010岗位说明书-总裁办秘书.docx

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1、XX铭心珠宝X X MingXin Jewelry类别岗位说明书编号MX-HR-ZZ07-011所属单位集团总部生效日期2015-10-1批准：总裁审核：项目审议决策委员会拟定：董事长办公室岗位 名称总裁办秘书所属部门董事长办公室岗位编制集团直接 上级董事长办公室主任关联协调人员董事长办公室及各部门相关人员直接 下属无职级七级职责 总述根据集团各项制度要求和流程标准，负责合同、机要档案及公文等档案管理工作，负责董办 小仓库管理、月度计划总结收取、整理和汇总、合同审核、来访人员接待及活动支持以及董 事长办公室整理打扫等工作。职责 描述职能概述具体职能描述合同管理1、对各部门提父的合1司进行审阅，

2、完善合1司条款，提出修改意见，规 避法律风险，保证集团利益不受损害；2、对集团重要合同扫描存档，纸质合同分类登记归档，以便随时查阅。印章、机要档案及 文件管理1、负责董事长办公室内外部文件、机要信息和档案资料的收集、整理、 分类、归档管理；2、负责将内部通知、报告、签呈、外来公函及其他文字资料及时呈交 董事长批阅，并及时将董事长批示意见进行传达；3、负责集团各类通知、公告文件的编号、公布、0A上传等工作；4、负责公章、合同章等各类印章管理以及各部门用章申请的审核管理。董办小仓库管理负责董事长及高管入库的物品（含茶叶、烟酒、礼品等）管理，做好登 记保管工作。计划总结管理负责集团公司各部门、各分子

3、公司管理人员月度计划总结的催收、汇总 整理，并及时呈报董事长审阅。人员接待及 活动支挣1、负责日常人员来访接待及安排；2、负责集团专项活动的协调与支持。部门秘书事务1、为董事长、董助、总助等人员提供常规秘书服务（含文件管理、酒 店预定、车票机票预定等）；2、负责票据、单据的呈报、传递，保证票据及单据及时上交董事长签 批、下传送交部门；3、负责接听董事长办公室电话，记录重要内容并进行汇报；4、负责董事长办公室每日卫生打扫工作。每天上班前将董事长办公室 开窗通风，办公室桌椅、文件柜、窗台、地板、茶台、卫生间等打 扫干净，及时进行垃圾清理，保证办公室整洁卫生；下班前关闭门 窗、电源；5、根据工作需要

4、，轮流值班。专项工作安排完成董事长、董办主任交办的专项工作。任职任职要求概述具体要求描述求最要 要 低於教育背景本科学历（法律、文秘、行政管理、工商管理等相关专业）。知识技能1、掌握OFFICE办公软件操作；2、掌握经济法、公司法、知识产权法等法律法规；3、熟悉日常公文、报告等文件的起草和撰写。工作经验2年以上大中型企业秘书工作经验。素质要求服务精神、灵活性、收集信息、主动性、人际理解能力、合作精神培训要求秘书培训排他条件无关键 绩效 指标1、合同审核及时性、准确率2、合同归档及时性3、小仓库物品登记准确性、及时性4、计划总结收集、汇总及时性工作 权限工作权限概述具体权限描述人事权限无财务权限无业务权限1、董办小仓库管理权；2、合同审核权；3、集团经营管理合理化建议权。工作 特点工作特点概述具体特点描述使用工具OFFICE办公软件、0A系统等。工作环境一般在室内，环境较好，舒适。工作时间特点工作时间较固定，定期值班，偶尔出差。