《常见公文写作》PPT课件.ppt

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1、常见公文的写作常见公文的写作一、概述一、概述1、公文的定义公文的定义公文是党政机关及其他社会组织在公公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于机作的具有法定效用和规范体式的文件，属于机关应用文的一个重要组成部分。关应用文的一个重要组成部分。2、公文的特点公文的特点是特定的作者制定和发布的。是特定的作者制定和发布的。具有法定的现行执行效用。具有法定的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定的程序。需要履行法定的程序。文字必须庄重、朴

2、实、准确、精炼。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。3、公文的分类公文的分类按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。常规公文。按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。秘密公文、普通公文。二、常用公文文种二、常用公文文种（一）我国现行党政机关使用的文种（一）我国现行党政机关使用的文种我国现行党和各级领导机关使用的文件有我国现行党和各级领导机关使用的文件有1414个：个：u决议、决定、指示、意见、通知、通报

3、、公报、报告、请示、决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有国家行政机关使用的公文种类有13个个:u命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。请示、批复、意见、函、会议纪要。上述文件共上述文件共27个，其中个，其中9个是相同的，即：个是相同的，即：决定、意见、决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有不同的有9个，其中属党的机关

4、的有个，其中属党的机关的有5个，即：个，即：公报、指公报、指示、决议、条例、规定；示、决议、条例、规定；属国家行政机关有属国家行政机关有4个，即：个，即：命命令（令）、议案、通告、公告令（令）、议案、通告、公告。由于这。由于这18个文件是党和个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。（二）学校常用的主要公文种类（二）学校常用的主要公文种类 1 1、决定决定（1 1）功能）功能适适用用于于重重要要事事项项或或者者重重大大行行动动作作出出安安排排，奖奖惩惩有有关关单单位位及及人人员员，变变更更或或者者撤撤销销下下级级机机关关不不

5、适适当当的的决决定定事项。事项。关关于于在在全全院院师师生生中中开开展展向向余余立立峰峰同同学学学学习习的的决定决定（2）分）分类类A.法规政策性决定。法规政策性决定。如如关关于于惩惩治治虚虚开开、伪伪造造和和非非法法出出售售增增值值税税专专用用发发票票犯犯罪的决定罪的决定B.B.重要事项的决定重要事项的决定。如如中共中央关于加强同人民群众联系的决定中共中央关于加强同人民群众联系的决定C.C.奖惩决定奖惩决定。如如国务院关于处理国务院关于处理“渤海二号渤海二号”事故的决定事故的决定(3)决定的写作（1）标题决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要准确地概括出来

6、。（2）正文决定的正文主要包括两方面内容：一是决定原由，二是决定事项。篇幅随内容而定。知照性的决定得短小单一，简单明了。指挥性的决定也应简明扼要，篇幅不宜过长。语言表达上，决定的语气坚决、鲜明、准确，决不能模棱两可，含糊不清。在决定的详略处理上，有三种写法：一是略写原由，详写事项。这是决定的一般写法。原由部分不宜写得过长，把有关情况、依据、道理简单交代清楚就可以了。二是详写原由，略写事项。这种写法要求把情况写清楚，尽可能详细些，因为它是决定事项的依据、前提。三是不写原由，只写事项。这种写法，一些重大决定经常运用。这种写法往往基于原由是法定的，或是周知的，不写出也不影响决定事项的权威和效用。（3

7、）时间决定的时间标注要注意两个问题：一是成文日期要以会议通过的日期或领导人签发日期为准，不能以起草或打印的时间为成文时间。二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用括号括起来。决定的时间不能标在文尾，因为决定一般不写抬头和落款。2 2通告通告（1）功能）功能适适用用于于公公布布社社会会有有关关方方面面应应当当遵遵守守或或者者周周知知的事项的事项（2 2）分）分类类a.a.法规性通告法规性通告 b.b.知照性通告知照性通告通告不写抬头，无主送单位。通告不写抬头，无主送单位。通告与公告的区别通告与公告的区别a.内容重要性不同内容重要性不同b.对发文机关限制性有较大不同对发文机关限制性有较大不同c.发

8、布范围有所不同发布范围有所不同(3)通告的写作（1）通告的结构和写法通告包括标题、正文、落款署时3部分。标题。通告的标题通常有三种写法，一是写明发文机关、事由、文种；二是省略了事由，只写明发文机关和文种；三是省了发文机关、事由两项，只写通告。一般来说，高级机关发布了比较重要事项的通告，标题都使用前两种，而企业事业单位、基层单位发的通告，事项比较具体，不那么重要，一般可用第三种。正文。通告的正文包括原由、事项、结尾三部分。原由是发布通告的原因、根据、目的，回答为什么发此通告。事项，即通告的具体内容。内容比较简单、单一的，可不分条来写；如果内容比较多，则应分列一条一条来写。结尾，也叫结语。一般写“

9、特此通告”之类的话，以示强调，提起注意。有些通告干脆不用结语，干净利落。通告是对公众的，一般不用写抬头，标题已有发文机关，并在标题下方署上了日期，则可不用落款。如果标题没有发文机关，又没有日期，落款必须签署清楚发文机关名称和日期。（2）写通告须注意的问题不要把“通告”写成“通知”“通告”与“通知”是两种不同的公文，其特点、作用和受文对象范围都不相同。有的单位往往以为让人们知晓的事项都可用通告各行文，结果把一些该用通知的，用了通告，该用通告的则用了通知。例回迁通知原住XX区XX街的动迁户，于明年6月底前回迁。请所有回迁户持动迁证、动迁协议书及交款单据，于明年5月底前，到我公司办回迁手续。具体办理

10、时间：上午8时至12时，下午2时30分至5时30分。特此通知XXXX房地产开发公司XXXX年XX月XX日这份公文用错了文种，告知回迁户办理回迁手续，属一定范围公布遵守和周知的事项，应用通告却用了通知行文。发文目的要明确发布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要地交代清楚，让人们一看就知道为什么要发此通告。通告的事项，应该符合法律、法令和有关政策规定，不能违反法令政策。例如一家房地产公司发出通告，告知回迁户在期限内来办手续，“限期于XXXX年XX月XX日前到我公司办理进住手续，否则，视为已有住房，不予安置。”这是不符合有关政策规定的。语言要通俗简洁通告是一种周知性公文，一般用张贴和登报的方式发布，

11、使全社会都知道通告的内容。因此，写通告要注意语言通俗和简洁，简单明了，一看就懂，篇幅不宜过长，便于张贴和阅读。3 3通知通知（1 1）功能功能适适用用于于批批转转下下级级机机关关公公文文，转转发发上上级级机机关关和和不不相相隶隶属属机机关关的的公公文文，传传达达要要求求下下级级机机关关办办理和需要有关单位周知或者执行的事项。理和需要有关单位周知或者执行的事项。（2 2）分类分类 a.a.发布指示的通知发布指示的通知 b.b.颁发规章的通知颁发规章的通知 因在行政公文文种中没有条例、因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布

12、这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。如如 人事部关于印发人事部关于印发人事争议处理办案规则人事争议处理办案规则和和人事争议仲裁员管理办法人事争议仲裁员管理办法的通知的通知 被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。c.c.批转、转发文件的通知批转、转发文件的通知 d.d.晓谕性通知晓谕性通知 e.e.任免通知（人事任免用决定和通知的区别）任免通知（人事任免用决定和通知的区别）关关于于在在全全校校各各级级团团组组织织和和广广大大团团员员中中开开展展争争先先创创优优的的通通知知.doc.doc(3)

13、通知的写作（1）标题通知的标题有完全式和省略式两种。完全式是发文机关、事由、文种齐全的标题；省略式则是根据需要省去其中的一项或两项。省略发文单位。标题太长，则可省略发文机关。这种省略发文机关的通知标题很常见。如果是两个以上单位联合发文的，一般不能省略。省略文种。公文的标题一般是不能省略文种的。转发性通知的标题由“发文机关+批转（转发）+被批转（转发）标题+通知”构成，有时由于被批转、转发公文标题中已有“通知”二字，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般要省略文种，省去“通知”，否则会出现“的通知的通知”的现象。如广东省人民政府转发国务院。如因层层转发而出现长标题的情况，如XX县

14、人民政府关于转发XX地区关于转发省人民政府关于转发的通知的通知的通知，则按照国家机关公文处理办法规定，“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”，把这个标题改为XX县政府转发人事部关于XXX同志恢复名誉后享受XX级待遇的通知。至于被省、地区等转发过的内容，则在批转、转发意见中予以交代。省略发文机关和事由。如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只有文种“通知”二字。（2）正文通知的正文包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。转发性通知。可以把批转通知称

15、为“批语”，把被发布、批转的文件看作是通知的主体内容，批语表明发文机关的态度，提出贯彻执行的要求，一般起提示、按语的作用。事项性通知。这类通知多数用于布置工作。事项性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容，即事项，做什么、怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。开头部分，一般是通知的原由和目的，说明为什么要发此通知。正文的主体部分，即事项部分，把通知的具体内容一项一项列出来，把布置的工作需周知的事项，阐述清楚，讲清目的、要求、措施、办法等。第三部分是结尾，提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”，等等，也有的通知结尾没有习惯用语。会议通知。一般包括：会议名称，会

16、议时间，地点，内容，参加人员，报到时间、地点，需带材料、文件等。会议通知的格式比较固定，只要把上述内容写清楚就行。任免通知。一般有固定的格式。XXXX关于XXX等同志的任免通知XXX：根据XXXX年XX月XX日XXX会议研究决定，任命：XXX同志为学生会主席。4 4通报通报（1 1）功能）功能适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（2）通报的写作（1）通报的结构和写法通报包括标题和正文两大部分。标题通报的标题可省略发文机关，比较重要的通报则不省略。在拟通报标题时，特别要注意准确、简明地概括出事由。如关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案

17、件的通报，就省略了发文单位；而国务院关于一份国务院文件周转情况的通报则写明发文机关、事由和文种。通报的署时可以在标题下方，这时，通报不需要写抬头和落款；通报也可以有抬头、落款，时间在发文机关下面。正文通报根据使用情况，一般分为三种：表彰性通报，批评性通报和情况通报。一是表彰性通报。表彰性通报的内容一般包括介绍事迹，分析评价事迹意义，概括主要经验，做出表彰决定，提出希望等。表彰性通报的正文大致包括三个部分：叙述事迹。事迹要典型，叙述时尽可能简明扼要。把人物、时间、地点、事情的主要经过和结果交代清楚。根据篇幅，抓住主要特征和梗概来写，不必叙述全过程，只要概括介绍就行。通报还常常在介绍事迹的基础上再

18、加上简要评价和意义分析，节省笔墨，点到即止。表彰决定。凡表彰性通报都有表彰的具体决定。这部分一般是略写，写清楚给予什么奖励即可。希望和要求。发通报的目的是表彰先进，号召人们向先进单位和个人学习。通报的结尾一般有希望和号召的内容。二是批评性通报。批评性通报将典型的不良行为、倾向、或重大事故公布出来，旨在使大家从中吸取教训，受到教育。其写法与表扬性通报在致相同，正文内容主要包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。三是情况通报。情况通报是为使下级机关单位了解某阶段的工作情况，或某重大事件、活动情况，指导工作，往往用通报将有关情况予以公布。这种情况通报具有很强的针对性。（2）通报写作要注

19、意的问题注意时效性。发通报必须有很强的时效性，要抓住时机，及时将先进典型和经验向社会宣传推广，对反面典型予以揭露，引起警戒，或对某些重大事项和重要情况，及时予以通报，以起到交流情况、信息，指导工作的作用。注意指导性。不是事无巨细都要发通报，要选择对面上工作有普遍指导意义的事项来发通报。注意真实性。通报所涉及的事例必须是客观存在的。5 5意见意见（1 1）功能）功能适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（2 2）分）分类类规规划性意划性意见见实实施意施意见见具体工作意具体工作意见见6.6.批复批复（1 1）功能功能适用于答复下级机关的请示事项适用于答复下级机关的

20、请示事项与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见示对请示事件的意见如国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林如国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复市的批复主送机关一个，即发出请示的下级机关主送机关一个，即发出请示的下级机关以上以上6 6种为下行文。种为下行文。7 7报告报告（1 1）功能）功能适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。关询问。（2 2）类型）类型a a、工作报告、工作报告 工作报告工作报告.doc.docb b、情况报告、情况报告

21、c c、建议报告、建议报告 d d、答复报告、答复报告 e e、报送报告、报送报告 （3）报告的写作要求报告写作一般要求在掌握充分材料的基础上，进行综合分析，提炼出正确和新颖的观点，然后用简洁的语言来表述，具体要求做到：（1）立意要新。提炼主题，应该在占有大量材料的基础上进行分析研究，归纳出新颖的观点，从而形成主题。（2）内容要真实、具体。报告的内容必须是真实的，实事求是的，绝不能编造假情况，欺骗上级。（3）重点突出。报告的内容要根据主题的要求来安排，分清主次轻重，重点的，主要方面的内容，要安排在前面，应详写；非重点的，次要方面的内容，可略写，可写可不写的内容，就不写。同时，要注意处理好点和面

22、的关系，比如有典型的事例，也要有面上的综合性的情况，做到点面结合，眉目清楚，说服力强。（4）报告中不能夹带请示事项。报告属陈述性文体，或汇报工作，或反映情况，或提出建议，或答复上级的有关询问。对于报告，受文单位不用答复，如果夹带请示事项，不便处理，甚至会贻误工作。需要上级机关解决一些问题，则应该另外用“请示”行文。这样，才能做到一文一事，专文专用。不要请示、报告不分，更不能出现“请示报告”的文种。例关于我省清理整顿公司工作的报告国务院：我省于1988年10月清理整顿公司以来，坚持既坚决又稳妥的方针，抓紧清理整顿方案的拟订和实施，积极查处公司违法违纪案件，努力加强公司的建设和管理，基本完成了常中

23、央、国务院赋予我们的任务，达到了预期的目的。现将这项工作情况报告如下：一、撤并了一批流通领域的公司，解决了公司过多过滥的问题。（略）二、查处了公司违法违纪案件，整顿了公司的经营秩序。（略）三、认真做好撤并公司的各项善后工作。（略）四、加强了公司管理和法规、制度建设。（略）XX省人民政府XXXX年XX月XX日例铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告XXXX：5月28日16时05分，由济南开往佳木斯的193次旅客快车行驶至沈山线锦州铁路局管理辖内的兴隆店车站（距沈阳43公里）进，发生颠覆重大事故，造成3名旅客和4名列车乘务人员受伤，报废机车一台，客车四辆，导车一辆，损坏机车一台，客车五辆

24、、货车一辆和部分线路、路岔等设备，沈山下行正线中断运输近20小时，直接经济损失达170余万元。事故发生后，东北中、铁路办事处和锦州、沈阳铁路局负责同志立即随救援列车或救护车赶赴事故现场，组织抢救、抢修工作。（略）经调查分析，造成这次事故的直接原因，是锦州铁路局大虎山工段兴隆店养路工区工人在该处做无缝线路补修作业时，违反劳动纪律和操作规程，（略）这次事故是发生在旅客列车上的一次严重事故，又是发生在全国开展的“安全月”活动中，使国家和人民的生命财产蒙受了巨大的损失，在政治上造成了极坏的影响，性质是非常严重的这次事故说明了我们作风不扎实，对安全工作抓得不够，在安全生产中管理不严，职工纪律松弛的问题长

25、期没有得到解决。为了使全路职工从这起严重事故中吸取教训，我们于5月31日召开了有各铁路局、铁路分局、全路各工务段负责同志参加的紧急会议，通报了这次事故，提出搞好安全生产的紧急措施。（略）锦州铁路局对这次事故的主要责任者，已按照法律程序提出起诉，追究刑事责任；（略）XXXXXXX年XX月XX日8、请示请示（1 1）功能）功能运用于向上级机关请求指示、批准运用于向上级机关请求指示、批准（2 2）应用范围）应用范围a a、遇到问题无法解决，需要上级指示、遇到问题无法解决，需要上级指示b b、处理较为重要的事件和问题，要上报批准、处理较为重要的事件和问题，要上报批准c c、遇到问题，虽有解决方法，但没

26、有权力或能力实、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助施，需要上级帮助d d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答级解答e e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁级仲裁f f、请上级领导参加活动，指导工作、请上级领导参加活动，指导工作（3 3）分类）分类a a、请求指示的请示、请求指示的请示b b、请求批准的请示、请求批准的请示主主送送机机关关只只能能有有一一个个，如如需需同同时时送送其其他他机机关关，应应当当用用抄送的形式抄送的形式只能主送上级机关，不能送领导

27、者本人只能主送上级机关，不能送领导者本人不得越级不得越级 请请示示，必必须须由由主主要要负负责责人人签签发发，要要留留下下联联系系人人联联系系电电话话 常常用用结结语语（当当否否，请请批批示示，妥妥否否，请请批批复复，以以上上请请示示，请予审批，特此请示，请予批复等）请予审批，特此请示，请予批复等）关关于于召召开开共共青青团团景景德德镇镇陶陶瓷瓷学学院院第第八八次次代代表表大大会会请请示示.doc以上两种为上行文以上两种为上行文关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示国务院：丹霞山风景名胜区位于我省韶关市仁化、曲江两县境内，面积180平方公里，分丹霞山、韶石山、大石山三个景区。（略）据

28、地质考证，6500年前丹霞山所在地是一个大湖泊，由于造山运动，形成红岩峭壁和嶙峋洞穴，构成奇异自然风景。（略）在丹霞山风景名胜区附近，有“金鸡岭”、“九龙十八滩”“古佛岩”、“南华寺”、“马坝人遗址“等风景区及名胜古迹，总面积约400平方公里。（略）根据国务院风景名胜区管理暂行条例，我们对丹霞山风景名胜区进行了资源调查、评价，编制了总体规划。现申请把丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区，请审批。广东省人民政府XXXX年XX月XX日9.9.函函（1 1）功能功能适适用用于于不不相相隶隶属属机机关关之之间间商商洽洽合合作作，询询问问和和答答复问题，请求批准和答复审批事项。复问题，请求批准和答复审

29、批事项。（2 2）分类分类a.a.公函和便函公函和便函b.b.发函和复函发函和复函函是平行文，写法特别要注意用语分寸。函是平行文，写法特别要注意用语分寸。例关于召开共青团XX省第X次代表大会有关问题的复函团省委：关于召开共青团XX省第X次代表大会的请示收悉，省委同意于今年12月召开共青团XX省第X次代表大会，请这按有关规定做好筹备工作。并请各级党委及省直有关单位指导团委开好团代会，认真做好推选出席第X次团代会代表的工作。此复。XXX办公厅XXXX年XX月XX日1010会议纪要会议纪要（1 1）功能）功能 适用记载、传达会议情况和议定事项。适用记载、传达会议情况和议定事项。（2 2）分）分类类a

30、.a.决策型决策型b.b.交流型交流型c.c.研讨型研讨型 关关于于征征求求学学生生对对学学校校党党委委意意见见的的座座谈谈会会纪纪要要.doc.doc粤华XX字200XX号会议纪要时间：200X年X月X日X时地点：XXX会议室参加人员：主持：（正文）。广州粤华物业有限公司XXXXX二X年X月X日抄报：广州粤华物业有限公司XXXXX二X年X月X日印共印X份1、会议纪要的特点（1）纪实性。会议纪要如实反映会议的内容和议定事项，不能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要。（2）简要性。会议纪要通常是通过摘要式将会议的主要内容、议定事项写出来，要有条理、有重点地简明扼要地陈述事项，说明问题。（3）独特

31、的发布方式。会议纪要没有独立行文功能，如需将会议纪要报送上级机关，必须用一份报送报告加以说明，随会议纪要一并上呈。如需将会议纪要印发下级机关，就要附一通知在前面，才能发至下级各级机关。2、会议纪要的写作（1）会议纪要的结构和写法标题。会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成，如全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要。有的会议纪要的标题还可写上召开会议的单位名称，使会议纪要更明确、清楚，让人一看标题就知道这个会是什么单位召开的。还有一种标题可以由正标题和副标题构成，正标题反映会议的主要精神和内容，副标题写会议名称和文种。正文会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。一是导言。导言即会议纪要的开头

32、部分。一般用比较简要的语言概括会议基本情况，包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。导言不能写得过长，要简明扼要，让人们看了对会议有个总体了解。二是主体。主体是会议纪要的核心部分。它根据会议的中心议题，按主次有重点地写出会议的情况和成果，包括对工作的评价，对问题的分析，会议议定的事项，提出的要求，等等。主体的写法一般有三种：第一，条项式，就是把主体的内容包括讨论的问题和议定的事项，按主次分条列出来，使其条理化，一目了然。第二，综合式，就是把会议的内容或议定的事项，进行综合概括，分成若干个部分。这是一种比较普遍的写法，有利于突出主要内容，主次分明。用于批转的

33、会议纪要，多用于这种方法。第三，摘要式，就是把与会者的重要发言要点摘录出来，按发言顺序或按内容性质安排先后写出。这种写法的好处是，尽量保留发言人谈话内容的完整性和风格，避免一般化和千篇一律，比较客观、具体。结尾。结尾一般表示对与会者的希望和要求，但是在实际运用中，多数的会议纪要没有专门结尾的用语。3、会议纪要的写作要求（1）掌握会议的全部情况。写作会议纪要首先要弄清楚会议的目的、任务、内容和开法，掌握会议纪要的所有文件材料，了解、参加会议的全过程。（2）抓住要点，突出会议主题。会议纪要应该有主有次，有中心，有重点，有详有略，准确、详尽、扼要地反映会议要解决的问题。（3）文字简洁明快11、总结总

34、结机关团体、企业事业单位对自身某一实践活动或某一阶段工作进行总的回顾，找出内在规律，以指导未来实践时使用的公文。1、总结的结构写法总结的结构一般包括标题、正文和落款三个部分。落款即署名署时，多写在标题下，也有写在文末的。（1）标题。总结的标题，常见的有三种写法，一种是单位名称、总结内容加“总结”构成，如景德镇陶瓷学院二0一0年工作总结，这类标题近似行政公文标题的写法，显得比较平实、庄重。二是以总结内容或中心作标题，如我们是怎样实行超额计件奖励的、加强质量管理，提高经济效益，前例是总结内容作标题，后例是总结中心作标题。这类标题标明总结的主要内容或基本经验，比较醒目，引人注意。三是正副标题，正题显

35、示总结内容或中心，副题显示总结范围和文种，如建设社会主义精神文明的尝试-华南师大“美的咨询”活动总结，比较大型的或在报刊上发表的总结多用这种写法。不论是用哪种写法，总结的标题都要准确反映总结内容，简练、醒目。（2）正文。总结的正文一般包括导言、主体和结尾三个部分。导言。总结的导言是开头部分，有多种写法，常见的有：概括基本情况。概括介绍总结的有关背景、基本做法、主要成绩及体会。介绍主要成绩。有些总结先介绍成绩，即先说明结果，再回述取得的成绩的原因。介绍基本经验。以介绍经验为主的总结，常常在导言部分先亮出基本经验。提出问题，发表议论。有些总结通过提出问题或发表议论引出下文，达到引人思考、突出中心的

36、目的。总结的导言有许多种写法。不论采用什么方法开头，都要注意直截、简要，不可写得过细，甚至将主体部分的内容提前放到开头来写，要用最省俭的笔墨达到总领全文的目的。主体。总结的主体是具体展开，或回答导言提出的问题，或印证导言发表的议论，或说明取得的成绩的原因和做法，等等。工作总结以介绍基本活动为主，主体部分的内容一般包括以下几个方面的内容：一是基本情况，所做工作的基本过程、主要措施做法。二是主要成绩收获，这是总结的重点，对成绩收获做出客观、正确的估计，包括取得什么成绩，表现在哪些方面，成绩是怎样获得的。一般写得比较具体，有事实，有数据，还可以作些纵横向比较。三是基本经验。对工作中的经验进行概括归纳

37、，说明做法体会和取得成绩的原因，把实践活动上升到理论高度加以认识评价，应写得简约概括，为今后工作提供借鉴。四是存在问题和教训。对没有做好、未完成的工作、有待解决的问题、存在缺点进行介绍，并分析其原因，一般篇幅不长，这部分应略写。五是今后的打算。主要有针对地提出今后努力的方向，提出改进意见和措施，也可以将这部分内容作为结尾来处理。经验总结以介绍经验为主，主体部分构成与工作总结略有不同，它不求面面俱到，不需全面记述工作、成绩、不足、教训以及今后打算，着重介绍经验做法，或介绍做法为主，具体介绍工作做法，便于仿效；或总结经验为主，写出具体的认识体会，便于提高认识和面上推广。这类总结的主体多用横列式结构

38、，介绍若干个做法，若干条经验，顺序上先主要后次要。主体内容的排列，主要有两种方式，一是并列式，将内容按若干方面介绍；二是递进式，将内容按进程或按相关联几个问题依次排列。这种层进式写法，适合于那些阶段性比较强的活动总结。这种写法阶段性强，便于了解事情始末。结尾。总结的结尾应简短有力，不宜拖得过长，或概括内容，或提出展望，或做出结论。便更多的总结是没有结尾的，主体部分内容写完也就收笔了。2、总结的写作要求（1）掌握丰富材料（2）总结求实辩证（3）正确使用材料（4）表达准确平实求真务实谋发展开拓进取谱新篇(2010年工作总结).doc10年工作要点.doc12、调查报告调查报告是机关单位对某一社会现

39、象进行深入全面的调查研究之后写成的书面报告。调查报告作为公文使用，是机关单位用来反映情况、研究问题、指导工作的文体。或提供决策依据，或澄清基本事实，或总结经验教训。以作者署名形式发表的调查报告，只代表作者个人对社会现象进行的一些探索和思考。1、调查报告的分类从内容性质及写作侧重点综合起来考虑，调查报告可以分为三大类：（1）反映性调查报告。这类调查报告以反映情况为主，材料性较强。写法上多陈述，少议论，结构写法也比较单一。（2）总结性调查报告。这类调查报告可以是总结经验为主，也可以是总结教训为主，还可以是两者并重。这类调查报告指导性、鉴戒性较强，（3）分析性调查报告。这类调查报告多为工作研究，带有

40、一定的说理性，理论色彩较浓，常见的工作研究、经济活动分析、调查预测、调查综述，都属于这一类。这类的调查报告重在分析，对开阔人们的思路，部署工作有一定的导向作用。2、调查报告的结构写法调查报告结构上分标题、正文两部分。（1）标题。调查报告的标题写作较灵活，常见的有三种：一是调查对象范围加“调查”构成，如武汉市蔬菜产销体制改革的调查；与此相类似的是调查对象范围加文种构成，如关于白云山制药厂挖掘人才的调查报告，这种写法较为少见。二是以调查内容、问题或中心作标题，如青年工作的吸烟问题、粮食霉变原因何在。这类标题类似一般文章的标题，显眼，明确，分析性调查报告多用。三是正副标题，正标题标明中心或内容，副标

41、题标示调查对象范围，如“长江”资金管理模式-武汉无线电厂用活资金的调查、如何提高秘书人员素质-XX市政府办公室岗位培训的经验调查。这类标题既显示内容范围，又标明中心，比较醒目、齐全。（2）正文。调查报告的正文包括前言、主体和结尾三个部分。前言。前言又叫序言、引言，是调查报告的开头，起总起或提示作用。前言有的介绍调查结果，有的介绍调查情况，也有的做出基本评价，有概括基本事实，还有的介绍调查缘起，叙述调查经过。调查报告的前言写法比较多，可以叙事，可以议论，可以提出问题，可以介绍情况，可虚可实，要求写得概括、简练，能引起读者的阅读兴趣。主体。主体是调查报告的主要部分，是调查内容的具体化和调查结论的具

42、体展开。不同类型的调查和不同的写作目的，主体部分的写作侧重点也有所不同。从结构写法上分，主要有垂直式和并列式两种。垂直式写法，又叫时间式写法，是按时间顺序或事物发展顺序来写。这种结构写法的好处是脉络清楚，阶段性强，显示事物发展的全过程，有助于读者了解来龙去脉。并列式写法，又叫逻辑写法，是按逻辑关系将几个问题、几条经验、几个原因并列叙述。这种结构方式的好处是逻辑性强，有概括力，条目清楚，便于把握要点，显示事物间的内逻辑联系，每一部分均先显示观点。调查报告主体部分，从内容构成上说，不同类型其内容构成表述侧重点不尽相同，比如反映类调查报告，现状调查侧重报告基本情况、基本特点；问题调查侧重报告事情经过

43、、事实真相、是非正误及影响后果，史实调查侧重报告过程特点、价值影响；总结类调查报告，经验调查侧重报告经验、做法、经验形成及价值；新事物调查侧重报告事物发生、发展过程，发展规律、意义作用等；分析类调查报告侧重于情况活动及其规律、特点分析、前景预测等。结尾。调查报告的结尾，是全文的收束。大多数调查报告不加结尾，调查内容报告批发部即收笔。有四种情形需加结尾的：一是主体报告情况，介绍经验，需作结论；二是正文中没有提到的问题、希望、要求、建议等，需要在结尾中提及；三是附带说明有关情况，如调查过程遇到的一些情况，正文没有提及，需在末尾加以说明的；四是有附带材料需要加以说明的，如一些典型材料、专题报告、统计

44、图表等。3、调查报告的写作要求（1）做好调查研究（2）认真提炼观点（3）恰当运用材料（4）语言要平实简明、实用、规范。景德镇陶瓷学院团支部调研报告(初稿).doc三三、我校公文中常见问题分析、我校公文中常见问题分析1 1文种的误用文种的误用 主要表现在报告和请示的错用主要表现在报告和请示的错用 报报告告和和请请示示同同属属上上行行文文，但但是是性性质质截截然然不不同同的两类文种。的两类文种。a.a.行行文文目目的的不不同同 报报告告以以陈陈述述情情况况为为主主，不不要要求求上上级级批批复复；请请示示以以请请求求指指示示或或批批准准事事项项为为主，要求上级批复。主，要求上级批复。b.b.公公文文

45、内内容容不不同同 请请示示可可围围绕绕请请求求事事项项反反映映情情况况，说说明明理理由由，不不排排除除含含有有一一定定的的情情况况汇汇报报，但报告中不能夹杂请示事项。但报告中不能夹杂请示事项。c.规规范范性性用用语语不不同同 报报告告用用“以以上上报报告告如如有有不不妥妥，请请指指示示”，“特特此此报报告告”等等；请请示示用用“当当否否，请请批批复复”，“特特此此请请示示，请请批批复复”。目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面。目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面。a.a.请示、报告混用请示、报告混用 如关于请校领导出席毕业典礼的报告如关于请校领导出席毕业典礼的报告b.b.请示、报告并用

46、请示、报告并用 如关于召开新一届学代会的请示报告如关于召开新一届学代会的请示报告2.2.随意请报随意请报 “请请报报”指指以以单单位位名名义义向向上上级级报报送送“请请示示”、“意意见见”“”“报告报告”。随意请报主要有三种情况：。随意请报主要有三种情况：a.a.主送个人，如主送个人，如“x“x书记书记”、“x“x校长校长”。b.b.多头主送多头主送 ，如，如“教务处、科技处并实验室管理处教务处、科技处并实验室管理处”c.c.越级上报越级上报3.3.公文组成要素不全公文组成要素不全 a.a.上行文缺签发人，上行文缺签发人，“请示请示”缺联系人姓名、电话。缺联系人姓名、电话。b.b.缺附件说明。

47、缺附件说明。c.c.成成文文日日期期不不全全，如如“二二OOOO六六年年一一月月”、“06“06年年1 1月月1414日日”等。等。d.d.缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。4.4.公文标题病误公文标题病误 a.a.标题缺少行文单位标题缺少行文单位 公文标题通式为：行文单位公文标题通式为：行文单位+关于关于+事由事由+的的+文种文种 b.b.标题无文种标题无文种 将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如如关于关于的规划、的规划、关于关于的总结。的总结。转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。转发

48、、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如如关于转发关于转发的方案。的方案。c.c.不伦不类的标题不伦不类的标题 两个文种并用两个文种并用 如请示报告、任免决定的通如请示报告、任免决定的通知等。知等。混用文种混用文种 将将“请示请示”错用成错用成“申请申请”。d.d.标题中事由表达不全标题中事由表达不全 如华东理工大学关于申请划拨上海市如华东理工大学关于申请划拨上海市“十五十五”配套经费的报告配套经费的报告e.e.标题中乱用标点符号标题中乱用标点符号 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。不用标点符号。公文中乱用标点符号主要表现在：公

49、文中乱用标点符号主要表现在：a.a.转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。b.b.不必用其他标点符号不必用其他标点符号而随意使用。而随意使用。如关于对如关于对1999年年“全民文明礼貌月活动全民文明礼貌月活动”安排安排的通知。的通知。5.语言结构和文字方面问题语言结构和文字方面问题 a.a.段落层次不清，主次不分。不善于用结构层次序数，如段落层次不清，主次不分。不善于用结构层次序数，如一、二、一、二、，1.1.、2.2.、。b.b.不合公文文体，出现描述性语言和客套话。不合公文文体，出现描述性语言和客套话。c.c.繁琐冗长，多套话。如根据繁琐冗长，

50、多套话。如根据精神，精神，在在指导下，指导下，在在关怀下等。关怀下等。d.d.主语谓语搭配不当主语谓语搭配不当。如。如：人民的生活水平普遍增加了。（提高）人民的生活水平普遍增加了。（提高）上述问题，今后准备进一步加强和改进。（解决和纠正）上述问题，今后准备进一步加强和改进。（解决和纠正）e.e.定语错位造成歧义定语错位造成歧义 如：如：市长把我们五个县领导召集到一起专门研究了这个问题。市长把我们五个县领导召集到一起专门研究了这个问题。原教育部副部长周远清来校视察工作。原教育部副部长周远清来校视察工作。f.f.标点符号错用标点符号错用 逗号和句号错用逗号和句号错用 为了加强熟肉制品市场管理，规范