费用内控报销指导手册.doc

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1、亿榕费用报销指导手册结合公司费用内部控制管理办法（修订版）、关于再次强调费用内控管理的通知及重申费用内控管理制度相关要求的通知，现整理亿榕费用报销指导，内容如下：1 单据规范1.1发票规范1.1.1外部取得的发票应是真实、合法的，不得采用虚假发票报销，报销人在每 张发票后签字，对发票的真实合法性负全责，所有签名均为本人手签不得他人代签；1.1.2发票内容必须填写完整，包括付款单位名称、开票时间，开票项目，开票金额，任何内容不得涂改、挖补，发票应写明公司全称“福建亿榕信息技术有限公司”，不得采用简称或个人；1.1.3每张发票必须加盖收款单位的发票专用章，发票盖章出票人名称，税务登记号等内容清晰可

2、见，不可模糊、重叠；1.1.4从外部取得的原始凭证（发票）如有遗失，应当取得原开出单位记账联的复印件和盖有公章的证明，由经办人写出说明，经公司有关领导批准后，才能代作原始凭证（对于增值税专用发票的遗失，应按照相关规定处理），如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，同行人员进行证明，经有关领导批准后，代作原始凭证，同时当事人需自行承担50%的遗失金额；1.1.5发票时间应与费用申请发生时间及费用实际发生的时间一致，如不一致报销时请注明清楚原因，确属实且合理合法方可报销；1.1.6公司外部取得的机打发票，除发票监制印刷上体现“除客户名称外，非机 器打印无效”字样标

3、示可手写付款单位名称，其他机打发票手写无效；1.1.7关于查询发票真伪，可到各地区地税或国税网络发票查询功能查询，或拨打当地12366电话咨询，确认购票单位信息与发票上开票单位的信息一致，发现问题及时退还给开票单位并要求重开。1.1.8招待费用、住宿费用等请提供正规酒店住宿、餐馆餐费发票，如桑拿城、足浴城、俱乐部、健身房、KTV、歌舞厅等娱乐服务场所的发票不可报销。1.2报销单据内容规范1.2.1费用报销单或用款通知单上的项目、时间必须与申请单据上的项目、时间一致，如出现不一致的需重新申请，或做相关情况说明，经有相关领导审批，项目类型不一致的情况还需经过项目管理部审批方可；1.2.2报销单据上

4、“费用类别”必须与“项目经理或业务负责人”审批人职位部门性质相一致，如需由“营销中心”业务负责人审批的费用类型为“业务类”，需由技术部门项目负责人审批的费用，类型则为“技术类”；1.2.3费用申请有做更改、异动的，报销时必须换上新的单据；1.2.4所有非OA系统上直接打印的情况说明、数据表格等书面资料都必须有经办人的签字，如交通明细、情况说明，快件明细等；1.2.5不同类别的费用分开报销，如出差期间的餐费，培训费必须分开报销，不得放入差旅费中报销；1.2.6报销单据备注中不得出现敏感字眼，如“因情况，发票不可用，申请使用替票”，“XX总招待XX公司客人用餐”等不合规字眼；1.2.7报销费用时公

5、司有规定相关模版的，必须使用规定的模版进行申请审批，不使用公司规定模版的不予报销，费用超额请使用公司规定的“超额报销申请报告”模板（见附表一）做说明，不可在销差单或费用申请单等备注上做简要说明；附表一：超额报销申请报告姓 名部 门岗 位超额费用明细（时间、内容、超出金额）超额原因部门意见 签字： 日期：分管领导意见 签字： 日期：公司领导核准 签字： 日期： 填表日期： 年 月 日1.3票据粘贴规范1.3.1发票平铺粘贴于单据粘贴单上，不得直接覆盖粘贴在另一张发票上；1.3.2票据的粘贴应采用鱼鳞式粘贴方式分类粘贴，胶水抹在发票左侧的背面，在粘贴单上从右向左分层次粘贴；1.3.3不得把票据颠倒

6、放置、黏贴，不得使用订书机装订票据；1.3.4不得出现一张发票直接粘贴在另一张发票上票贴票情况；1.3.5报销单据黏贴顺序规范：1.3.5.1差旅费：费用报销单-发票-交通明细-超额申请-销差单-其他单据，涉及多个出差地点的，按出差时间顺序和出差地点归集粘贴；1.3.5.2招待费：费用报销单-餐费发票-菜单-招待申请-其他单据；1.3.5.3办公用品、低值易耗品：费用报销单-发票-销售清单-入库单-出库单-其他单据；1.3.5.4会议费：费用报销单-会务费发票-会议申请-正式会议通知-会议签到表-会议预决算表-会议费用原票（原票如被会务公司收走，请务必收齐原票复印件）-其他单据；1.3.5.5

7、部门季度活动费：费用报销单-发票-活动方案-活动人员名单-活动总结-其他单据等。2 报销、审批流程2.1为保证信息化系统的严肃性，所有规定在系统中完成审批的环节均须在系统中完成，不再进行遗漏环节的手工补签，报销单内容不得进行手工修改,违者不予报销退回重新走流程。2.2报销单据纸质审核严禁跨级审批，违者需重走流程；2.3报销时需按不同费用在相应内控模块中进行申请审批，以保证费用统计的准确性，违者不予报销退回重新走流程：2.3.1按项目类别分：所有费用报销和费用转账申请涉及管理项目的必须经办公室审批；除管理项目、物资采购、投标保证金外所有涉及经营、研发项目的费用均需通过项目管理部审批；2.3.2按

8、费用类型分：所有费用报销和费用转账申请中涉及办公费用、会务费、宿舍管理费用、车辆费用等费用，必须经办公室审批；部门季度活动费、人员招聘费用、培训教育费用及其他员工薪酬福利费用必须经人力资源部（培训中心）审批，部门季度活动费方案要经过人资部门备案，预决算表由人资专项负责人审核；2.4所有费用内控模块中要求冲销借款、引用相关申请、添加附件的，必须按要求选择冲销借款和引用相关的申请及添加附件，未选择、引用或引用错误及未按规定添加附件的不予报销并退回重新走流程；2.5除营销中心、人力资源（培训中心）及财务管理部由倪总直接分管外，其他部门所有员工的报销单申请都必须有分管领导的审批方可；2.6公司有定点单

9、位采购规定的，未按规定定点采购的必须做书面说明，并经过办公室审批，否则不予报销，定点采购具体内容如下：2.6.1确定茗香和韵、和堂悦业、景福园、华祥苑、天福茗茶等五家厂商为茶叶定点采购单位，其中华祥苑及天福为全国连锁茶店；2.6.2确定沃尔玛、家乐福及福建永辉超市为定点烟酒采购单位；2.6.3确定厦门航空福州分公司为机票采购定点单位，指定大客户专线电话0591-；2.6.4确定福州鑫顺发汽车维修公司为车辆定点维修单位；2.7各部门领导指定一名部门助理，作为接口人与财务部做审核单据的签收登记事项，其他个人不得自行至财务部送、取单据，如部门助理因公出差或其他原因不能完成该项任务的，由部门领导指定其

10、他同事暂代理该项工作，并及时通知财务部知悉，其他非指定人员所提交单据财务部拒绝受理。签收单模板见下附表二：附表二： 部门日常报销单登记表编号开始报销时间开始传递时间申请人费用类型金额财务接收助理接收财务接收助理接收财务接收助理接收出纳接收备注2012-12012-22012-32012-42012-53 报销时限3.1所有费用必须在发生后一个月内报销完毕（差旅费以返回时间为准）,最迟不得超过三个月；3.2当年费用必须在当年年度结账日之前报销完毕，年度结账日后到次年一月一日之前财务部将不再受理费用报销，当年在年度结账日之后发生的费用必须在次年一月底之前报销完毕；3.3超出以上规定时间报销的费用需

11、提交书面逾期报销申请报告（见附表三），详细清晰说明逾期报销的原因及逾期费用的明细，经部门经理、分管领导、公司领导审批同意后方可报销。附表三：逾期报销申请报告 填表日期： 年 月 日姓名部门岗位逾期费用明细（时间、内容、金额）逾期报销原因部门处理意见 签字： 日期：分管领导意见 签字： 日期：公司领导核准 签字： 日期：4 各类费用报销标准及其他报销规范4.1费用借支4.1.1未结清上次所借款者，不能借支费用，特殊情况需经公司领导批准；4.1.2所有借款都必须在每年12月10日之前清理完毕，到期无法归还的由其上级领导负责归还；4.1.3所有申请备用金借款，先到人力资源部（培训中心）确认SAP员工

12、编号后再送至财务部审核。4.2差旅费4.2.1除外派人员外，员工因工作需要赴非招聘地工作被视为出差；外派期间，因公司需要到其他城市出差的，也按本条例执行。4.2.2交通工具乘坐标准规定： 交通工具 职位等级轮船汽车/列车硬座（动车二等座）列车硬卧飞机经济舱总经理、副总经理、总工程师、副总工程师、首席技术专家、首席咨询顾问及以上一等舱 总经理助理、分公司总经理、分公司副总经理、总监、高级架构师、高级系统工程师、部门正副经理、架构师、系统工程师二等舱超过10小时其他三等舱从晚上8时至次日凌晨7时之间，在车上过夜6小时以上的；或者连续乘坐时间超过10小时的需申请以上路途时间以列车时间为标准，如果机票

13、价低于规定交通工具标准票价的可以直接乘坐飞机；交通工具超额申请须事先在协同办公系统上申请，如确因实际情况来不及，可通过短信、电话的形式进行，但在实际发生后一个工作日内必须在协同办公系统上提交正式申请，申请时要说明清楚原因；以下情况事先经公司领导批准，可以选择最有利的交通工具，报销时须同时进行超额申请：无直达车船的、省外出差路途遥远、出差任务紧急或者情况特殊需要。对未事先得到批准的，公司只报销规定标准的费用；利用私车出差异地，须事先申请，经公司领导审批后，给予相应额度的报销。4.2.3出差住宿标准规定公司在出差地点有宿舍且未满员的，员工出差该地必须住宿舍，否则不予报销，员工同在一个城市出差时必须

14、以节约费用为准则，同性员工应2人一间，不得一人住一间，同住人员必须在住宿发票背面签字；出差酒店住宿费各岗位额度表(按每间一天计算) 出差地职位等级特区、直辖市和省会城市其他总经理、副总经理、总工程师、副总工程师、首席技术专家、首席咨询顾问及以上￥500￥350总经理助理、分公司总经理、分公司副总经理、总监、高级架构师、高级系统工程师￥350￥300部门正副经理、架构师、系统工程师￥300￥250其他￥220￥1704.2.4出差异地交通费报销额度标准规定（不含城市间的往来的交通费）特区和直辖市：￥20/天；其它：￥10/天；产生交通费用时请及时索取发票，不得一次性取一个时期内的费用发票，造成大

15、量发票号码连号情况；费用报销以实际发生额为准，但不得超过所定的相关额度，报销时应持出差当地有效交通费用票据实报实销并附交通费明细表，模板见附表四：附表四：交通费用明细表时间工作内容交通工具往返地点金额4.2.5出差补贴标准规定60/天：特区（深圳、珠海、厦门、汕头、海南岛）、直辖市（北京、上海、天津、重庆）、西藏、新疆、青海、甘肃、宁夏、内蒙古、黑龙江、吉林、辽宁50/天：除以上城市外的其他省会城市（石家庄、昆明、成都、西安、郑州、济南、太原、合肥、武汉、南京、长沙、贵阳、杭州、南昌、广州、福州、南宁）40/天：除以上城市外的其他地区、城市。4.2.6差旅费用报销其他有关规定4.2.6.1差旅

16、费用报销在返回公司后十日内进行，遇节假日顺延，以返程的车、船、机票的时间为准；4.2.6.2出差相关时间计算：按天计算，出差当天中午12点以前出发的按一天算，回来当天中午12点以后返回的按一天算；4.2.6.3差旅费报销单上时间、地点与发票的时间、地点及销差单上的时间、地点三者应保持一致，不一致的重新申请； 4.2.6.4按制度要求出差起始点及最终点必须与招聘地一致，如果不一致的，需在销差单上说明清楚原因，提交上级领导审批，扣除出差直线单程或往返车船费，多开支的部分由个人自行承担，其中处理非公事期间不发出差补贴、住宿费和交通费等其他增加的费用；出差期间属正常中转的，销差时需说明清楚原因，提交上

17、级领导审批；4.2.6.5差旅费，以招聘地为起点，往返一次做为报销标准；4.2.6.6一趟出差涉及到多个项目事务时，在同一份报销申请中添加列支项目，分开填制费用，走审批流程；4.2.6.7机场大巴费用计入“车船费”，不入“市内交通费”。4.3招待费4.3.1招待费用报销单和招待申请中的招待地点，时间，金额与发票和报销单一致，发票背面除经办人签字外，还须有我方同行人员的签字，如果本次招待我司出席人员只有经办人一人，则须有经办人及部门经理的签字；4.3.2招待费用报销必须取得正规餐厅开具的餐饮发票，并附上菜单明细，若餐厅机打菜单上已有餐厅名称等信息，可无需盖章，手填菜单必须加盖餐厅印章方可，不得自

18、行制作菜单，否则不予报销，如确实无法提供盖章菜单，需事先经公司领导批准方可报销； 4.3.3公司有统一采购的招待用烟、酒、茶叶等，招待时不得另行采购，确有需要另行采购的，申请时应详细说明另行采购的原因，经审批同意后方可报销；4.3.4招待费及礼品费均需事先申请，若时间不允许必须先以短信、电话的形式申请，但发生后一个工作日内必须在协同办公系统上提交正式申请，未事先申请的费用报销时相关领导不得予以审批。4.4会议费4.4.1公司组织的会议，报销会议费用时需全额开具会务费发票；4.4.2会议费报销时必须附上经审批的会议申请、正式会议通知、签到表、预决算表、会议实际费用原票，如原票由会务公司收走，则保

19、留原票复印件做报销凭证；4.4.3参加外单位的会议报销会议费时需附会议通知及同意参会的审批文件；4.4.4会议费用金额超过3万的，必须以转账方式付款给会务公司，不得以员工个人费用报销方式付款。4.5其他费用管理规范4.5.1员工餐费，除公司领导（总助以上）根据工作需要可以申请使用外，其他一律不得报销；确因加班或开会误餐而发生的餐费，按人均20元的标准内实报实销，报销时应详细说明发生餐费的原因、时间、地点、人员，并经过人力资源部（培训中心）的审批。4.5.2办公费中，低值易耗品及办公用品的购买，必须附上盖章的发票和明细清单，并请做好相应的出入库手续，报销时必须附上相应的出入库单据。4.5.3出差

20、参加培训、比赛报销时必须以通知书或邀请函等作为附件，报销培训费用必须附上已审批的外训申请书。4.5.4工会经费转账，必须附工会经费收入专用收据。4.5.5快递费用申请需附上快件明细表。4.5.6公司有统一安排的车辆维修点，车辆需要维修、保养时需在定点的地方进行，提供办公室已审批的车辆保养/维修申请单。4.5.7公司装修款申请，必须提供装修申请审批记录及“工程竣工验收报表”。4.5.8过路费、停车费需要有明细。4.5.9宿舍费用，住房水电标准为500元每月，超出部门由住宿成员承担，每月水电必须一起报销；煤气费、宽带费、暖气费、物业费实报实销；宿舍有安装电话且在办公室备案过的，电话费报销标准为200元每月。4.5.10部门季度活动费，每季度费用额度为200元每人，单纯聚餐活动产生的费用不能超过部门季度活动总费用的50%，报销时附上活动费用发票、活动方案、I-TASK上活动方案申请审批、经人力资源部（培训中心）审核的人员名单及活动总结。