广州市荔湾区国家档案馆信息技术服务广州集采服务项目用户需求书.docx

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1、广州市荔湾区国家档案馆信息技术服务（广州集采）服务项目用户需求书注：用户需求书中标注有“”号的为实质性条款, 负偏离（不满足要求）将导致竞价无效。一、项目概述（一）项目名称：广州市荔湾区国家档案馆信息技术服 务（广州集采）服务采购。（-）项目内容：采用“两录一校”数字化加工流程对 80万页（幅面以A4计）纸质档案进行数字化处理，包括档案 整理、著录、标引、扫描、图象处理、数据挂接、存储、打 印纸质档案目录等数字化。（三）项目预算：本项目采购预算金额为人民币40万（四）项目周期：本项目2022年12月20日前完成。（五）项目基本要求：L采购人提供约50平方米的扫描加工工作场地；配备 水电、消防、

2、监控设备设施；提供档案存放柜。供应商提供完成档案扫描加工服务所需的各种设备，如 电脑、扫描仪、交换机、打印机、移动硬盘、刻录设备、档 案运送车等；文具、装订工具、碳粉、复印纸等消耗品和扫 式处理。原件纸质较差的，不允许采取连续进纸方式扫描。(2)扫描登记：填写纸质档案数字化转换过程交接登 记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与 档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体 原因和处理方法。(3)图像命名：纸质档案目录数据库中的每一份文件, 都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号+页号为这份文 件扫描后的图像文件命名。扫描差错率不得超过2%o扫描完成后按原先顺序放回档 案袋

3、，交付工作人员。6 .图像处理对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符 合图像质量要求的，应重新进行图像的处理。扫描的图像文 件不完整或无法清晰识别的，应重新扫描。文件漏扫的，应 及时补扫并正确插入图像。图像的排列顺序与档案原件不一 致的，应及时进行调整。检查完毕后认真填写相关表单，记 录质检结果和处理意见。出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不 感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符 合阅读习惯。影像正立，正负角度倾斜不超2度。图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、 黑框、黑边等，应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影 响阅读的前提下展现档案原貌的

4、原则。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼 接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的 整体性。图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图 像文件的容量，节省存储空间。图像失真控制，影像幅面大小同原件一致，确保印章的 扫描和处理尽可能清晰，图像与实物在1: 1比率下必须与 原件一致，确保同等纸张大小的图像打印件与原件大小相 同。7 .数据挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据与纸质档案数 字复制件，通过质检环节确认为合格后，挂接到采购人指 定的电子文件（档案）管理系统。将目录数据与扫描获得的纸质档案数字复制件以批 量处理（每次300张）的方式挂接到采购人指定的电子文

5、件 （档案）管理系统中，需以档号+页号为这份纸质档案数字 复制件扫描后的图像文件命名，挂接准确率须达到100%。挂 接完成后由供应商提供挂接清单。8 .档案装订还原。在档案数字化处理完成后，依据国家标准规范进行装订 还原，并保证档案原件装订正确、美观。装订还原后，工作 人员对装订还原情况进行核对，同时清点案卷总数量、文字 和图纸卷各自数量、盒数，统计文字和图纸页次情况，并进 行详细登记，登记表格提交给采购单位备查。档案原件要装订规范，排序正确，无前后颠倒、页码缺 失等现象，差错率W1%。9 .打印档案目录修改后的目录打印一式两套并装订成册。10 .质量检查工作人员须对数字化过程的质量进行100

6、%检查，检查内 容包括四方面：档案装订还原质量；电子目录核查著录 质量；扫描图像质量；数据挂接质量。供应商须出具质量检查清单。11 档案归还工作人员和库房管理人员根据调卷登记表对档案逐页 清点，确保无误后办理归还手续，并将归还的档案进行上架。12 .数据备份以纸质档案目录数据为依据，将每一份纸质档案文件扫 描所得的图像文件存储到相应文件夹，须认真核查每一份图 像文件的名称与档案目录数据中该份文件的档号是否相同， 图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否 一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同 等。备份的数据要与保存在服务器上的图像文件及其属性 数据一致；档案扫描图像及其

7、属性数据的脱机介质制作、存 储必须做好安全和权限管理，保证数据安全，脱机介质须具 有管理软件。将扫描形成的图像文件采用移动硬盘和档案级蓝光光 盘进行备份，其中移动硬盘备份三套，档案级蓝光光盘备份 一套（移动硬盘和蓝光光盘由供应商提供），并提供四套详 细数据清单。注：供应商需指定工作人员，负责档案调卷、还卷工作, 并根据采购人库房管理人员的指引，对调卷、还卷的档案进 行清点、搬运、排架等。五、项目实施要求（一）项目管理要求1、供应商必须建立专门的项目管理方案，必须具有科 学的组织架构、合理的人力配置、明确的项目进度、严密的 管理制度和严格的质量检验办法。2、供应商需提供完善的项目管理措施、售后保

8、障计划、 安全保密管理制度。3、采购单位在供应商进驻数字化加工场所前，应对数字化加工人员进行业务知识培训及安全保密培训，并组织相 关考试考核，考核合格者，方可进驻开展工作。4、供应商需根据采购单位的项目进度要求进行人员安 排调整，采购单位定期会对供应商的项目进度进行检查，当发现人员不足时，供应商需根据要求及时补充工作人员。5、供应商不得随意更换工作人员，如确实需要更换的, 需提前一周书面通知采购单位，取得采购单位签字同意后方 可。如擅自更换，采购单位将暂停供应商的全部工作，由此 造成的损失或延误由供应商负责。6.项目质量管理：监理公司对供应商提交的数据批次进 行检查时，若第一次检查发现数据合格

9、率达不到98%时退回 供应商进行整改，直至检查全部合格。（二）数字化现场管理要求L数字化工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安 全检查，严禁无关工作人员进入数字化加工场地。2.工作人员不得在数字化加工场地内从事与数字化无 关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严 禁携带火种进入数字化加工场地。（三）其他要求1.合同签订后，无合理、正当理由供应商不执行所签订 的合同，导致项目运行中断，将处以合同总额之30%的罚金。2,风险责任的承担：如因不可抗力造成的项目加工受到 影响，采购人与供应商应本着友好合作的态度共同协商调整 项目加工进度。3.提供一年（售后服务期）的免费维护，一年内发现质

10、 量问题，供应商负责免费上门修正错误，在维护期内收到采 购人需求服务的要求后，应在两个工作日内响应并解决问 题。 4 .供应商的法人及工作人员必须为中华人民共和国境内 公民。5、供应商须是具有独立法人身份的档案数字化加工服 务机构，具有档案数字化加工或者数据处理类项目的经营范 围和能力。6、供应商需有档案中介服务机构备案登记证书（中 华人民共和国境内）。具有数字化加工相关涉密资质或具有 计算机软件相关资质。7、供应商近5年（即从2017年1月至竞标公告发布日） 未发生过档案安全事故、泄密事件。8、供应商需有档案数字化扫描工作经验。（数字化加 工3年以上）。六、验收方案（一）档案装订还原质量验收

11、测试目标：档案原件要装订规范，排序正确，无前后颠倒、页码缺失等现象， 差错率W1%。测试验收方法：检测数字化加工中产生的档案移交清单。随机抽测库房中的档案原件。测试结果档案原件装订规范，排序正确，无前后颠倒、页码缺失等现象，差 错率W1%为合格。（二）图像处理质量验收测试目标:图像处理结果符合要求测试验收方法：在电子文件（档案）管理系统中通过浏览随机抽测档案电子文件。测试结果图像清晰度：图像清晰，在1:1比例与原件一致为合格。图像偏斜度：影像正立，正负角度倾斜不超2度为合格。图像顺序：图像顺序正确、方向正确为合格。图像命名：图像命名正确为合格。（三）目录校对修改质量验收测试目标：对照档案原件检

12、查每一条目录的所有项，差错率不得超过2机测试验收方法：在档案管理系统中通过浏览随机抽检条目著录信息测试结果项目完整：条目信息的著录项目完整齐全为合格。内容准确：著录的条目信息能准确反映文件内容为合格。编号一致：著录的条目信息编号与文件的档案编号一致为合 格。（四）数据挂接质量验收测试目标：挂接准确率须达到100%测试验收方法：在电子文件（档案）管理系统中通过浏览随机抽检各条目 中的电子文件测试结果内容正确：条目信息与电子文件内容一致对应为合格。文件可读：条目信息内的电子文件可打开查看为合格。文件完整及排序正确：条目信息内的电子文件无缺失，卷内电 子文件排序正确为合格。七、工期要求项目工期要求：

13、2022年12月20日前完成80万页馆 藏档案（幅面以A4计）的扫描加工挂接等全部档案数字化 工作并实施验收。八、付款方式 1、因采购人使用的是财政资金，政府财政资金是否 下达将作为采购人付款的前提条件，不计入采购人违约责 任。 2、具体支付方式根据数字化工作进度和财政资金拨付情况分期支付，以最终合同为准。描加工所需的软件系统。如在工期内这些设备发生故障，由 供应商负责维修，并承担相应的费用。2 .各项加工服务工作必须在采购人指定的工作场所内 完成，档案资料不能带出工作场所。数字化整理工作人员不 得携带未经许可的各种类型无线和带有摄录功能的设备进 入指定的工作场所（如手机、随身wifi、MP3

14、播放机、移动 wifi发射器等）。3 .供应商在合同签订后有一个月考核期。考核期满时， 供应商的加工流程、加工质量和数量都必须达到采购人在招 标文件中的要求。否则，采购人有权解除与供应商的合同并 不再支付剩余合同款项。4 .供应商各项加工进度必须满足采购人的工期要求。在 项目实施阶段，供应商所有直接影响加工质量和进度的情况 要及时与采购人沟通解决。否则，若因此影响加工质量或进 度的，产生不良后果，采购人有权解除与供应商的合同。5,供应商应保证档案实体和数据的安全。在加工过程 中，不能丢失、损毁档案，档案按档号入盒。对加工过程中 和加工完成的档案数据，均应保证信息的安全。档案的流转 周期不得超过

15、5个工作日。7 .为保证项目的正常运转，供应商在整个项目运行期 间，若出现机器故障必须在48小时内解决。供应商需确保 所有工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工 作人员，如特殊情况需更换工作人员，需经过采购人同意, 且整个项目期间更换工作人员比例不得高于20%。8.项目竣工后，按国家法律法规有关保密要求，所有 涉及档案数据的移动硬盘、电脑硬盘和具有存储功能的设备 零部件，均必须无偿移交给广州市荔湾区国家档案馆。9.本项目供应商必须无境外（含港澳台）组织、机构、 人员投资或者参与经营管理。 10.供应商与采购人签订合同的同时必须签订保密协 议，而且供应商要与其在本项目中聘用的工作人员签

16、订保密 协议。供应商及其工作人员必须严格遵守档案资料的保密制 度，保证档案资料和档案数据不泄露。11 .供应商保证在项目运行期间所使用的系统软件和应 用软件必须是正版软件（例如windows、wps等）。12 .供应商实际加工页数超出总页数千分之一之内的， 不得再另行向采购人收费。如有超出千分之一超出部分按投 标单价按实结算，总额不超过合同总价百分之十。13 .为了保证项目按照工期顺利完成，供应商应保证不 低于两条生产线（约10人）的人员投入，投入的工作人员在 投入工作前须进行不少于一个星期的业务培训。14 .为了保证项目顺利进行，供应商应保证提供设备符 合数字化要求，至少配备高速扫描仪2台、

17、平板扫描仪2台、 数据处理及质检计算机12台。其中扫描仪分辨率2600dpi/每英寸，电脑应快捷可用，CPU1.7GHz,内存24GB。15 .供应商在对档案资料的数字化加工期间，在制度、 措施和管理上应注意确保档案资料的安全，不应有任何毁 损、丢失档案资料的情况发生，也不得有遗漏和著录条目与 扫描件不相符的情况出现，不得截留和向第三方泄露所涉及 档案资料的范围、内容及最终形成的各类数据，确保档案信 息的安全保密，如有违反，则视情节轻重追究责任。二、项目业务需求（一）数字化处理的业务流程：档案调卷一整理核对一 档案拆卷（个别已破损的档案修裱）一目录校对修改一档案 扫描一图像处理一数据挂接一档案

18、装订还原一打印档案目 录一档案归还一质量检查一数据备份等工作。（二）项目任务、范围和规模本项目将对馆藏档案进行整理、著录、标引、扫描、图 象处理、数据挂接、存储、打印纸质档案目录等数字化处理, 共约80万页A4幅面（项目验收以页数为准）。建立电子档 案的目录及纸质档案数字复制件数据库，并可通过采购人指 定的电子文件（档案）管理系统对其进行管理和利用。（三）页数计算说明：对于幅面大于A4的文件，按以下规则计算：1页A3 = 2 页 A4, 1 页 A2=4 页 A4, 1 页 Al=8 页 A4, 1 页 A0=16 页 A4。三、项目建设的技术要求(一)建设依据和参考标准1 .GB/T 188

19、94-2016电子文件归档与电子档案管理规 范。2 .DA/T31-2017纸质档案数字化规范。3 . DA/T18-1999档案著录规则(二)档案数字化的技术要求L扫描色彩模式：采用24位彩色模式进行扫描。2 ,扫描分辨率：(1)扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的 图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。(2)本项目要求采用彩色模式对档案进行扫描，其分 辨率选择2300dpi/每英寸。特殊情况下，如文字偏小、密 集、清晰度较差等，要适当提高分辨率。3 .图像处理要求：(1)扫描图像的排列顺序应与档案原件一致(2)图像应达到视觉上基本不感觉偏斜为准，影像正 立，正负角度倾斜不超2度。

20、(3)图像页面中不应出现影响图像质量的杂质如黑点、 黑线、黑框、黑边等。(4)图像不应出现多余的白边。4 ,存储格式要求：存储格式为JPEG。四、档案数字化处理要求（一）项目实施要求对80万页馆藏档案进行数字化，建立对应图像数据； 对原有机检目录按国家标准进行校对修正，补充著录分类号 和主题词，建立与纸质文件复制件对应的目录，并进行数据 挂接。馆藏档案中一部分由于年代较久，其纸张大小、纸张的 材质不尽相同，部分纸张有不同程度的损坏，在数字化处理 工作中，应当保证档案原件和内容信息的安全，严防在档案 数字化处理过程中发生档案损毁、丢失、泄密等现象，并保 证纸质档案数字化处理的质量。实施时的具体措

21、施如下：1 .所有工作人员（以下说明的“工作人员”均指供应商 派驻的管理人员和工作人员）必须严格遵守中华人民共和 国保密法以及中华人民共和国档案法等有关规定，不 得以任何方式对外泄露档案信息的内容。2 .所有工作人员在开始本项目实施前必须接受一次由 采购人组织的档案保密教育，并向采购人提供书面档案保密 承诺。3 .所有工作人员必须严格遵守保密制度和采购人档案安全管理的有关规定。4 .供应商统一安排每天工作，工作人员保质、按量完成, 不允许夜间加班。5 .档案原件处理完成后必须立即原样归还，不得损坏和 丢失档案原件；不得私自复制任何档案资料，不得将复制的 档案资料偷带出工作场所。6 .工作人员应

22、保持工作环境整洁、卫生。必须自备无袋 工作服工作，不得携挂包、钱包、磁盘、光盘、U盘、移动 硬盘及其它存储设备、纸张、手机及其它无线和摄录设备等 任何物品进入工作间，更不得将工作间的任何物品带出工作 间外。7 .在加工场地建立视频监控系统，对加工场地实行24 小时监控记录。8 .工作人员须业务熟练、相关项目经验丰富，并保持工 作人员的稳定性，如确实需要更换的，提前一周书面通知采 购人，征得同意后才能更换人员。9 .在项目全过程中，供应商派遣项目经理一名，常驻实 施地点，负责管理和协调各项工作。10 .数字化处理过程中产生的废纸必须存放在采购人指 定的位置，供应商每星期集中清理一次，清理时要对纸

23、张进 行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案资料后交由采购人 处理。（二）数字化处理工作内容.调卷调卷数量控制为一周工作量，每周一上午调卷，每周五下午还卷及移交扫描数据，环环相扣，责任到人，将档案遗 失风险降到最小。严格遵守库房管理制度、保密制度，确保 档案实体和档案信息的安全。调卷工作人员和库房管理人员根据清单调取相应的档 案目录和档案实体，并逐页清点，共同进行档案内容、目录、 数量的核对；清点结束后，在档案调卷登记本上登记，双方 签字；调卷工作人员将档案放入指定的档案柜进行保管，并 做好每天调卷还卷登记。1 .整理核对由工作人员对档案实体进行档案整理核对工作，差错率 不得超过2%o整理时需考

24、虑到纸张易折、易碎等原因，需轻拿轻放。整理人员领取当日需要的档案，并进行登记。对照目录 逐份逐页检查档案原件，如发现错误疏漏，在档案馆工作人 员的指导下，进行改正或者做出正确标识。检查档案实体的页码编制，如有漏页码或跳号则重新编 制页码或续编页码。检查案卷目录和案卷封面的所有项目是否正确，包括立 档单位、案卷题名、案卷年度、保管期限、卷内文件数、页 数、全宗号、目录号、案卷号；对于一些改动较大、需要重新排序的案卷要在检查时拆卷，重新整理，理顺卷内文件。根据整理核对情况，工作人员以书面形式编制差错报告。2 .档案拆卷工作人员自备拆装工具，严格遵守相关业务规范，注意 保护原件，不能损坏。将档案原件

25、的装订线拆除，排好顺序, 不能出现任何漏缺页及顺序差错。根据需要。多页粘贴在一 起的，不需拆卷。对个别已破损的档案要进行修裱。3 .目录校对修改目录校对修改人员，应在档案馆工作人员的指导和监督 下认真地逐条核对修改。根据整理核对的差错报告，若档案目录有误，则进行更 正，确保档案目录准确无误。对照档案原件检查每一条目录的所有项（包括案卷号、 顺序号、责任者、题名、日期、页号、保管期限等），保证 其正确、完整且与实体档案一一对应，差错率不得超过2%。根据档案原件目录，建立数据库内的机读目录数据。4 .档案扫描（1）扫描方式：根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等） 选择相应规格的专业平板扫描仪或专业图纸扫描仪（如工程 图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。大幅面档案也可采 用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方