信息交流管理程序QES.docx

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1、XXX有限公司文件编号：XXXX-012标题：.版号:A/0信息交流管理程序页码：1/31.目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。2 .范围适用于公司内部协商和内部信息交流，以及与外部各方的信息交流。3 .职责3. 1综合部负责内部信息的协商和交流的管理，以及与政府部门的沟通及法律法规、合规义务要求 的收集、整理、归档；3. 2采购部负责与供应商及分包方的信息交流，以及相关方投诉的接受答复处理；4. 3销售部负责与顾客有关的信息交流，包括顾客环境投诉和处理；4.程序4. 1信息的分类4. 1. 1外部信息a.质检站、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物

2、处理站、认证机构等监测或检查的结 果以及后馈的信息；b.政策法规标准类信息，如质量/环境法律法规、条例、产品标准及其变化等；c.相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、供应商、废物收购方、运输公司、社区居民及 任何对公司的产品质量/环保状况有兴趣的人和组织；d.其他外部信息，如部门直接从外部获取的有关产品质量、环境方面的信息。4. 1. 2内部信息a.正常信息，如方针、目标指标、重要环境因素、相关法律法规、管理方案、监测记录、检验 结果、内部审核与管理评审报告、有关产品质量状况、化学物质的特性、安全数据、管理者代表的任 免，以及体系正常运行时的其他信息等；b.不符合（或潜在不符合）信息，如产

3、品不合格报告、体系内审的不符合、纠正和预防措施处 理单等；c.紧急信息：如出现重大质量事故、火灾、洪涝灾害、化学危险品泄漏、重大伤亡事故等情况 时的信息；d.其他内部信息（如员工的建议等）。5. 2信息的交流XXX有限公司XXX有限公司文件编号：XXXX-012标题:标题:版号：A/0信息交流管理程序页码：2/34. 2. 1信息的内容a.公司的方针、目标、指标、管理方案的制定及相关职责、权限；b.有关产品质量状况、生产进度及技术方面的信息沟通；c.有关产品质量不合格的处理和纠正预防；d.有关环境的识别、评价与控制和事故调查处理；e.有关改善产品质量、作业场所环境现状的讨论；f提出有关产品质量

4、、环境持续改进的意见；g.有关顾客及其他相关方的投诉。42.2交流的方式a.会议：包括总经理办公会、公司例会、生产例会、业务例会及总结表彰会等。其中总经理办 公会由总经理召集，管理层人员参加，可定期；公司例会由总经理或办公室召集，管理层人员和部门 负责人参加，一般为每月一次；生产例会由生产部召集，与生产有关的部门的相关人员参加；b.公告，由综合部公布，有关公司动态、政策、人事变动及有关通知等；c.行政文件，由综合部发布，有关公司政策、人事任免等方面信息；d.意见箱，由综合部设立，为收集员工的意见和建议；e.电话、传真及网络，由综合部管理；f访谈；g.通知，由综合部及相关部门发布；i信息联络处理

5、单，由相关部门填写并传递。4. 3信息的处理4. 3. 1外部信息的处理4. 3. 1. 1综合部负责质量站、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物处理站、认证机构等 监测或检查的结果以及反馈信息的收集、传递到公司的相关部门，并进行登记。出现不合格情况时， 按照环境改进控制程序的要求进行处理。4. 3. 1. 2政策法规、标准类的资料信息由综合部负责收集、更新、整理，并保存，详见合规义 务控制程序。4. 3. 1. 3销售部和采购部分别负责与顾客、物料供应商、运输公司等进行信息沟通，对其施加影 响，详见相关方控制程序。4. 3. 1. 4销售部负责来自顾客投诉的归口管理，负责投诉的接收、登记

6、在顾客投诉处理记录表 中。负责处理方案的提出和传递（以纠正和预防措施报告单的形式传递至生产部等相关责任部门）、 处理过程的跟踪和向顾客反馈。质检部负责处理方案执行情况的验证。标题:版号：A/0页码：3/3页码：3/3信息交流管理程序4. 3. 1. 5相关方反馈的其他信息，可由对应部门以信息联络处理单的形式传给质检部（产品 质量、环境）。并将处理情况答复相关方。4. 3. 1. 6各部门直接从外部获取的其他类信息，如产品质量、环境信息，第一时间以信息联络 处理单形式反馈到质检部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。4. 3. 2内部信息的处理 4. 3. 2. 1正常信息的处理：各部门

7、依据相关文件的规定直接收集并传递（一般采用有关记录表格 或信息联络处理单及会议的形式）日常正常信息；质安环部按照相应程序文件的规定传递方针、目标 指标、管理方案、内审结果、更新法律法规等信息，包括质量、环境体系的变更信息。4. 3. 2. 2不符合信息的处理详见不合格品控制程序及改进控制程序。4. 3. 2. 3紧急信息由发现部门迅速传递给办公室，可用电话、传真等方式。4. 3. 2. 4其他内部信息（如员工的建议等）提供者可以信息联络处理单反馈给相关部门或办 公室进行处理。交流的目的在于促进员工对持续改进作贡献。4. 3. 3内外部交流的信息应与管理体系形成的信息保持一致。5相关文件和记录合规义务控制程序5.1 改进控制程序相关方控制程序5.2 不合格品控制程序信息联络处理单5.3 纠正和预防措施报告单顾客投诉处理记录表