Excel在财务日常工作中的应用.ppt
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1、Excel在日常财务工作中的应用123提提 纲纲基本操作技巧基本操作技巧1基本函数基本函数2数据透视表和透视图数据透视表和透视图3微软微软Office技巧大赛获奖作品技巧大赛获奖作品 44第一部分 基本操作技巧5 当排序含有公式的数据列表时,应该谨慎行事。当排序含有公式的数据列表时,应该谨慎行事。简单排序简单排序 步骤:1)选择参与排序的数据区域(注:一般不包括字段名行,但包括所有列)。2)单击工具栏中的升序或降序按钮。一、排序一、排序练习练习:对对“report.xlsreport.xls”进行操作进行操作,对年龄进行排序。对年龄进行排序。6复杂排序复杂排序 步骤:1)选择参与排序的数据区域
2、。2)数据排序。3)选择关键字和排序方向。最多可以选择最多可以选择3 3个关键字段进行排序。个关键字段进行排序。一、排序一、排序7一、排序一、排序8 筛选指只显示满足条件的数据记录。有自动筛选自动筛选和高级筛选高级筛选两种方法。操作步骤:1)光标位于数据列表上。2)数据筛选自动筛选。3)单击筛选按钮,取值或选取自定义后给出筛选条件。4)取消筛选:数据筛选自动筛选二、二、筛选筛选-自动筛选自动筛选筛选按钮筛选按钮9 练习:利用自定义筛选方式选择年龄40岁,姓张的观测,并将其存为新的Excel文件。二、筛选二、筛选-自动筛选自动筛选10 二、筛选二、筛选-高级筛选高级筛选高级筛选能够提供以下功能:
3、(1)可以指定更复杂的筛选条件;(2)可以指定计算的筛选条件;(3)可以从另一个地址中摘录适合条件的记录副本。操作:数据筛选 高级筛选步骤:一、为高级筛选建立条件区域;至少有两行组成,在第一行中必须包括包含有数据清单中的一些或全部字段名称;条件区域的另一行必须由筛选条件构成。二、在筛选过程中使用多个条件条件在同一行中,为“AND”操作;条件在不同行中,为“OR”操作。选择不重复的记录:会隐藏所有符合指定条件的行的副本,如果没有指定条件区域,选择不重复的记录:会隐藏所有符合指定条件的行的副本,如果没有指定条件区域,此选项会隐藏数据列表中的所有重复的行的副本。此选项会隐藏数据列表中的所有重复的行的
4、副本。11 二、筛选二、筛选-高级筛选高级筛选 使用计算条件进行筛选:条件区域为B1:B2,这个公式计算“发病数”列的平均值,并将它与“发病数”列的第一个单元格中的数据进行比较。注意:必须使用新的字段标题,而不使用列表中的字段标题;如果计算公式涉及到数据列表外的值,要使用绝对引用而不是相对引用;使用数据列表中首行数据创建计算条件公式(不是字段名称),使用相对引用而不是绝对引用。条件区域条件区域12 二、筛选二、筛选13操作:1)按某关键字段进行排序(分类)。2)数据分类汇总。3)对“分类汇总”对话框进行如下操作:分类字段。汇总方式。选定汇总项(可有多个)。替换当前分类汇总。每组数据分页/不分页
5、。汇总结果显示在数据下方。三、分类汇总三、分类汇总14练习:对“exp3.xls”操作,求各年的发病数平均值。操作:(1)先对数据按年份进行排序;(2)数据分类汇总 (3)取消分类汇总:数据分类汇总,选择全部删除 三、分类汇总三、分类汇总15四、行列转置四、行列转置16第二部分第二部分 常用函数常用函数17常用函数常用函数二、函数二、函数18VLOOKUPVLOOKUP函数应用函数应用-帮忙寻找配对帮忙寻找配对只要两个表有共同的一列信息,比如姓名、身份证号码,就可以用VLOOKUP公式通过这个桥梁在一张表上寻找另一张表上的信息。=Vlookup(第一个表共同信息列的单元格,第二个表的查找范围,
6、第几列,false)日常应用于:对数、个人所得税申报、网银批量录入例:渠道的工资表和社保缴费表的校对19VLOOKUPVLOOKUP函数应用函数应用-帮忙寻找配对帮忙寻找配对1、Vlookup是从左向右寻找信息,因此两个表共同的信息列一定要在寻找的信息的左方。比如上例姓名一定是在工资的左方左方。2、选中查找的范围一定要从第二个表的共共同信息列同信息列开始选起,并加绝对引用,即单元格前加$符号3、第几列的定义是从第二个表的共同信息列数起,至寻找信息列止。20第三部分第三部分 数据透视表数据透视表21 “数据透视表与数据透视图”有机地综合了前面介绍的排序、筛选、分类汇总、等数据分析的优点,可方便地
7、调整分类汇总的方式,灵活地以多种不同方式展示数据的特征。计算均数标准差(分类汇总)、建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集、绘制统计图形等均可利用这一工具完成。因此,该工具是最常用、功能最全的Excel数据分析工具之一。掌握这一功能,可以帮助用户解决许多数据分析问题。Excel的数据透视表和数据透视图的数据透视表和数据透视图22Excel的数据透视表的数据透视表数据透视表的创建数据透视表的创建源数据如右边的截图所示。23 步骤一:在存放数据的工作表中,选取任一单元格,以便Excel自动确定用户想用的数据范围,单击“数据数据透视表和数据透视图”,弹出“数据透视表和数据透视图向导”对话框。Exc
8、el的数据透视表的数据透视表数据透视表的创建数据透视表的创建24 步骤二:单击“下一步”按钮,弹出如下截图:步骤三:确定Excel已正确识别数据的单元格区域。单击“下一步”按钮,可得下面截图。该步骤指定数据透视表显示的位置。本例按默认选定新建工作表。Excel的数据透视表的数据透视表数据透视表的创建数据透视表的创建25 步骤四:单击完成键,Excel自动创建一张新的工作表。在该工作表中显示了创建的数据透视表雏形,此外,数据透视表工具栏以及数据透视表字段列表也显示在工作表界面。Excel的数据透视表的数据透视表数据透视表的创建数据透视表的创建26 数据区:数据区:数据透视表的雏形中分位4个数据区
9、。“数据字段区数据字段区”,此处提示“请将数据项拖至此处”。为了计数或求频数,一般将个体编号变量拖入此处;为了计算定量数据描述性统计量(如平均值、标准差等),应将定量数据(如年龄、身高、体重、发病数)拖入此处。“行字段行字段”区,区,此处提示“请将行字段拖至此处”,该区域应拖入分类变量,该变量的分组类别排成一列,每个类别占一行。“列字段列字段”区,区,此处提示“请将列字段拖至此处”,该区域也应拖入分类变量,该变量的分组类别排成一行,每个类别占一列。“页字段页字段”区,区,此处提示“请将页字段拖至此处”,如果将分类变量放在此处,选择这一变量的某一类别,则产生一个数据透视表,选择这一变量的另一类别
10、,则覆盖前次产生的表格,产生一个新的数据透视表,这样可查看在某一变量的不同值时,数据透视分析的结果。选取“(全部)”时,则忽略该变量的作用。这一区域的作用相当于统计上所说的分层,即拖入的变量分层后参看各层的数据分析结果 Excel的数据透视表的数据透视表数据透视表的结构及其工具栏数据透视表的结构及其工具栏27 数据透视表工具栏数据透视表工具栏设置报告格式图表向导隐含明细数据显示明细数据更新数据汇总包含隐含项始终显示项目字段变量设置显示字段列表 编辑与组织数据透视表编辑与组织数据透视表 创建了数据透视表雏形后,应根据分析要求,设置数据透视表的版式。该步骤也是数据透视表的最关键的一步。Excel的
11、数据透视表的数据透视表数据透视表的结构及其工具栏数据透视表的结构及其工具栏28例:查看例:查看2002年各月四种疾病的发病情况年各月四种疾病的发病情况Excel的数据透视表的数据透视表数据透视表的结构及其工具栏数据透视表的结构及其工具栏29数据透视图数据透视图有两种方法可以创建数据透视图。方法一:在数据透视表的工具栏中单击“图表向导”图标;方法二:直接利用“数据透视表和数据透视图向导”对话框创建。这里我们用第一种方法,利用刚才创建的数据透视表创建数据透视图。30Excel的数据透视图的数据透视图创建数据透视图创建数据透视图31如何消除缩位后的计算误差(微软Office技巧大赛获奖作品)有时我们
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