综合档案室档案管理制度.docx

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1、综合档案室档案管理制度为加强档案管理，更好服务医疗保障工作，根据档案法 和中央、国务院办公厅发布的机关档案工作条例等有关法规 规定等有关档案管理要求，结合我局实际，特制订本制度。一、档案保管1 .局机关建立档案室，配备专职或兼职档案员，确定一位 领导负责，档案室归属办公室。2 .档案工作人员应遵纪守法，保守档案机密，精通档案业 务，尽职尽责做好档案工作，为领导决策和各项医疗保障工作服 务。3 .凡在工作活动中形成的具有使用和保存价值的文件资料 在办理完毕后，按照文件资料归档范围和档案保管期限整理、立 卷，在次年6月份之前，向局机关综合档案室移交归档。4 .文件资料立卷任务划分。各处室自行承办的

2、文件资料由 各单处室立卷；本机关与外单位会办的文件，属本单位主办的， 由本单位立卷；外单位主办的，本单位以副本立卷。本单位代上 级机关草拟的文件及其定稿，由上级发文机关立卷，草稿和副本 由本单位立卷。5 .文件资料立卷应遵循文件的自然形成规律和特点，保持 文件之间的有机联系，区别不同价值，不同年度的文件一般不得档案库房管理制度一、档案库房应确定专人负责管理，管理人员要热爱本职工 作，具有相应的专业知识，熟悉档案保管工作内容、职责范围和 本单位的历史沿革及档案工作情况。二、采取切实有效的技术保护措施，科学系统地保管档案， 维护档案的完整与安全，延长档案的寿命，发挥档案的作用。三、档案室内严禁烟火

3、、易燃、导燃、爆炸物品带入室内， 亦不准在档案室附近堆放。四、每年对库房内的案卷进行一次核对，定期检查“八防” 措施落实情况，发现问题及时向分管领导报告，并立即采取解决 措施。五、库房内保持整齐、清洁，库内不办公、无杂物堆放。六、库房内温度控制在标准内，同时根据库内气温变化情况 随时除湿通风，调整库房内温湿度。档案统计制度一、及时，正确、科学地做好档案统计工作，进行统计资料 分析，为领导科学决策提供依据。二、接收、移出档案，按规定及时填写档案接收、移交登记簿，制作好检索工具，及时、正确地反映各类档案的数量及质量 情况。三、准确编制、及时上报档案工作统计报表及档案资料利用、 档案构成等基本统计和

4、其它专门统计报表。四、档案统计工作必须做到实事求是，杜绝虚报、瞒报、拒 报和伪造等不良行为。五、根据档案数量、构成情况，写好年度统计分析报告。文书档案立卷归档制度1 .凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材 料均属归档范围。2 .当年办理的文件材料，一般在次年六月底前完成归档立 卷工作。3 .应归档的文件材料要收集齐全、完整、装订结实、美观, 按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系分类、立卷，使 案卷便于查找和保管利用。4 .归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题确切, 正确提示出作者、内容、名字，文字简单扼要，用毛笔或钢笔碳 墨水填写，字迹工整。5 .归档案卷按一定的次序

5、系统排列，编写顺序号，编制案 卷目录（一式二份，一份留存，一份随档案移交），交接档案时, 双方根据目录核对，并履行签字手续。6 .归档的文件如装订线上有文字的，要进行修补加边；遇 有折叠的大表格、图纸，要在装订处适当垫厚，以保持案卷的平 整，装订案卷时，装订的前边和底边对齐，案卷利用三孔一线直 线的方法装订。会计档案立卷归档制度1 .凡是在我局各项会计核算，财务活动过程中形成具有保 存价值的报表、帐簿、凭证等属于会计档案立卷归档范围。2 .我局每年形成的报表、帐簿、凭证都由会计部门按照归 档要求负责分类、整理、组卷、编号、装订成册、编制案卷目录, 并于次年6月底前移交综合档案室。3 .会计档案

6、是我局工作的一个重要组成，正确划分保管期 限，本局会计档案分永久、三十年、十年。4 .归档的报表、帐册、凭证收集齐全、完整，装订结实、 整齐，按照其内容的形成规律和保持内容之间的历史联系分类、 立卷。5 .归档案卷按一定的次序系统排列，编写顺序号，编制卷 内案卷目录（一式三份，二份存档，另一份随档案交档案室）， 交接档案时，双方根据目录核对，并履行签字手续。6 .归档的材料遇有折叠的大表格，要在装订处适当垫厚， 以保持平整、装订案卷时，装订的左边和底边对齐，案卷采用卷 合和软卷皮的形式，案卷封面、卷内目录、卷内备考表填写完整。业务档案立卷归档制度1 .凡是本机关各处室在各项业务处理中具有保存价

7、值的资 料都属于业务档案归档范围。2 .对本机关每年形成的各类业务资料按照归档要求负责分 类、整理、组卷、编号、装订成册，并定期移交委机关综合档案 室。3 .机关业务档案分永久、长期、短期。4 .凡是应归档的业务资料要求收集齐全、完整，装订结实、 美观，按照内容的形成规律和保持内容之间的历史联系分类、立 卷。5 .归档案卷按一定次序系统排列，编写顺序号，编制案卷 目录（一式三份，二份存档，一份随档案移交），交接档案时， 双方根据目录核对，并履行签字手续。6 .归档的文件如装订线上有文字的，要进行修补加边；遇 有折叠的大表格、图纸，要在装订处适当垫厚，以保持案卷的平 整，装订案卷时，装订的左边和

8、底边对齐，案卷采用三孔一线的 方法装订。科技档案立卷归档制度1 .凡在我局科技活动中直接形成的，具有保存价值和文字、 图表、声像等不同形成的科技文件材料，均属立卷归档范围。2 .归档时间分别为：基建档案在工程项目竣工验收、决算 后，由项目负责人整理检查，核对齐全后，交综合档案室归档。 设备档案在设备安装测验合格后，由设备管理科室整理，交综合 档案室归档。3 .组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，便于保密和利用。4 .科技档案的分类。基建档案按工程项目，设备档案按用 途组卷，各自编大流水号。5 .案卷内科技文件材料必须准确反映生产、基建和有关管 理活动的真实内容，

9、并保证齐全完整。6 .案卷内科技文件材料的制作和书写材料必须符合长期保 存的要求。7 .科技档案案卷采用装订和不装订两种形式，案卷的封面、 卷内目录、卷内备考表填写完整、准确。声像档案立卷归档制度1 .是反映本单位主要职能活动和工作成果的录音、录像、 照片，其范围包括（1）领导人、著名人物参加本单位有关的重 要公务活动；（2）本单位组织或参加的重要活动；（3）记录本 单位重大事件，与其他载体档案有密切联系的以磁带、软盘、感 光材料为载体的都属于归档范围。2 .归档时间分别为录音、录像拍摄完毕，照片档案冲洗加 工后，由承办人整理并编写简要说明，及时交委机关综合档案室 归档。3 .声像档案收集要求

10、磁带、光盘、底片、照片说明齐全， 声音与画面、照片与底片的影像相符，照片档案按有关规定，还 要写出六要素。4 .声像档案的分类，在全宗按问题进行分类，照片、录音、 录像采用各自编流水号，分类应保持前后一致，不能随意变动。5 .照片档案案卷应以册整理，录音、录像采用卷盒可不装 订，卷内目标，备考表采用不固定方式，但案卷封面、卷内目录、 卷内的备考表填写完整。实物档案立卷归档制度1 .凡是反映局机关机构变革和工作成就、获荣誉的历史面 貌，有较大利用价值的均属立卷归档范围。2 .实物档案内容应归档的奖旗、奖杯、奖牌、印章、纪念 品等按其内容的形成规律和保持内容的历史联系分类立卷。3 .实物档案是医疗

11、保障工作的一个重要组成部分，局机关 实物档案分永久、长期保存。4 .归档的实物如印章、奖杯、纪念品等利用泡沫垫装；奖 状、锦旗采用折叠法，以保持实物的固定、案卷的平整。5 .实物档案采用卷盒装置，但案卷封面应填写完整。放在一起立卷宗，跨年度的计划放在针对的第一年立卷；跨年度 的总结放在针对的最后一年立卷；如果计划、总结在同一文件中, 应当视文件内容的主次确定归卷年度；跨年度的会议文件放在会 议开幕年立卷；合同性文件放在签字年度立卷；各类案件材料放 在结案年度立卷。6 .归档案卷按不同门类、载体和不同保管期限，科学编写 档号，分别排列。建立全宗卷，积累本级立卷说明，分类方案、 交接凭证、鉴定报告

12、、销毁清册、检查记录、全宗介绍等。7 .加强各项基础工作，使机关档案工作纳入规范化、标准 化轨道，提高档案科学管理水平。逐步实行计算机档案管理，使 之向现代化方向发展。8 .库房内保持清洁，做好防火、防潮、防尘、防蛀、防盗 工作。库内禁止吸烟，不得堆放杂物，严禁易燃、易爆物品入库, 定期打扫卫生。二、档案借阅1 .库藏档案和移交档案馆的档案，原则上可向全市医保系 统和上级机关、同级机关开放利用。调阅档案一般去档案室阅读, 需原卷调阅的，要办理登记手续，外单位因工作需要确需查阅我 局保密档案的，需凭介绍信并经办公室、单位领导批准后，方可 按批准范围提供查阅。2 .供阅人对档案卷宗应妥善保管，遵守

13、保密规定，不得将 卷宗拆散、转借、传抄、涂改、划杠、折角、复制。由于工作需要，要复印原件的，须经办公室同意。3 .借出档案应及时归还，以免遗失。在收回借出档案时， 档案管理人员应检查案卷，当面清点核对、注销日期。三、档案保密1 .严格按照保密范围和密级划分，做好立卷、归档、保管、 利用中的保密工作。2 .档案室工作人员不得将保管的档案材料内容和内部情况 告诉外人。3 .档案室保管的材料均应有秩序地存放在柜箱内。个人不 得保管档案，也不得把档案随便放和带出办公室。4 .借阅的档案用毕后立即归还，不得带回家中，不能搁置, 拖延，严防丢失。5 .调阅的档案，须做好保密工作，不得擅自扩大阅读范围, 不

14、得摘录、复制，需摘录、复印的，须经办公室批准，属于保密 的不得复印。四、档案保管年限.档案保管年限分为(1)永久。凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 的文件材料，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的, 列为永久保管。主要包括：本机关制定的属于法规政策性的文件, 处理重要问题形成的文件材料，召开各种会议的重要文件材料， 重要的请示、报告、总结，统计报表，机构演变的文件材料；上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材 料及对本机关领导人任免的文件材料。（2）定期30年。凡是反映本机关一般工作活动，在较长时 间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期30年。 主要

15、包括：本机关一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件 材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的 属于本关主管业务并需要贯彻执行一般材料，下级机关报送的重 要总结、报告和统计报表等文件材料。（3）定期10年。凡是在较短时间内对本机关有参考利用价 值的文件材料，列为定期10年。主要包括：本机关一般事务性 的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关一般事务性的 文件材料，主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的 一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。具体划分保管期限按上级有关规定执行。1 .根据档案保管期限，定期对档案进行鉴定，核定保管期 限，剔出销毁无保存价值的档案。销毁

16、档案应指定两人以上监销, 并有监销人员在销毁清册上签字。2 .永久长期保存的档案在本机关保存10年后，连同案卷目 录（一式三份）和有关的检索工具，参考资料一并向市档案馆移 交。档案管理制度一、根据保存档案资料的数量，设置必要的档案专用库房和 柜、箱。二、按不同门类、载体的档案、分类保管，并做好防盗、防 光、防火、防高温、防潮、防鼠、防虫等设施。三、档案要进行科学管理，凡档案的接收、移出、鉴定、销 毁、利用等都要记录，数字正确。四、对档案经常进行检查、核对，定期检查“八防”措施落 实情况，发现问题及时向分管领导报告，并及时采取措施。五、档案室经常保持整齐、清洁，同时根据室内气温变化情 况随时进行

17、除湿、通风，调整库房温湿度。六、对保管档案要根据保管期限，按期进行鉴定，并提出意 见，作好记录，以保证档案的安全。七、档案管理人员调动工作，对所管档案必须严格办理移交 手续，并由局领导监交。档案人员岗位责任制为了明确档案人员的职责，增强档案人员的工作责任感，切 实做好档案工作，制订本制度。一、认真学习档案业务知识，不断提高档案专业水平。二、坚决贯彻执行国家有关档案工作的方针政策和法规，努 力完成档案管理部门布置的各项任务。三、负责制定本单位档案实施细则和有关规章制度。四、指导、监督、检查和协助本单位各部门形成的各种文件 材料的收集、整理、立卷和归档工作。五、集中统一管理本单位各种门类和载体的档

18、案，积极提供 利用，为各项工作服务。六、在统一领导、分级管理的原则下，对委机关的档案工作 进行监督和指导。七、严格执行档案工作的各项规章制度，积极宣传档案工作 的重要意义，努力为领导当好档案工作的参谋。八、负责对单位档案材料的鉴定工作，按规定销毁已过期无 保存价值的档案材料。档案借阅利用制度为充分发挥档案资料的作用，更好地为社会各界和机关工作 服务，并有利于党和国家机密的安全，制定本制度。一、凡利用本单位档案者（除本单位工作人员外），均需持 有借阅利用人员单位介绍信，注明利用者身份、利用目的和利用 范围，所有人员利用档案，均需经档案管理人员同意，利用机密 和特别贵重档案的，须经单位领导或综合部

19、门负责人批准。二、利用档案只能在档案阅览室或管理人员指定的地点内进 行，严禁擅自携带外出，如情况特殊，需要外借，必须经过批准, 并出具借据，外借时间最长不得超过十天，外借期间，不得转借 或给无关人员借阅。三、凡需要对室藏档案进行摘抄、复制的，必须经办公室领 导同意，对摘抄、复制的档案，必须经过档案管理人员认真核对, 并加盖专用章方为有效，利用人员对摘录、复制的档案，不得擅 自刊布。四、利用者必须十分爱护档案，严禁拆卷、撕页、污损、涂 改或作其它标记，维护档案的面貌，用毕的档案入库前，档案保 管人员必须进行仔细验收，确认无损无缺后方可入库上架，若发 现失少或损坏，应根据情节轻重进行处理。五、利用

20、档案不论其利用的方式或效果如何，均需履行利用 登记手续，利用者除了利用登记外，还应将所提的利用效果及时 用书面形式反馈给档案保管部门，档案管理人员应协助利用者办 好利用登记手续，同时认真做好档案利用效果信息反馈工作。档案保密制度为严格档案材料的保管，切实做好档案保密工作，制定本制 度。一、一切与档案和档案秘密工作有关的单位和个人，都有保 守秘密的义务，都必须按照保密法的规定，做好保密工作， 并同泄露档案秘密的现象作斗争，确保档案材料的安全。二、严格遵守俣密纪律，认真按照党中央、国务院制定的十 条保密守则办事，切实做到不该说的机密绝对不说，不该问的机 密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不该记录的

21、机密绝对不记 录，不在非保密本上记录机密，不在私人通信中涉及机密，不在 公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；不在不利于保密的 地方存放机密档案材料，不在普通电话、明码电报、普通邮电传 达机密事项，不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公 共场合。三、对是密级的档案材料，要认真登记，定期清理，对已满 保密档案要及时解密，不归档的秘密文件，要按时清退上交和销 毁，慎防散失，清退上交或销毁的档案和秘密文件，必须按照规 定认真造具清册，上交或销毁时，要经领导批准，并派专人运送 和监销，严禁将保密材料当作废纸出售，保密材料处理结果，有 关人员必须履行签字手续。四、非档案保管人员不准私自开柜找卷或翻阅档案材料。