药品GSP综合管理系统(操作手册).doc
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1、药品GSP综合管理系统操作手册目录系统概述功能概述功能介绍：一、首营企业审批流程41、首营企业申请42、首营企业审核（采购）43、首营企业审核（质管）44、首营企业审批5二、首营品种审批流程51、首营品种申请52、首营品种审核（采购）53、首营品种审核（质管）64、首营品种审批6三、采购计划流程61、一般品种采购申请72、一般品种采购审批73、冷链品种采购申请74、冷链品种采购审批85、特殊药品采购申请86、特殊药品采购审批（采购）87、特殊药品采购审核（质管）98、特殊药品采购审批（质管）99、中药饮片采购申请910、中药饮片采购审批10四、收货验收入库流程101、一般品种收货102、一般品
2、种验收113、一般品种入库11五、购进退出流程111、购进退出申请122、购进退出审核（采购）123、购进退出审核（质管）124、药品退货单13六、配送退回流程131、退货申请（门店）132、配送退回单审核133、配送退回审核144、配送退回收货145、配送退回验收146、配送退回入库审核15七、养护流程151、一般品种养护151、查询库存明细表152、药品养护操作163、查询打印养护记录162、重点品种养护161、重点药品养护申请162、重点药品养护审核173、重点药品养护操作174、查询打印养护记录17八、配送流程171、分店请货单（门店）182、分店请货单（中心）183、门店配货184、
3、拣货单打印195、出库单复核196、发车运输登记197、打印配送单19成功案例系统概述:药品GSP综合管理系统药品GSP综合管理系统是针对连锁企业“分散经营、集中管理”的业务需求，在充分考虑连锁总部及各分支机构数据实时共享、信息准确及时、权限管理严谨的基础上，开发的对包括分店在内的整个企业人、财、物信息进行网络化管理，实现统一配置、集中采购、总部配送、分店销售的一体化管理，可以大大提高效率、管理成本、增强竞争力。适用于单体药店、连锁药店、药品批发、门诊药房等。(一)、系统特色： 电子复核系统：系统采用门店自动请货 - 仓库自动配货 批量集中拣货 电子复核与分装的工作模式，极大地提高了批号数量准
4、确率和配货速度，门店数目越多时，拣货越快、效率更高、节约人工更多； 门店数据实时传输，断网时门店销售不受影响，网络恢复正常后数据自动支持断点续传； 维护期内总部和门店软件免费升级，能够适应企业在发展中所遇到的需求和变化，避免企业由于软件不能满足发展需要而更换软件所造成的人力和财力负担及浪费； 库存实销实结，负库存自动拦截，不用日清，不用手工上传数据，数据可按任意时段按权限进行查询 门店配货单实行自动审核入库，退货、调价必须通过总部进行审核方可进行退货货调价； 权限严格分明，所有权限集中总部管理； 会员日可按日期任意设定、会员卡所有门店通用，积分自动累加； 自动计算门店店员提成，方便核算工资 产
5、品可按生产日期、批次及有效期管理，可设定近效期时间、自动提示近效期产品库存数、并打印近效期产品一览表； 库存、调拨及销售按先进先出原则，可区别不同批次或同一批次不同时间的产品进货与销售的价格； 门店可根据周销量、月销量、设定的库存最低线以及当前库存数自动产生补货单，同步发送的总部配送中心 门店的销售记录、结帐方式及库存信息、在收银完成后，实时上传到总部服务器，总部的价格、库存等配货信息可同步显示到门店，方便门店制订补货计划； 门店支持会员卡储值和积分、在任何门店发行的会员卡可在连锁内门店进行扣费、打折和积分； 门店自动支持条码扫描、会员刷卡器、小票打印机 库存盘店时支持盘点机扫描，大量节省盘点
6、的时间 对直营店和加盟店可统一价格、统一折扣管理，也可单独配置； 配送中心可按库存批次自动配货，支持条码扫描和电子屏复核，门店数量多时，使用电子复核可提高配货效率、节省配货时间； 采购部可依据门店的周销量、月销量、以及门店和和总部的库存数自动生成采购订单，制订采购计划 可按产品编码、产品类别、产品属性、门店、会员占比、动销率和单品进行统计和分析，也可按年月、任意日期进行统计、汇总和分析(二)、网络结构 药品GSP综合管理系统由配送中心、配送仓库、分公司、各连锁门店等经营单位在各自内部局域网络的基础上，以C/S与B/S相结合的模式，通过互联网络构建的连锁企业网络化管理信息平台，其拓扑图结构如下：
7、(三)、GSP管理药品GSP综合管理系统针对新版GSP质量管理体系要求，加强对采购、进货、验收、仓储、销售、退货、养护等过程中的质量控制、岗位职责、审核权限、电子记录等关键重点环节和要素，实现对经营全过程的质量控制，对质量控制各环节的电子数据档案严格按权限进行控制，并自动完成安全备份。 严格的质量控制流程, 一个流程结束，自动生成该流程记录； 可管理供货商和客户的多套证件,自动提示和预警即将到期的证件和企业； 可按条件自动生成养护计划，如：入库超过 3 个月的库存药品、重点养护药品、近效期药品等； 可实现对一个供货商 多个销售员的管理，并能跟踪销售员的资质和授权销售的品种、地域、期限。 可对G
8、SP文档进行分类管理，选中标题双击就能打开电子文档； 短信群发功能可对证照快到期的供货商和客户自动短信提醒； 提醒信息可在参数中灵活设置，按设定的时间会弹出提醒信息； 操作人员上岗证等到期自动限制登录一)、质量控制流程n 首营企业审核: 建立合格供货方档案；n 首营品种审核: 建立产品质量档案；n 采购入库流程：采购申请验收通知质量验收入库凭证；n 销售出库流程：销售订单出库复核出库凭证发货记录n 销售退货流程：销后退回申请验收通知质量验收销退入库；n 购进退货流程：退货出库申请出库复核购退出库发货登记二)、质量控制记录n 药品购进记录；n 购进药品验收记录；n 药品质量养护、检查记录；n 药
9、品出库复核记录；n 药品销售记录；n 药品质量查询、投诉、抽查情况记录；n 不合格药品报废、销毁记录；n 直调药品质量验收记录；n 药品退货记录；n 销后退回药品验收记录；n 仓库温、湿度记录；n 计量器具使用、检定记录；n 质量事故报告记录；n 药品不良反应报告记录；n 质量管理制度执行情况检查和考核记录等 n 与药监系统联网，动态上报所规定的药品酷讯及经营记录三)、质量控制档案n 员工健康检查档案；n 员工培训档案；n 药品质量档案；n 药品养护档案；n 供货方档案；n 用户档案；n 设施和设备及定期检查、维修、保养档案；n 计量器具管理档案；n 首营企业审批表；n 首营品种审批表；n 不
10、合格药品报损审批表；n 药品质量信息汇总表；n 药品质量问题追踪表；n 近效期药品催销表；n 药品不良反应报告表等 四)、培训教育档案n 培训教育计划(年度计划)；n 培训教育方案：目的、时间、地点、内容、教师、培训对象、培训方法、考核方式等n 年度培训教育记录n 考核后的处理措施等n 员工个人档案n 培训教育历史记录表n 考核证书或培训证书功能概述：根据连锁企业门店配送及销售管理的业务需求及流程, 为了更清晰地明确配送中心各部门在连锁配送系统中所使用的功能,现列表如下:业务系统功能及报表备注采购管理采购业务供货商管理生产厂家(产地)自动补货采购计划常用报表采购订单查询商品采购记录商品库存明细
11、表仓库管理进货业务商品购进验收购进单据查询商品购进记录退货业务退货单审核退货单据查询退货记录查询报损业务报损单审核报损单据查询报损记录查询盘点业务手工盘点录入帐面库存盘点盘点统计分析表盘点盈亏明细表实际库存盘点表配送管理门店请货门店请货单门店请货单据商品请货记录门店配送门店配货单配货单据查询门店配货记录门店退货单退货单据查询门店退货记录配送分析商品需求分析表商品配送分析表商品请货排行榜商品配送记录表门店管理配货管理门店自动补货门店补货申请门店配货审核门店退货申请门店调价申请价格管理商品调价单商品销售折扣打印价格标签调价单据查询商品调价查询门店销售当日销售动态销售数据汇总销售收入日报销售业绩统计
12、商品销售单据商品销售记录销售收款记录拆零销售记录会员管理会员卡资料管理会员卡挂失与补卡会员卡类型与折扣会员卡消费积分会员卡充值会员卡充值记录查询会员卡余额查询会员卡消费记录查询财务管理记帐凭证收支记帐凭证审核科目类别科目代码凭证单据查询凭证明细查询厂商结算厂商记帐凭证厂商凭证单据厂商凭证明细厂商货款余额表厂商货款对帐单门店结算门店货款记帐门店货款余额门店保证金门店管理费财务报表科目收支明细表科目收支统计表现金银行余额表应收帐款余额表应付帐款余额表科目余额结转表资产负债表损益表GSP记录报表采购管理记录首营药品审批表首营企业审批表购货计划通知单采购计划审批表首营药品审批情况登记表首营企业审批情况
13、登记表药品购进记录销售管理记录药品销售记录销售退回药品申请单药品销售人员审验记录缺药登记及处理记录顾客反映质量问题登记及处理记录销售退回药品记录质量管理记录进口药品质量验收记录药品外观质量检查记录表中药饮片装斗复核记录药品质量档案商品质量管理征询意见书质量信息报表库存药品质量检查记录陈列药品质量检查记录药品质量复查通知单药品质量验收报告单药品质量查询记录质量信息反馈单药品质量档案拒收报告单商品质量查询登记表药品质量验收记录出库复核记录药品养护期限表医疗器械质量验收记录设备管理记录库外温湿度记录药品冷藏温度记录计量器具历史记录卡药品库房温湿度记录表药品养护管理记录药品停售通知单库存药品养护检查记
14、录不合格品报损审批表退货通知单药品养护档案表恢复销售通知单报损药品销毁单报损药品销毁记录质量投诉记录药品不良反应记录质量投诉记录人事管理记录健康检查汇总表制度执行情况检查考核记录培训年度计划台帐管理报损药品台账销售记录台账不合格药品台账计量器具管理台账未退货药品台账分析报表进货统计分析表门店配货统计表销售统计分析表库存统计分析表进销结存分析表进销结存明细表商品库存明细表畅销商品明细表近期商品促销表商品毛利分析表系统维护基础代码门店资料商品分类计量单位仓位编码结算方式付款方式验收人员用户权限操作记录数据备份说明：以上业务及功能在项目实施过程中可按具体要求进行调整。功能介绍：一、 首营企业审批流程
15、1、 首营企业申请菜单位置：【B】采购【2】首营企业【1】首营企业申请操作步骤：1、点击“增加”按钮2、输入首营企业基本信息及证照有效期（企业简称必须填写且不能超过10个字，证件及有效期没有就不需要填写）3、 选择企业经营范围，直接在经营范围框勾选就可以了，没有的经营范围可以在 【A】资料-【9】经营范围中间添加4、点击“确认”保存5、点击“附件”，增加和上传证照扫描件6、点击增加，在对应的证照后面的文件路径（红色方框）中双击 7、 选取对应的照片附件 确定即可，其他证照图片上传跟上述情况类似9、填写完毕后上传证件9、点击“提交”，填写申请原因，确认提交，由采购部经理审核2、首营企业审核（采购
16、）菜单位置：【B】采购【2】首营企业【2】首营企业审核操作步骤：1、选择待采购部审核的首营企业（双击可查看首营审批表，点击资料标签可查看详细资料）首营审批表首营企业资料卡2、点击“审核”按钮，选择审核意见按钮，输入审核意见3、点击“同意”提交至质待质管部审核或者点击“退回”返回给采购员重新修改。3、 首营企业审核（质管）菜单位置：【C】质管【4】质量管理部审核【1】首营企业审核操作步骤：1、 选择待质管部审核的首营企业（双击可查看首营企业审批表，点击资料标签可查看详细资料）2、点击“审核”按钮，选择审核意见按钮，输入审核意见3、点击“同意”提交至质待质量负责人审批或者点击“退回”返回给采购员重
17、新修改。4、 首营企业审批菜单位置：【C】质管【5】质量负责人审批【1】首营企业审批操作步骤：1、选择待质量负责人审批的首营企业（双击可查看首营企业审批表，点击资料标签可查看详细资料）2、 点击“审批”按钮，选择审批意见按钮，输入审核意见3、点击“同意”完成审批流程或者点击“退回”返回给采购员重新修改。二、 首营品种审批流程1、 首营品种申请菜单位置：【B】采购【3】首营品种【1】首营品种申请操作步骤：1、点击“增加”按钮2、 输入首营品种基本信息，尽可能的完整商品的信息，其中红色为必填项3、 点击“确认”保存，如果有需要修改，对刚编辑的商品资料进行修改；修改完成后点击提交按钮，提交采购部经理
- 配套讲稿：
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