技术文件与资料管理制度.docx

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1、2卷技木文件与诊科管理制度一、目的规范项目部“工程文件”和“技术资料”的收发、借阅、保管、存档。二、适用范围本制度适用于XX工区项目经理部前期、施工期间和竣工后的工程文 件和技术资料的管理。三、定义“工程文件”是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包 括工程准备阶段文件、设计文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣 工验收文件。“技术资料”是指在工程项目开发施工期间的各类设计 图纸（含电子文件、效果图等）、设计变更通知及其它有关工程项目 方面的文件资料。四、职责（一）文件的起草、发放程序.文件制定后，均应填写发文稿纸，履行会签审批手续后方可编号发 布。文件原稿和发文稿纸交资料员统一存档。1

2、 .文件资料编号：编号形式为：成轨（技）字发文件年号X号（二）文件资料的收发、登记、存档、归档、保管、借阅.负责工程文件和技术资料的收发、借阅管理和归档保存，并定期对 工程档案进行整理。1 .工程技术文件与资料管理，实行统一管理，专人负责（部门设兼职 资料管理员）。2 .外来文件资料和管理性的文件统一由技术组资料员负责登记、发放。 4.技术组负责发放文件的清单，作为部门使用有效文件的识别，每年 年终发布文件修订清单（包括作废文件和新增有效文件）。5 .技术性文件资料（报告、函件）由技术组资料员负责分发到有关部 门和使用单位，分发时应做好登记、发放签收手续。6 .资料由资料员统一保管、归档，不得

3、由职能部门或个人整理资料。7 .资料员要以高度的责任心和原则性来管理档案资料，使文件优化馆 藏，做到完整性、系统性、价值性、实践性和特殊性。确保质量与安 全，并及时准确提供给领导及各相关部门利用，以做到有据可查。资 料管理要逐步实现标准化、规范化、系统化、现代化，资料要分类存 放，分系统排列次序，编制检索扼要，以利于保管查阅。8 .做好资料库房的安全、整洁、保密工作，做到防火、防盗、防潮、 防霉要求，非经管理人员允许不得入库。9 .资料借阅需经技术组负责人签字办理借阅单方可借阅。同时为提高 档案资料利用率，借阅者要尽快退还借阅资料，档案最长不得超过 10天，资料最长不得超过20天。借阅者归还资

4、料时，资料员要对资 料进行检查。（三）文件资料的回收与销毁1 .凡是作废的文件资料，技术组负责发出文件作废通知。文件持有人 接到通知后，应及时撤出作废文件，由各部门的文件资料员负责保管 好有关修改文件清单以备查。2 .有作废文件如需保留，应加盖作废章保存。3 .文件资料的销毁应执行国家有关法规，任何单位和个人不得随意将 文件资料擅自销毁或当废品出售处理。五、管理程序（一）工程技术文件与资料的交接登记和归档程序.接收文件和资料时，“交接方”须向“接交方”交底，“接交方”熟 悉须交接的文件资料后，“交接双方”填写工程技术文件与资料交 接登记表进行交接。1 .完成技术文件与资料交接登记后，资料管理员

5、将所接收的文件资料 进行编号、盖章、复印，同时填写工程技术文件与资料归档登记表， 对接收的技术文件与资料予以归档保存。2 .工程技术文件与资料的管理与归档，应按工程分别管理与归档，如 “水文巷一期工程”、“咸阳改造工程”等，同一工程的文件与图纸资 料应按建筑、结构、电气等专业分类集中保存与归档。3 .对归档的有关资料以简单、易查为原则进行编目和标识登录，及时 填写已归档工程技术与资料汇总表，以便查阅、增加、更新等管 理。(-)工程技术文件与资料的发放与移交程序.工程技术文件与资料发放时，填写工程技术文件与资料发放清单, 工程技术文件与资料发放清单经部门负责人批准后，由资料管理 员统一发放。1 .部门之间须移交工程文件和技术资料时，“移交双方”熟悉和核查 须移交的工程文件和技术资料后，“移交双方”填写工程技术文件 与资料交接登记表进行移交。(三)工程技术与资料的借阅程序.相关部门及个人借阅技术资料时，填写工程技术文件与资料借阅 登记表，借阅人签名，到期归还时，再次签名确认。1 .借阅时间超过三十天者，须由部门负责人在工程技术文件与资料 借阅登记表上签署意见，方可办理借阅手续。