如何进行时间管理【转载】.ppt

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1、时间管理陈有斌2010-11-08有关人生时间的小常识1、如果你活100岁，你的一生只有36500天！如果你的寿命为80岁，则只有29200天！2、而你一生睡觉的时间大约为12600天，33年！3、如果每次吃饭用时1分钟，则一生要花300天吃饭。4、工作时间（20-60岁）实际只有约27年5、工作时间只有占27%，其余73%是自己的关于时间的名言警句最严重的浪费就是时间的浪费。布封时间，每天得到的都是二十四小时，可是一天的时间给勤勉的人带来智慧和力量，给懒散的人只留下一片悔恨。普通人只想到如何度过时间，有才能的人设法利用时间。德国哲学家叔本华什么时间及时间管理现在是什么时间？时间是什么？时间浪

2、费的现象办事拖拉会议冗长不速之客闯入电话干扰穷于应付突发事件上班漫谈、聊天主管事必躬亲、完美主义办事要求不敢拍板，等指示、考虑事情过于复杂不考虑轻重缓急、凭记忆办事主办人员迟到几种浪费时间的做法1、频繁的从一项工作转移到另一项工作2、首先解决最不重要的工作3、把一天的时间排的太满4、工作无计划，随意而为时间管理的发展历程第一代：利用便条、备忘录和记事本之类的工具记下工作的重点工具：便条与备忘录、记事本特点：丝毫没有“优先”的观念、计划性不强第二代：利用安排表、效率手册、日程表、商务通来安排工作事项，更注重计划性。工具：日程表、计划表、商务通等特点：增加了自制力和计划性，但事情轻重缓急不明确时间

3、管理的发展历程时间管理的第三个阶段人们设立近期、中期和长期的工作目标，根据不同的目标来分配各自的工作重点，工作时间。工具：规划及计划，项目管理特点：讲究优先顺序、理清价值观与认定目标及重要性时间管理的发展历程第四代：个人管理以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性、关注工作的有用性。前几代的时间管理注重完成工作的时间和工作量，第四代是时间管理理论，更注重个人的管理，注重个人产能，关注个人完成的工作是否具有有用性。个人管理之时间四象限各象限的活动表现第一象限：重要且紧急1、人事危机（重要人员辞职、罢工等）2、客户投诉3、眼看要到期的任务4、财务危机/流动资金缺少，支付危机等5、个人

4、事项如：是否同意调职各象限的活动表现第二象限：重要但不紧急1、如建立人际关系、2、新的机会3、人员培训4、制订防范措施5、企业战略等6、个人职业规划各象限的活动表现第三象限、紧急但不重要1、如电话铃声2、不速之客、3、行政检查4、主管部门会议等各象限的活动表现第四象限：不紧急也不重要（1、如客套的闲谈2、无聊的信件3、个人的爱好等个人管理之时间四象限这张表告诉我们：一项活动可以用紧迫紧迫与否和重要重要与否这两项标准进行衡量。紧迫意味着需要立刻就办，马上处理。比如正在响铃的电话就是紧迫事件，大部分人都不会任电话铃声响个不停而不予理会。个人管理之时间四象限人们在打电话给别人的时候很少会说：“请不要

5、挂电话，等我十五分钟。”他们不会让电话那头的人苦等，却会让办公室里的人干坐，一直等到他们打完一通长长的电话。不管别人找你的事情是否重要。紧迫事件通常都十分明显，我们可以看到，会感受到压力，需要尽快处理。这些眼前的事情通常都是人们比较乐于做的，即不费劲，又很容易让人满足。然而，这些事通常都是些不重要的琐事。重要与否通常是由重要与否通常是由结果结果决定的，如果某件事情很重要，决定的，如果某件事情很重要，那么它一定与你的既定任务、价值观以及重要目标密切相那么它一定与你的既定任务、价值观以及重要目标密切相关。关。个人管理之时间四象限让我们认真考察时间管理矩阵四个象限的具体内容。第一象限的活动是既紧迫又

6、重要的，这些事情需要立即处理，通常被称为“危机”或“问题”。生活中总有一些可以归入第一象限的活动，对某些人来说，这些事情会耗掉大部分的时间和精力，因为他们整天都在处理危机，满脑子都是问题，忙于应付各种紧迫任务。那些更加重要但并不紧迫（重要但并不紧迫（第二象限）的事情往往需要我们采取更主动、更积极的态度。我们必须捉住机会付诸行动，让事情按照我们的思路发展。如果不能坚持习惯二（以终（以终为始），为始），不能确定什么事情是重要的，那我们就很容易被迫在眉睫的琐事引入歧途。个人管理之时间四象限如果你过分注重第一象限的活动，那么这个象限的范围就会变得越来越大，最终占据你全部的时间和精力。就像是冲浪一样，来

7、了一个大问题，把你从冲浪板上打到水里，你好不容易重新爬上去，但是下一个问题又来了，于是你又重重地摔了下来。有些人每天都在应付各种各样的问题，疲于奔命，因此只能借助第四象限既不重要也不紧迫的活动来逃离现实，稍微放松一下自己。在这些人的时间管理矩阵中，他们把90%的时间花在第一象限的活动上，其余10%中的大部分时间则用在第四象限的活动上，用在第二和第三象限活动上的时间少之又少，几乎忽略不计。这就是大部分时间精力都花在处理危机上的人所过的生活。这也是许多人的现状。个人管理之时间四象限各类工作的时间分布个人管理之时间四象限上图是专家对人员的时间管理所做的测试结果。结果表明大部分时间做的都不是第二象限的

8、工作，大家普遍感到的是感觉压力大、精辟力尽、被危机牵着鼻子走、忙于收拾残局等。为什么？个人管理之时间四象限一些人将大部分时间花在紧迫但并不重要的第三象限活动上，却自以为在致力于第一象限的活动。他们整天忙于应付一些自认为十分重要的紧急事件，殊不知紧迫之事往往只是别人的优先，对别人很重要，对自己就不一定了。III结果：急功近利、被危机牵着鼻子走被视为巧言令色轻视目标和计划认为自己是受害者，缺乏自制力人际关系肤浅。个人管理之时间四象限有些人几乎将所有时间都用在第三象限和第四象限的活动上，可以说他们过的是一种不负责任的生活。III/IV结果：完全不负责任被炒鱿鱼、混日子、生活依赖他人个人管理之时间四象

9、限高效能人士总是避免陷入第三和第四象限的活动，因为不论是否紧迫，这些事情都是不重要的，他们还通过花费更多时间在第二象限来减少第一象限活动的数量。第二象限的活动是高效个人管理的核心，因为这个范围内的活动虽然不紧迫，但却十分重要。采取预防危机措施，从事准备工作。我们通常都能认识到这些事情的重要性，知道应当认真对待，但却少有充足的时间加以落实，原因就在于这些都不是我们手头最紧迫的事情。按照彼得德鲁克的观点，高效能人士的脑子里装的不是问题，而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费太多时间和精力，他们的思维定式是预防型的，能够做到防患于未然。当然，他们也处理真正意义上的危机和紧迫事件，但是这类事件的数量

10、相对来说很少。他们能够将时间和精力集中在重要但是并不紧迫的事务上，即第二象限的活动。思考题现在请用几分钟的时间来思考一下以下两个问题，它涉及的是哪个的是哪个象限的活动？它们重要吗？紧迫吗？问题一：在你目前的生活中，有哪些事情能够彻底改变你的个人生活，但是你一直没有去做？问题二：在你目前的生活中，有些事情能够彻底改变你的工作局面，但是你一直没有去做？我认为它们都属于第二象限的活动，即十分重要，但并不紧迫的事务。正因为它们不紧迫，所以你总是不去做。如果我们能够做这些事情，那么效率将会突飞猛进。时间管理各阶段的现实意义1、时间的帕金森定理表明工作会自动地膨胀占满所有可用的时间；2、8020原则表明应

11、该把最佳的时间用在最重要的时间上，所谓“好钢用在刀刃上”。3、时间管理是企业的财富之源，“时间就是金钱”的观念早已深人人心，而对于职场中的人来讲，做好时间管理不仅意味着丰厚的经济利益，更能令自己的事业突飞猛进。4、保持焦点，一次只做一件事情，一个时期只有一个重点。学会抓住重点，远离琐碎。时间管理各阶段的现实意义虽然时间管理经历了三个阶段，进入第四个阶段，但前三个阶段对我们来讲还是有非常重要的意义。第一阶段的时间管理方式，仍是我们常用的方式，便条、备忘录和记事本是最基本的工具，我们需要继续沿用。第二阶段的管理方式：安排表/排期表、效率手册、日程表，已深入人心，目前工作中已离不开。时间管理各阶段的

12、现实意义第三阶段时间管理：中长期规划、项目管理及目标管理发展成为一种管理形式。在企业管理中使用比较多。对公司管理层人员来讲是必备的工具。对个人来讲，职业规划也属于本范围。第四阶段是个人管理，是一种理论。要求个人目标与公司目标结合，对自己进行规划。对管理层具有现实意义，对普通人群也有借鉴作用，可以用于个人目标的达成控制。时间管理各阶段的现实意义人们需要挤出时间来做第二象限内的活动，需要有积极处世的态度，因为第一和第三象限的活动会主动来找你。在一开始的时候，如果要挤出时间去做第二象限的活动，只能从第三象限和第四象限（减少娱乐）的活动入手，因为你不能将第一象限中既重要又紧迫的事情放在一边不管。人的时

13、间和精力都是有限的，所以你必须对某些事情说“不”，我们要学会对那些意外闯入计划的事情进行分析。如果这些事情是很重要的，我们可以适时调整自己的计划，将不太重要的事搁置处理，优先处理重要的事，但如果这些事并非很重要，而且还会对自己手头上的工作造成严重影响，那么我们就要学会恰当地拒绝。时间管理各阶段的现实意义不论你是一个工作在装配流水线上的工人；还是一名办公室职员，不论你是基层班组长还是企业的总裁，我坚信，只要你能够认识到第二象限活动的重要性，并且能够积极主动地去做这些事情，那么你也一样可以获得成功，大幅度地提高自己的效率。同时你会发现，问题和危机都将大大减少，不再难以应付。因为你尽量做到了防患于未

14、然，争取从根源上解决问题，采取预防性措施以防止危机的发生。用时间管理方法术语来解释，这就是所谓的帕累托（Pareto）原则：20%的行动能够取得80%的成果。小知识：时间的帕金森定理1、“事情增加是为了填满完成工作所剩的多余时间。”2、一份工作所需要的资源与工作本身并没有太大的关系，一件事情被膨胀出来的重要性和复杂性，与完成这件事怕花的时间成正比。”说明：你以为给自己很多很多的时间完成一件事就可以改善工作的品质，但实际情况并非如此。时间太多反而使你懒散、缺乏原动力、效率低，可能还会大幅度降低效力。小知识：时间的帕金森定理例如：一个人可以在10分钟内看完一份报纸，也可以看半天；一个忙人20分钟可

15、以寄出一叠明信片，但一个无所事事的老太太为了给远方的外甥女寄张明信片，可以足足花一整天：找明信片一个钟头，寻眼镜一个钟头，查地址半个钟头，写问候的话一个钟头零一刻钟特别是在工作中，工作会自动地膨胀，占满一个人所有可用的时间，如果时间充裕，他就会放慢工作节奏或是增添其他项目以便用掉所有的时间。小知识：时间的帕金森定理一个不称职的官员，可能有三条出路：一是申请退职，把位子让给能干的人；二是让一位能干的人来协助自己工作；三是聘用两个水平比自己更低的人当助手。这第一条路是万万走不得的，因为那样会丧失许多权利；第二条路也不能走，因为那个能干的人会成为自己的对手；看来只有第三条路可以走了。于是，两个平庸的

16、助手分担了他的工作，减轻了他的负担。由于助手的平庸，不会对他的权利构成威胁，所以这名官员从此也就可以高枕无忧了。两个助手既然无能，他们只能上行下效，再为自己找两个更加无能的助手。如此类推，就形成了一个机构臃肿、人浮于事、相互扯皮、效率低下的领导体系。应该树立的几种时间观念时间价值观念。避免“一分钱智慧几小时愚蠢”的事例，如为省1元钱而排半小时队，为省五毛钱而步行三站地等。要有“成本和价值”的观念，要注重时间的机会成本。守时观念。守时是一种美德，即不浪费自己的时间，更重要的是不浪费别人的时间。珍惜时间的观念。昨天永远不会再来，现在正在流逝。常用的时间管理工具（一）、计划管理关于计划，时间管理的重

17、点是待办事项清单/日计划、周计划、月计划。待办事项清单/日计划：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。待办事项单/日计划主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。常用的时间管理工具待办事项单/日计划的使用注意：每天在固定时间制定待办事项单（一上班就做）、只制定一张待办事项单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。每年年末作出下一年度工作规划；每季季末作出下季末工作规划；每月月末作出下月工作计划；每周周末作出下周工作计划常用的时间管理工具人生规划/职

18、业规划（例子：我们三兄弟）常用的时间管理工具（二）、时间ABC分类法将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类；安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；在工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。常用的时间管理工具（三）例外与不确定性法则在时间管理的过程中，往往计划没有变化快，需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法：第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确

19、些。第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成工作，对你自己能力有了信心。在工作中要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是无限的，时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。常用的时间管理工具（四）、有效时间管理法美国管理学者PFDrucker认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。结语想想十年后的你，是什么样子？想想你真正需要什么？想想你的优势及缺点是什么？哪些你是人生中或工作中重要但不紧急的事项？现在该如何做？结语愿大家做时间的主人，愿各位走向成功！