大学文件材料立卷归档暂行规定.docx

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1、大学文件材料立卷归档暂行规定文件材料的立卷归档工作，关系到我校档案的齐全、完 整、准确和系统，关系到学校各项事业的发展。为了进一步 规范我校文件材料的立卷归档工作，学校制订了大学文件 材料立卷归档暂行规定，并已经2022年4月校务会议研 究通过，现予以印发，请各单位组织有关人员认真学习遵照 执行。第一章总则第一条为进一步加强我校立卷归档工作，确保学校档案 齐全完整，根据档案法、国家行政机关公文处理办法 和普通高等学校档案管理办法、高等学校档案工作规 范等有关法规，结合我校实际制定本暂行规定。第二条凡是记录和反映我校主要职能活动和基本历史 面貌的具有保存利用价值的各种文字、图表、照片、声像、 电

2、子等不同载体的文件材料，除经学校同意可设分室保管的 外，都必须立卷归档，向学校档案馆移交，任何单位和个人 不得据为己有、逾期不交或自行处理。第三条国内外与学校有关的具有保存价值的文件材料、 校内个人在非职务活动中形成的对学校和社会具有保存价 值的文件材料，可按征集、寄存、代管、捐赠的方式由学校 档案馆收存。第四条归档文件材料的载体应具备原始性，记载的信息 内容要真实准确。每份归档文件的正文与附件、正式发文的 定稿和签发单、请示与批复以及专项成套材料必须齐全。第五条档案馆及各单位要严格按照立卷归档的职责分 工要求，认真做好文件材料整理归档工作，保证学校各项工 作中形成的重要材料及时归档，为开发利

3、用档案信息资源, 促进学校和社会的发展做出贡献。第二章归档范围与保管期限第六条我校归档范围包括党群、行政、教学、科研、基 建、设备、出版、外事、财会、产品等十大类，学生档案由 各学院设档案分室保管。具体类目名称详见各单位大学文 件材料归档范围与保管期限。归档的重点内容是：1 .上级机关下发的需贯彻执行的文件；同级机关和非隶 属机关印发的与我校相关业务往来文件和需要执行的法规 性文件。2 .学校党、政管理部门形成的各种公文、简报、统计报 表、调查报告、经验介绍、规章制度、合同协议以及召开重 要会议、开展重要活动、接待重要来宾等工作中形成的文件 材料。3 .学校教学管理、学科建设、实验室建设、招生

4、、学籍、 学位、课堂教学与教学实践、教材建设、毕业分配等工作中 形成的文件材料。4 .学校科研管理及科研项目在立项、实验、总结鉴定、 申报奖励与推广应用各阶段形成的文件材料。5 .学校房地产管理及基建工程在立项审批、设计、施工、 竣工验收、改建扩建等过程中形成的文件材料。6 .学校编辑出版的校报、学报等重要报刊的管理文件和 审稿单、样报、样刊等出版物材料。7 .学校与外国团体或个人在学术研究、合作办学、人员 交流以及留学生工作中形成的文件材料。8 .学校财务管理文件及会计活动中形成的报表、账簿、 凭证、工资册等会计核算材料。9 .上述各种工作中形成的重要声像和电子文件。第七条归档文件的保管期限

5、分永久、长期、短期三种, 在立卷归档时应给予确定。1 .反映我校及各部门主要职能活动和基本历史面貌的, 对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久 保管。2 .反映学校及本单位一般工作活动，在较长时间内对学 校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。3 .在较短时间内对学校工作有查考利用价值的，列为短 期保管。4 .上级来文，其内容直接针对本校并要贯彻执行的文件 列为永久保管，其它需要贯彻执行的方针政策性文件列为长 期保管，一般性文件列为短期保管。5 .凡是介于两种保管期限之间的，其保管期限一律从长。第三章工作机制及职责要求第八条学校各单位要将文件材料归档工作纳入本单位 的工作计划和规

6、划，纳入相应的管理制度，纳入管理人员的 职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，应同步 布置、检查、总结、验收档案工作，以保证每项重要工作都 有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第九条有关部门在鉴定、验收科研成果、基建工程、产 业项目、重要仪器设备时，必须通知档案馆派人参加，并会 同档案人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有 完整、准确、系统、规范的文件材料的项目，不予验收，没 有档案馆的签字盖章，财务部门不予结算。第十条各单位要建立健全收发文及其它重要事项登记 制度，为核对归档文件是否齐全、完整提供依据。1 .机关党政职能处室必须建立收发文登记簿，对本单位 收发文件逐项填写，

7、同时应注意收集登记领导讲话、规章制 度、统计报表、调查报告、经验介绍及会议材料等“账外文 件”。2 .学校办公室要健全用印登记制度，凡以学校及校领导 名义签字盖章的合同、协议等，必须登记在册，并留存一份 归档。3 .教务处、科技处、基建处、国资处、实验与设备管理 处每年年底要分别对当年立项和完成的教改项目、科研项目、 基建工程、重要仪器设备进行汇总，并将汇总目录报档案馆， 以便跟踪检查归档情况。第十一条全校处级建制单位、附属单位和因重要工作成 立的临时性机构均为一个立卷单位，立卷归档工作由立卷单 位和档案馆分工协作完成。1 .立卷单位应确定一名负责人分管档案工作，选配好兼 职档案员。兼职档案员

8、应根据归档范围和立卷标准认真做好 文件材料的预立卷和归档工作。分管档案工作的负责人要统 筹解决本单位公文管理中存在的问题，对本单位立卷归档文 件是否真实准确和齐全完整进行审核。2 .档案馆的业务指导室具体督促、指导、协助各单位完 成立卷归档任务，并进行检查验收。对发现的问题要及时指 导兼职档案员弥补更正。业务指导室工作人员要依据归档范 围、收发文登记等相关信息对立卷归档文件进行核查，对缺 失的应归档文件在各单位归档范围与保管期限表中注明。3 .立卷单位分管档案工作负责人、兼职档案员和档案馆 业务指导人员应在卷内备考表、立卷归档说明书或 项目归档说明书中履行签字手续，对立卷归档的质量各 负其责。

9、第四章归档文件材料的立卷分工第十二条、省、地、市党委和政府、以及各业务部、 局下发的文件，除明确要求退回的文件之外，综合性的文件 由党政办公室立卷归档，其他专业性的或具体业务性的文件, 可由主办单位立卷归档。第十三条以校党委、校行政名义印发的文件，由学校党 政办公室立卷归档，各职能部门印发的文件，由各职能部门 负责立卷归档。第十四条党委和学校召开的代表大会、书记办公会、校 务会等会议材料，由党政办公室立卷归档。各单位以校党委 和校行政名义召开的各种工作会议、专业会议、展览会、表 彰会、代表会的会议材料，由主办单位立卷归档。第十五条校内各单位向校党委、校行政请示、报告的正 本及相应的批复、批转的

10、原件，涉及学校全局的由学校党政 办公室立卷归档，其余的由各单位立卷归档。第十六条校内两个以上单位共同承办的文件，由主办单 位立卷归档。第十七条我校与外单位合作完成的项目，若我校为负责 单位，经办部门须负责归档一套完整的文件材料；若我校为 协办单位，则只归档与承担任务有关部分的文件材料。第十八条党和国家领导人、上级部门领导及知名人士来 校视察、检查、参观时的重要指示、讲话、题词等材料由主 要负责接待的单位整理归档。第五章归档时间和移交手续第十九条党政管理部门和按年度归档的单位在次年五 月底以前归档；教学单位和按教学年度归档的单位，应在次 年寒假前归档；科研、基建、仪器设备等专题性、成套性档 案，

11、对于周期较短的项目材料，一般在项目完成通过鉴定验 收后两个月内归档，对于周期较长的材料，可以按阶段分批 归档；会计档案由财务处暂时保管三年后向校档案馆移交; 特别重要的文件材料可以随时归档。第二十条各种临时性机构或撤销机构形成的材料，应于 机构撤销前将材料整理立卷，移交学校档案馆。第二十一条移交与接收档案必须严格履行交接手续，填 写移交目录，交接双方在移交目录上签名、盖章，各执一份 存查。第六章归档责任追究和漏交文件的追缴处理第二十二条凡因档案馆工作人员在立卷归档过程中监 督、指导、检查不积极，不主动，没有依据归档范围、收发 文登记等相关信息对分管单位的归档材料进行认真核查，而 造成重要文件材

12、料未归的，或者文件材料在档案馆内损毁、 丢失的，其相关人员年终考核时视情节轻重评定为基本合格 或不合格。第二十三条全校各单位每年的立卷归档情况分为齐全、 基本齐全、不齐全三个档次。凡当年归档文件只属于基本齐 全的单位，将在全校给予表彰通报；归档文件属于不齐全的 单位除通报批评外，兼职档案员的年终考核不能评为优秀， 只能是基本合格或不合格。第二十四条对各单位未能按时归档的重要文件材料，学 校档案馆将下达应归档文件材料追缴通知，直接送给相 关单位分管归档工作的领导，若一月后仍不能归档，分管领 导应写出书面说明，由本单位主要领导签字后交档案馆存查, 学校将根据问题的严重性责令其写出书面检查或做出不同 程度的纪律处分。第七章附则第二十五条本规定经校务会议通过，自公布之日起施行。 学校原有相关制度同时废止。第二十六条本规定由学校档案馆负责解释。