2023年秘书工作要求.docx

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1、2023年秘书工作要求 总经办秘书工作要求 一、优秀秘书的素质要求 1.个人素质要求： 1) 品德正直善良、诚实忠心 2) 修养良好的家教，端庄的仪表，有礼貌，懂礼节 3) 细心工作、生活细心周到 4) 耐心做事持之以恒，并非三分钟热情 5) 用心认真、用心去做好每一件事 6) 爱心热爱生活，热爱工作，团结同事，乐于助人 2.技能素质要求： 1) 教育背景：文秘与中文等文科类相关专业，大专以上学历. 2) 写作能力：具有较高的写作水平及文字表述能力，能起草报告、总结、 讲话稿等文书 3) 打字速度：达到60字/分钟或以上，越快越好 4) 办公设备：能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了

2、解相 关保养知识 5) 软件操作： office软件熟练掌握，尤其是excel表格与数据处理 CAD软件懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸 ACD等流行看图软件熟练掌握文件的打开、使用及归档 Project软件会使用，了解软件结构及日期时间之相互关连，以及甘特图、打印等 二、秘书的岗位职责 1) 跟进各审批文件并及时发放给相关人员，建立好收发文件的档案。 2) 负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管，负责办理合同借阅登记手续。 3) 汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。 4) 完成总经办领导所交待事务（如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人

3、的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等）。 5) 负责档案室文件管理程序（明确：类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权）。 6) 电子文档管理程序（明确：类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权）。 7) 运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。 8) 掌握上司的日程安排做好预约工作，安排商务旅行。 9) 与各部门工作密切联系，保持融洽相处，准确高效地完成上传下达的工作。 三、秘书工作内容及要求 1 日常秘书工作： 1) 快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。 2) 妥善保管上司之档案资料，分类归档，保证文档条理清晰。 3) 准确转达上司与各部门之间的

4、沟通信息。 4) 接待来访、来电，须有礼有节、大方得体，电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误，及时转达。 5) 上班时提前到位，事先整理好上司办公环境，桌面文件归类，分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟，收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司，须继续留在位置上等候。 6) 如有个人私务需要处理，提前向上司请示并说明情况，获同意后请同事暂代职务。 3.机要工作： 1) 掌握公司对内、对外发文的格式要求，清晰授权范围。 2) 清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。 3) 掌握公司日常费用报销签批流程。 4) 掌握公司使用公章的审批流程。 5) 掌握合

5、同审批流程。 6) 掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。 7) 记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。 8) 每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。 9) 每月向各部门收集工作计划、用款计划。 10) 掌握公司的其他日常工作流程。 11) 处理各样事务必须严守保密纪律，掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。 4.公共关系工作 1) 名片的整理及录入，形成电子号码簿，定期更新，记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息，供上司随时查询。 2) 掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程，接机送机及时到位，提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。 3) 参与上司安排的公共关系应酬活动，应注意保持公司形象，大方得体。 4) 任何其他关系客户的单独邀请，均须向上司报告。 5.私人事务助理 1) 尊重上司隐私，保持私密性。 2) 妥善处理好上司交代的个人事务。 3) 不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。 秘书工作要求 秘书工作要求提高自身修养 秘书工作 秘书工作 秘书工作 秘书工作 秘书工作 秘书常识：秘书工作机构的工作原则与要求 秘书工作心得 每天秘书工作