2023年秘书学概论1~5.docx

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1、2023年秘书学概论15 秘书：广义，指领导人的事务与信息助手（包括公务/私人秘书）。狭义（不包括私人秘书），指一种职务名称，社会职业，处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。 秘书学：是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性。应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究 秘书人员如何做好秘书工作的科学。它是一门写作学与管理科学的知识圈交叉重叠的产物。 秘书工作的四个转变：由单纯的办文办事转变为既办文又办事；传递信息转变为综合处理信息被动服务转变为主动服务；凭老经验办事转变为科学化管理。 秘书工作职能的转变 支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案 辅

2、助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制 处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息 计划工作，由重在重重传达计划转变为重在独立企划 五、秘书工作方式的转变 服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务 办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公 会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展 操作方式，由手工操作转变为电子操作 秘书工作的特点？(1)辅助性；辅助是相对于主导而言的。辅助是在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。（2）综合性；（3）机密性； （4）服务性； 秘书工作的作用？（1）助手作用 （

3、2）参谋作用；（3）协调作用，（4）信息枢纽作用；（5）公共关系作用；秘书工作中有“对外联络、内部协调”等内容，理应起着“内求团结，外求发展”的公共关系作用。 秘书服务业发展中的必要因素：（1）专业化分工越来越细与日常事务的复杂化程度越来越高的矛盾；（2）现代生活节奏越来越快；（3）现代科技的发展，通讯以及互联网的广泛运用，秘书服务工作日趋现代化、专业化、规模化和虚拟化，使秘书服务行业的发展有了物质基础，并逐步实现传统和现代时尚的有机结合。（4）其他专业化公司的增加；（5）秘书职业化的不断加强。 会展需要秘书表现在三个方面。（1）会展的联络、协调和组织工作。（2）会展的会议组织工作。会展的重点

4、是“展”，可是必然要召开一系列会议。譬如，展出之前有筹备会议，检查会，动员会，展出期间有开幕式，报告会、新产品发布会、技术交流会、研讨会、贸易洽谈会、记者招待会。展出之后有评估会，总结会，新闻发布会等等。（3）会展的文书工作。 三省制：在魏晋开始形成，唐代确定。即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出令，门下审议，尚书执行”，既相互分工、配合，又互相监督、牵制。 一文一事制：宋朝规定：朝廷百官和地方的奏章必须一文一事，非一宗事者不得同为一文，以便行文归口和由主管部门及时批复、处理。 文书立卷制：元朝规定：处理完毕的文书经监察官“照刷”（检查）之后予以编号立卷。同一类事立为一卷，

5、年终交案，归档保管。（公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。） 贴黄引黄制：魏晋以后，公文多用黄纸书写。唐代规定：公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄”。此后，又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”，也就是“公文摘要”的由来。条旨制：明朝规定：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考，又称“票拟”。 综理制：是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。如市、县政协和大多数企事业单位都

6、采用综理制。 十一、1921年，中国共产党在上海召开了第一次代表大会。1923年，在广州的第三次代表大会，决定建立秘书制。1926年党的四届三中全会决定中央设立秘书处。“密”和“精”是建党初期秘书工作的特点。 秘书工作机构的职能： 1、助手职能：例如帮助或代替领导部门处理日程文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的经历与时间等。 2、参谋职能：例如调查与提供领导决策所需要的信息材料，支持领导决策。 3、枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽功能。 4、协调职能：秘书部门还负有在上下之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。 6、公关职能：在不

7、设公关部门并无专职人员的组织中，秘书部门还承担着处理公共关系的职能。秘书部门还应本着“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种关系。 5、保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密回忆、安 排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。主要有：妥善保管各种机密文件、资料，不得丢失、残缺、破损或者被偷阅，翻拍，盗用；保守会议精神、会晤的内容中所涉及的机密；保守企业资金、经营、生产工艺等等商业机密；保守领导人的住址、行踪、活动内容即个人隐私等秘密；保守员工的档案、升迁、调动等人事机密；保守涉及组织利益的其他机密；监督机要部门、机要人员保守各种

8、有形的无形的机密。 秘书部门和秘书管理人员的要求： 1、机构与部门职责 2、岗位责任制 3、工作程序和工作方法。工作程序：工作中的每一个环节和它们之间的先后排列次序、操作步骤。环节不能随意地增加或减少，次序也不能任意地颠倒或随便排列。工作方法：工作的技能和操作要求。它既需要秘书人员以具有一定的知识、技术、能力为基础，又要善于综合运用，善于转化为实际的效果。 4、信息系统 5、办公自动化：简称OA，是研究如何将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动。 秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。 1、工作管理，秘书人员的工作有受

9、支配、受制约的部分，如领导交办的工作或集体承担的工作；也有自己支配部分，如职责内的日常工作。首先要有明确的工作计划，其次是要区分轻重缓急，决定工作次序，有条有理的地去进行。但不论做什么工作都要高标准、严要求； 2、行为管理，秘书人员根据不同的工作任务、不同的工作对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式；通常对行为的理解，既包括行为方式也含有言行、举止、态度等因素。秘书应该做到无论在任何场合都不背后议论上司的长短，不谈论或泄漏别人的隐私。 3、时间管理，秘书应科学地支配时间和充分地利用时间，秘书还应有效控制某些工作的时间弹性幅度；要善于利用大段或整理时间去处理复杂并具有连续性的工作。总结经验教训

10、，结合工作成果作必要调整，以提高工作效率。 4、办公环境管理，秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些管理对提高秘书工作效率，树立良好组织形象大有好处。 秘书应具有那些职业道德？ 1、忠于职守：这是秘书职业道德的核心。秘书应忠于职守，大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。忠于职守的另一个含义是对工作负责、一丝不苟。 2、严守秘密：秘书人员要严守党和国家机密，也不得泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报。 3、恪守信用：秘书工作严谨缜密，而又责任重大。秘书人员为忠于职守必须在工作中、人际交往中恪守信用。 4、文明礼貌：

11、秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带微笑。 5、廉洁奉公：秘书应该做到奉公守法、廉洁清白，不以私谋权，不接受贿赂。 秘书培训的三种模式：学历教育；岗前培训；在职培训。 秘书处理人际关系的一般准则有哪些？ 1、尊重。秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。通常而言，要获得别人的尊重，首先得尊重别人。人都有自尊心，都希望得到别人的尊重。尊重别人和受到尊重，是相对相应的。互相尊重就能增进彼此的友情和信任，就能激发彼此的责任感和工作积极性。 2、礼貌和礼仪。人际关系中尊重的最初也是最近的形式就是礼貌。礼貌要求秘书在公司或其他场合会

12、见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。 3、乐于助人。秘书的角色地位主要是助手，帮助主管或上司做好各项工作，甚至必要的生活照顾与服务，乃是秘书的天职。秘书工作又是综合性的工作，它需要多方面的配合和帮助才能做好。因此，秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐”的意识，养成主动、勤劳的习惯。无论对上司、或同事、或客户、或有工作交往的普通群众，只要知道或看出对方有需要，就应主动地伸手帮助。 4、赞美他人。秘书不是卑贱者，但他（她）的角色地位要求其必须是

13、个真正的谦虚者。谦虚不等于自卑，正如自尊也不等于骄傲。确切地说，真正自尊、谦虚的人就在于他们既能正确地估量自己，又能正确地看待别人。 5、宽容与体谅。秘书人员要善于在人际交往中学会宽容与体谅。对别人身上这样或那样的弱点或缺点要予以宽容，对别人的粗鲁言语、举止或错误行为，只要不伤害公司及个人，要予以宽恕。进而能设身处地为对方着想，多给人一点同情和谅解。 6、公允。公允要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功为己有，也不文过饰非或推卸责任。 秘书与上司关系的特征 工作上的主从性。秘书是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司为主，秘书为辅、为从。 知识、能力、体

14、力、思维的补充性。秘书与上司工作的配合既是一种助力，也应该是一种合力，应该是相加，而不是相减或抵消。 人际关系的首属性。秘书与上司尤其是主管上司的关系是首属关系，建立并巩固这种首属关系，对秘书的工作成果和事业前景是完全必要的。 人格上的平等性。不管秘书与上司在职务地位或财富上有多么悬殊，也不管秘书与上司的首属关系发展到什么程度，秘书与上司在人格上永远是平等的。秘书与上司在工作上是“主从”关系，而决不是“主奴”关系。秘书应保持人格上的独立性，不应该成为上司的附庸或其他。日本的例子。“士为知己者用”“士为知己者死”摒弃，秘书应该认识到： 自己的地位、待遇是靠自己的努力挣来的，不是哪一个人恩赐的，秘书对上司应该有清醒地，客观的认识，应该服从，但绝不盲从，即不帮助上司作违法乱纪的事，不做丧失人格、国格的事，应该有不为五斗米折腰，合则留不合则去的骨气。 十九、秘书的其他业缘关系：广泛性，复杂性，灵活性，变动性。原则与要求：广结良缘；区分主次；一视同仁，以礼相待；发挥微笑的魅力；记住别人的名字。 秘书学概论15 秘书学概论论文 秘书学概论绪论 秘书学概论教案 秘书学概论体会 秘书学1 秘书学概论考试小册 秘书学概论复习纲要 秘书学概论复习题 秘书学概论复习资料