法国德国英国秘书工作.doc

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1、法国的秘书和秘书工作 法国在第二次世界大战前，行政部门分散，相互争夺政权，不能按国家的利益和衷共济。文职人员在传统僵化的政体下大多热衷于文牍主义，从而使得许多有才智的人沾沾自喜于熟练的文笔，起草指示，书写报告或草拟规章，而往往置工作中的协调统一、大公无私、忠于职守、工作努力创新、提高效率和效益而不顾；至于人事制度更存在严重缺点，即缺乏培养训练，缺奖惩制度，凡事采取任人唯亲的中庸之道。总之，法国战前基本沿袭缺乏生机的腐朽传统。二战后，即在1946年制定了包括秘书在内的公务员法规，确定了公务员权利与义务，规定了公务员的种种准则，特别是有关招聘、培训、职责、凭考试录用等等准则。其中从培训来说，培训有

2、五门课，即公法、经济学、社会事务、国际关系与公共财政。外语亦是必修科目，要求精通一种现代外语，初步掌握第二门外语。选修课包括数学、统计学及其它科学。考生被录取后就作为公务员进行培训，就要按文官要求考查文官系统各个方面的工作，以及商业和工业系统的工作盘旋于脑中，培训时间为两年5个月，二年级的一部分时间（一般为两个半月）用于深入学习商业与工业企业，使学员知悉商业和工业的工作性质和业务范围等。学完后随从长官、经理从公办事，以增见识，耳濡目染，心领神会，当会受益匪浅。 1法国的内阁办公室 内阁办公室与各部的组织机构大体相同。它由必须懂得知晓所提出的政策可能引起的一切技术上、政治上和社会上的后果的主要领

3、域的专家所组成。法国的内阁是负责制定政策和做出决定的最高机构。内阁所属各部都不设常务秘书，因常务秘书的基本作用在于向部长提出咨询意见，这点异于英国。法国以外交部为主的政府少数部门虽也设有秘书长，但与英国的常务秘书也不尽相同。法国各部或政府部门的内阁组长，具有常务秘书的某些职能，但与英国的常务秘书很多地方又不相同。在发达国家中，法国秘书的基本概念和任务同其它国家亦异。醒目之处在于法国严格的专业化，是指导政策制定的基本原则，提出政策的人，必须是各主要领域的专家，他们必须懂得知晓所提出的政策可能引起的一切后果。政府各部，都设立以董事长为首的董事会（或称董事司、董事局），各部的董事会原则上是平等的，但

4、在实践中地位和重要性并非全然一致。部长的内阁，称为内阁组长，系整个体制中最关键的人物，往往可以代表部长，故而十分关心全部的政治领导以及政策与活动的政治影响。法国部长通过他和其他成员领导全部工作。但他是由部长任命的，故而和英国的常务秘书身份上却不相同，他虽是由部长任命，但必须经总理批准，而且法国有一项谨慎挑选候选人担任这项职务的制度。根据法国制度，部长对于本部高级官员的任免，有较大的控制权。根据惯例，新部长上任后，一般就发生内阁人员变动，但情况并非频繁。总之，法国的内阁办公室，其人员系由两部分组成：政治部分，由总理的私人顾问组成；常任公务员团，其中部分公务员由总理亲自指定。作为内阁办公室行政人员

5、的一般公务员，负责指挥各部门之间的技术关系，协调政府各部的活动，准备立法草案和安排会议等。此行政人员队伍由政府的秘书长领导，他与内阁的政治部分保持密切关系。作为秘书长，他不仅为内阁各种会议准备议程，而且行使文官系统负责人的职能。他在政府活动的各个主要方面，如财政、教育、农业、外交等方面都有技术顾问协助工作；他参加内阁会议，并主要通过技术顾问，检查政府决定的执行情况。内阁秘书处政治顾问团团长，实际上就是秘书处主任，但他要与秘书长密切磋商。如双方发生意见分歧，有关问题的政治因素总是得到优先考虑。同时，总统秘书处也设有一名秘书长，但他与政府的秘书长不同，系被任命的政务官员，随政府的更迭而更迭。2法国

6、政府的秘书机构法国政府的秘书机构比较健全，从总统府到中央各部，都设有秘书工作机构。总统府设有办公厅、总秘书处及总统私人秘书处和总统私人军事参谋部，分别负责总统府及总统的秘书工作。（1）办公厅，是总统的办事机构。办公厅设主任一人，副主任一人，秘书若干人，并设新闻专员、财务处长、礼宾处长等，副主任协助主任工作。办公厅的职责是负责处理总统的日常行政事务。例如负责人事和预算工作，安排总统的礼仪和接见活动，负责总统的安全保卫工作。（2）总秘书处，是总统的机要机构，也是总统指导和监督政府各事的主要重要部门。总秘书处由十几名高级宫员组成，每人主管与政府各部相应的机构，其中最主要的有处理财政、内政、外交、教育

7、、科研、新闻等事务的机构。总秘书处的成员必须有较高的才能，而且必须勤勤恳恳地工作，有时要以惊人的速度用书面形式准确无误地为总统提供所需要的事实、数字和论点。总秘书处的任务是同各部进行联系，对各部的问题进行分析研究，提出改进意见，供总统参考。总秘书处设秘书长、副秘书长和秘书顾问各一人，秘书长是总统最重要的助手，协助总统决定重大的政治性问题，于总统、总理和各部之间起桥梁作用。总统的一切决定都要经他那里发出，而总理府和各部的信息又都要通过他转达给总统。秘书长还可参加国务会议和研究特殊问题的各种政府会议，对会议中的资料加以分析、研究，提供总统作为指导工作的参考，并与总统共同研究各项文件的处理，就各类问

8、题常与总理及各部部长进行协商。他又是总统的发言人，由他来协调各个办事机构的工作。当总统公出或休假期间，就由秘书长负责同有关部门的联系。副秘书长和秘书长顾问协助秘书长工作。此外，总秘书处还有十几名技术顾问，分别联系几个部。（3）私人秘书处，其中有主任、副主任各一名，私人秘书两名，任务是管理总统本人的日常事务工作。（4）私人军事参谋部，设军事参谋七人，其任务是负责向总统提供军事情报，安排防务委员的工作日程，起草总统的军事决定，起军事方面的秘书工作。3总理府 总理府设有总理办公厅和总秘书处两个重要办事机构。总理府办公厅负责同总统府办公厅联系，监督中央各部门的工作，是总理的参谋和办事机构。办公厅设正、

9、副主任各一人，还设有负责文官事务、外交、邮电、农业、税务等方面的特派员及地方事务、司法、财政、工矿工程等各种技术顾问若干人。办公厅正副主任除参与研究决定政策外，还直接与各部部长进行工作联系。办公厅的每位成员皆总理耳目，有时还可作为总理的代言人，对外发表声明。总理府总秘书处，亦总理办事机构，主要负责内阁会议、部际委员会的文件，包括起草法律草案和命令，将法律草案转交给议会，并将议会通过的法律交给总统和有关部长签字；保管总统或总理签署的法律和命令，安排部长们答复议会的质询；将政府文件文由法兰西共和国政府公报发表。总秘书处下设行政公职总局、政府公报局、文献局三个机构。总秘书处的工作由秘书长主管，秘书长

10、还参加内阁会议，并管理会议记录，主持拟定报告及一切有关的决定。 4部长办公厅 其主要的任务是负责向部长汇报情况，监督和协调各单位的工作，负责与其它部长办公厅联系，负责与政治家和新闻机构联系，与部长所在选区联系以及领导秘书处的工作。部长办公厅实际上是私人秘书处，办事人员大多数都是为其个人服务的部长亲信，对部长个人负责，与部长共进退。自五十年代以来，由于部长职能日益复杂和扩大，已有大量文官掺入工作。部长办公厅内起主要作用的是办公厅主任、总务长和技术顾问。办公厅主任是部长同部内、部外联系的桥梁，并可受部长委托签署文件，代表部长答复议会质询，接见来访者，处理部内和下级机关发生的矛盾等。总务长在部内的地

11、位和作用，决定于同部长的关系，若关系密切，就被授予范围较广的任务，如处理部长的政治性信件，代替部长同地方官吏的联系工作；若关系疏远，则只能处理一般事务。技术顾问是部长同各司之间的主要联系人，一方面负责同各司具体联系，另一方面又代表部长对各司的工作进行指导。法国各部皆设有秘书长一职，秘书长协调部内工作，监督部内各单位执行政府政策的情况，考核部属官员的工作效率，并负责作必要的升迁决定。各部秘书长，实际上是部长的顾问，其地位列于部属各单位文宫之首，联系部内各单位工作，随时向部长提供情报和意见。部长有一定任期，而秘书则不随部长更迭。因此，历任部长都得依靠与他的合作而发挥自己的作用。英国的秘书与秘书工作

12、发达国家英国的秘书与秘书工作，与其语言和种族本属同一沿革历程的美国相比，确迥然有异，大相径庭。表现在英国的秘书与秘书工作之政治性较美国突出鲜明。英国的秘书工作范围，秘书自身知识、能力等结构，有其突出的特点。英语中秘书一词，来自拉丁语。在中世纪，秘书在大不列颠原本是处理国王通信，处理机密或秘密紧要 问题的高级官阶的人。今天西方秘书的种种工作虽有发展变化，而机密和通信技能的原始概念，却依然保持，同这种职务有最基本的传统关联。秘书一词在英国的概念，按英国牛津字典解释：秘书一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。往往有地位有财富的人士，将秘书作为一种

13、特殊成员，几乎都有私人秘书；二为高级官员，其职责为负责通讯、记录等事宜。不以盈利为目的、团体会社的秘书，是义务的不受报酬。三为国家的秘书，负责政府机关的政务工作，名为秘书，实为部长。如英国的国务大臣、外交大臣、陆军大臣，其名称为（部长或大臣），但也称（秘书）。就英国高级官员和国家的秘书而言，英国内阁办公厅及议会下院的办事机构，均设有秘书机构，不仅为内阁服务，还为内阁委员服务，如为委员安排议事日程、起草决议等，在各方面协助委员会主席进行工作并为大臣的特别会议服务。英国议会下院设议长办事处，下设四个办公室，即议长办公室，秘书主要负责处理议长的公文和信件，协助议长们进行社交和工作方面的联系；官方报告

14、办公室，主要负责下院每周议事录的印发工作；决议事宜办公室，主要负责向议员发送一切有关议会的文件；供销办公室，主要负责出售报纸和议员需要购买的其它资料。英国下院设事务处，主管下院重要事务。事务处下设一处五室，即：会议秘书处，主要负责处理议员对大臣提出质询的通知，并准备一览表，列出大臣们答复质询的日程；委员会办公室，负责给常设委员和特别委员配备人员；公议案办公室，负责下院的公议案程序和财政程序方面的事务；议事记录办公室，负责编辑下院每周议事录、决议事项与会议记录等项工作。英国国家秘书既为官职，可分两类：一类是政务官，一类是事务官。前者是如上所举的政府成员，由他们决定政府政策，共同对议会负责，皆与内

15、阁共进退；后者则为政务次长以下的各级官员，其任务是处理政府事务，如收税、会计、管理教育、卫生以及办理文书等项工作。从事管理这些事务的宫员，被称为事务官员。英国的事务官员较多，超过万人，其中普通行政人员约万人，实业人员一万人，他们都在政府各部会的政务官员领导下也行管理，但与内阁的进退无关。他们的职业是非政治性的，是永久性的。英国政府中的普通行政人员分为四级：一是行政级，包括上述各部常务次长、次长、司长、副司长、助理司长，下至科长、副科长等，其职务为辅助大臣和协助机关制定、草拟政策，联系与协调各级工作，改进机关组织与工作方法，负责机关内行政人员的考核与监督。二是非行政级，这一级为文官的中下层干部，

16、其职务是对次要提案进行初步审查分析，对不重要的事务进行直接指导，以及解决、处理公务中所引起的问题，负责主持次要工作的进行等等。三是文书或办事员级，其主要任务是按一定法规、指示，处理特定事务，按规定格式准确记录，回答问题及统计资料，做简单的文书起草工作，搜集、提供和保存资料，作为上级处理工作的依据。四是打字、文书和计算机操作级，此类人员大部分为妇女，地位为雇员，主要做誉写、打字、计算机统计、接电话等工作。由以上所述，明确看出，英国的政务官与事务官，官职是称谓，从事秘书工作是实质。换言之，这四类行政人员的工作，大致包括了英国的实际秘书工作，英国的全部秘书工作或秘书职责尽然归属于上述内涵。英国的秘书

17、三个不同的醒目之处： （一）制定政策的常务秘书 英国制定国家政策，是由名高级同僚组成的内阁决定。内阁之下分设各部门委员会，在制定政策的时候起关键性作用。每一部门委员会的大臣首先负责提出他所管辖范围的有关政策，但在提出政策之前，内阁大臣必须广泛听取专家的意见，首先是常务秘书的意见。常务秘书的传统作用，是收集并整理一切能收集到的详细材料和统计资料，以便做出完善的决定。英国认为这是安国根本，正国纲常。在英国体制中，内阁大臣绝不能避开其常务秘书及其部门的技术专家，而是共同议，言听计从于常务秘书。因此，常务秘书对于决策起着相当有效的影响作用。常务秘书必须尽量客观和公正，根据所掌握的材料情况，向大臣提出可

18、供选择的政策以及在执行各项选择方案中，可能遇到的问题和可能出现的后果。一旦做出决定，大臣就必须接受和维护决定。再者，无论政府如何更迭，常务秘书的地位总是不变的。虽然常务秘书在政治上保持中立，但他必须了解情况，明确认识政府的政治哲学，以便能够制定达到政府计划目标的总战略。（二）内阁秘书内阁秘书处包括多名官员，他们分工研究五大方面的政策，即外交、经济、内务、社会服务与技术。此外，尚有欧洲经济共同体方面的问题。这多名官员与有关各部、局的对口人员保持密切联系。内阁秘书处对内阁的各个委员会都提供秘书方面的支持，对内阁各大臣准备集体汇报材料，负责将不完善的政策材料退回给主管大臣，要求修改后再行上送。此 外

19、，它还尽力预测大约半年后可能发生的一切问题，以便事先得到各部门的意见，提出必要的配合行动，使各大臣能座出妥善的决定，故而内阁秘书除自己的职能外，尚包括文官系统负责人的职能。内阁秘书对文官的影响不外是与各部的常务秘书一起开会，讨论如何解决全国施政过程中出现的具体问题。内阁秘书与文官局的常务秘书同等地位，也与负责外交系统及财务系统的高级常务秘书等同。（三）私人秘书英国的私人秘书，不仅不同于其文字种族同一的美国的私人秘书，也与世界各国的私人秘书迥然有别。大臣的私人秘书，是由一般文官担任。这是英国文官制度中公认的一种标准作法。这种作法吸引人的特点是：私人秘书一般都是由常务秘书向大臣提名并由大臣任命的精

20、神饱满的文宫充任。除首相的私人秘书是属于副大臣一级的以外，多数私人秘书都是高等的执行级官员。私人秘书的作用，主要是将大臣的意见下达到下属各单位，并为大臣全面安排各种会见，以解决大臣管辖范围内的各种难题。由于私人秘书系公务员，属于文官系统，因此实际上并非长期充任作私人秘书。在英国，始终一直获得顺利贯彻执行。德国的秘书与秘书工作德国于世界二次大战后，作为战败国，国家枯萎凋零，百废待兴，但世人皆知，德国人能干肯干，其经济由复苏到崛起举世瞩目。随着经济的发展及科学技术的突飞猛进，日益需要加强行政管理，以求提高工作效率，增进社会效益。本着此原则，德国秘书工作之发展，极端注意时间，分秒必争，重又引起世人注

21、目。（一）德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要1国务秘书在德国，总理府设一名国务秘书，主管首都的事务，由总理直接领导。此外，还设一位议会国务秘书，负责议会院和政府之间的联系，并协助总理保持同议会的联系。政府各部，也都设有国务秘书和议会国务秘书，作为部长的助手。概而言之，议会国务秘书必须是议院议员，协助部长处理行政事务，负责部里的常务工作，相当于某些国家的常务副部长，他有权代表该部出席内阁会议、议会、各专门委员会和从事其它各种活动。当部长因故不能任职时，他可以被委任为代理部长。至今，德国一般每个部设议会国务秘书和国务秘书一人，重要的部各设两人。国务秘书属于高级秘书，是政府高级官员的组成部分。人

22、数虽不多，但在政府的工作中占有极其重要的地位。国务秘书一般皆具有两重身份，对国家元首或部长来讲呢，是参谋是助手，执行的是秘书职责；对下级单位来讲，他们却又是领导和指挥者。2企业秘书一般是指企业中从事秘书工作的人员，皆为企业董事长或经理的专职秘书。德国企业秘书唯一重要的原则是，要合理计划时间，合理安排工作。一般秘书的基本条件，年龄不能超过岁，必须是中等文化程度，专业秘书训练班和英语训练班毕业，通过考试任用；再有的是从事过图书馆整编和管理工作的人，能独自编写一般信息，懂英语，年龄不得超过岁，要求其工作必须以最短的时间达到最佳效果，这也是必备的原则。此等秘书之一般工作为重新打印呈送领导者的报告，电话

23、交谈，书写内容复杂的信函，（不得超过分钟）同领导人座谈，向同事进行咨询，与秘书实习生进行入门座谈，准备整理书信，发出电传打字和通讯，为领导人择选材料，汇编和装订档案，皆有时间限制，不得超过规定时间。同时，阅读文件要求思维将文件分为段落，便于掌握文件内容和重点，便于拟出扼要提纲。故而企业秘书，首先要精于整理文件，来文分为立即要执行的，紧急执行的，普通公务信件和处理有一定期限的四种。关于变更重要定货人电话号码的通知；关于分配全年奖金的指示；同你号合作的企业的定期咨询；非主要订货人提出的减价要求；邀请你公司或号领导人出席作为重要供应者的企业纪念会；关于某企业首领生病需要休假之际变更代替人的通知；有关

24、电话洽谈重要的缩减开支方面的决定；对本公司领导人报告内容质询，秘书要立即答复，如在休假期间，假终进行；整顿七天一叠未拆开的公文；本公司领导人报告摘要手稿三天之内作好；进行关于发起组织技术装备的提案；电话中达成的协议，值本公司领导人休假，会晤问题由秘书负责；对本公司或号领导人参加的董事会重要会议计划记录事项要由秘书掌握；十分重要的是，供领导人用的资料要由秘书进行择选，以便于领导人对各种情况广泛清楚透彻了解，所以秘书的重要任务就在于择选最需要的材料。例如录用工作人员时如何交谈的指导材料，以便提高领导人在这方面之技能。企业秘书的档案室工作亦属重要，档案室文件要进行分类：企业内部规章；顾客订货信息单据

25、；有关同行业竞争信息；生产计划；有关公司对手方面的信息；进行举办讲习班的资料；签字无讹的字样证明；有关各学院进行秘书讲习班提高技能的办法；企业史；企业工作活动图表；参观访问者的统计表册；实习生工作须知等等。若按文件重要程度及其保存时间，宜分别放置，以示其实用价值。文件可分为下列各类：不太有用的或极少用的文件；短时保存的公文；保存期明确文件（如保存到年为止）；等待答复的公文；在法律生效期间内保存的文件；长期保存的文件，共此六种。资料则分为：邮寄费用手册；送领导人签署的文件；办公室木器家具一览表，家具广告一览表；有关不能参与的提高技能的重要措施方面的宣传公函；号杂志；对初参加工作者的职业信息表；旅

26、馆饭店一览表；企业于某一时期停业的通告；董事会选举的结果；决定性的生产会议记录；半年之久的剪报；有关干部问题咨询服务信件；老常规条文；企业用的只供领导人收受、专门研究领导的过期三个月之久的专门杂志；生产上不幸事故的报告书；董事会对领导人关于必须为降低工时损耗作斗争的预告。对书籍提出如下的要求：将书籍详细订出目录卡片；将有关书籍资料正确登入卡片内；将书籍按第一个字母、按学术领域分类。 秘书对书籍目录卡分类录写择选举例如下：（）马尔特马丽亚盖尔克同瓦里切尔约希姆合著：高等秘书学校第版，门什翁德阿尔巴依特出版社年出版，页。内容：秘书职业；速记；打字；通讯；电话交谈；电报及电传打字报道；人际学；、办公

27、室（厅）工作；工作的合理化；内部通讯；书籍与杂志；领导人出差；会议；管理原则。（）安涅马里、连纳尔茨著：秘书的有效工作费尔拉格出版社年版，页。内容：秘书职业；同来访人接触；秘书行业；分配工作；电话交谈；准备开会和会议。（）乌尔苏拉、德列克斯列尔著：秘书减轻领导人的工作负担维卡出版社年再版，页。内容：秘书职业；秘书本人的工作；准备会议；准备出差；文件工作；速记；生产交谈特点。（）克里斯塔亚捷著：秘书简明手册，第八版，年版，页。内容：通信；秘书处实用方面的工作与技术方面的工作；准备会议；准备公务旅行；按期完成工作检查；提供领导人信息；组织工作的技术设备；同人联系；纵横交错计划的拟定方法。（二）德国

28、秘书学专家对正确使用电话和书信的观点正确使用电话和书信书写的观点分别为：1.打电话秘书应每日尽量拨出一定时间合理用于一切必要的电话联系。电话交谈之前，宜认真短暂准备，电话前应将认为重要之事记于纸上或将电话拟通知之事录于小册上。同他人交谈时思考好交谈目的，准备交谈信息。电话交谈时要多做记录，删去不需要的内容，记录简洁而通情达理。公务电话免除与公务无关的话语，以免浪费时间并使公务通讯工具中断。通电话时话语速度要慢，言谈要准确，免使对方再问；电话交谈时精力要集中，以免遗漏，更重要的是，将注意力集中于当时对方的精神状态，而免犯心理上的错误判断。2.书信书写技能德国专家认为，信之格式系属次要，可灵活运用。但当注意书写信前宜周密思考，言辞应妥当，字体要端正，这对信的写收双方皆有利。收信人职位越高，越无更多时间细观，故应写得一目了然，洞悉实质。写信前应先拟定提纲，以免遗漏；信的内容宜简短扼要，要求简短、准确、友好、礼貌；信的本质或形式皆不要重复，要符合现行的语言规范；避免虚假表示，压缩书信内容，留心勿有语法错误；书信分段，必须合乎逻辑；可以划出信中主要内容，如某些数据；可用编号表示段落，以便于收信人更快更具体地拟出函复；业务方面的叙述，只道清解决的结果，要文理通顺，要从速涉及主题，宜贯穿主题，不偏离主题。