2023年物业管理公司财务管理制度.docx

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1、2023年物业管理公司财务管理制度 物业管理公司财务管理制度 1.基本任务 财务管理的基本任务是: 筹集和管理公司的资金和资产，组织 日常财产运作和会计核算，协调财务开支，真实地、系统地、全面地反映公司的经营状况，监督各项财务计划的执行情况。 2.会计制度 小企业会计准则。 3.会计年度 为了符合国内会计法要求，即自公历1 月1日起至12月31日止，编制一套符合国内要求的会计报告。 4.记帐本位币 以人民币为单位。 5.收入和费用的确认 正确划分资本性支出和权益性支出，对各项收入和费用的确认采用权责发生制原则。 6.财务报告分类 1月报、季报和年报 2.财务报告组成及内容 财务报告组成按公司总

2、部统一规定编报，其主要报告有： 资产负债表； 利润表； 3财务报告提交与审批时间 季报应于每月5日以前、年报应于年度终了10日内，报公司物业经理审批。 7.预算及审批预算流程 1预算制度 1.1公司的一切财务收支活动都要按财务预算执行，受财务预算的制约； 1.2公司的财务预算由年度财务预算、季度财务预算组成； 1.3公司的财务预算要树立全局观念，搞好综合平衡，做到统筹兼顾； 1.4财务预算需经地区总监审批后才能执行； 1.5预算编制禁止巧立名目，弄虚作假。 2.预算编制根据 2.1 公司业务范围及工作方式； 2.2 公司所在地区生活及工资水平； 2.3由公司付薪的员工人数； 2.4 公司拥有或

3、控制的固定资产的构成及数量、价值等； 2.5租赁的房屋、设施等的数量及价格； 2.6 其他 3.预算编制、审批及拨款流程 3.1前季度第二个月月末各公司部门向财务提供预算所需数据，然后财务部按总 部统一规定之预算格式编制。 3.2 公司在前季度第三个月第一个星期，将预算报物业经理审批。 3.3物业经理收到各公司预算，在10日内审批完成。 3.4 审批完毕后，交地区总监最后审批，审批于5日内完成。 3.5 审批后的财务预算，及时回复各公司并通知公司总部（项目中心）财务部。 3.6公司总部财务部根据审批后的公司预算的拨款金额、拨款时间等，及时为各 公司拨款。 4.预算与实际对比 4.1 各公司的财

4、务报告，要有反映预算数与实际完成数对比资料； 4.2 实际完成数大于预算5%以上时，要有文字说明； 4.3 实际完成数小于预算10%以上时，要有文字说明； 2.3审批管理 1.营运开支审批 1.1 范围:非业主,住客按金/基金等的物业公司营运开支,一般多于RMB500。 1.2 申请程序 1.3 未经批准和有效报销前的支出当个人借款处理 1.4 审批权 1.4.1物业公司主管可签批支付每单不多于RMB500。 1.4.2物业管理公司物业经理可签批支付每单RMB3000或以下。 1.4.3物业管理公司财务总监（即项目中心财务总监）加签每单RMB3,000至 RMB30,000。 1.4.4物业管

5、理公司总经理（即项目中心地区总监）加签每单RMB 以上。 1.4.5有效合同或预算。 1.5 复核 2.备用现金开支审批 2.1最高存放金额:RMB5,000；申请现金补充备用现金金额:RMB500；存款应付约一 星期需要。 2.2备用现金适用范围：难以用支票形式支付的小额支出，一般不多于RMB200。 2.3申请程序。 2.4未经批准和有效报销前的支出当个人借款处理。 2.5审批权 2.5.1物业公司主管可签批支付每单不多于RMB300 2.5.2物业管理公司物业经理可签批支付每单RMB300以上 3.合同方面 3.1 如已有合同之约束，及既定协议之金额，则由物业经理签批后便完成审批。 3.

6、2 未有合同,则按如下情况 3.2.1 对外签约(备预算) 3.2.1.1 预算金额 30,000元或以上 审批: 总经理 3.2.1.2 预算金额 3,000-30,000元或以下 审批: 财务总监 3.2.1.3 预算金额 3,000元以下 审批: 物业经理 3.货币资金及往来帐项管理 3.1现金管理 1.现金处理 1.1公司的现金管理由现金出纳和会计负责，现金出纳，应每天登记当天的现金 收支记录及整理有关凭证资料，公司负责人可以随时监督检查。 1.2公司办公室应储存适量现金，现暂定500元，足够3-5天内的日常零星开支。 现金存量在规定的限额内。当现金余额到达现金存量下限时,由出纳通知会

7、计， 并准备支票由物业经理签署后提取现金。 1.3现金出纳根据公司开支情况，提出现金存量上下限报总部物业经理批准。 1.4办公室应把现金储存于保险箱内。 1.5保险箱密码与保险箱锁匙由二人分别持有管理，未得物业经理批准不得移交第 三者。 1.6出纳与会计每周末及月末下班前进行现金盘点；由出纳填写现金盘点登记表两 人共同签字。月末盘点，会计核对现金帐无误后，再由会计及出纳共同签署确 认帐物相符。公司负责人可以随时进行监督盘点。出纳每日必须登记现金日 记帐， 保证账目与现金数额相符，并每月与会计对帐。 2.现金提款 2.1 公司每月的用款由项目的专用帐户开支。 2.2 公司现金储存量在规定限额内（

8、现暂定在不超过5，000元。每当现金余额 到达现金存量下限（500元）时，出纳要通知会计，并准备转帐支票预约签署。 财务部要每月咨询公司主管，建议财务部主管修订现金存量上下限。 2.3 每次提款由出纳负责安排，公司派员与出纳一同提款。 3.2押金管理 1.退还装修押金及装修工作证押金程序 1.1 装修后3个月内，公司对已装修单位验收合格后，填写装修押金发还申请表，并附上文件凭证. 1.2 公司经理签名同意后可予以退还装修押金及工作证押金。 1.3 财务核实发还申请表后才发放款项。 3.3支出报销流程 1.支出简化流程 1.1各部门需指定一人与财务部对口办理有关支出报销管理工作。（其他人员支 出

9、报销亦统一由部门与财务部对口） 1.2 部门任何支出，先向财务部索取付款申请表，填好后连同有关单据合格、 发票等并作背书，经部门负责人核实签字。 1.3 公司经理签批后，再交财务部核对。会计核对后，将付款申请书及有关 单据交财务部出纳。 1.4出纳登记现金日记帐，将签署后的付款申请书与发票、原始凭证等交会计。 1.5财务部会计入帐，制作凭证。 1.6若要开支票，会计负责准确支票并安排盖章。 1.7遇到物业经理审批权限以外，需要总部审批的支出，由物业经理与有关高层 预约时间审批。 2.支出报销时限 2.1由公司负责人确定每周的某段时间天为报销日期，非特殊情况，其他时间不审 批报销。 2.2公司人

10、员有因工预借款项，应在完成业务返回公司后3日内报销结帐，对有 特殊情况的其清帐日期亦不得超过30天。出差前领款亦不可以早于出差前3天领款。 3.现金预支 3.1公司货品购买，尽可能地使用非现金结算方式 。 3.2预借现金必须填写借支单，经公司主管签字后，向出纳领款，副本留在出 纳处，正本予会计入帐，但出纳及会计要在副本上签署确认。预借现金必须在 借出日起3日以内归还/清帐。清账前，借款人需个人承担借款责任；每次借款 不得越过人民币3000元，若部门总借款共3次而未清账时，共3000元便不可 再预借款项。 3.3员工使用现金应取得原始凭证/合格方案并背书，填付款申请表，本人签字后， 交公司经理批

11、准签字，会计审核，向出纳领款。有预借现金者，应同时还清所 借现金。 3.4若有特殊情况不能取得原始凭证/合格方案，用款人应以书面形式说明原因，并得 到部门主管核实批准，财务部审核，作为自制凭证入帐。 注：凡采购办公用品及各种设备、物料，要经行政部办理入仓出仓手续，并签字核实。 3.4 帐户管理 1.帐户分类 物业管理公司 物业公司 帐户类别 负责人 用 途 帐户类别 负责人 用 途 1、基本帐户 财务总监 作收支费用 1、小额帐户 物业经理 支付日常支出 （储备额不超过10,000元） （3000元以下） 2、大额帐户 财务总监 处理日常收款及转帐 至小额户 3、押金帐户 财务总监 收取装修按

12、金、 管理费押金 4、基金帐户 财务总监 收取资产储备金 注：每个公司均开设以上类别帐户 2.帐户运作 1.小额户 1.1 支付RMB3,000或以下物业公司营运开支。 1.2小额户运作类似备用金运作模式,资金不足时以实报实销的形式大额户转入。 1.3小额户不收管理费和其他物业公司的收入。 1.4帐户签名人除管理物业管理公司的地区总监与财务总监外，物业管理公司主管 可单独执行。 2.大额户 2.1 主要支付RMB3,000以上的物业公司营运收入。 2.2大额户运作类似公司的基本户运作模式，资金不足时以实报实销形式大额户调 入。 2.3大额户收管理费和其他物业公司的营运开支。 2.4资金不足由所

13、属物业管理公司免息借入补足，一些非一般支出经特定审批程序或 会由基金户拨入应付。 2.5帐户签名人参考广州项目中心下属公司银行户运作模式，物业管理公司主管可单独签RMB3000以下的支票。 3.押金户 3.1 专门收支物业公司客户的各类押金。 3.2 帐户签名人物业管理公司主管要单独签RMB3000或以下的支票。 4.基金户 4.1 专门收支物业公司客户的各类基金。 4.2 一些非一般支出经特定审批程序或会由基金户调拨至大额户应付。 4.3 帐户签名人,物业管理公司主管 可单独签RMB3000或以下的支票。 4.固定资产的管理 4.1 计价方法 1.资产计价采用历史成本原则。 2.凡单位价值5

14、，000元以上，使用期限在一年以上的，并在使用中保持原来物质 形态的资产，列为固定资产。 3.设备或物品要作报废,填写物品报废申请表 4.2折旧 1.折旧按照建立时的成本价及预期可使用年限，以直线法每月计算，不预计残值和清 理费用。 2.购建的固定资产,从次月开始计提折旧；处理的固定资产从次月开始不计折旧。 资产 预计可使用年限 汽车 10年 电脑及其辅件 3年 家具 5年 办公室仪器 3年 装修 3年 其他 报总部批准后执行 5.费用的管理 5.1报销手续 1.用款申请 1.1购买大宗物品（1,000元以上）需做三份报价分析填报报价分析表；在有 预算情况下1,000元以下由公司经理审批：1,

15、000元至3,000元由总部物业 经理审批；3000元以上由总经理或授权物业经理审批。 2.报销手续 2.1持原始凭证（购物发票）填写付款申请表，经手人按审批单要求填写后交 公司有关领导签名。 2.2报销审批单由公司经理或有关领导签名后，现金开支的结清余款，有备用金 的补足备用金。1000元以下之零星开支费用，由公司经理审批予以报销。 3.备用金 3.1各部门主管因公需零星购物的可申请备用金，备用金限额公司经理1,000元， 各部门主管300元。 3.2申请备用金需填写借支单由总部物业经理签名同意，再到财务部领取，作 为本部门购物使用。 4.车费报销手续 4.1公司派员外出办事，根据取回的合理

16、凭证填写付款申请表（车票）贴在后 面，经手人签名、交由有关领导审批签名后结清余款。 5.2工资发放 1.工资发放 1.1财务部于每月10日前将工资发放资料报总部物业经理审批。 1.2物业经理应在每月10日前审批完毕，并将工资发放资料返回公司财务部。 1.3公司于每月15日根据审批后的工资资料发放工资。 1.4财务部负责准备支票及汇款单。 1.5人事部负责考勤及核实出席时间 5.3应酬费用 1.应酬费用 1.1所有应酬费用（包括送礼）必须由财务部另册详尽列同被接待单位的资料、日期、 人数、地点。 1.2与公司有关的对外单位发生的应酬费用，公司人员内部的文娱活动费用，应 在预算中另列。 1.3应酬

17、费用只为公司部份有业务上需要的员工而设。各部门员工的应酬费必须事 先经公司主管经理同意。 1.4公司每月应酬费用不得超出预算上限，及每次应酬费用不得超出RMB500元。若公司主管认为当月需较多应酬或某次应酬将超出标准时，应预先请示物业经理批准后,方能为之。 6.营业收入的管理 6.1 管理费收取指引 涉及部门：公司管业部、财务部 1.缴交管理费方法 1.1缴交现金 1.2银行划帐 2.出管理费单之安排（包括日期、部门跟进） 3.追收程序 3.1正常发通知书致业户 3.2欠费追收特别函件 3.3再跟进追收律师信 4.每段时间报告 4.1每周管理费收取明细 4.2每二周管理费收取明细 4.3每月管

18、理费收取明细 5.表格 5.1管理费事宜(表格一) 5.2再次催款通知(表格二) 5.3最后催缴通知(表格三) 5.4管理费收取明细（适用每周，每二周，每月） 表格一 花园 编号： 致： 居 座 单元业主 先生/女士： 有关：管理费事宜 您好！根据本处记录，贵单元 月份之管理费仍未付清，唯恐 阁下公务繁忙，一时遗忘，现特函通知。管理费等必须于每月七日内缴付。恳请 阁下尽快前来公司缴交。 若 阁下已缴付上术款项，请不须理会本通知书。 如 阁下有疑问，可到公司或致电公司查询，电话： 。 专此奉达，敬祝商安！ 物业公司 年 月 日 表格二 花园 编号： 致： 居 座 单元业主 先生/女士： 再次催款

19、通知 您好！本处于上次致 阁下的专函中提及 月份之管理费共人民币 元，至今仍未付清。截至本函日期为止，贵单位之总欠款额为人民币 元。本处唯恐 阁下公务繁忙，一时遗忘，现特函通知。恳请 阁下尽快前来管理缴纳。 凡超过7日未付款的，将按月息1.5%的滞纳金有为采取有关程序追讨。为避免不必要的附加费用之损失，本处恳请 阁下早日缴清上述欠款。 请鼎力支持为盼！ 专此奉达，敬祝商安！ 物业公司谨启 年 月 日 花园 编号： 致： 居 座 单元业主 先生/女士： 最后催缴通知 您好！本处已两次致函于 阁下请付清 月份之管理费共人民币 元、水费共人民币 元，至今仍未清付。截至本函日期为止，贵单位之总欠款额为

20、人民币 元（其中滞纳金 元），请 阁下务必于本月30日前付清。 如届时贵单元仍未缴纳上述款项及滞纳金（按管理公约规定结算），本处在不得已的情况下，将采取相应措施。敬请谅解。 特此通知！敬祝商祺！ 物业公司谨启 年 月 日 8.附件一 例行程序时间表 1.预算程序时间 1.1季前第二个月月末各部门向财务部提交并由财务部汇总下季度预算。 1.2季前第三个月第一个星期公司将预算呈交总部物业经理。 2.工资发放程序时间 2.1 每月2日前公司将工资发放资料报总部物业经理审批。 2.2每月6日前总部物业经理应在二日内审批完毕并将工资发放资料返回公司。 2.3每月8日公司依据审批后的工资发放资料发放工资。

21、 3.财务汇报程序时间 3.1每月5日内各公司向总部物业经理报送月度财务报告，总部物业经理收到报 告次日起3日内审完。 3.2每个会计年度终一个月内公司向总部物业经理报送年度财务报告，总部物业 经理收到报告次日起7日内审完。 4.报销及清帐时间 4.1每月20日及月底凡员工于每月20日前欠公司款超过30日，公司财务人员要 报告公司负责人，公司负责人要在月底前作出处理决定，交财务人员执行。 5.其他 5.1总部财务部将不定期派员至公司进行内部审计； 5.2总部财务部根据审批后的公司预算拨款金额、拨款时间，及时为公司拨款一 物业管理公司财务管理制度 物业管理公司财务管理制度 物业公司财务管理制度 物业公司财务管理制度 物业公司财务管理制度 物业公司财务管理制度 物业公司财务管理制度 物业公司财务管理制度 物业公司财务管理制度 物业公司财务管理制度