2023年第1节物料与采购管理制度基础1.docx

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1、2023年第1节 物料与采购管理制度基础1 第一节 物料与采购管理制度基础 一、物料与采购管理系统 第一条 材料分类编号 1原料、物料的划分 2常备料与非常备料的划分 3编号原则设定 第二条 存量控制 1管理基准设定 2用料差异管理 第三条 请（采）购作业 1请购方式设定 2请购部门设定 3请购手续及权限 4请购进度控制 5供应厂商的选择与资料建立 6采购方式设定 7询价、议价及订购作业 8采购进度控制 9采购核决权限 10进口事务作业 11厂商交货异常处理 第四条 验收作业 1收料作业规定 2超短交料处理 3检验规范设定 4检验结果处理 5材料退货处理 第五条 仓储作业 1仓位规划 2料位及

2、料品标示 3账务处理 4盘点周期方式及异常处理 5仓库安全管理措施 第六条 领料、发料作业 1材料领用规定 2以旧换新规定 3材料退库作业 4外协加工料交运管理 第七条 成品仓储管理 1仓位规划 2缴库核点 3出货控制 4退货处理 5滞成品管理 第八条 滞料、废料管理1滞料、废料定义 2滞料、废料的处理 二、采购管理制度 （一）标准采购作业细则第一条 请购部门的划分各项材料的请购部门如下：1常备材料：生产管理部门2预备材料：物料管理部门3非常备材料： （1）订货生产用料：生产管理部门。（2）其他用料：使用部门或物料管理部门。第二条 请购单的开立、递送1请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参

3、考库存情况开立请购单，并注明材规格、数量、需求日期及注意事项，“请购单（内购）2需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，以一 3紧急请购时，由请购部门在“请购单”的“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购” 4材料检验须待试用方能实施者，。 5日常用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出 第三条 免开请购单的物品1下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其2 料的品名、经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订）（外购）”附“请购案件寄送清单”送采购部门。 单多品方式提出请购。章，以急件卷宗递送

4、。请购部门应于“请购单”上注明“试用检验”及“预定试用期限”请购。 核决权限另订，其列举如下： （1）贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。 （2）招待用品：饮料、香烟等。 （3）书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等。 （4）打字、刻印、报表等。 2零星采购及小额零星采购材料项目。 第四条 请购核决权限 1内购： （1）原物料： 请购金额预估在请购金额预估在请购金额预估在（2）财产支出：请购金额预估在请购金额预估在请购金额预估在（3）总务性用品：请购金额预估在请购金额预估在请购金额预估在凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。2外购： （1）请购金额预估在（2）请购金额预估

5、在第五条 请购案件的撤销1请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单（内2采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：（1）采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。第六条 采购部门的划分1内购：由国内采购部门负责办理。2外购：由国外采购部门负责办理，其进口事务由业务部门办理。3总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必第七条 采购作业方式除一般采购作业方式外，1万元以下者，由科长核批。 1万元至5万元者，由经

6、理核决。 5万元以上者，由总经理核决。 2000元以下者，由科长核决。 2000元至2万元者，由经理核决。 2万元以上者，由总经理核决。 1000元以下者，由科长核决。 1000元至1万元者，由经理核决。 1万元以上者，由总经理核决。 10万（含）元以下者，由经理核决。10万元以上者，由总经理核决。 ”第 一、二联加盖红色“撤销”戳记并注明撤销原因。 采购部门可依材料使用及采购特性，3 购）”或“请购单（外购） 理部门据以将原请购单退回原请购部门。 要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。选择下列一种最有利的方 式进行采购： 1集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采

7、购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。 2长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。 第八条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。 （二）国内采购作业处理 第九条 询价、比价、议价 1采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。 2

8、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以注明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。3属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。 4对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。 5采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 6“试用检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。 第十条 呈核及核决 采购经办人员

9、询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核后，依请购核决权限呈核。 第十一条 订购 1采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。 2若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。3采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。 第十二条 进度控制及事务联系 1国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。 2采购经办人员未能按既

10、定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核批后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处 4 理。 第十三条 整理付款 1物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误后，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单（内购）”的会计联须于第一批收料后送会计部门。 2内购材料须待试用检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。 3短交应补足者，

11、请购部门应依照实收数量，进行整理付款。 4超交应经主管核批后方可依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。 （三）境外采购作业处理（含进口事务、关务） 第十四条 询价、比价、议价 1外购部门依“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况造或代理等原因）应于“请购单（外购）”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。 2请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。 第十五条 呈核及核决 1比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单（外购）

12、”，拟订“订购厂商”装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。 2核决权限 （1）采购金额以美元总价折合在万元（含）以下者由经理核决。（2）采购金额以美元总价折合超过万元以上者由总经理核决。 （3）采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。 第十六条 订购与合同 1“请购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。2需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。 第十七条 进度控制及异常处理 1外购

13、部门应以“请购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。2外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”，记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。 3外购部门于外购案件装船日期有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。第十八条 进口签证前（外购单核准后）的专案申请 （独家制、“预定 1申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求外贸管理部门在“输入许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。 2进口度

14、量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位，向政府机关申请核准进口。 第十九条 进口签证 外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单（外购）”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”（需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”）送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向外贸管理部门办理签证，第二十条 1、条件的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）门指示的保险范围办理进口保险。2进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单（外购）须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十一条1、的进口案件，进口单位（船务经办人员）于接获“请购单（

15、外购）时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船运公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。2进口单位（船务经办人员）应将所选定的船运公司或承揽商名称，提供进口结汇经办人员，于“信用状开发申请书”列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。3如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，购）”上注明，可委由发货人代为安排装船。第二十二条进口单位应依/）开出后以“开发第二十三条1免货物税及“工业用证明”的申请进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。2专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门

16、应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。第二十四条供应商成本公司要求修改经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。第二十五条1外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。2外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具“输入许可证”及有关文件，以 并于“输入许可证”核准时通知外购部门。 ”外购部 ”上标示，以便货品进口必 为避免到货延误，外购部门应于“请购单（外 （外购）”标示的“间发信用状日期”办理结汇，并于信用状（/快报”通知外购部门联络供应厂商。 “输入许可证”时，外购部门应开立

17、“输入许可证修改申请书” ，6 进口保险 进口船务” 进口结汇“请购单 税务 输入许可证的修改 装船通知及提货文件的提供“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。 3提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。 4管理进口物品放行证的申请：进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或进口护照，以便据此报关提货。 第二十六条 进口报关 1关务部门收到“请购单（外购）”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”（含外

18、购收料单）送材料库办理收料。2不结汇进口物品，进口单位（邮寄包裹则为总务部门）应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单（含外购收料单）收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。3关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。4海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后押款提货。押款提货的案件，进口单位应于“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。5税捐记账的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）理具

19、结记账，并将记账情况记入“税捐记账额度记录表”及“税捐记账额度控制表”6船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续，以便船只抵港时即时办理提货。 第二十七条 报关进度控制关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。 第二十八条 公证1各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目（如外购散装材料），通知进口单位于材料进港时，会同公证行前往公证。2外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。3进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送

20、有关部门。 第二十九条 退汇1外购部门依进口材料的装运情况，判断信用状，当剩余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用状退汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇。2退汇金额较大，送进口单位办理退汇。第三十条 索赔 如系无价进口的材料、 14天内以书面形式向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理”，于报关时检具必需文件办 外购部门应向供应厂商索回信用状正本， ”通知 。 但信用状未逾有效期限者， 1外购部门接到收货异常报告（“材料检验报告表”或“公证报告”等）时，应立即填制“索赔记录单”，连同索赔资料同交索赔经办部门办理

21、。 2以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。 3索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。 第三十一条 退货或退换 1外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。 2复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。 3退换的材料进口时依本节有关规定办理。 （四）价格及质量的复核 第三十二条 价格复核与市场行情资料提供 1采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。 2采购部门应就企业内

22、各公司事业部所提供重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。 第三十三条 质量复核 采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验等）第三十四条 异常处理 审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应即填制“采购事务意见反映处理表”（或附报告资料），通知有关部门处理。 （五）附则 第三十五条 本办法呈总经理核准后实施，修改时亦同。 。 第1节 物料与采购管理制度基础1 物料采购管理制度 物料采购管理制度 物料采购管理制度 采购物料价格管理制度 酒店物品采购管理制度1 后勤物资采购管理制度1 原材料采购管理制度1 物料与仓储管理制度 物料与仓储管理制度