秘书 事务管理之办公用品管理.ppt

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1、事务管理事务管理 办公用品管理办公用品管理事务管理事务管理复习指导要点复习指导要点四、办公用品与设备的使用与管理四、办公用品与设备的使用与管理 1.1.知识要点知识要点知识要点知识要点学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解各类办公设备的基本工作原理，掌握各类设备使用的各类办公设备的基本工作原理，掌握各类设备使用的各类办公设备的基本工作原理，掌握各类设备使用的各类办公设备的基本工作原理，掌握各类设备使用的注意事项。注意事项。注意事项。注意事项。2.2.技能要点技能要点

2、技能要点技能要点 学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品与设备，能够操作各类办公设备并且进行简单故障的与设备，能够操作各类办公设备并且进行简单故障的与设备，能够操作各类办公设备并且进行简单故障的与设备，能够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除。排除。排除。排除。事务管理命题思路四级技能复习指导重点四级技能复习指导重点l1.制定接待工作计划；l2.安排迎送来访团体；l3.安排来访者食宿、交通、行程；l4.安排来访者的参观、娱乐活动；l5.布置办公室；l6.检查办公室

3、环境的安全状态；l7.提出办公室安全隐患的处理意见；l8.管理印信；l9.安排值班工作；l10.管理零用现金及报销工作；l11.办理上司临时交办事项；l12.做好文字记录工作；l13.编制工作时间表，管理工作日志；l l14.14.订购、接收、管理办公用品；订购、接收、管理办公用品；订购、接收、管理办公用品；订购、接收、管理办公用品；l l15.15.使用扫描仪、数码相机、刻录机、摄像机等；使用扫描仪、数码相机、刻录机、摄像机等；使用扫描仪、数码相机、刻录机、摄像机等；使用扫描仪、数码相机、刻录机、摄像机等；l16.对信息进行收集、筛选、分类、传递和保管。1 1、秘书记录库存卡的目的：、秘书记

4、录库存卡的目的：A A、可以准确地估价库存办公用品金额、可以准确地估价库存办公用品金额B B、可以监督员工使用办公用品的情况、可以监督员工使用办公用品的情况C C、可以减少资金被不必要的库存占用、可以减少资金被不必要的库存占用D D、可以保证库存物品充足，保证供应、可以保证库存物品充足，保证供应2 2、秘书常用的装订类办公用品有、秘书常用的装订类办公用品有A A、收件日期、收件日期 戳戳 B B、打孔机、打孔机 C C、标签纸、标签纸 D D、磁盘盒、磁盘盒3 3、为安全起见，较重的裁纸刀最适宜摆放在办公用品存储柜（、为安全起见，较重的裁纸刀最适宜摆放在办公用品存储柜（）A A、柜顶上面、柜顶

5、上面 B B上层隔板上上层隔板上 C C下层隔板上下层隔板上 D D前面地上前面地上4 4、秘书购货时收到供应商的发票后，应注意将发票上的信息与、秘书购货时收到供应商的发票后，应注意将发票上的信息与（）相对照。）相对照。A A、入库单、入库单 B B、订货单、订货单 C C交货单交货单 D D估价单估价单ABCD B C ABC事务管理事务管理试题解析试题解析事务管理事务管理试题解析试题解析办公用品与设备的使用与管理单项选择题示例单项选择题示例2“工作程序”或“操作步骤”模块制定采购预算方案首先要（）。l（A）确定采购产品的种类及型号价格l（B）编写预算方案l（C）确定预算的核算基数l（D）征

6、求意见，完善方案c 实务操作题实务操作题公司拟任命小张兼管办公用品的发放和管理工作，请您告诉小张下面两个问题：1、办公设备和办公用品的进货手续2、办公设备的办公用品的库存管理方法。ABCD B C1、进货手续、进货手续1）核对订货单，无误后付款）核对订货单，无误后付款2）将进货数输入库存卡，更新库存余额）将进货数输入库存卡，更新库存余额3）按规定存放设备及用品）按规定存放设备及用品4）订立发放制度，确定发放人）订立发放制度，确定发放人2、库存管理办法、库存管理办法1）柜子上锁）柜子上锁2）分类摆放，贴上标签）分类摆放，贴上标签3）先进先出，按序摆放，避免过期）先进先出，按序摆放，避免过期4）大

7、而重的放下层，小而轻的放上层）大而重的放下层，小而轻的放上层5）通风、干燥、明亮）通风、干燥、明亮6）进货卡、出货卡、库存卡一致）进货卡、出货卡、库存卡一致认认识识办办公公用用品品如果你是一家新公司的办公如果你是一家新公司的办公室主任，请你列出本公司需室主任，请你列出本公司需采购的办公用品清单，并进采购的办公用品清单，并进行分类。行分类。思考思考思考思考为什么要设置办公用品库存为什么要设置办公用品库存办公用品库存控制作用办公用品库存控制作用1、保证大量的资金不被不必要的库存占用、保证大量的资金不被不必要的库存占用2、保证空间不被用来存储不必要的货物、保证空间不被用来存储不必要的货物3、监督个人

8、和部门对物品的使用、监督个人和部门对物品的使用4、保持充足库存，以保证组织的顺利运作、保持充足库存，以保证组织的顺利运作5、监督任何偷窃和破坏造成的损失、监督任何偷窃和破坏造成的损失6、可利用准确的库存进行估价。、可利用准确的库存进行估价。获得办公用品使用权的方式获得办公用品使用权的方式购买购买租用租用直接购买直接购买电话订购电话订购传真订购传真订购网上订购网上订购办公用品采购流程办公用品采购流程选择供应商选择供应商选择供应商选择供应商订货单订货单订货单订货单交货单交货单交货单交货单入库单入库单入库单入库单申购表申购表申购表申购表订货单订货单订货单订货单交货单交货单交货单交货单1 1、价格、费

9、用、价格、费用、价格、费用、价格、费用2 2、质量、交货、质量、交货、质量、交货、质量、交货3 3、服务、位置、服务、位置、服务、位置、服务、位置 1 1 1 1、由需要购买货物的人填写公司内部的、由需要购买货物的人填写公司内部的、由需要购买货物的人填写公司内部的、由需要购买货物的人填写公司内部的采购采购采购采购申请单申请单申请单申请单，说明需要货物的理由和细节，经过部，说明需要货物的理由和细节，经过部，说明需要货物的理由和细节，经过部，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后交给采购人员门领导批准后交给采购人员门领导批准后交给采购人员门领导批准后交给采购人员 2 2 2 2、由采购人员通

10、过、由采购人员通过、由采购人员通过、由采购人员通过办公用品订购单办公用品订购单办公用品订购单办公用品订购单向供应向供应向供应向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的签字，说

11、明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，并复制一份给财务部，做为付款的通知。并复制一份给财务部，做为付款的通知。并复制一份给财务部，做为付款的通知。并复制一份给财务部，做为付款的通知。办公用品订购单办公用品订购单风光旅游公司风光旅游公司风光旅游公司风光旅游公司序号序号序号序号名称名称名称名称规格规格规格规格品牌品牌品牌品牌数量数量数量数量单价单价单价单价总计总计总计总计1 1 1 12 2 2 23 3 3 34 4 4 45 5 5

12、 56 6 6 67 7 7 7合计合计合计合计制表人：制表人：制表人：制表人：审核：审核：审核：审核：核准：核准：核准：核准：3 3 3 3、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送财务部求，将签收后的交货单送财务部求，将签收

13、后的交货单送财务部求，将签收后的交货单送财务部 4 4 4 4、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。房人员要签字表示货物进库。房人员要签字表示货物进库。房人员要签字表示货物进库。5 5 5 5、财务部收到发票后，对照、财务部收到发票后，对照、财务部收到发票后，对照、财务部收到发票后，对照交货单交货单交货单交货单、入库单入库单入库单入库单和和和和订单订单订单订单，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核，三单货名、数量

14、应当相符，经财务主管签字核，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核准，总经理批准后付款。准，总经理批准后付款。准，总经理批准后付款。准，总经理批准后付款。6 6 6 6、接收的每一类货物的详情，应输入到、接收的每一类货物的详情，应输入到、接收的每一类货物的详情，应输入到、接收的每一类货物的详情，应输入到办公用办公用办公用办公用品库存卡品库存卡品库存卡品库存卡的接收项目中。的接收项目中。的接收项目中。的接收项目中。7 7 7 7、接收后，要及时更新库存余额。、接收后，要及时更新库存余额。、接收后，要及时更新库存余额。、接收后，要及时更新库存余额。8 8

15、 8 8、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好 9 9 9 9、订立物品发放制度，确定物品发放人。、订立物品发放制度，确定物品发放人。、订立物品发放制度，确定物品发放人。、订立物品发放制度，确定物品发放人。第三节第三节 办公用品管理与发放办公用品管理与发放1 1、保证资金不被不必要的库存占用、保证资金不被不必要的库存占用2 2、尽可能节省库存空间、尽可能节省库存空间3 3、监督个人和部门的使用情况、监督个人和部门的使用情况4 4、维持一定的库存以保证组织的顺利运作、维持一定

16、的库存以保证组织的顺利运作5 5、如有办公用品方面的资产损失，可利用、如有办公用品方面的资产损失，可利用准确的库存估价准确的库存估价6 6、监督任务偷窃和破坏造成的损失、监督任务偷窃和破坏造成的损失进行库存管理有什么作用？进行库存管理有什么作用？思考：思考：如何更好对办公用品进行管理？如何更好对办公用品进行管理？1 1 1 1、储藏间或物品柜要上锁，保证安全、储藏间或物品柜要上锁，保证安全、储藏间或物品柜要上锁，保证安全、储藏间或物品柜要上锁，保证安全 2 2 2 2、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先、新物品

17、置于旧物品下面或后，领用时遵守先进先出的原则。进先出的原则。进先出的原则。进先出的原则。3 3 3 3、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别 4 4 4 4、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架上取物时发生事故的危险上取物时发生事故的危险上取物时发生事故的危险上取物时发生事故的危险 5 5 5 5、小物品，常用的物品应放在较大物品前，方、小物品，常用的物品应放在较大物品

18、前，方、小物品，常用的物品应放在较大物品前，方、小物品，常用的物品应放在较大物品前，方便领用。便领用。便领用。便领用。6 6 6 6、储藏间要通风良好，保持干燥、储藏间要通风良好，保持干燥、储藏间要通风良好，保持干燥、储藏间要通风良好，保持干燥 7 7 7 7、照明良好，便于查找。、照明良好，便于查找。、照明良好，便于查找。、照明良好，便于查找。办公用品入库清单办公用品入库清单物物物物 项目项目项目项目品品品品数量数量规格规格单价单价金额金额纸张纸张纸张纸张装订机装订机装订机装订机文件夹文件夹文件夹文件夹总计：总计：总计：总计：制表人制表人制表人制表人:制表时间制表时间制表时间制表时间:入库时

19、间：入库时间：入库时间：入库时间：要要学会填写库存记录卡（一）学会填写库存记录卡（一）库存记录卡库存记录卡库存记录卡库存记录卡 库存参考号库存参考号库存参考号库存参考号 B4B4 纸最大库存量纸最大库存量纸最大库存量纸最大库存量 100100令令令令项目：项目：项目：项目：A4A4白文件纸白文件纸白文件纸白文件纸 最小库存量最小库存量最小库存量最小库存量 （安全库存）（安全库存）（安全库存）（安全库存）1515令令令令单位数量：令（单位数量：令（单位数量：令（单位数量：令（1 1令令令令=500=500页）页）页）页）再定货量再定货量再定货量再定货量 2525令令令令日日日日期期期期 接接接接

20、 收收收收 发发发发 放放放放数量数量数量数量发票号发票号发票号发票号供应商供应商供应商供应商数量数量数量数量领用领用领用领用人人人人领用领用领用领用部门部门部门部门余额余额余额余额1-11-1 3030S193S1933 3初萌初萌初萌初萌行政部行政部行政部行政部1010再定货量日用量再定货量日用量再定货量日用量再定货量日用量*运送时间运送时间运送时间运送时间+最小库存量最小库存量最小库存量最小库存量1 1、自、自2 2月月1818日发放物品后，库存控制日发放物品后，库存控制卡上的剩余库存是多少包？卡上的剩余库存是多少包？A A，12 B12 B，56 C56 C，30 D30 D，4040

21、2 2、当、当2 2月月1818日需要重新订购日需要重新订购C6C6信封时，信封时，订购员应该订购多少包？订购员应该订购多少包？A A：30 B30 B：12 C12 C：40 D40 D：2828实战演练（接上页）实战演练（接上页）库存监督工作说明库存监督工作说明1 1、根据不同目的选择不同的监督类型、时、根据不同目的选择不同的监督类型、时间间隔，并采用各种不同的库存监督行动间间隔，并采用各种不同的库存监督行动2 2、监督中发现的库存问题，需缩短监督时、监督中发现的库存问题，需缩短监督时间间隔，保证库存符合企业要求。间间隔，保证库存符合企业要求。3 3、每月核查一次入库、出库和库存情况，、每

22、月核查一次入库、出库和库存情况，了解物品使用情况，防止物品过度使用。了解物品使用情况，防止物品过度使用。4 4、定期检查库存记录卡，并随时调整库存、定期检查库存记录卡，并随时调整库存情况，减少浪费情况，减少浪费领用流程领用流程填写领用申请表填写领用申请表 发放用品发放用品 更新库存记录更新库存记录 1 1 1 1、领用办公用品时，要填写、领用办公用品时，要填写、领用办公用品时，要填写、领用办公用品时，要填写办公用品领用办公用品领用办公用品领用办公用品领用登记表登记表登记表登记表，由领用人详细填写领用物品的名称、，由领用人详细填写领用物品的名称、，由领用人详细填写领用物品的名称、，由领用人详细填

23、写领用物品的名称、数量、用途、领用时间等项目，并在领用人一数量、用途、领用时间等项目，并在领用人一数量、用途、领用时间等项目，并在领用人一数量、用途、领用时间等项目，并在领用人一栏中签字，做到栏中签字，做到栏中签字，做到栏中签字，做到“谁领用、谁签字、谁负责谁领用、谁签字、谁负责谁领用、谁签字、谁负责谁领用、谁签字、谁负责”2 2 2 2、专人发放、专人发放、专人发放、专人发放 3 3 3 3、规定发放时间。可依单位办公用品管理规、规定发放时间。可依单位办公用品管理规、规定发放时间。可依单位办公用品管理规、规定发放时间。可依单位办公用品管理规定办理定办理定办理定办理 4 4 4 4、用品发放可对重要部门实行倾斜、用品发放可对重要部门实行倾斜、用品发放可对重要部门实行倾斜、用品发放可对重要部门实行倾斜 5 5 5 5、及时更新库存卡、及时更新库存卡、及时更新库存卡、及时更新库存卡文具用品文具用品领领用用记录记录卡卡部门工作内容分类品名规格月份合计备注123456789 10 11 12谢谢！谢谢！