苏州大学产品生产与科技开发类档案工作规范.docx
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1、苏州大学产品生产与科技开发类档案工作规范、归档范围和保管期限表工作规范第一条为了提高产品生产与科技开发档案(以下简称产品档案)的 质量和管理水平,更好的为学校教学、科研提供有效服务,并为考核产 品档案提供依据,特制定本规范。本规范依据中华人民共和国档案法,国务院批准的科学技术档 案工作条例、国家教委发布的普通高等学校档案管理办法以及国家 档案局工业企业档案分类试行规则等法律、法规,规章,结合高校 实际制定。第二条 产品生产与科技开发档案工作的基本原则1、我校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的、有 保存价值的文字、图表和声像、电子载体材料等均属产品生产与科技开 发档案。2、产品档案
2、必须实行集中统一管理,保证档案的完整、系统,准确 和安全,方便开发利用。3、做好产品档案工作是办好校办工厂和实体的重要基础工作之一, 也是衡量校办工厂和实体管理水平重要标准之一,必须与生产单位的计 划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、 总结产品工作时,同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。4、实现产品档案的科学管理,逐步采用先进管理手段,大力开发档 案信息资源,为学校工作和社会建设服务。5、把产品档案工作列入学校发展计划,配备必需的设备和人员,拨 给一定的经费。第三条产品生产与科技开发档案归档范围的确定1、确定的原则(1)归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件
3、材料,必须 对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。(2)归档的产品生产与科技开发文件材料,必须反映产品生产管理、 经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程,保证完整、准确、系统。(3)归档的产品生产与科技开发文件材料,必须遵循自然形成规律, 保持其有机联系,必须与实物一致并且有成套性。2、归档的主要内容和重点(1)归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、 设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。具体范围见附件和参考工 业企业档案分类试行规则。(2)归档的重点是各经济实体申办报告、审批材料,业务往来合同、 经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形 式的文
4、件材料,特别是全套设计、工艺图纸、关键性材料。3、不归档的文件材料(1)未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额;(2)重份文件和重份图纸;(3)无查考价值和临时性、事务性文件;(4)未定稿的计划、制度;(5)未生效的合同、协议书。第四条产品生产与科技开发文件材料的部门立卷及归档流程1、形成与积累(1)产品生产与科技开发单位接受任务后,应向各级管理和技术人 员布置文件材料形成、积累的任务,并指定专人负责整个过程(从设计 到销售)中文件材料的形成积累工作。(2)工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别 积累和整理有关的文件材料。(3)档案部门应深入工厂、公司,了解各部门文件材料的
5、形成情况。 督促、指导有关人员做好归档材料的积累工作。(4)归档材料必须字迹工整、图象清晰、纸质优良、图纸幅面大小 要按国家统一格式,图纸签字手续完备。(5)归档材料一般归档一份(原件),重要和经常使用的可酌加副 本。蓝图、底图应各存一份。2、整理组卷(1)产品鉴定或定型后,产品设计组负责人把本产品形成的文件材 料按其自然形成规律和有机联系,整理组卷交技术管理部门。技术管理 部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料 整理成卷后,再送交校档案部门。(2)根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律,保 持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,将每个产品项目组成一卷或 多
6、卷,反映整个产品项目关键材料放在首卷,底图单独存放。(3)若一个项目文件材料少时,应将文字材料在前,蓝图在后进行 组卷,底图单独存放。(4)与各产品项目关系密切的管理性文件,应列入产品项目类中组 卷。(5)底图、蓝图的格式和编号,必须符合国家标准。配套图必须附 有目录。(6)幅面大于卷盒的文件材料以及图纸,按4号图纸规格折叠成手 风琴式。底图一律平放或卷放,严禁折叠。对透明底图应用缝纫机打边。(7)卷内文件材料应按正件在前,附件在后排列。(8)对组好卷的技术文件材料进行逐页编号,每卷页号从1开始, 无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料,每面均为一页。页号位 置标在非装订线一侧的下角。以件为
7、单位的应在右上角加盖有单位名称、 档号、件号戳记章,并逐项填写。(9)填写卷内目录和备考表。卷内目录应放在卷内材料首页之前, 备考表放在卷内材料尾页之后。(10)对蓝图、底图等不装订的文件材料,要按照卷内目录的编排 次序、图号顺序进行排列。(11)产品技术负责人应填写归档说明书,归档说明书应放在产品 项目内首卷卷内目录之前。(12)草拟案卷封面,标题应简明、准确。(13)产品技术负责人在归档前,提出划定案卷保管期限和密级的 意见,经技术管理部门同意后确定。(14)产品生产与科技开发文件材料采用案卷或卷盒两种方式保管。(15)和产品生产与科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录 像带、计算机磁盘
8、等特殊载体档案材料应分别组卷,专柜保管,档号应 与有关文字材料卷一致。3、归档验收(1)新产品在成型鉴定前,档案部门应会同技术管理部门对应归档 文件材料进行审查。(2)在产品定型鉴定(或验收)后3个月内,应完成立卷归档任务。 在生产销售过程中产生的科技文件材料,由各有关部门按年度向技术管 理部门移交。(3)因某种原因工作中断的产品,应在中断后两个月内完成立卷归 档工作。(4)技术管理部门应认真填写档案移交目录一式二份。连同案卷一 起交档案部门清点后,双方在移交目录上签字盖章,各执一份,以备查 用。(5)管理性材料,应在次年四月底前完成归档任务。第五条产品生产与科技开发档案的管理1、分类编号(1
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