采购管理制度采购申请、控制、验收、付款、退货制度.docx
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1、采购管理制度目录第一部分采购授权审批制度2第二部分 采购申请审批制度4第三部分采购预算管理制度7第四部分采购控制制度8第五部分 验收管理制度13第六部分付款控制制度15第七部分退货管理制度18第八部分 应付账款管理制度195.大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的 大宗物资采购采用比质比价采购方式。第3章 采购数量控制第5条 采购数量应该严格依照采购计划进行确定。第6条 采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。第7条 检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。第8条 关于于需大量采购的原材料、零配件等,必需做各种采购数量关于
2、成本影响的 分析,将各种请购进行有效的归类,然后利用经济批量法来测算成本。第9条 关于于请购数量不大,或者零星采购的商品,采购批量的成本分析控制可关于 照资金预算来执行。第4章采购时间控制第10条 采购时间囊括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运 货时间、验收时间和入库时间等。第条根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。1 .现用现购商品或劳务从实际使用或需要日期算起,倒算出合理的采购时间。2 .以最佳成本为原则确定最经济的订货方式采购时间通常是依照库存量控制的方法确定采购时间。3 .保险储备量和定量当某一商品达到订货点时就是采购时间。第12条 关于采购时间的控制是防止正常
3、的业务活动被延迟,或者过早地使现金被使 用而形成过大的存量资产。第13条采购时间的控制由仓库管理部门应用经济批量法和分析最低存货点来进行, 但当请购单已经提出,采购员应即时处理请购单,并且将处理结果即时通知仓库管理部门。第5章供应商选择第14条供应商初步评判1 .采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商,同时收集多方面的资料,如 质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据,并且要求有合作意向的供应商填写“供应商基 本资料表”。2 .采购员关于“供应商基本资料表”进行初步评判,挑选出值得进一步评审的供应商, 填写供应商候选名单,交采购经理审核。3 .选择供应商标准(1)供应商应有合法的经营许
4、可证,应有必要的资金能力。(2)供应商按国家(国际)标准建立质量体系并且已经过认证。(3)有良好的售前、售后服务措施和服务意识。(4)具有足够的生产能力,能满足本企业经营需要。(5)同等价格择其优,同等质量择其廉,同价同质择其近。4 .采购员在关于供应商进行初步评审时,需确定采购的物资是否契合国家法律法规的 要求和安全要求,关于于有毒品、危险品,需要求供应商提供相关表明文件。第15条供应商现场评审1 .采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门 共通进行供应商的现场评审,并且提出相应的意见和建议。2 .供应商评判内容(1)采购部主要负责评判供应商的资质、经营状况
5、、信用等级及服务等方面。(2)财务部主要负责评判供应商要求的付款条件等。(3)使用部门、质量管理部门主要负责评判供应商提供商品的质量。(4)上述一切部门共通关于采购的价格、交货时间进行评判。3.适用范围(1)根据所采购物资关于企业经营的重要程度,将采购的商品分为关键、重要、普通三 个级别,不同级别实行不同的等级控制。(2)必需关于提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。(3)关于于普通物资的供应商,无需进行现场评审。(4)紧急、小额零星的采购,由使用部门直接提出申请,采购员进行市场调查后,直接 选择供应商,经采购经理审批后,进行采购。第16条 “供应商质量保证协议”的签定1 .采购部负责与现场
6、评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定“供应 商质量保证协议”。2 .“供应商质量保证协议” 一式两份,双方各执一份,作为供应商提供合格物资的一种 契约。第17条样本需求与供应商送样1 .如有样本需求,由采购员通知供应商送交样本,使用部门、质量管理部门等相关人员 需关于样本提出详细的质量要求,如品名、规格、包装方式等。2 .样本应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品,数量应多于两件。第18条样本确认L样本在送达企业后,由验收人员及使用部门完成样本的质量、性能、尺寸、外观等方 面的试验,并且填写“样本签样试用回单”。2 .经确认合格的样本,需在样本上贴“样本标签”,并且注明合格
7、或不合格,标识试验 状态。3 .合格的样件至少为两件,一件返还供应商,一件留在采购部作为今后试验的依据。4 19条 确定合格供应商名单1 .采购员根据现场评审结果和样本检查结果选择合格供应商,无需进行现场评审的,直 接填写合格供应商名单后,交采购经理审核。2 .采购经理审核无误后,交总裁审核。3 .原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商,以供采购时选择。4 .唯一供应商或独占市场的供应商,可直接列入“合格供应商名单”。第6章订单的控制第20条 选定合格的供应商后,采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行 采购。第21条采购价格审核L财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格,并且报财
8、务总监、总裁审批。2.关于一切超过规则价格的订单必需经过总裁特殊审批。第22条条款审核财务部门关于采购订单进行审核,特殊条款必需由法律办公室或专业法律顾问把关。第23条合同审批根据采购授权审批制度的相关规则,报相关人员按权限进行审批。第24条 登记采购订单1.采购员应该按编号编制采购订单。一式四联。(1) 一联提出请购部门,以便让请购部门验证订单的内容是否契合他们的要求。(2) 一联提交质量管理部门,一联提交仓库保管部门,作为验收的标准。(3) 一联提交财务部,作为入账凭证。2 .采购员要即时关于采购订单进行归档,在采购订单每月存档时应检查已处理的采购 汀单是否连续编号。3 .定期汇总一切被取
9、消和修改过的订单,并且编制报表。4 .定期汇总一切未完成的采购申请,并且编制报表。第7章附则5 25条 本制度经总裁审批后,自公布之日起执行。6 26条 本制度由采购部负责解释。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期第五部分验收管理制度制度名称验收管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条 质量管理部门和相关使用部门关于所购货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,并且出具验收表明。第2条 验收人员关于验收进程中发现的异常情况,应当立即向采购部或有关部门报 告,采购部或有关部门应查明原因,即时处理。第3条 货物的验收由质量管理部门主导,会同仓储部门、使用部
10、门和采购部共通验收, 关于收到货物的数量和质量进行试验。第4条收货准备。1 .货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单”时,按供应商、货物交货日期诀别 依序排列,并且于交货前安排存放的库位以方便收货作业。2 .关于于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资,应借助称重仪器、检测工具、容 器等进行试测验收,不得虚估。第5条 待验货物处理。已经到货、等待验收的货物,必需在商品的外包装上贴上货物标签并且详细注明货号、 品名、规格、数量及到货日期,并且且应与已验收的货物分开储存,并且计划出“待验区” 以示区分。第6条实施验收。1 .货物到货后,货物验收人员应会同使用部门根据“装箱单”、“订购单、“合同
11、”等采 购文件核关于货物名称、规格并且清点数量或过磅、测量重量,并且将到货日期及实收数量 填入“订购单”。同时,验收人员填写验收报告单并且在上面签字。2 .质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告,关于那些没有关于应采购申请的商 品或劳务,一律不得签收。3 .质量管理部门验收完毕后,关于验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号 的验收表明,内容囊括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原 购货订单编号等,作为验收商品或劳务的依据,并且即时报告采购部门和财务部门。4 .验收进程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符,应通知 办理采购的人员及相关部门
12、进行处理。5 .验收进程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时,验收 人员应即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理,并且尽可能维持其状 态以利于公证作业。6 .公证单位或供应商确认后,验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后,送财 务部门及采购部门办理。第7条超交处理。1 .交货数量超过订购量的部分应退回供货商。2 .属于自然溢余的,由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量,经请 购部门主管同意后进行收货,并且通知采购人员。第8条短交处理。交货数量末达到订购数量,以要求补足为原则,由验收人员通知采购部门联络供应商进 行处理。第9条急用品验收
13、。紧急货物到货后,若尚未收到“请购单”。验收人员应先与采购部核关于,确认无误后,按收货作业办理。第10条货物验收规矩。质量管理部门应当根据货物的重要性及特性等,适时召集使用部门及其他有关部门,依 照所需货物制定“货物验收规矩”作为采购及验收的依据。第11条货物试验结果处理。根据不同试验结果可做以下两个方面处理。1 .试验合格的货物,试验人员于外包装上贴上合格标签,仓库人员再将合格品入库定 位。2 .验收不合标准的货物,试验人员应贴上不合格标签,并且于“材料试验报告单”上注 明不合格原因,经负责人核实后通知采购部门送回货物,办理退货。3 12条退换货作业。1 .试验不合格的货物退货时,采购员应开
14、立“货物交运单”并且附有关“货物试验报告 单”呈采购经理签字确认后办理退货。2 .货物需要更换的要与供方协商解决,需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通 知财务部门。3 .关于于已付款但货物在保修期或保质期出现质量问题的要负责联系维修或索赔,索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期第六部分付款控制制度制度名称付款控制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条 为规矩企业商品采购付款业务的内部控制管理,特制定本制度。第2条 本制度由采购部制定、修改,报总裁审批后执行。第3条 企业应当依照现金管理暂行条例、支付结
15、算办法和内部会计控制规矩 资金(试行)等规则办理采购付款业务。第2章 付账控制中单据的审核第4条 财务部门在办理付款业务时,应当关于采购发票、结算凭证、验收表明等相关 凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。第5条真实性审核。1 .应付账款会计应确定原始凭证是否虚假,是否存在伪造或者涂改等情况。2 .核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过,是否反映了经济业务事项的本质等。第6条合法性审核。审核原始凭证所反映的经济业务事项是否契合国家有关法律、法规、政策和国家统一会 计制度的规则等。第7条合规性审核。审核原始凭证是否契合有关规则,如是否契合预算,是否契合有关合同,是否契合有关 审批权限
16、和手续,以及是否契合单位的有关规章制度,有无违章乱纪、弄虚作假现象等。第8条完整性审核。根据原始凭证所反映的基本内容的要求,审核原始凭证的内容是否完整,手续是否齐备, 应填写的项目是否齐全,填写方式、填写形式是否正确,有关签章是否具备等。第9条 除关于上述5、6、7、8条审核外,还应关于原始凭证的正确性进行审核,即 审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确,数量、单价、金额的计算有无错误,大小 写金额是否相符等。第3章 付账控制中的现金使用第10条现金使用范围。1 .向个人收购农副产品和其他物资的价款。2 .结算起点以下的零星采购支出价款。3 11条现金使用方法。1 .采购付款中零星的采购需
17、要支付现金的,采购员向财务部提出申请。2 .财务部根据企业现金使用规则从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。3 .财务人员不得从企业的现金收入中直接支付(即坐支),需要坐支现金的需报经开户银行批准。4.因采购地点不确定、交通不便等特殊情况,办理转账结算不便,必需使用现金支付 时,应向开户银行提出书面申请,由企业财务部门负责人签字盖章,开户银行审批后,予以 支付现金。第4章付账控制第12条 采购员在付款时,应得到采购经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相 应确认或批准。第13条一切购货业务应编制购货订单,购货订单应经过有关部门(如采购部、生产 部、销售部、总裁等)签单批准。订单副本应即
18、时提交财务部门。第14条 收到货物并且验收后,验收员应编制验收报告,验收报告必需按顺序编号, 验收报告副本应即时送交采购部和财务部。第15条 收到供应商发票后,采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较, 确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符,核关于无误后交财务 部。第16条财务部将收到购货发票、验收表明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行 复核,检查其真实性、合法性、合规性和正确性。第17条 采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单,并且 经财务经理审核,财务总监和总裁按权限审批。第18条 已确认的负债应即时支付,以便按规则获得现金折扣,加强与
19、供应商的良好 关系,并且维持企业信用。第19条财务部应该依照应付账款总分类账和明细分类账按月结账,并且且互相核关 于,出现差异时应编制调节表进行调节。第20条财务部按月从供应商处取得关于账单,将其与应付账款明细账或未付凭单明 细表互相核关于,并且查明发生差异的原因。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改FI期第七部分退货管理制度制度名称退货管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条目的。明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规则,即时收回退货款项。第2条退货条件。验收人员应该严格依照企业的验收标准进行验收,不契合企业验收标准的货物视为不合 格货物。不合格货物应办理退货。
20、1 .关于于数量上的短缺,采购员应该与供应商联系,耍求供应商予以补足,或价款上予 以扣减。2 .关于于质量上的问题,采购员应该首先通知使用部门不能使用该批货物,然后与使用 部门、质量管理部门、相关管理部门联系,决定是退货还是要求供应商给予适当的折扣。3 .经采购部经理审阅、财务总监审核、总裁审批后与供应商联系退货事宜。4 3条退货手续。试验人员应在试验不合格的货物上贴“不合格”标签,并且在“货物检收报告”上注明 不合格的原因,经负责人审核后转给采购部门处理,同时通知请购单位。5 4条货物出库。当决定退货时,采购员编制退货通知单,并且授权运输部门将货物退回,同时,将退货 通知单副本寄给供应商。运
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