邮件的正确书写技巧.ppt

《邮件的正确书写技巧.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《邮件的正确书写技巧.ppt（22页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、关于邮件正确书写现在项目大量的信息及环节都在邮件上体现，邮件已经成为我们工作中必不可少的一种沟通现在项目大量的信息及环节都在邮件上体现，邮件已经成为我们工作中必不可少的一种沟通方式。为了让大家更有效的使用邮件进行有效沟通，提高工作效率和沟通能力。现在我们进方式。为了让大家更有效的使用邮件进行有效沟通，提高工作效率和沟通能力。现在我们进行一场关于行一场关于“如何使用邮件沟通如何使用邮件沟通”的培训。的培训。目录：1.书写邮件的顺序介绍2.邮件发送前的注意事项2.案例分析3.技巧分享邮件正文收件人抄送人标题添加附件一、发信对象仔细确认收件人，并将要抄送的地址写上发送企业邮件时请确认收件箱是否为企业

2、邮件。称谓准确，切不可含糊不清。是先生别称成了女士；是女士别喊成了先生。当你搞不清对方准确的性别时候，请直接写姓名。书写邮件的顺序介绍：书写邮件的顺序介绍：写邮件就像写信一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。邮件具备有帮助性的内容和友善的语气，通常是非常容易获得客户的重视和认可的。请在邮件中注明公司名称，使用恰当的称呼语和较正式的语气。例如：致：公司 To：Co.,Ltd.尊敬的先生/女士：Dear Mr./Ms.二、电子邮件标题：u使用简单易懂的主题以准确传达电子邮件的要点：主题要简明扼要，重点突出，字数最好控制在30个汉字以内。或是

3、与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。u避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样。u严禁出现无主题或主题说明不清楚的情况；很有可能被反垃圾邮件程序过滤掉，即使正常收到，日后检索或是导入其他邮件管理工具也将造成很多不必要的麻烦，这点非常重要！u例如标题：Q季产品销售情况汇总未明确具体时间性，也未说明具体品牌及达成销售具体情况数字三、邮件内容应简明扼要电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。让客户能在最短的时间内了解到邮件的主旨，以便对方节省时间，提高工作效率。如果邮件过于冗长，且语句罗嗦，收件方一般不太愿意仔细阅读，更不容易引起重视。注意

4、不要在正文里使用过多的“！”，以免让收件人感觉像在责备和催促。而且感觉整封邮件缺乏专业性。具体请参照下列范例。避免出现错别字。四、邮件内容格式尽量使用方便统一的字体，邮件正文格式遵守以下规则：字体：宋体（英文下为Arial）;大小:10;一行最大文字数：不超过30文字注意邮件整体字体和风格的统一，有时我们从模板中、某一文档中或者网络上拷贝一段文字，可能字体、字号、段落格式都不一致，这时需要统一修改一下，以保持风格的一致和版面的美观（可将拷贝的内容拷贝在文本中可消除所有格式）。如果有重要字段需要提醒客户注意，可以通过加粗、下划线、字体颜色等方式实现。使用颜色时，请尽量选择醒目且平和的颜色，比如蓝

5、色、草绿色或者深灰色等。注意不要选择用鲜红色标注，用鲜红色标注会给人以不礼貌的感觉。五、落款：落款要清晰明了，请使用有公司名称，个人姓名、联系方式的签名。具体请参考下方范例的落款。祝语：可以写祝您工作愉快，工作顺利，或者顺祝商祺等都可以，表示真诚。另外，如有需沟通的事项，在邮件中一定要写明你的联系方式，随时保持畅通。六、附件：邮件正文一定要对附件做一个适当的说明，告知客户附件是什么内容，一方面避免客户没有留意到有附件，另一方面，让客户心里有数。如果邮件带附件，附件体积最好限制在2M以内，大体积的附件尽管公司的邮件服务器支持，对方却不一定支持。许多外企都只能接受zip打包格式，附件过大时，建议打

6、包格式为zip格式。最稳妥的方式是，发送了带附件的重要邮件后，过段时间再电话和客户确认一下，确认是否收到。邮件发送前的注意事项确认收件人信息，并将抄送人数减少至最低收件人确认收件人地址是否正确，以免错发邮件。抄送人数减少至最低，避免造成不必要的垃圾邮件抄送功能：让相关人员参考，如团队中的其他人员让相关人员知晓，如您的直接主管邮件主题明确且具描述性主题应该简单、明确的概括邮件的内容可以遵循What、When、Where原则，用一个词、短语、句子（一般不超过35字）来描述邮件的内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字（Who）。例：Paul frauk

7、端午六月最新名品推荐，7折起(who)(when)(what)例：通知：2015年度端午节放假安排(when)(what)邮件必须要有主题，主题是邮件的“身份标识”正文格式一.称谓+礼貌用语如：xxx（名字），您好！XXX经理（名字+职位），您好！XXX先生（女士），您好！二.内容字号：可以事先设置文字大小，一般选择10-12号字字体：一般选择宋体，黑色点击“选项”收件箱页面 点击“工具”点击“邮件格式”点击“字体”设置字号、字体1234三.结尾客套语如：AllesGuteBestregards祝您一切顺利！正文简洁、美观、易懂正文内容编排 原则：要事第一，结论在前，分析在后原则：要事第一，结

8、论在前，分析在后,使使用收信人容易接受的口吻陈述内容用收信人容易接受的口吻陈述内容张经理，您好！邀请您参加2015年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议”。会议的具体安排如下：时间主题9:30-10:00第一季度销售指标完成总结王总10:00-11:30讨论各个销售部门第二季度销售指标设定11:30-12:00确定各个部门的第二季度的销售指标 会议前请您准备以下资料：1.第一季度销售指标完成中碰到的难点；2.第二季度销售二部的指标设定；3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。谢谢！内容简洁易懂，要让收件人在最短的时间内了解您的表达意

9、图；根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气陈述，多使用请、谢谢等词语；如果事情复杂，最好使用1、2、3、4列几个段落分别说明；合理利用图片，表格等形式来辅助陈述；对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示；小贴士签名内容编辑方法签名编辑正文插入图片签名模板A版版B版版签名，可以让收件人了解您的信息签名信息内容人事行政部培训主管刘佳瑞意（天津）商业运营管理有限公司天津市河西区友谊路35号城市大厦3101室phone:1335200099613820686000Mobile:88356880-803Fax：022-88356783E-mail：liujiaex-签名档文字应

10、选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体应比正文字体小一些；签名主要包括名字、部门（职务）、公司、地址、电话、传真、E-mail等，书写时应将内容归类。对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿-签名设置方法二基本信息中基本信息中点击点击“签名档签名档”在邮件首页在邮件首页点击点击“设置设置”添加签名添加签名新建签名信息新建签名信息1234邮件发送前的注意事项：邮件发送前的注意事项：1.电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等，如果客户端有多个电子信箱，还要确认所使用的邮件服务器是否正确，不要混淆了内部信箱和外部信箱

11、。2.在电子邮件的写作中要注意哪些呢？如何写好一封规范的电子邮件呢？在写电子邮件时候，要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或避免应用网络语言，诸如3Q、IFU等。3.主题栏：主题明确，一目了然，让人看了知道个所以然，不会是一头雾水，不知所云，当作垃圾邮件删除掉。4.主体：简明，扼要，把事情说清楚就可以了，不要罗嗦，拖泥带水的。事情多，写的多，那最好是分成几小段，看的清楚明了。案例分享：案例分享：DearAll,本轮的面试情况如下：通知人数实到人数第一轮面试通过人数346271112BUPassPendingCNS131MS90GMED31155比率78%41%20%请特别注意

12、：1.孙懿俊的评价表：HR签字是Eva，DSM写的名字是白祥斌。我将其评价表放在标明“特殊”的文件夹中，2.请帮忙核对这个候选人究竟属于哪个BU（这个人不在以上的统计中）3.李洪彬通过了一面，但是希望到北京工作。其名在也在标明“特殊”的文件夹中4.一些二面面试官的意见，我填写在二面备注中了，请查看5.GMED在备注上标明了分数，分数越高的学生越好如有问题，请与我联系。谢谢！韩爽分享邮件书写技巧：分享邮件书写技巧：颠倒书写顺序，首先添加附件，最后填收件人。这样能使邮件更紧凑、更直接，避免出现“糟糕，有个东西忘记写了或是附件忘挂了”的尴尬情况。正文应该简单陈述你希望收件人如何处理邮件的附件，他们收到附件后是仅需浏览，还是需要打印出来备用？请在邮件中明确你的要求。主题，在正文之后写主题，这样可使主题更简洁，再次强调你的意图。主题的用词应清晰、简单。这些技巧也许不适合你的所有邮件书写过程，因为你一般能做到在填入收件地址的时候，脑袋里记住简短的主题和两行正文。但对于那些想说些什么正事的邮件，抓住重点才是关键，如果标题不能做到重点突出，那又怎么能抓住正文的内容呢？13820686000liujiaex-刘小佳fly_学 以 致 用