公文写作培训讲义.ppt

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1、公公 文文 写写 作作 培培 训训 讲讲 义义主讲：靳健新前前 言言v1.人资本部培训要求；v2.通讯员培训需要，上次侧重于新闻写作，本次侧重公文写作；v3.作为一项基本能力，应该掌握基本知识，具备写作和处理公文的能力。v4.与大家一起探讨和学习。一、必要性：（简）一、必要性：（简）v一是，公文是各级机关和企业的门面，代表着各级机关 和企业的形象，直接反映各级机关和企业领导人的能力 和水平，也直接反映办公室工作人员的素质和能力。v二是，个人成长进步的需要。政以文行，文以辅政。无论是党务、政务、军务、民务，还是企业生产经营活动，在某种意义上讲，是靠公文指导，靠公文反馈的，是十分重要和举足轻重的。

2、因此说，公文写作和公文处理是一门科学，是一门专业知识，需要持之以恒地勤学苦练，并结合行业特点和要求，结合本企业改革、发展、生产、科研、经营、管理、技术、质量等具体业务实际熟练运用。从事过公文写作的人，有这样的感觉：1.全局性，高度；2.归纳概括；3.现象看本质；4.促使你不断学习；5.提高你的文字表达能力。二、培训的主要内容（简）二、培训的主要内容（简）v 公文写作和公文处理知识，在大学是一门专业课程，要讲的内容很多。短期培训的内容主要是两个大的方面：公文写作和公文处理。具体学习以下四个方面：v（一）学习和掌握国家行政机关公文格式（GB/T97042000）的有关标准和要求。（简要了解）v（二

3、）公文概述和公文处理基本知识部分，主要学习和掌握公文的定义、特点、作用、种类、行文关系及原则，写作原理部分主要讲公文的主题、标题、结构、层次、段落特点、表达方式、语体特点，以及选材和遣词练句的要求等内容。v（三）常用公文的具体写法，主要讲企业常用的请示、报告、通知、决议、决定、通报、意见、会议纪要、述职报告等文种的具体写法和注意事项。第一章第一章 公文概述公文概述v 一、公文的定义一、公文的定义v 公文又称文书。是党、国家机关和企事业单位实施领导、处理公务、依法行政和生产经营具有特定效力、规范格式的文书，是传达贯彻党和国家路线、方针、政策，指导、布置、商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的

4、工具。有“政以文行，以文辅政”之说，体现公文在工作中的重要性。v 二、公文的特点二、公文的特点v （一）鲜明的政治性和政策性。v （二）法定的权威和行政约束力。v （三）特定的作者和阅者。v （四）特定的体式要求。有着十分严肃、郑重、规范的体式要求。v （五）严格的时效性。要求快写、快发、快处理，拖拉敷衍就会误事。v （六）作者的遵从性。这是区别于其它任何文体的显著特点，必须按照机关和机关首长的要求进行写作，可以在这个前提下充分发挥，但不能违背机关和机关首长规定的原则和要求。三、公文的作用三、公文的作用 （一）领导和指导作用。（二）宣传和教育作用。（三）沟通和联系作用。（四）依据和凭证作用。（

5、五）规范和制约作用。四、公文的种类四、公文的种类 （一）2000年8月24日，国务院颁发国家行政机关公文处理办法（国发200023号），规定公文种类为13种：1命令（令）、2决定、3公告、4通告、5通知、6通报、7议案、8报告、9请示、10批复、11意见、12函、13会议纪要。（二）机关应用文 除上述18个法定文种外，在企业实际工作中，还有以下文种统称机关应用文：总结、规划、调查报告、汇报材料、规章制度（包括手册、标准、程序文件、章程）、简报、讲话稿、竞聘演讲稿、述职报告、办法、方案等。五、公文文种定义五、公文文种定义（只讲常用的11种）（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣

6、布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。（三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和要求有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（五）通报 适用于表扬先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（六）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（七）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。（八）批复 适用于答复下级机关的请示事项。（九）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办

7、法。（十）函 适用于不相隶属机关之间相关商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十一）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。六、公文种类划分六、公文种类划分 公文一般有以下五种划分方法：（一）依照公文的使用范围，可划分为通用公文和专用公文。（二）依照公文的性质和作用，可划分为法规公文、党务公文、行政公文。（三）依照公文的来源和使用范围，可划分为收入公文、发出公文、公布公文、内部公文。（四）依照公文的机要性质，可划分为绝密公文、机密公文、秘密公文。（五）依照行文关系，可划分为上行公文、平行公文、下行（五）依照行文关系，可划分为上行公文、平行公文、下行公文。公文。上行文：请示、

8、报告、意见。平行文：函、意见。下行文：命令（令）、决定、公告、通知、通报、批复、会议纪要、意见。这里可以看出“意见”这一文种即可用于上行文，也可用于平行文和下行文。第二章第二章 公文的体式公文的体式 公文的正常体式公文的正常体式 具有一定的审美，同样一片文章，你排版好不好，标点对不具有一定的审美，同样一片文章，你排版好不好，标点对不对，有无错别字，段落是否清晰，字体选择对不对，交给领导会产对，有无错别字，段落是否清晰，字体选择对不对，交给领导会产生完全不同的效果！这一点很重要！这有专门的国标要求！生完全不同的效果！这一点很重要！这有专门的国标要求！1范围 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张

9、要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。2引用标准国家行政机关公文格式（GB/T97041999）3定义本标准采用下列定义。3.1字Word标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。3.2行line标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。4公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为8590，横向耐折度15次，不透明度85，pH值为7.59.5。5公文用纸幅面及版面尺寸5.1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB

10、/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。5.2公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）6公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。7排版规格与印制装订要求7.1排版规格正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。7.2制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。7.3印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色没墨应达到色谱所标Y

11、80，M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。7.4装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90，无毛茬或缺损。8公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以

12、下的各要素统称版记。8.1眉首8.1.1公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。8.1.2秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。8.1.3紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。8.1.4发文机关标

13、识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文着页显示正文。8.1.5发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号

14、“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。8.1.6签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。8.2主体8.2.1公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到

15、词意完整，排列对称，间距恰当。8.2.2主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。8.2.3公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。8.2.4附件公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名

16、称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件(或带序号)。8.2.5成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”，不要写成“0”。8.2.6公文生效标识8.2.6.1单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。8.2.6.2联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字;主办

17、机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。8.2.6.3特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。8.2.7附注公文如有附注，用3

18、号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。8.3版记8.3.1主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。8.3.2抄送公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。8.3.3印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。8.3.4版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，

19、宽度同版心。8.3.5版记的位置版记应置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。9页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。10公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。11.标点符

20、号：不能一“，”到底，也不能随意断句，原则上表达完一层意思加“。”50-80，应为5080等等。12.结构、层次、序数，第一层为结构、层次、序数，第一层为“一、一、”，第二层为，第二层为“（一）（一）”，第三层为，第三层为“1.”“1.”，第四层为，第四层为“（1 1）”。按照习惯用法，。按照习惯用法，如果再有层次可用如果再有层次可用“”“”或或“a”“a”。13.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如：以前正文中常用一九九九年、二一年，现在可改用1999年、2001年，但象“三三两两”仍不能

21、写成“3322”，“三心二意”仍不能写成“3心2意”等。14.文内使用非规范化简称，应当先用全称，并注明简称。如：新乡王氏集团有限公司（以下简称王氏集团）。15.公文送负责人签发前，应当由集团总部办公室、各公司（厂）办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的要求。16.以企业名义制发的上行文，由企业主要负责人或者主持工作的负责人签发；以企业名义制发的下行文或平行文，由企业主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。17.公文正式印制前，由公司总部办公室（经理办）秘书或分管文秘工作的副主任进行复核，办公室主任批准打印。复核的重点是：审批、签发手

22、续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否正确、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按照程序复审，还必须再经签发人同意。18.制发公文由拟稿人负责校对，校对必须认真细致，准确无误,文稿经三校后正式付印，校对人应在公文拟稿单上签字。第三章第三章 公文写作原理公文写作原理v 一、公文的主题一、公文的主题v 公文的主题即事件与事件本身包括的思想，也可称作公文的中心、主旨、立意。从作用上说，公文主题即公文的“帅”或“灵魂”。v （一）公文主题的特点v 公文主题具有以下特点：v 从公文主题产生的过程看，多数主题酝酿时间较短，形成过程比较单纯，不象其它文艺作品的主题酝酿时间较长。v 从公文主题包含的

23、内容看，除包括中心思想，还包括写作目的。比如：通知、报告、请示、计划、总结的开头，都显露写作目的；简报、通报的按语部分也表明写作目的。其中，主题思想是主要的，写作目的是次要的。从公文主题的表现形式看，主要受行文规则的约束，要适应公文客观规律的要求，自由灵活性不大，都讲求前后照应。从公文主题与标题的关系看，两者关系十分密切，绝大多数公文的标题直接揭示主题，少数公文的标题只反映内容，不反映主题。在提炼公文主题时，要防止题大意小，或题小意大，或题意矛盾。从公文主题的要求看，公文主题必须完整，必须符合提出问题、分析问题、解决问题的客观规律。从公文主题的制作者看，主题是在大量的丰富的公务和生产经营活动材

24、料中提炼的，应是集体智慧的结晶，公文的这个属性，是其它文体少有的。（二）公文主题的基本要求 必须正确。这是由公文的权威性、严肃性决定的，要努力做到“一字入公文、九牛拉不回一字入公文、九牛拉不回”，如果出现错误将会造成无可挽回的损失。必须清楚。主题思想要明确，赞成、提倡、反对什么，必须清楚，要意在笔先。必须新颖。要研究新形势，总结新经验，探讨新问题，反映企业改革发展和生产经营的新形势、新面貌、新进展。必须集中。不可“鸡兔同笼”，要一文一事，全文一贯到底，如出现多中心，必然会带来问题分散，思路不清，给写作造成困难。（三）公文主题的提炼 公文主题的特点和公文主题的基本要求，都说明提炼公文主题，在公文

25、起草过程中具有重要作用，既是公文形成的重要环节，也是保证公文质量的重要前提。公文主题的提炼，一般从筛选和分析题材入手，在这个过程中，常常遇到两种情况：一是，面对企业公务活动中的若干事件，以及企业改革发展和生产经营活动的最新成果，应运用主要矛盾和次要矛盾的分析方法，从公务活动和企业生产经营的实际出发，抓住主要矛盾，即对全局起决定作用的关键因素，把要解决的根本性问题紧紧抓住并确定为主题。这样，写出来的公文才具有实用性和指导性。二是，面对企业公务和生产经营活动中一个问题的许多材料，这些材料从不同的角度反映了问题的特点，在这种情况下提炼主题，就要从公务和生产经营活动的客观实际出发，抓住矛盾的主要方面，

26、选择其中最能解决当前公务和生产经营活动中迫切需要解决的问题，确定为公文的主题。这样，写出来的公文才具有典型性和针对性。舍易见之粗，论难识之精，叫“大题精论”，围绕精论，简洁叙述，叫“定向简叙”（引自黄越发展“四个要素”功能写好工作报告一文）。可见，在公文主题确立之后，要把吃透的东西见之于笔下，表达方式的选用不仅特别重要，而且特别费心，需要认真研究、学习专家的写作方法和经验。二、公文的标题二、公文的标题公文标题是公文的“眉目”，也称公文的“眼睛”或“窗口”，是公文所有组成要素中最精华的要素。它最能体现行文的主旨和行文关系。公文标题是标明公文主旨或事由的概括性题目名称，一般由发文机关（即行文单位名

27、称）、公文主要内容（即事由）和文种三部组成，也称公文 标题的“三要素”。其一般构成形式为：发文机关+“关于”+事由+“的”+文种。其中除“三要素”外，有两个常用的虚词：介词“关于”联结发文机关和事由；助词“的”联结事由和文种。为了说明公文标题拟制中常见的错误，下面举两组例子：第一组：标题是：二五年*工作计划，这个文件的发文标题和发文字号，显然都不符合规定要求，应改为关于印发二五年*工作计划的通知 第二组：关于印发 *在党委保持共产党员先进 性教育工作会议上讲话的 通 知 第三个：“关于”和“对”是两个介词，主要是犯了介词联用的错误，应改为“关于解除同志劳动合同的决定”。公文标题的事由起画龙点睛

28、的作用，要做到公文标题简洁、鲜明、醒目，很大程度上取决于事由的概括，有待于公文写作者认真地学习、探索和磨练。关于公文标题拟制方面的毛病和错误，我国著名公文学家、中国公文学研究所研究员、中国公文写作研究会理事栾照钧先生出了一本专著，题目是公文标题拟制技法与病例评改，还有公文写作逆释答疑300题、公文病误校正指南两部专著。三、公文的结构三、公文的结构 公文的结构即公文内容的组成和构造，就是说公文怎样由字句而组成篇章。涉及到怎么开头，怎么过渡，怎么照应，怎么结尾，先写什么，次写什么，哪些需要详写，哪些应该略写等方面。公文的特殊性，决定了公文组织结构的原则要求。主要有以下几点：（一）结构必须准确反映公

29、务活动的内在联系和本质。这是确定公文结构的客观依据，一般顺序是：提出问题，分析问题，解决问题。（二）结构必须服务于公文主题的需要。就是说公文的结构要紧紧围绕主题，不能冲淡主题，更不能脱离主题。（三）结构必须适合公文的不同体式。其结构形式一般是开头正文结尾，逻辑表现形式一般是“总分总”，这是公文最常用的表现形式，适合不同文种。总结、报告等一般是采取基本情况、主要（经验、体会）、存在问题和今后打算的结构；请示、通知等一般是采取提出问题、分析问题、解决问题的结构；决定、规定、章程、条例、办法等法规式公文，一般是采取总则分则附则的结构；公告、通告一般是采取首先简要概括的提出问题，然后把解决问题的结果或

30、意见分项列出的结构；批复基本上是采取对解决问题的结果予以答复的单一结构。（四）结构必须符合公务活动认识上的逻辑思维。基本要求是：一要先后有序。由开端到结尾、由总到分、由远到近，由原因到结果，由主到从，由局部到整体，由特殊到一般。二要紧密联系。全篇顺序要有联贯性，启、承、转、合要得当，注意语意断止或节外生枝。三要注意区别。把意思相反的问题区别开来，意思相同的问题集中起来，不能互相混淆。四要严谨周密。结构安排上，要防止顾此失彼，避免头重脚轻或脚重头轻。大小段落要详略得当，几大部分的篇幅要基本适当。公文的构思公文的构思是一个非常复杂的思维过程，是一项创造性的脑力劳动。构思过程中，在占有大量素材的基础

31、上，既要进行分析、综合，又要进行归纳、概括。但总体上是一个由大到小，由繁到简，由形式到内容的思考过程。一般是由粗到细，由抽象到具体，由标题到观点，由观点到材料，这样一个逐步完善和成熟的过程。在构思过程中，吃透企业改革发展和生产经营的真实情况，掌握企业科研、生产、经营和各项管理工作的内在规律，学会思考问题和组织文章的方法十分重要，需要从事公文写作的同志，认真地学习和摸索，通过反复的写作实践，不断地总结提高。四、公文的层次四、公文的层次 公文层次是公文谋篇布局的重要环节，也是公文写作的重要阶段。公文层次的具体形式主要有以下三类：第一类为纵式。纵式反映公文的思想体系向纵深发展，每个层次之间的关系是层

32、层递进的关系。纵式的递进关系又分为以下三种：一是，按照时间前后顺序安排的纵式。其特点是按照事物由先到后的发展顺序来安排，这类结构的公文一般较为少见。比如：党的十一届六中全会通过的关于建国以来党的若干历史问题的决议，共分为8个部分，其中16个部分就是按照时间顺序安排的纵式结构。二是，按照事件发展过程安排的纵式。比如，重大事件、案件的追查报告、专题调查报告、先进事迹、错误行为、重大工伤事故的通报，都是按事件本身的发展及处理过程安排的纵式。总体结构是：一、事故经过；二、原因分析；三、预防措施；四、处理意见四个部分。三是，按照事理发展过程安排的纵式。其特点是按照事件的内在联系划分层次的纵式结构，层次之

33、间为层层递进的关系，具体表现为主从关系、因果关系、总分关系等。请示、报告、总结、计划、规划、会议纪要等文体，使用这种形式较多。比如，工作总结和综合性工作报告，其结构基本分为两大部分，第一部分写基本情况（主要工作、成绩、效果）；第二部分写取得上述成绩的主要原因，反映事物的因果关系。工作计划一般分为两大部分，第一部分写制订计划的基本依据及总体奋斗目标；第二部分写实现目标的具体措施，反映事物的主从、总分关系。请示一般先写为什么要请示，写请示的原由和背景；第二层写请示什么问题，结尾提出请示的明确要求。第二类为横式。横式结构的特点是反映公文中心思想向横向展开，各层次之间为并列关系。具体分为两种形式：一是

34、，按照条款安排的横式。条例、规章、章程、制度、规定等一般采用此种结构，其特点是把相同类别的问题归纳在一起，一类问题一般立一章，一章之内又分为若干条、款、段。比如：*有限公司章程，分为：第一章 总则；第二章 经营宗旨和范围；第三章 股份；第四章 股东和股东大会；第五章 董事会；第六章 总经理班子；第七章 监事会；第八章 财务会计制度、利润分配和审计；第九章 通知和通告；第十章 合并、分立、解散和结算；第十一章 章程修改；第十二章 附则。二是，按照块块安排的横式。其特点是把一个完整的公文体系，划分为几个部分来表达，每个部分分别从不同的角度，反映公文整体的某一个侧面，几个部分加在一起，共同反映公文的

35、全部。比如：116厂主送中航二集团公司的关于2003年工作总结的报告，总体分为：一、主要工作成绩；二、工作中存在的主要问题；三、关于2004年的工作打算三大部分。第三类为纵横混合式。即把纵式和横式混合安排在一起的结构，多数是先纵后横式或大的层次是纵式。如关于党的若干历史问题的决议，阅后写出书面意见，报告起草人按照领导的意见再进行充实完善。这类报告基本上都是从不同的角度和要求，对全局性工作进行总结，提出今后的工作任务、目标和措施，并号召干部职工为实现目标而奋斗。因此，要求写得富有全局性、创新性、指导性和鼓舞性。五、公文的段落五、公文的段落 公文段落划分的原则是合理、准确、清楚。具体安排上，有以下

36、三个特点：（一）在段落构思的方法上，应注重段落的专一性和完整性。专一性即在一个段落里集中表达一个段旨；完整性即每个段落的内容是完整的。（二）在段落的表现形式上，段落与章句合一。命令、决定大都全段只有一句话，有人叫读句段。规章制度、条例、章程的段落，可以用一条一款的形式表现，即：第一条、第二条，条下面又分若干款。（三）在段旨的表现形式上，常常在段落的开头有一概括全段意思的句子，给人以鲜明突出的印象。技术改造加快实施步伐。职工生活条进一步改善。公文段落划分的基本特点，一是以企业工作的重要程度划分。无论是工作总结部分还是工作部署部分，都把生产经营、产品开发、技术改造放在前三位，始终把这些工作作为企业

37、的重头戏。因此，段落划分要突出重点，不可本末倒置。二是从段落划分中可以看出年度工作的共同点和不同侧重点。六、公文开头的特点及其具体写法六、公文开头的特点及其具体写法 公文开头的特点，主要是起点题、说明作用。要求开门见山、直陈主题、表露中心，这种手法是其它文种忌用的。条例、规定、章程、制度等，开头和正文是并列关系，大都前无引言，后无结尾。企业各部门职责范围，基本上也是前无引言，后无结尾，只写管什么、怎么管，不涉及管到什么程度。管到什么程度、该管的工作管得好坏的问题，通过工作标准和责任制加以解决。具体讲，公文的开头比较明确，主要有以下五种情况：（一）用以揭示全文中心，点明主题。（二）用以交待制发公

38、文的目的。为*（三）用以说明制发公文的依据。根据*（四）用以提出问题。最近，*（五）用以引起下文。请按照要求，认真做好以下几项工作：七、公文结尾的特点及其具体写法七、公文结尾的特点及其具体写法 公文结尾的特点是，用意比较明确，使用范围有规定。主要有以下五种情况：（一）用以兜底，前后照应。如：特此通知，特此请示，特此报告，特此函告等。（二）用以提出请求，表示希望。如：“当否，请批示。”“以上报告如可行，请批转有关单位执行。”“特此报告，请审核。”（三）用以指明时效，要求反馈。如：本办法自年月日起执行；以上通知望认真执行，并将执行情况书面上报。（四）用以指明不足，提出指示。如专题和综合性工作总结的

39、结尾：“特此报告，如有不妥，请批评指正。”（五）用以说明未尽事宜。如：“此重点型号工程已经进入阶段，工作正在积极组织，抓紧进行，结果将另行报告。”八、公文的表达方式八、公文的表达方式 文艺是为了感染读者，公文和应用文是为了晓喻、说服对象，由于写作的目的不同，表达的方式自然也就不同。（一）公文表达方式的种类 公文的表达方式，大体上有以下五种：说明、叙述、议论、描写和抒情。说明是公文写作中基本的表达方式，说明往往不是孤立的说明，常常和叙述、议论结合在一起，通告、法规文件主要运用说明；综合性工作总结、经验材料、调查报告通常采用夹叙夹议的方式；请示、报告、通报着重于叙述；讲话稿、演讲稿、简报、通报、调

40、查报告一般采用描写和抒情，但描写是粗线条的描写；抒情多数出现在上述文种的结尾。在有些段落的文字表述中，“形容”和“比喻”运用得就比较贴切，运用这些表现手法，整个报告也显得生动活波。如“大企业病”文中用“传染”一词等。然而，“夸张”这一修辞手法，在公文和应用文写作中是绝对不能用的。（二）公文表达方式的基本特点 1直接性。就是直来直去，直陈要求，在说明方式上充分表达直接性。2概括性。大刀阔斧，只求事实基本明了，脉络清晰，不求细腻，只注重最终效果和作用，不注重过程。叙述是粗线条的叙述，最好采用数字和典型事例，这样可以省略很多文字表述。3综合性。五种表达方式的综合运用，往往是叙述、说明和议论综合在一起

41、，或者是叙述和议论结合在一起，在一段公文中融为一体，很难截然分开。九、公文语体特点及选词炼句要求九、公文语体特点及选词炼句要求公文要具有说服力，让人乐于接受，易于执行。在主题、材料、结构和表达手法确定之后，文章的质量就取决于语言和体裁的运用。要注重学习和掌握公文的语体特点和选词炼句的要求，以充分表达公文的主旨和内容。公文的语体特点及选词炼句的要求，主要有以下几点：公文的语体特点公文语体的特点是，以一般语言文字规律为基础，具有和其它文种不同的权威和约束作用。有以下四个特点：1确切。即准确、贴切，这是语体的基本要求，是由公文内容的严肃性和政策性所决定的。比如说企业形势好，是用“大好”、“很好”、“

42、非常好”，还是用“较好”；比如说成绩，是用“优异成绩”、“较好成绩”，还是用“巨大成绩”、“连创佳绩”等等。如我们前三季如我们前三季度目标度目标“基本完成基本完成”。2庄重。即庄严郑重，是严肃郑重态度在公文中的体现，公文要求用语不俗气、有气派，必须是书面用语，规范用语，如：“绝不允许”，“必须贯彻执行”，“严格禁止”等。忌用土语和俗语，不要在忌用土语和俗语，不要在公文中把水泥公司写成公文中把水泥公司写成“堡上堡上”等。等。3平实。即语言平常朴素，语意实在，不能含蓄,不要曲笔。4简明。即简单明确，使人一看就懂，便于理解。5.公文还要求语体大气，文有美感，可以采用对仗、排比等句式。但是，语体大气绝

43、不是狂气，文有美感绝不是花里胡稍。公文写作无止境，无具体标准，要始终谦虚谨慎，十分虚心地学习别人的长处，磨练自己的文字功力。（二）公文选词炼句的要求 文章是“积字以成句，积句以成篇，积篇以成章”。公文语体的特点，决定了公文选词炼句的要求。其基本要求是：1要区别词的不同含义。应该准确辩析同义词之间的细微差别。如：损坏与破坏；承担、承接与承受；负担、负责与负面影响等等。2要区别词的感情色彩。应重点掌握褒义词、贬意词和中性词之间的差别。如热爱、爱好、溺爱；信心、信仰、迷信等。3要区别词意在不同环境中的变化。重点掌握好一词多用，注意词的基本意义和引申意义。如：掌、掌权、掌舵、掌握等。4要选用通俗易懂之

44、词，不要生编乱造词汇。5要掌握公文写作的特定用词。如开端用词：根据、遵照、关于、为了、随着等；称谓用词：我处、你局、本委、贵司等；祈求用词：拟请、恳请、特请、报请、请批示、请批复等；审批和批办用词：责成、交办、办理、可行、可办、同意、照办、批准、原则同意等；结尾用词：特此报告、特此请示、特此通知、请认真传达、贯彻落实等。6要讲究语法和语言规范。讲究语法和语言规范，是公文选词炼句的基础，一要注意句子成分的完备性，词语成份不能欠缺，包括主、谓、宾、定、状、补等。二要注意句子成分的一致性，句子成分之间的搭配要恰当。7要选用精粹的词语，用在最恰当的地方。如：毛主席在反对自由主义一文中运用的“腐蚀剂”、

45、“散乱”、“松懈”等。8要恰当选用警策词句、成语、熟语、缩略语，使公文语言精炼、含意深刻，增加文彩，缩短篇幅。9要掌握公文常用的几种句式。报告、总结、通报、简报等文种使用陈述句较多，多用结构简单的短句。如开展活动、完成任务、采取措施、达到要求、实现目标等。应注重使用祈使句，如：应当、必须、注重、严禁、不准等。10公文的语句要讲得生动活泼，把一些生动有趣，富有哲理的语言吸收到公文中来。如：“天有不测风云、人有旦夕祸福”、“人无远虑，必有近忧”、“不怕不识货，就怕货比货”、“不谋全局不足以谋一域，不谋长远不足以谋一时”等，使文章含义丰富深刻，读起来朗朗上口。还应注意使用企业的习惯用语，如：“开门红

46、”、“双过半”、“攻坚战”、“年终合缝”、“关口前移”等。选词是炼句的基础，炼句是写好公文的基本功，要坚持不懈地勤学苦炼，要下苦功夫，还要学习和掌握一些基本的语法和修辞知识。第四章第四章 企业常用公文的具体写法企业常用公文的具体写法v 总结的具体写法总结的具体写法v （一）总结的概念v 总结是回顾过去一段时间内工作情况的陈述性文件。v （二）总结的种类v 1综合性工作总结；2专题性工作总结。v 综合性工作总结内容涉及单位各个方面的工作，反映单位综合工作情况。专题性工作总结是单位每项独立工作情况总结，反映单位某项或某个方面工作情况。v （三）总结的内容v 主要包括四个方面：v 1基本情况概述。包

47、括这个时期工作的指导思想、工作重点，在什么背景和基础上进行工作，取得哪些显著成绩、效果及其总的评价。2主要做法和基本经验。是总结的主要部分，是对基本情况进行分析研究和归纳概括，把取得的主要成绩和具有指导意义的正面经验或好的做法，加以具体概括和叙述。表达手段有两种：一种是对工作中具有共性的经验分类加以整理归纳，分作几个问题进行阐述，绝对不能简单叠加。另一种是按照几项主要工作，具体讲主要做法或经验。3凝炼体会。是在归纳提练经验的基础上，对经验或主要作法作理论上的进一步阐述，把一般经验上升到理论的高度，使之更加系统化、条理化。体会的表述手法与写经验不完全相同，主要采取议论的手法。4存在问题和今后意见。要写明存在的主要问题，明确今后应该怎样发扬成绩、纠正错误、弥补不足，以利再干。应写明存在问题的原因,有针对性的明确今后努力的方向。存在问题的写法：一种是概述，原则的讲一讲，可用并排句式或一贯到底的写法；另一种是分条列项写，把工作中本应该解决而没有解决的问题，以及管理、作风、方法上的欠缺之处加以归纳表述 今后意见有两种写法：一是原则讲总的想法；二是分几点来写，是粗线条地写。