文档首光标到文档首Ctrl+End光标到文档末光标到文档末 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。文档的编辑1 1选择文本选择文本选择文本选择文本 1 1选择文本选择文本选择

5、文本选择文本 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。文档的编辑2 2文本的删除文本的删除文本的删除文本的删除 方法一：（1）选定要删除的文本。（2）单击“编辑”菜单。（3）在下拉菜单中选择“清除”命令，或按键盘Delete键。方法二：（1）选定要删除的文本。（2）右击被选中文本。（3）在弹出的快捷菜单中单击“剪切”命令，也可以在文档正文中删除所选文本。3 3撤消、恢复和重复撤消、恢复和重复撤消、恢复和重复撤消、恢复和重复4 4文本的移动文本的移动文本的移动文本的移动 M

6、aking the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。文档的编辑5 5文本的复制与粘贴文本的复制与粘贴文本的复制与粘贴文本的复制与粘贴 方法一：（1）选中要复制的文本。（2）单击“编辑”菜单 “复制”命令。（3）将光标移至要插入文本的位置。（4）单击“编辑”菜单“粘贴”命令。方法二：（1）选中要复制的文本。（2）右击选中文本，从快捷菜单中选择“复制”命令。（3）将光标移动要插入文本的位置。（4）在该插入点右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。Making the impossible

7、 POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。文档的编辑6 6查找文本查找文本查找文本查找文本 7 7替换文本替换文本替换文本替换文本 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。文档的编辑9 9文档统计文档统计文档统计文档统计 8 8插入文件插入文件插入文件插入文件(演示演示演示演示)Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the imposs

8、ible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。文档的编辑1010给文档加密码给文档加密码给文档加密码给文档加密码 (工具栏选项中进行设定工具栏选项中进行设定)Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。设置字符格式1 1设置字体设置字体设置字体设置字体 （1）利用“字体”列表框设置字体 （2）利用菜单命令设置字体 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越

9、。设置字符格式2 2设置字号设置字号设置字号设置字号 设置方式同设置字体相同，可以在“字号”列表中设置，也可以在“字体”对话框中设置。3 3设置字形设置字形设置字形设置字形 （1）加粗格式。（2）倾斜格式。（3）下划线格式。4 4设置字间距设置字间距设置字间距设置字间距 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。设置字符格式5 5动态文字效果动态文字效果动态文字效果动态文字效果 6 6添加着重号添加着重号添加着重号添加着重号 Making the impossible PO

10、SSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。设置字符格式7 7合并字符合并字符合并字符合并字符 单击“其他格式”工具栏中的“合并字符”按钮 8 8带圈字符带圈字符带圈字符带圈字符 选择“其他格式”工具栏中的“带圈字符”按钮 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。设置段落格式小提示:1个字符等于1个汉字位置 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making

11、 the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。添加边框和底纹1 1添加边框添加边框添加边框添加边框 (格式格式格式格式)2 2添加底纹添加底纹添加底纹添加底纹 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。创建页眉和页脚 选择菜单“视图”“页眉和页脚”命令，这时屏幕出现用虚线标明的“页眉”区和“页脚”区，同时显示“页眉和页脚”工具栏。在页眉和页在页眉和页在页眉和页在页眉和页脚间转换脚间转换脚间转换脚间转换 单击单击单击单击“关闭关闭关闭关闭”按按按按钮返

12、回文档钮返回文档钮返回文档钮返回文档 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。1 1利用利用利用利用“插入表格插入表格插入表格插入表格”按钮按钮按钮按钮 创 建 表 格 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。2 2利用利用利用利用“插入表格插入表格插入表格插入表格”命令命令命令命令 创 建 表 格选择“表格”菜单中的“插入表格”命令，出现“插入表格

13、”对话框。3 3创建自由表格创建自由表格创建自由表格创建自由表格 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。编 辑 表 格1 1插入单元格插入单元格插入单元格插入单元格 3 3插入行或列插入行或列插入行或列插入行或列4 4删除行或列删除行或列删除行或列删除行或列5 5合并单元格合并单元格合并单元格合并单元格 6 6拆分单元格拆分单元格拆分单元格拆分单元格 2 2删除单元格删除单元格删除单元格删除单元格 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，

14、追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。1 1改变列宽改变列宽改变列宽改变列宽 表格的格式化2 2改变行高改变行高改变行高改变行高 3表格自动套用格式表格自动套用格式 4 4文本垂直对齐方式文本垂直对齐方式文本垂直对齐方式文本垂直对齐方式 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。5 5添加边框和底纹添加边框和底纹添加边框和底纹添加边框和底纹 表格的格式化 Making the impossible POSSIBLE!志存

15、高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。插入图片插入画插入画插入画插入画 片片片片(图片剪集或外部文件获取图片剪集或外部文件获取)在例文中插入图片 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。图片格式设置1 1“图片图片图片图片”工具栏工具栏工具栏工具栏 2 2“设置图片格式设置图片格式设置图片格式设置图片格式”对话框对话框对话框对话框 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。

16、Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。绘制图形1 1添加自选图形添加自选图形添加自选图形添加自选图形 2 2添加直线或曲线添加直线或曲线添加直线或曲线添加直线或曲线 3 3绘制任意多边形绘制任意多边形绘制任意多边形绘制任意多边形 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。做一个画报:Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高

17、远，追求卓越。二、二、ExcelExcel基本知识基本知识 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。功能表介紹功能表介紹 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。功能列介紹功能列介紹格式功能列一般功能列 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存

18、高远，追求卓越。建立新建立新页面页面 开启旧档案开启旧档案新的页面就是我们的作业区创建新表格,直接新建即可 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。更改工作表名更改工作表名称称将鼠标移到标签处,按右鍵,选择“重新命名”,就可以更改工作表的名称了作业中的几点问题這些标签是更改后的结果提示:1、若现有表格不够,还可以自行插入,双击右键,插入即可;2、为方便管理，可设置各工作颜色。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making t

19、he impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。调整栏宽及列高调整栏宽及列高栏标题将鼠标移至栏标题中间处便会出现一个十字浮标，拖动它就可以调整栏的宽窄。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。這個圈示代表的意思是“居中”合并储存格合并储存格按下居中标签 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。查找与替换查找与替换查找功能窗替换功能窗

20、“查找”、“替换”Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。加框及上色加框及上色在“格式”中选定“单元格”即可进行设置 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。如何保护自己的文档如何保护自己的文档1.另存2.下拉工具3.选择常规选项4.输入保护密码就可以 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making t

21、he impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。插入批注插入批注（方便说明事项）Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。排序排序与筛选与筛选 排序是在使用电子表格中经常用到的工具之一，用排序可以使你很容易按照一定的规格进行的整理并排列出来，使工作更加的简便快捷。排排序序筛筛选选 筛选是根据个人需要对文档进行的整理，如需选择某个部门的人员，则选择该项目即可进行，该部门人员即可完全显示。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，

22、追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。插入数据分析图等插入数据分析图等如同在工作表上建立图表一般，您可以在工作表上建立各类数据的分析图，用它可以更加直观的反映出数据的大小、多少，更加易懂及明显，是企业进行数据分析常用的工具之一。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。頁首頁首、頁尾頁尾及打印设置及打印设置 1 1、頁首頁首是一行文字，它会显示在每一頁欲列印工作表的上方；而頁頁尾尾也是一行文字，其內容会显示在每一頁欲列印

23、工作表的下方。一般來說，頁首及頁尾通常包含页数、工作表标题、日期等等。（页面设置项目来定）页面设置项目来定）2、假如您不想列印所有的工作表內容，可以选定工作表来完成打印，另打印设置当中还有打印份数、正反面打印等设置。（CTRL+P打印快捷键）Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。提提 醒醒 养成良好的工作习惯，精益求精养成良好的工作习惯，精益求精A、文件在打印、文件在打印前一定要进行预前一定要进行预览；览；B、感觉不行一、感觉不行一定不能打印，因定不能打印，因为这是您的

24、工作为这是您的工作最后的阶段；最后的阶段；C、打印前一定、打印前一定要仔细核对，防要仔细核对，防止出现字体大小止出现字体大小不一、框线无、不一、框线无、错字等现象错字等现象 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。公式的输入公式的输入公式的基本特性：公式的输入是以“=”开始，公式的计算结果显示在单元格中，公式本身显示在编辑栏中。如：=1+2+6 （数值计算）=A1+B2 （引用单元格地址）公式公式与与函函数数 Making the impossible POSSIBLE!

25、志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。公式中的运算符公式中的运算符算术运算符：+-*/%优先级顺序：(使用括号可确定运算顺序)如1*(1+1)/1算术运算符算术运算符含义含义比较运算符比较运算符含义含义+加加大于大于-减减=大于等于大于等于*乘乘=小于等于小于等于/除除不等于不等于%百分比百分比=等于等于乘方乘方,联合运算符联合运算符 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。公式的复制和移动公式的复制和移动复

26、制移动或公式时，公式会作相对调整公式的复制：菜单编辑复制/粘贴 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。函数的概念函数的概念函数是Excel附带的预定义或内置公式Excel函数共九大类。1、财务2、日期与时间3、数学与三角函数4、统计5、查找与引用6、数据库7、数据库函8、逻辑函数9、信息函数 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。函数输入函数输入

27、函数的输入和编辑方式:1.使用函数向导工具栏中的按钮fx插入函数2.直接在单元格或编辑栏输入或编辑函数的显示键 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。一起来做份报表：一起来做份报表：Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。三、三、PPT制作制作 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the

28、impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。1、新建一份空白演示文稿、新建一份空白演示文稿 方法一：快捷键法。按“Ctrl+M”组合键，即可快速添加1张空白幻灯片。方法二：回车键法。在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”），同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。方法三：命令法。执行“插入新幻灯片”命令，也可以新增一张空白幻幻灯片。灯片。2、插入图片插入图片 为了增强文稿的可视性，向演示文稿中添加图片是一项基本的操作。1、执行“插入图片来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。2、定位到需要插入图片所在的文件夹，选中相应的图片文件，然后按下“插入”按

29、钮，将图片插入到幻灯片中。3、用拖拉的方法调整好图片的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。注意：以定位图片位置时，按住Ctrl键，再按动方向键，可以实现图片的微量移动，达到精确定位图片的目的。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。3.插入声音插入声音为演示文稿配上声音，可以大大增强演示文稿的播放效果。1、执行“插入影片和声音文件中的声音”命令，打开“插入声音”对话框。2、定位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，然后按下“确定”按钮。注意：演示文稿支

30、持mp3、wma、wav、mid等格式声音文件。3、在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。注意：插入的声音文件后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，在幻灯片放映时，通常会显示在画面了，为了不影响播放效果，通常将该图标移到幻灯片边缘处。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。4.插入艺术字插入艺术字Office多个组件中都有艺术字功能，在演示文稿中插入艺术字可以大大提高演示文稿的放映效果。1、执行“插入图片艺术字”命令

31、，打开“艺术字库”对话框。2、选中一种样式后，按下“确定”按钮，打开“编辑艺术字”对话框。3、输入艺术字字符后，设置好字体、字号等要素，确定返回。4、调整好艺术字大小，并将其定位在合适位置上即可。注意：选中插入的艺术字，在其周围出来黄色的控制柄，拖动控制柄，可以调整艺术字的外形。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。5.绘制出相应的图形绘制出相应的图形根据演示文稿的需要，经常要在其中绘制一些图形，利用其中的“绘图”工具栏，即可搞定。1、执行“视图工具栏绘图”命令，展开“

32、绘图”工具栏。2、点击工具栏上的“自选图形”按钮，在随后展开的快捷菜单中，选择相应的选项（如“基本形状、太阳形”），然后在幻灯片中拖拉一下，即可绘制出相应的图形。注意：如果选择“自选图形、线条”下面的选项，可以绘制出展型图形来。如果选中相应的选项（如“矩形”），然后在按住“Shift”键的同时，拖拉鼠标，即可绘制出正的图形（如“正方形”）。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。6.插入图表插入图表利用图表，可以更加直观地演示数据的变化情况。1、执行“插入图表”命令，进入

33、图表编辑状态。2、在数据表中编辑好相应的数据内容，然后在幻灯片空白处单击一下鼠标，即可退出图表编辑状态。3、调整好图表的大小，并将其定位在合适位置上即可。注意：如果发现数据有误，直接双击图表，即可再次进入图表编辑状态，进行修改处理。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。7.插入插入Excel表格表格由于PowerPoint的表格功能不太强，如果需要添加表格时，我们先在Excel中制作好，然后将其插入到幻灯片中。1、执行“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框。2、选中“

34、由文件创建”选项，然后单击“浏览”按钮，定位到Excel表格文件所在的文件夹，选中相应的文件，单击“确定”按钮返回，即可将表格插入到幻灯片中。3、调整好表格的大小，并将其定位在合适位置上即可。注意：为了使插入的表格能够正常显示，需要在Excel中调整好行、列的数目及宽（高）度。如果在“插入对象”对话框，选中“链接”选项，以后在Excel中修改了插入表格的数据，打开演示文稿时，相应的表格会自动随之修改。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。8.幻灯片版式与背景幻灯片版式与

35、背景9.幻灯片动画设计幻灯片动画设计11.幻灯片放映方式幻灯片放映方式 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。常用的快捷键平时工作中使用可以提高工作效率！快捷方式快捷方式功能功能Ctrl+A选定整篇文档Delete删除CtrlZ撤销CtrlY恢复/CtrlC复制CtrlV粘贴Ctrl+F查找Ctrl+S文件保存Ctrl+Shift输入法切换 Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible PO

36、SSIBLE!志存高远，追求卓越。上呈的公文、报表设置注意事项上呈的公文、报表设置注意事项：1、公文标题应大于公文内容字体，一般以2号、小2号体为宜；2、正文内容一般采用4号至3号字体，不宜过大，也不宜过小；3、文体的段落一般采用单倍行距，不能太紧，也不能太松，否则影响美观，特殊情况（如节约约张、多页显示太松等）可以根据情况设置成固定值；4、公文的主题及正文部分忌用行楷等艺术字体，显得不规范,常用字体为仿宋体，标题为显示更直观，一般采用黑体或宋体。字体颜色显示为黑色，有时为突出显示等，可以选择其他颜色，但忌用红色字体。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。考试规划及提醒考试规划及提醒：考试重点：三个软件的基本操作，如日常文字的编辑、图片 的插入、页面设置、打印设置、函数及公式的运 用、分析图表的应用、排序与筛选等内容；考试时间：下周五晚6:30分至7:30分（还有一周时间可以学习操作）考试地点：人力资源办公室考试方法：实操 目的是学会这些操作！目的是学会这些操作！Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。Making the impossible POSSIBLE!志存高远，追求卓越。