行政管理系统(仓库)设计文档.doc

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1、TO:韩冬梅 以下是初步的仓库管理设计文档，看看流程里有没有不符合实际操作的地方？有没有还未涉及到的环节？哪些名称存在命名不当？你的建议和意见？请一一列出，我们再进一步沟通完善。谢谢！拓步艳 行政管理系统（仓库）设计文档一. 概述21.绪论22.功能分析2二 信息采集与各部门的使用权限2三. 业务流程3四. 系统模块描述及设计图41.设备管理4（1）设备分类4（2）设备台帐4（4）设备维修保养计划5（5）设备维修保养记录5（6）设备折旧6（7）设备使用申请7（8）设备盘点82.易耗品管理8（1）计量单位8（2）入库9（3）出库9（4）盘点10（5）库存10附表一：设备台帐12附表二：设备维修保

2、养计划13附表三：设备维修、保养记录14附表四：设备安装验收记录15一. 概述1.绪论根据院机关提供的设备管理相关文档、表格，以及广州中山分公司整理的设备管理文档、表格，经过分析对比,进一步条理化业务流程，将部分内容进行了整合，以实现部分仓库管理工作的无纸化办公。 2.功能分析根据物仓库中物品使用性质的不同，OA系统中将仓库管理划分为大型施工设备和小件易耗品两类： 设备管理 包括设备台帐、设备安装验收记录、设备维修保养计划、设备维修保养记录,设备折旧的信息管理以及设备使用申请流程。 易耗品管理 包括计量单位，物料，入库，出库，盘点，库存查询功能。二 信息采集与各部门的使用权限对于网上信息的使用

3、权限和责任规定如下：序号角色名称用户范围权限范围1普通用户任何人填写设备领用申请2项目负责人各项目部指定负责人1. 审核设备领用申请2. 设备使用完成后决定设备去向3. 审核设备报损情况3仓库管理员各公司指定仓管员1. 设备的出库2. 设备的入库三. 业务流程设备的使用需要执行一个业务流程，如下图：项目部填写设备领用申请项目负责人审核仓库管理员办理出库项目部接收设备设备调拨项目部设备入库设备报损项目部使用完成后进行设备处理仓库管理员归档仓库管理员办理入库负责人审核通过不通过通过不通过四. 系统模块描述及设计图1.设备管理此模块使用范围是指可重复使用、大型机械设备的信息管理。（1）设备分类如果分

4、类名称中没有自己设置的分类，可自己进行添加，包括设备分类名称和设备分类编码，也可在已经分类的设备中再添加设备子分类名称和设备子分类编码，注：设备的分类编码不可重复。如下图：（2）设备台帐包括设备的名称，型号，价格，产地，出厂编号，启用日期，功率，技术状况等设备的基本信息。可进行新增和修改，不可删除，可作报废处理。如下图：（3）设备安装验收记录包括安装人，安装地点以及各项检验记录的验收结果。如下图：（4）设备维修保养计划设备的维修保养内容，维修时间，维修部门，验收部门，以及估计维修保养所花费的资金。如下图：（5）设备维修保养记录包括维修检修情况，以及维修中都具体更换了哪些零件，更换零件的部位，数

5、量。并且要记录维修工，验收人以及操作手的信息和意见。如下图：（6）设备折旧设备使用过程中的折旧信息记录。如下图：（7）设备使用申请A 需要设备的项目部人员填写“设备领用申请”包括的内容，然后提交“申请”，并由相关项目的项目负责人进行审核，“审核”通过后仓库管理员办理出库，并填写“出库”包括的内容，项目部在收到设备时必须进行设备“接收”，至此，第一部分的流程告一段落；B 待设备使用完成后，项目负责人需要根据实际情况填写“设备处理”，决定设备直接“入库”或“调拨”到其它项目部使用，若设备出现损坏则要选择“报损”。C “入库”由项目部人员填写“入库”包括的内容后申请入库，仓库管理员根据设备的情况决定

6、入库或退回，若“入库”，流程结束。D “调拨”由a项目部填写“设备调拨”包括的内容,调拨到指定b项目部，b项目部在收到设备时必须进行设备“接收”，至此流程回到第一部分的最后一个环节，待b项目部使用完设备后,回到BE “报损” 如果设备出现损坏，项目部人员须填写“设备报损”包括的内容 ，然后由项目负责人进行审核，审核通过后回到C（8）设备盘点因广州中山分公司整理文档设备管理中提到“由公司各项目部、设备器材部及财务部联合完成”，但没有讲述具体的执行流程，有待进一步沟通。 2.易耗品管理 这里是指易耗品，不可重复领用的物品。 本模块是针对日常小件物品的入库，出库，盘点，操作简单，易用。也可用于日常办

7、公用品的购买（入库），发放（出库）记录。（1） 计量单位如果在选择物料单位时没有自己需要的单位名称，可自己进行添加。注：不允许重复添加相同的单位。如下图：（2） 入库只要选择“物料名称”，可自行带出“物料编号”，“物料规格”，“单位”，“库存数量”必须输入“入库数量”，可自行计算“当前数量”。本模块只可新增，若是输错“入库数量”，少则补，多则出库，但须在出库备注中注明是因为输入错误，以便日后核对，查证。如下图：（3） 出库只要选择“物料名称”，可自行带出“物料编号”，“物料规格”，“单位”，“库存数量”，必须选择“领料人”，即谁领走了此物品。 必须输入“出库数量”，可自行计算“结余数量”。本模

8、块只可新增，若是输错“出库数量”，少则补，多则入库，但须在入库备注中注明是因为输入错误，以便日后核对，查证。如下图：（4） 盘点只要选择“物料名称”，可自行带出“物料编号”，“物料规格”，“单位”，“库存数量”，必须输入“盘点数量”，可自行计算“相对数”。“相对数”为正，视为盘盈，反之，视为盘亏。如下图：（5） 库存此为查询模块，查看当前库存物品的数量。可根据库存的物品及数量为采购和发放物品作参考。如下图：创建人：拓步艳创建时间：2011年2月23日附表一：设备台帐设 备 台 帐MR-行政-3-01 E版填报单位：年月日第页设备编号设备名称型号规格原价（元）产地技术参数技术状况工地备注出厂编号

9、启用日期功率完好待修理待报废制表：附表二：设备维修保养计划 设 备 维 修 保 养 计 划MR-行政-3-02 E版序号设备名称设备编号维修保养内容维修时间维修部门验收部门预计资金编制： 日期： 审批： 日期： 附表三：设备维修、保养记录设备维修、保养记录(用于各类设备)MR-行政-3-03 E版设备名称设备编号维修、检修情况：换件明细表部 位名 称数 量维修工意见 签字： 日期：验收人意见签字： 日期：操作手意见签字： 日期：附表四：设备安装验收记录设备安装验收记录MR-行政-3-04E版年月日设备编号设备名称规格型号安装人安装地点使用人项目验收内容验收结果现场能防雨、防落物、防潮温、视线良好的防护棚机座安装牢固、无倾斜、无摆动制（传）动连接可靠、部件齐全、转动灵活、制动有效钢丝绳有足够的拉力、张力和提升力，符合出厂要求安全保护装置安全设施齐全完好漏电保护器完好接地良好（接地用铜线）保险钩、保险丝齐全完好四不漏（水、油、气、电）附属设备配装齐全，匹配合理