志愿者信息管理系统课程设计.doc

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1、摘要：志愿者协会信息管理系统的活动模块是以各种管理实务为主线，通过技术创新和管理集成创新,进行活动流程、组织和管理模式优化,建立的学校级管理信息系统平台。本系统设计包括日常事务管理、活动协助事务管理、具体活动事务管理3个部分，功能架构包括会议安排管理、资金管理、志愿者培训管理、活动策划管理等。系统的建立,实现了对上述活动信息和过程的梳理、规范、电子化和集成化管理,实现了信息统一、实时和共享。这些优点能够极大地提高活动管理的效率，更好地为热心的志愿者提供信息支持而和活动平台，可以大大提升活动效果和积极地影响同学们的价值观念。关键词：志愿者活动管理系统、事务管理、小队、信息。1、系统分析1.1系统

2、开发的必要性志愿者协会管理着七个志愿小分队以及全校乃至社会一些志愿活动事务，平时信息管理和活动事务的具体管理都是依靠各个部门的人员反复沟通交流和核对。这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和管理都带来了不少的困难。随着计算机技术的飞速发展，计算机在企业和大学管理中应用的普及，利用计算机实现活动事务的管理势在必行。利用计算机支持协会组织高效率完成活动管理的日常事务，是适应现代社会发展要求，推动大学活动事务管理走向科学化、规范化的必要条件。志愿者活动管理信息系统的实现可以让减轻比较繁琐的手工活动管理，让人力资源管理人员从繁重琐碎的案头工作和频

3、繁低效的部门组织交流中解脱出来，去完成更重要的工作。它具有手工管理所无法比拟的优点，比如信息流通到位及时、组织管理责任明确、文件查找方便、档案处理可靠性高、存储量大、寿命长等。这些都可以让我们更加针对性、便捷性地科学进行志愿者活动事务管理，极大地提高活动管理的效率，更好地为热心的志愿者提供信息支持而和活动平台，同时也为学校志愿者活动的发展奠定了一个坚实的基础，所有这些都将大大提升活动效果和积极地影响同学们的价值观念，为培养是三能人才添砖加瓦。下面从管理上、经济上、活动效果上进行开发的可能性分析，并给出明确的分析结论。管理方面：运用计算机的便捷性，程序的可操作性，让我们更能够方便快捷的对信息系统

4、进行科学性的管理。与此同时，我们能够利用各科专业知识来解决实际问题。经济方面：学校近年来虽然对很多活动都进行了经费缩减，但志愿者协会很多的活动都不需要太多的资金，甚至不需要资金的流动。每年的活动经费都有相当剩余。活动效果方面：可以有效减少会议的次数，繁琐的手工文件整理，频繁的部门沟通交流，活动信息流通及时到位，各小队和各部门的活动进程信息可以实现动态变化共享，每位志愿者都可以详细知道活动的信息，同时活动开展的风险问题考虑更充分，活动准备充足，预备方案也更科学，活动效果大大提高。1.2活动组织结构和业务流程分析志愿者活动事务管理组织结构如下：志愿者协会志愿者活动的业务往来主要有以下几方面：每个月

5、或者到了特定的活动时机，校团委会制定相应的活动主题和必要文件，下达相关部门，相关部门协同做好下一步准备工作。各个志愿小队根据活动主题和自身特点拟好活动计划书，由相应部门进行审批、协商修改，确定最终方案，整理相关文件。宣传部和秘书部根据整理好的活动文件组织培训安排和资金计划，更新活动小队的档案信息和通讯录信息。服务部门和各志愿小队一起进行不同的活动计划的组织协调工作，为活动顺利开展准备。最终由各个志愿小队整理各自的最终活动指导书，并进行具体活动，同时服务部门会在活动过程进行监督和考评管理。结合以上的业务处理的分析，绘制的业务流程图如下：1.3活动数据流程分析1.4编制数据字典本系统编制的数据字典

6、采用图表格式，应写出数据项、数据结构、数据流、数据存储、数据逻辑定义和外部实体定义各一个表。以下的数据字典分别举列了上述表格，说明了数据字典的制作。数据项 表1 数据字典（一） No：_1_数据项元素Z02-01数据元素名称xxxx志愿者小队类型字符型长度64位数据类型离散型说明协会属下有七个各具特色的志愿者小队。表2 数据字典（二）数据结构 No：_2_数据结构编号DS03-01数据结构名称培训计划安排简述安排了各个志愿小队的培训安排，包括时间、地点、小队以及相关的部门数据结构组成（志愿小队+时间+地点+相关部门+培训方向）表3 数据字典（三） No：_3_数据流 数据流名称会议通知单说明说

7、明活动的要求数据流来源秘书部数据流去向各志愿小队数据流组成（活动主题+开会时间+开会地点+参加会议的相关部门和志愿小队）数据流量大约10份/每月表4 数据字典（四）数据储存结构 No：_4_数据储存名称活动登记表简述记录的是每个小队根据活动主题经申请通过的活动方案。输入数据各个志愿小队的每项经申请通过的活动方案数据组成（志愿小队+活动主题+活动方式+活动流程+活动物质需要+活动时间+活动地点）储存方式按投交申请通过时间顺序整理排列表5 数据字典（五）处理逻辑的定义 No：_5_处理逻辑编号P1处理逻辑名称日常事务管理简要描述根据活动主题，通知各小队和相关部门开会，做好会议安排以及小队活动资金计

8、划安排输入数据流校团委的一些安排指示、活动主题和活动登记安排情况输出数据流会议通知和安排，资金计划安排处理根据活动主题和活动记录表安排号会议事宜和资金计划。表6 数据字典（六）外部实体的定义 No：_6_外部实体名称校团委输入数据活动主题以及其他一些安排指示数目12、系统设计系统设计的任务好是在系统分析提出的逻辑模型的基础上，科学合理地进行物理模型的设计，系统的设计应该遵循以下原则：系统性：要把系统当成一个整体来看待，从整个系统的角度考虑问题的解决。灵活性：为了保持系统的长久生命力，要求系统具有很强的环境适应性。在本系统的设计中，采用了模块化结构，提高各模块的独立性，使系统之间的数据依赖减至最

9、低限度。有利于模块的修改和增加新的内容。可靠性：指的是系统抵御外界干扰能力及受外界干扰时的回复能力。经济性：指在满足系统需求的前提下，尽可能小的减小系统的开销。在以上的经济可行性的分析中已指出该系统在经济上的可行性。2.1功能分析该系统的功能主要有：能够实协会活动事务信息的查询与管理，包括具体具体小队的信息查询，如小队名称、活动主题、活动方式等；还应做到维护使用系统的简单易操作。具体的功能如下：会议通知管理、会议安排管理、活动申请审核管理、培训安排、资金管理、组织协调管理、具体活动指导书管理等。系统提供直观方便的机构部门管理功能，可按级别、层次以树型结构显示本系统的单位和部门的机构体系，可根据

10、各志愿小队协作需要进行志愿合作、组织间调整处理，且人员活动信息可按照组织间合作调整同步变化。各部门间的信息动态变化，保证及时的沟通传送，文件表格及档案的管理借助电脑处理形成，高效准确可靠，操作便捷，每位管理人员及志愿者都能充分了解活动进程和安排。2.2模块设计的原则主要原则：“高内聚，低耦合”提高模块的独立性。其他原则：模块的分解原则：按功能分解。模块的扇出系数：不宜太大，也不宜太小。模块的扇入系数：越大越好。对于任何一个内部存在判断调用的模块，模块的判断作用范围应该是它的控制范围的一个子集。且存在判断调用的模块，所在层次不要与那些属于判断作用范围的模块所在层次相隔过远。根据以上的模块设计的原

11、则，画出的功能模块图如下：2.3进行代码设计代码的设计应该按照以下的原则进行设置：代码应唯一标志它所代表的事物或属性。结构应与处理的方法相一致。代码设计要预留足够的位置，以适应不断变化的需要。不要使用易于混淆的字符。要注意尽量采用不易出错的代码结构。在遵守代码设计原则的基础上，根据系统的需要选择使用顺序码代码。对员工的编号设计如下：A-001,字母表示志愿小队类型，如这里的A表示调研型，字母后面数字001表示该小队在该类型内的编号，小队的编号唯一，每个小队有一个唯一的编号。方便对小队信息的输入、存储、处理和提取。2.4进行输入、输出设计2.4.1 输出设计输出信息的内容,包括输出项目、位数、数

12、据形式等。输出格式：有表格、单据或文件；输出设备：主要为打印机、显示器。输出介质：有磁盘、纸张等。输出：本系统应能够在显示屏上输出活动小队的基本信息，及活动安排和活动进基本信息。编写输出设计报告如下：表7 输出设计书资料代码01输出名称xx年xx月xx志愿小队活动指导书处理周期一个月形式文件种类Word份数3报送秘书部项目号项目名称位数及编辑备注1志愿小队名称X(15)2志愿小队编号N(8)3活动主题X(20)4活动名称X（20）5活动形式X（50）6活动对象X（1000）7活动步骤流程X（20）8活动培训安排X（500）9活动时间N(10)10活动地点X（20）11资金安排明细X(100)1

13、2组织协调情况X（250）13通讯录X（500）输出设计如下：服务部将本次活动申请登记表报送秘书部和宣传部，宣传部按期和要求安排列出一份宣传计划表以及培训计划；秘书部根据申请登记表做好各个小队的资金计划表， 服务部根据小队申请书，和各组织间进行协调，形成协调报告，同时宣传部更新通讯录形成更新表格，小队根据属于各自的上述表格文件形成最终的活动指导书。如下所示：文件1 志愿小队活动指导书文件名：xx年xx月xx志愿小队活动指导书一、志愿小队名称：志愿者调查小队二、志愿小队编号：A-001三：活动主题：群策群力，关注老年儿童生活四：活动名称：关于湖光镇农村医疗状况，农民健康水平调查五、活动形式：实地

14、调查六、服务对象：湖光镇随机抽选的五条自然村村民七、活动步骤流程：1、走访调查阶段10月29日起，小队成员以面对面的访问和发放调查问卷形式去各个村具体了解村民的医疗卫生状况及健康水平情况，并深入的调查了解他们一些不科学生活的原因。同时为了让村民们有更好的、科学的健康生活方式，我们将向每位被调查者发送我们整理的日常生活健康小知识文档一份，里面包括日常生活需要注意的方方面面和一些健康生活建议，以期人人健康生活。每周活动后务必总结当周工作及做好下一周活动开展的准备计划。2、撰写报告阶段：走访调查工作结束后，小队队员分工合作。共同完成高质量的调查报告。并交付给相关媒体和爱心行动志愿者小队，同时配合他们

15、根据调查报告所开展的有针对性的志愿服务活动。八、活动培训安排：10月15-18号三天时间分别由宣传部组织队员进行当地人文风俗习惯介绍，与陌生人打交道应注意的问题、提问技巧、户外危险处理等与本次活动相关的培训，及培训计划具体安排可在系统查询目录下下载。九：活动时间：2009年11月29日起，每周日早上8:00在校门口集合，用半天时间调查。持续3-4周。 十、活动地点：湖光镇随机抽选的五条自然村。十一、资金安排明细：问卷数目：150份。日常生活健康须知文档：50份。经费估计：打印费50元。 十二：组织协调情况：活动进行时，需要从其他小队抽调多名会说雷州语言的志愿者作为必要时的翻译人员。同时，爱心行

16、动小队在我们调查进行过程中提供必要帮助。调查活动结束后，由爱心行动小队根据调查报告开展有针对性的志愿服务活动。同时，我们也予以必要配合。十三、通讯录：具体相关人员通讯录可在系统查询目录下下载。 xx年xx月xx日 志愿者协会 2.4.2 输入设计输入设计是信息系统与用户之间的纽带，决定着人机交互的效率。输入设计包括数据规范和数据准备过程，输入设备为键盘输入。输入设计的重要内容是原始单据和信息的格式。输入：本系统可以对各小队基本活动信息的输入，并能够修改。登录界面的设计：用户登录窗体是在整个程序运行之前，首先呈现给用户的界面，必须通过它进行用户的合法性验证，即除非用户输入正确的用户名和密码，否则

17、将无法使用进一步的程序功能。创建好的窗体如下图：2.5 数据库设计按照数据库设计范式理论和信息响应需求设计数据库表结构。下面分别举列小队活动基本情况表结构格式和小队培训计划安排表结构格式说明数据库设计的方法。表8 小队活动基本情况表结构格式序号字段名类型长度小数位数主关键字备注1小队编号文本8主关键字2名称文本153活动主题文本204活动名称文本205活动形式文本506活动对象文本10007活动步骤流程文本208活动培训安排文本5009活动时间数值1010活动地点文本2011资金安排明细文本10012组织协调情况文本25013通讯录文本500表9小队培训计划安排表结构格式序号字段名类型长度小数

18、位数主关键字备注1小队编号数字8主关键字2名称文本153培训时间数值104培训地点文本205培训方向内容文本2506培训注意问题文本1003、结束语 该活动事务管理系统的各个功能模块的具体实现、系统实施（编码调试）、使用方法等各个过程没有进行详细的描述。由于时间，水平的限制，论文中难免有不足之。比如，数据字典设计和数据库设计由于时间关系，没有具体到每项都开列出来，只是列举了其中能体现我对这方面知识理解和分析思考的具有代表性的几种。系统最大的特点是界面直观、简便易行. 提供了较完善的人机对话功能，在操作时, 以一种人机对话的方式,在进行完一段操作后,屏幕都会提示下一步应如何操作,使不懂电脑的人也

19、会使用；系统设计内容全面、实用性强、安装方便、维护简单成本低，实现了数据之间的动态关联和数据共享, 同时, 该系统还具有很强的容错功能；在管理方面体现了对事不对人的原则, 充分实现管理的公开、公正、公平性,从而大大提高了管理效率，能够达到精简机构, 精简人员,节约管理费用，促进了管理的正规化、规范化。主要参考文献1) 陆安生等.管理信息系统. 北京：中国水利水电出版社,2) 曾春平等. XML编程从入门到精通. 北京：希望电子出版社,3) 林军等.Visual Foxpro6.0程序设计实验指导与实训. 北京：中国水利水电出版社4) 张凤琴等. 数据库原理及应用. 北京.清华大学出版社,北京大学出版社5) 罗建军等.c+程序设计教程（第2版）.北京.高等教育出版社