高效会议管理(标准版).ppt

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1、单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/20221高效会议管理单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/20222课程目的课程目的 一、了解会议常有的缺点和会议的种类二、掌握会前、会中、会后进行的要领和原则 三、培养主管主持高效率会议所具备的能力 单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/20223目目 录录 一、权威统计（会议的成本）二、会议的意义三、会议的五项功能四、会议的目的五、高效率会议的

2、管理技巧六、关于会议频率的建议七、会议的分类八、公司会议规划举例 单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/20224一一、权威统计一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；每年召开的会议约240个；每年会议成本达3500万元！单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/20225 1直接成本工资、租场地,多媒体设备,差旅费,食宿费,文件复印费等)。2.间接成本机器设备的折旧、因为会议而导致的加班 3.机会损失成

3、本(如:不及时处理客户投诉,不能及时解决本职工作范围内的突发 事件而造成的损失等)。会议会议的的成本成本单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/20226二二、会议会议的的意义意义集思广益的渠道,很多高水准创意,都是相互碰撞出来的 显示一个组织或部门的存在群体沟通的方式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/20227三三、会议的五项功能会议的五项功能 会议是指两个或两个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定功能，即指

4、下列五项功能中的某一项或某几项：提供信息；汇集信息；解决问题；宣传政策；培育训练。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202281开展有效的沟通2资讯传达3监督员工的工作进展4达成协议,解决问题5决策和资源共享6开发创意7激励员工士气8巩固经理人的地位四四、会议会议的目的的目的单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/20229思考题思考题想一想想一想讨论三分钟讨论三分钟会议为什么没有实效会议为什么没有实效?单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单

5、击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202210 1.会议前的原因会议前的原因 1.欠缺目标。2.目标不明确。3.欠缺议程。4.与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。5.会议时间不当(周一早上或周五下午)。6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)。7.开会通知内容欠周详。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022111.会议前的原因会议前的原因(续续)8.会议地点不当。9.会议场地设备欠佳。10.与会者无准备而来。11.未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。12.会议不能准时开始。1

6、3.会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。14.向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022122.会议中的原因会议中的原因1.从事交谊活动。2.外界干扰。3.与会者发言离题。4.主席出难题。5.让没有必要留在会场的人员留在会场。6.犹豫不决。7.资料不充足，却贸然决策。8.少数人垄断会议。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022132.会议中的原因会议中的原因(续续)9.与会者之间交头接耳。10.

7、与会者不表明真正感受或意见。11.与会者之间争论。12.与会者与主席争论。13.视听器材发生故障。14.与会者欠缺热心。15.会议超出预定时间。16.主席未能总结会议成果。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022143.会议后的原因会议后的原因1.欠缺会议记录。2.不能对决议事项进行追踪。3.不能对会议成败得失进行检讨。4.不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。5.与会者对会议感到不满。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202215练习

8、题练习题 12月16日,客户将50个样品速递到新华公司后,要求新华公司尽快按照样品的形状生产1000万产品,并于2月26日交货.公司接到如此大的订单有喜有忧,喜的是这笔订单完成交货后可以为公司带来800万元的利润.忧的是:在短短的10天内做不出1000万产品,总经理召集各部门主管开会,要求业务,生管,制造,品管,研发,采购,工程等部门全力配合,完成生产任务和准时交货.请问:假如你是总经理,你打算如何召开这次会议?单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202216六六、高效率的高效率的会议管理技巧会议管理技巧会前：会前：会前准

9、备工作 要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。会中：会中：议事过程 是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。会后：会后：决议追踪 会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022171.会前准备清单会前准备清单开会开会目的目的是否清楚；是否清楚；决定决定与会者与会者名单；名单；决定由谁来担任决定由谁来担任会议

10、主席会议主席与与会议记录会议记录者；者；决定决定会议会议时间、长度时间、长度与与会议会议地点地点；准备好会议所需辅助准备好会议所需辅助设备设备；决定哪些与会者该做决定哪些与会者该做简报简报与何时做；与何时做；暂定的会议暂定的会议议程议程是否涵盖所要是否涵盖所要讨论的事项讨论的事项，并把议，并把议程事先发给程事先发给与会者与会者；分发开会分发开会通知通知。切记切记:会前准备失败了会前准备失败了,就意味着准备失败就意味着准备失败!单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202218时间时间:12月月16日上午日上午11点点地点地点

11、:公司大会议室公司大会议室1、（、（11：00）任命一位会议主席）任命一位会议主席2、（、（11：10）为缺席致歉）为缺席致歉3、（、（11：15）批准上次会议备忘录）批准上次会议备忘录4、（、（11：30）上次会议提出的事项）上次会议提出的事项5、（、（11：45）讨论联络事宜）讨论联络事宜 （12：00）会间休息）会间休息6、（、（12：15）财务事项）财务事项7、（、（12：45）特别事宜）特别事宜8、（、（13：15）下次会议细节）下次会议细节例例:会议议程会议议程单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202219

12、(1)(1)会会议议人人员员依依目目的的而而定定，尽尽是是减减少少参参加加人人数数 （512512人人为为宜），宜），明确明确会议会议目的目的。(2)(2)事事先先分分送送议议程程、议议题题或或草草案案，以以使使参参加加人人员员有所有所准备准备。(3)(3)出席出席率率管制管制及及迟迟到之管制，代理人到之管制，代理人应尽应尽避免。避免。(4)(4)选定选定最最适当适当的的时间时间、日期、地、日期、地点点（场所场所）。）。(5)(5)主席主席预估预估会议会议可能的可能的状况状况及及结结果。果。(6)(6)个个人接人接触触之之应应用（用（会会前之前之沟通沟通）。）。(7)(7)指定指定专专人人记录

13、记录和和签到签到。(8)(8)主席主席报报告告本本议议案和案和与会与会人人员员之之关系关系，及，及回应回应会会中中应决应决定的定的问题问题。2 2会议会议前前的的要要领领单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202220(1)准時开会，准時散会。(2)遵守制度，避免离席。(3)会议目的，人人清楚。(4)充分参与，全员发言。(5)发表意見，条理清楚。(6)不推責任，不诽他人。(7)发生争辩，设法缓和。3会议进行中的要领 单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/

14、202221(8)掌握议程，按部就班。(9)集中主題，不谈废话。(10 时间太长，中途休息。(11)集中精力，减少走动。(12)相关事项，作好記录。(13)议题结论，复述一遍。(14)达成共议，分配工作。3 3会议进会议进行中行中的的要要领领 (续续)单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022224.会议参考流程导言：导言：主席开场白主席开场白讨论过程：讨论过程：理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。1 1、找出并分析问题的原因：分别是（、找出并分析问题的原因：

15、分别是（1 1）（2 2）（3 3）（主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。（主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。2 2、商讨并列出可能的对策：分别是（、商讨并列出可能的对策：分别是（1 1）（2 2）（3 3）（主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。（主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。3 3、比比较较第第二二步步所所列列对对策策，对对其其进进行行评评估估，看看何何者者最最符符合合原原议议事事目目标标，并并达成决议、确定对策（达成决议、确定对策（1 1）（2 2）（3 3）结论：结论：1、请会议记录者重述已达成的决议；、请会议记录者重述已达

16、成的决议；2、询问与会者有无异议；、询问与会者有无异议；3、确认工作分配完成并已记录妥当。、确认工作分配完成并已记录妥当。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022235.主席的几大职责主席的几大职责1、营造和谐的气氛；2、控制讨论方向，使会议照议程进行；3、正确总结各段落或议题的讨论内容；4、引导发言者解释令人困惑的发言；5、尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的情况；6、减少与议题无关的争辩与讨论；单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202224

17、A6.控制会议控制会议-读出消极信号读出消极信号BCA单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202225A6.控制会议控制会议-读出消极信号读出消极信号(续续)对抗对抗严重混乱严重混乱单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202226借口借口设伏设伏6.控制会议控制会议-读出消极信号读出消极信号(续续)单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022276.控制会议控制会议-识别积极信号识

18、别积极信号(续续)单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022286.控制会议控制会议-意外情况处理意外情况处理单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022291.爱讲故事的发言者；2.如何面对“攻击他人”的参会者；3.“防卫心理强”的参会者；4.爱唱“反调”的参会者；5.游离在“会议”之外的参会者。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202230单击此处编辑母版标题样式单击此处编

19、辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202231暴力型。暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。迁就型。迁就型。迁就型就是一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。回避型。回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。协作型。协作型。协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对方的需求。发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。妥协型。妥协型。妥协型处于坐标的中间，属于

20、“和事佬”。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022329.给与会者的给与会者的几个建议建议1 1、发言内容要有组织、发言内容要有组织2 2、适时发言、适时发言3 3、一次只讨论一个要点、一次只讨论一个要点4 4、口齿清晰、陈述有力、口齿清晰、陈述有力5 5、让证据说话、让证据说话6 6、仔细倾听他人讨论、仔细倾听他人讨论7 7、避免不当的肢体语言、避免不当的肢体语言单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202233 (1)(1)尽快编写会议记录，分

21、送与会人员及有关单位。尽快编写会议记录，分送与会人员及有关单位。(2)(2)记录力求减要，设计一定的格式，项目包括：会议记录力求减要，设计一定的格式，项目包括：会议名称、记录时间、地点、主席、出席人员、报告事项、名称、记录时间、地点、主席、出席人员、报告事项、讨论事项、决议事项及工作分配、负责人员、完成期讨论事项、决议事项及工作分配、负责人员、完成期限，上次会议决议执行追踪结果。限，上次会议决议执行追踪结果。(3)(3)会议之追踪会议之追踪 下次会议先提出讨论或进度报告下次会议先提出讨论或进度报告 平时或定时追踪平时或定时追踪10.10.会议后的进会议后的进行要行要领领单击此处编辑母版标题样式

22、单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/20223411.给会议记录的几点建议1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循；2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费 时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要 兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流 畅，易于了解，同时不失真；5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一 页纸的长度；6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分；7、将整理好的会议记录分发给各与会者。单击此处编辑母版标题样式

23、单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202235六六、关于会议频率的建议关于会议频率的建议 固定部门会议至少每月一次 全体的会议建议每半年一次 处理突发事件会议避免频繁 一对一的会议可以随时举行单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202236思考题思考题(各组讨论各组讨论)请请 问问:如何判断是否需要开会如何判断是否需要开会?单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202237不需要开会的情况不需要开会的情况

24、已经按惯例开过的会议没有要特别讨论的事项还有比开会更好的方法决策者已经决定的事情单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202238七七、会议分类会议分类联络型会议汇报型会议达成决议或解决问题型会议问答式会议 教育、演讲型会议 单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202239经理联络会经理联络会主管联络会主管联络会部门内联络会部门内联络会班长联络会班长联络会早会早会汇报型会议：汇报型会议：n周会周会n月度总结会月度总结会n品质管理会品质管理会评审型会议：评

25、审型会议：n质量管理体系质量管理体系评审会评审会n产品认证会产品认证会教育型会议：教育型会议：nTPM（全面生全面生产管理）产管理）指导会指导会nTPM专题教育专题教育n全员教育全员教育n专题型教育专题型教育达成决议或解决问题型会议：达成决议或解决问题型会议：n缺点改善讨论会缺点改善讨论会nQC小组研讨会小组研讨会n新产品开发研讨会新产品开发研讨会九九、会议明细与举例会议明细与举例联络型会议：联络型会议：单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022401 1、会议举例会议举例-经营会议经营会议 项目 会议名称 主 席 参加

26、人員 时间会议议程及大纲1经营会议经营会议 总经理 经理级以上 二次月09/0409/2510/910/2311/0611/2012/1112/26pm14：0016：00 1主席报告：公司动态客诉&品质异常专案进度上次会议执行进度2各单位报告：部门绩效异常说明,部门协调3主席说明及指示4讨论 5决议 6临时任务7上级指导 8散会 单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022412 2、会议举例会议举例-部门会议部门会议项目 会议名称 主 席 参加人員 时间会议议程及大纲2部门会议部门会议 部门负责人 1厂部班长级以上2间

27、接部门：全员1每周三pm16：0017：00 1主席报告：公司&部门动态客诉&品质异常、专项进度上次会议执行进度2各单位报告：单位绩效、异常说明、单位协调3主席說明及指示4讨论5决议 6会议工作分配7上级指导 8散会 销售中心所有人员每周六pm15：3017：00 XX部门所有人員 每周一pm09：0010：30 单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022423 3、会议举例会议举例-产销会议产销会议项目会议名称 主 席 参加人員 时间会议议程及大纲3产销会议产销会议 总经理 业务，资材生产等部门负责人以上人员或相关人员

28、 每月12日pm13：0015：00 1主席报告：产销营运状况重点方针2业务报告：市场状况趋势销货报告、未來接单及月计划3生管报告：过去产能与负载、未来产能与负载4讨论 5决议 6临时任务7上级指导 8散会单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022434 4、会议举例会议举例-生产协调会生产协调会项目 会议名称 主 席 参加人員 时间会议议程及大纲4生产协调生产协调 资材负责人 生管，采购物料负责人員每周三pm15：3016：40 1主席报告：本周进度检讨本周下周动态资讯下周生产计划2各单位协调事项异常或其他意見进度&负

29、载3讨论 4决议 5临时任务6上級指导 7散会 单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022445 5、会议举例会议举例-品管月会品管月会项目会议名称 主 席 参加人員 时间会议议程及大纲5品质月会品质月会 品管负责人 服务，业务制造，品管 一次月pm13：0015：0009/0810/1311/0912/08 1主席报告：本周进度检讨2服务报告：服务案件异常说明3製造報告：製造中异常说明4品质改善、讨论案5決议单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/20

30、22456 6、会议举例会议举例-全公司早会全公司早会项目 会议名称 主 席 参加人員 时间会议议程及大纲6公司早会公司早会 总经理 全体人员一次月 15S运动&整理整顿颁奖 2上月销货，生产入库达成率报告 3本月销货，生产入库目标报告 4公司制度宣导或专题报告 单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022467 7、会议举例会议举例-部门早会部门早会项目 会议名称 主 席 参加人員 时间会议议程及大纲7部部门门早早会会 部门负责人 各部门人員 二周一次am07：5008：00 1部门事项或上级资讯传达2专题演讲 8班会班

31、会(早會)班、組長 单位內人員 每周三am07：5008：00 1工作教导2工作教养3单位內进度检讨、资讯传达4应与其他单位配合事项传达单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/2022478 8、X X公司四公司四月份月份会议规划会议规划 会议时间星期日期营销周会营销周会品管月会品管月会 会会AM10:00-11:00PM2:00-3:0012345678三四五六日 一二三单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202248练习题练习题(1)学员分组学员分组,

32、每组每组8-14人人,小组成员排成纵队小组成员排成纵队.(2)伸出右手伸出右手,水平与肩平齐水平与肩平齐.(3)伸出右手食指伸出右手食指,水平在一条直线上水平在一条直线上.(4)将电线直胶管搭在右手食指上将电线直胶管搭在右手食指上,缓缓下降缓缓下降.(5)小组成员食指在不脱离胶管的情况下小组成员食指在不脱离胶管的情况下,将它放在地上将它放在地上.请问请问:(1)这个游戏成功了吗这个游戏成功了吗?(2)假如游戏不成功假如游戏不成功,你将如何召开小组成员会议你将如何召开小组成员会议?(3)在小组会议中在小组会议中,你遇到了哪些挑战你遇到了哪些挑战?(4)在小组会议后在小组会议后,重新玩这个游戏重新

33、玩这个游戏,成功了吗成功了吗?(5)通过这个案例通过这个案例,你认为会议中的决议事项和会后的执行是否都很重要你认为会议中的决议事项和会后的执行是否都很重要?抬杆游戏抬杆游戏单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202249结束语结束语会议是管理者进行有效管理的一个重要工具。会议是管理者进行有效管理的一个重要工具。切记：会议成败的关键并不在于开会的那几十分钟，切记：会议成败的关键并不在于开会的那几十分钟，而在于而在于会前准备会前准备及及会后的落实会后的落实！单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级12/21/202250祝 您成功！