XXXX煤炭建设项目文件收集整理办法.ppt

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1、煤炭建设项目文件的收煤炭建设项目文件的收集整理保管工作集整理保管工作陈晓峰陈晓峰 山西省档案局经科处山西省档案局经科处 13513635676 煤炭建设项目文件收集煤炭建设项目文件收集整理保管工作整理保管工作一、煤炭建设项目文件与档案的关系一、煤炭建设项目文件与档案的关系二、煤炭建设项目档案案卷的构成二、煤炭建设项目档案案卷的构成三、做好煤炭建设项目文件收集整理工三、做好煤炭建设项目文件收集整理工作需要具备的条件作需要具备的条件四、四、煤炭建设项目煤炭建设项目文件的收集文件的收集五、五、煤炭建设项目煤炭建设项目文件的整理文件的整理六、煤炭建设项目六、煤炭建设项目文件的归档与审查文件的归档与审查

2、七、煤炭建设项目项目档案的整理七、煤炭建设项目项目档案的整理八、煤炭建设项目项目文件八、煤炭建设项目项目文件档案档案的安全的安全保管工作保管工作一、煤炭建设项目文件与档案一、煤炭建设项目文件与档案的关系的关系一、煤炭建设项目文件与档案的关系一、煤炭建设项目文件与档案的关系（一）煤炭建设项目文件与档案的关系（二）煤炭建设项目档案的作用（三）煤炭建设项目档案是工程质量的组成部分（一）煤炭建设项目文件与档案的关系1、煤炭建设项目文件大于煤炭建设项目档案2、煤炭建设项目档案是煤炭建设项目文件转化而来的。煤炭建设项目文件：是煤炭建设项目从项目的提出、立项、审批、招投标、筹备、勘测、设计、施工到试运转、监

3、理、竣工验收等过程中形成的文字、图表、声像等各种形式、载体的文件的总和。煤炭建设项目档案：是指经过鉴定、整理、归档的煤炭建设项目文件。3、煤炭建设项目文件转化为煤炭建设项目档案的过程：项目文件经过收集、积累、分类、整理、填写卷内目录、在案卷皮上填写案卷题名、编制档号、编写页号、填写备考表、装订，编制案卷目录，装入档案盒，在档案盒上填写档号，形成完整的煤炭建设项目档案。（二）煤炭建设项目档案的作用煤炭建设项目档案的作用：a是对煤炭建设项目合法身份与合格质量的证明；b是工程交付使用必备的条件；c也是对工程进行检查、验收、维修、改建和扩建、查找事故原因明确责任的原始依据。d企业与员工权益保护的依据。

4、（三）煤炭建设项目档案是工程质量的组成部分煤炭建设项目档案是工程质量的组成部分二、煤炭建设项目档案案卷二、煤矿建设项目档案案卷（一）什么是案卷（二）案卷的构成（三）卷盒、表格规格及其制成材料（一）什么是案卷案卷：是对煤矿建设项目文件进行收集、整理的成果.是项目档案保管的最小单位.案卷的构成：案卷由卷皮、卷内目录、卷内文件（煤矿建设项目文件）及备考表组成卷皮：由封面、封底构成（二）案卷的构成（三）卷盒、表格规格要求卷盒样式卷盒规格和制成材料 卷盒外表面规格为：310mmX220mm.脊背厚度可根据需要设定 卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。表格规格和制成材料 案卷目录、卷内目录、

5、卷内备考表表格规格为：297mmX210mm。表格宜采用70g以上白色书写纸制作。表格字迹应清晰端正三、做好煤炭建设项目文件收集整理工作需要具备的条件三、做好煤炭建设项目文件收集整理工作需要具备的条件做好煤炭建设项目文件收集整理工作需要具备的二个条件：（一）必要的设施设备，（二）档案工作人员与工作环境。（一）必要的设施设备1、办公场所、设备2、档案用品:柜架、装具（二）档案工作人员与工作环境一是档案 工作人员要有一定的煤矿建设项目档案工作所需的知识与能力：1、掌握相关法规、标准,煤炭建设项目的相关知识,有一定的档案专业知识。2、要有运用知识的能力，要有组织协调沟通能力，要有一定的文字表达能力。

6、二是档案 工作人员要有职业道德。（二）档案工作人员与工作环境三是要有一个档案工作的良好环境。要有一个开展档案工作的氛围，人人都有煤矿建设项目档案工作意识，人人都是档案员，人人都能支持配合档案工作人员开展工作四、四、煤炭建设项目文件的收集煤炭建设项目文件的收集四、煤炭建设项目文件的收集四、煤炭建设项目文件的收集收集就是积累的过程！收集就是积累的过程！（一）煤炭建设项目文件收集归档的范围、时间和质量要求（二）收集归档的责任要明确（三）收集归档过程控制要到位（一）文件材料的收集归档范围、时间和质量要求1、文件收集的范围2、文件收集归档的时间与份数3、文件收集归档的质量要求1、文件收集归档的范围按照煤

7、矿建设项目文件归档范围和保管期限表制定适合本单位的煤炭建设项目文件归档范围。A 项目准备阶段；B 项目施工阶段；C 项目试运行阶段；D 项目竣工验收阶段。A 准备阶段准备阶段工程开工以前，在立项、审批、征工程开工以前，在立项、审批、征地、勘测、设计、招投标等准备阶地、勘测、设计、招投标等准备阶段形成的文件。段形成的文件。这一阶段，有的项目可能时间跨度这一阶段，有的项目可能时间跨度比较长，单位、机构、人员变动大，比较长，单位、机构、人员变动大，制度不健全，管理不完善，容易造制度不健全，管理不完善，容易造成文件的缺失。成文件的缺失。B 项目施工阶段项目施工阶段项目施工阶段，从项目开工到交工项目施工

8、阶段，从项目开工到交工整个施工过程形成的整个施工过程形成的施工文件、监施工文件、监理文件（设备监造文件）、建设单理文件（设备监造文件）、建设单位管理文件、设计变更文件位管理文件、设计变更文件等。等。施工文件施工文件包括开工报审文件、开工报告、施工组包括开工报审文件、开工报告、施工组织设计（施工方案）、图纸会审记录、织设计（施工方案）、图纸会审记录、人员设备的报验、原材料出厂的质量合人员设备的报验、原材料出厂的质量合格证及进场试验报告，测量放线记录、格证及进场试验报告，测量放线记录、施工现场质量管理检查记录、洽商记录、施工现场质量管理检查记录、洽商记录、施工试验记录和报告、工程质量验收文施工试验

9、记录和报告、工程质量验收文件、隐蔽工程验收记录、施工日志、施件、隐蔽工程验收记录、施工日志、施工总结、质量事故处理记录、工程质量工总结、质量事故处理记录、工程质量保证书、竣工图等。保证书、竣工图等。监理文件（设备监造文件）监理文件（设备监造文件）是在建设工程监理实施过程中形成的并是在建设工程监理实施过程中形成的并由监理单位收集、整理的文件。由监理单位收集、整理的文件。由监理大纲、监理规划、监理实施由监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理会议记要、监理通知单、监细则、监理会议记要、监理通知单、监理日志、旁站记录、监理月报、工程质理日志、旁站记录、监理月报、工程质量评估报告、监理工作总结、工程停复

10、量评估报告、监理工作总结、工程停复工令、监理抽检记录、投资控制文件。工令、监理抽检记录、投资控制文件。建设单位管理文件建设单位管理文件有关工程的通知、规定、办法、有关工程的通知、规定、办法、要求等，建设工程与各参建单位要求等，建设工程与各参建单位的往来文件的往来文件设计变更文件设计变更文件主要是工程施工过程中变更的有主要是工程施工过程中变更的有关文件关文件C 项目试运行阶段试生产技术准备文件试生产技术文件联合试转申请和验收批复文件D 项目竣工验收阶段项目竣工验收文件是指在工程项目竣工验收活动中形成的文件。包括工程总结、工程验收报告、专项验收文件、竣工验收会议文件、竣工审计决算文件。2、文件收集

11、归档的时间与份数文件材料的收集要与文件材料的形成同步文件材料的份数根据项目的情况确定3、文件收集归档的质量要求（1）规范性（2）准确性（3）完整性（4）系统性 竣工图（1）规范性 项目文件必须符合国家有关标准；项目文件必须符合国家有关标准；格式应符合要求；格式应符合要求；项目文件填写的内容必须完整，名称要项目文件填写的内容必须完整，名称要填写全称；填写全称；载体应符合要求；载体应符合要求；签字盖章手续完备；签字盖章手续完备；字迹清楚、图样清晰、图表整洁；字迹清楚、图样清晰、图表整洁；照片及声像档案应图像清晰、声音清楚、照片及声像档案应图像清晰、声音清楚、文字说明或内容准确。文字说明或内容准确。

12、（2）准确性项目文件是工程实际情况的真实反映，内容必须真实、准确，与工程相符；项目文件应收集归档原件；竣工图变更准确到位；按要求及时记录，工程名称、结构类型、工程地点、建设单位、施工单位、计划开工日期与实际开工日期、计划竣工日期与实际竣工日期，施工程序没有逻辑错误。材料试验的试验报告必须具有相应的资质，不具备相应资质的试验室出具的报告无效。（3）完整性项目文件齐全有序，全面反映项目的项目文件齐全有序，全面反映项目的情况；情况；合格证、试验报告不得缺失；合格证、试验报告不得缺失；一份文件应完整，如有试验报告必须一份文件应完整，如有试验报告必须有取样记录；有取样记录；有附件的文件，正件与附件必须都

13、有。有附件的文件，正件与附件必须都有。（4）系统性归档的项目文件按照一定秩序和内在联系，经过分类整理，组成符合案卷的质量要求的统一体。竣工图竣工图编制要求竣工图更改方法竣工图章的使用竣工图的审核（二）收集归档的责任要明确煤炭建设项目文件的形成收集整理归档和工程实体一样是参与建设各方的共同责任。要求：项目文件的形成要符合相关的法律、法规、技术规范、质量验收标准、合同和设计等的规定和要求。项目文件形成收集整理归档要纳入建设管理的各个环节和全过程，同步形成、收集、整理，按时归档。明确相关人员的责任，建设过程文件的形成收集整理归档要有专人负责。各参建单位要确保形成的文件完整、准确、系统。单位之间文件收

14、集整理的职责分工要明确。不能出现同一份文件都收集或都不收的现象；内部机构及人员对文件的收集整理归档职责分工也要明确。每份文件的流转过程，必须是可控的，在每个环节上，必须有明确的责任人。（三）收集归档过程控制要到位1、做到文件材料的形成与工程进展同步2、注意平时积累和保管3、开展预立卷4、严格过程控制5、影响过程控制的因素1、做到文件材料的形成与工程进展同步施工单位随时记录，及时报审；监理要按规定程序审批；业主、设计单位要及时答复。2、注意文件平时的积累和保管注意文件平时的积累和保管要确定专人配置专用的库房、装具平时收发文件都要有登记3、开展预立卷、开展预立卷预立卷工作预立卷工作是项目文件材料随

15、时收集积累最是项目文件材料随时收集积累最有效的形式。立卷人员，随时将办理完毕的有效的形式。立卷人员，随时将办理完毕的文件材料按照所编的组卷条款，归入相应的文件材料按照所编的组卷条款，归入相应的卷盒（袋）或卷夹卷盒（袋）或卷夹明确预立卷的部门及人员明确预立卷的部门及人员。工程项目在实施工程项目在实施之前，就应由项目负责人指定专人或兼管人之前，就应由项目负责人指定专人或兼管人员负责本范围内文件材料进行收集、积累、员负责本范围内文件材料进行收集、积累、做好平时立卷工作。待项目告一段落或结束做好平时立卷工作。待项目告一段落或结束后，在档案部门或档案人员的指导下，调整后，在档案部门或档案人员的指导下，调

16、整立卷后归档。立卷后归档。4、严格过程控制、严格过程控制建设单位、施工单位、监理要采取有效的控制措施：健全制度 宣传教育 督促检查 行政处分 经济惩罚5、影响过程控制的因素借口缺乏责任心能力不足制度不完善忽略过程控制缺乏监督五、文件材料的整理五、文件材料的整理五、文件材料的整理五、文件材料的整理整理就是分类的过程！整理就是分类的过程！（一）文件整理的目的（二）文件形成单位负责整理（三）文件材料的整理（一）整理整理的目的存放有序底数清楚利用方便（二）文件形成单位负责整理谁形成谁负责谁形成谁负责（三）文件材料的整理案卷组织案卷组织案卷和案卷内科技文件排列案卷和案卷内科技文件排列案卷编目案卷编目案卷

17、装订案卷装订声像材料整理声像材料整理案卷组织案卷组织组卷原则 组卷要求组卷准备组卷方法组卷应注意的几个问题组卷原则遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。反映项目及其管理活动的真实情况卷内文件材料应完整、准确卷内文件材料的载体和书写材料要符合耐久性要求卷内文件有一个相对数量界限卷内文件不得重份组卷要求组卷准备正确判断项目文件（记载和反应项目活动的、各种类型的文件）项目文件与行政文件的区分明确整理范围（根据职责范围、合同约定、归档范围的要求确定）按照归档范围全部收集并进行了预立卷确定整理方法项目文件与行政文件的区分：项目文件是在工程建设活动中

18、产生、全面记录和反映工程立项审批、工程准备、设计、设计施工及竣工验收各基本建设程序的工作内容、对建成后的工程管理、维护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件的总称。行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日程行政和党务活动中产生的文件，这些文件按文书档案整理要求进行整理，不需要向建设单位及运营管理单位移交。组卷步骤与方法组卷就是分类的过程，就是将建设项目文件不断分类组合的过程。组卷的步骤:第一步 按时间（阶段）分类;第二步 不同阶段采用不同的分类方法组卷。组卷通常采用的方法：按结构、程序、专业、子项、区域、问题、时间、作者、名称组卷。第一步 按时间（阶段）分类1、准备阶段类，2、项

19、目施工阶段类，3、项目试运行阶段类，4、项目竣工验收阶段类。第二步 不同阶段采用不同的分类方法1、准备阶段类再按问题分类组卷2、项目施工阶段类：(施工文件、监理文件),再按项目划分分类组卷依据工程划分整理3、项目试运行阶段类再按问题分类组卷4、项目竣工验收阶段类再按专业或问题分类组卷。组卷应注意的几个问题依据工程划分整理：(1)分清工程内容依据单项、单位、分部、分项工程划分标准作为施工阶段文件分类组卷的依据。(2)同一单项工程先分清单位工程；同一单位工程再进一步分清分部工程；同一分部工程再进一步分清分项工程；同一分项工程中再按不同工序和专业进行划分。依据工程划分整理：(3)综合性文件的组卷要求

20、：开工报告、施工组织设计、方案、图纸会审及技术交底、设计变更、交工验收及工程总结以单位工程为单位集中组卷。(4)原材料及产品合格证明文件：如是合同段共用的，可集中组卷。(5)整个单位工程和分部工程质量评定表集中组卷。依据工程划分整理：(6)不同分部分项的施工记录组卷时不能交叉，不同分部分项的施工记录文件不能交叉。(7)试验文件材料：放在针对的项目、单位、分部或分项工程形成的文件里。组卷应注意的几个问题施工单位与监理单位重复归档问题计量支付文件的归档不同阶段形成的文件材料不能交叉组卷施工单位与业主、监理的往来文件其他载体文件的整理施工单位与监理单位重复归档问题监理与施工单位同时形成的同一内容的重

21、份文件，以施工单位归档为主。计量支付文件的归档计量支付文件应区别工程技术文件材料单独收集整理归档。不同阶段形成的文件不能交叉组卷划清阶段-按工程基本建设程序所反映的不同阶段，即准备、施工、试运行、竣工验收阶段。施工单位与业主、监理的往来文件 应按问题所针对的相关单位、分部和分项工程分别归档。组卷通常采用的方法：按结构组卷：就是将项目的各个组成部分、设备的组件或部件的文件分别组成一卷或几卷。这种组卷方法适用于项目于设备。按阶段组卷：这种组卷方法适用于大型项目。按专业组卷：就是按项目文件的内容涉及的专业，组成一卷或几卷。按子项组卷。就是对项目建设形成的文件，按项目划分以及文件的多少，组成一卷或几卷

22、。按区域组卷。就是把内容涉及同一地域的项目文件组成一卷或几卷。这种方法适用于地质勘探、水文、气候类文件组卷。按时间组卷。就是按项目文件内容反映的时间或项目文件形成的时间进行组卷。按作者组卷。将同一作者形成的项目文件组成一卷或几卷。按名称组卷。把同一名称的项目文件组成一卷或几卷。按问题组卷。就是将项目文件按所反映的问题组成一卷或几卷。案卷和案卷内科技文件排列案卷和案卷内科技文件排列案卷内科技文件排列案卷排列案卷编目案卷编目(1)卷内文件页号编写(2)卷内目录编制(3)案卷封面和脊背编制(4)卷内备考表编制(5)案卷目录编制（）卷内文件页号的编写 装订的卷：卷内文件页号以整卷为单位大流水形式编写；

23、不装订的卷：卷内文件页号以件为单位编写；（）卷内目录的编制 卷内目录卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号和备注等组成。序号：序号：应用阿拉伯数字从起依此标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；文件编号：文件编号：应填写文件文号或图样的图号,或设备项目代号;责任者责任者：应填写文件形成者或第一责任者；文件题名文件题名：应填写文件全称；日期日期：应填写文件形成的时间；页号页号：应填写每份文件的总页数；备注备注：根据需要填写。（）案卷封面和脊背的编制 案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：案卷题名案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。项目名称应与批准的原立项、

24、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；立卷单位，立卷单位，应填写文件组卷部门或单位；起止日期，起止日期，应填写卷内文件形成的最早和最晚的时间；保管期限，保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；密级，密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；档号，档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档号。案卷脊背，应填写保管期限、案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。档号和案卷题名或关键词。案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。（）卷内备考表 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例），说明组卷情

25、况，如立卷人，检查人，立卷日期、检查日期；互见号：应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。示例：示例：文字材料20件，100页，照片10张，附图1张。卷内备考表排列在卷内文件之后；(5)案卷目录编制每个参建的单位和建设单位的管理部门都要根据自己整理文件的范围编制案卷目录；档号没有确定时可不题写，只编写序号；电子版与纸质版的案卷目录在向档案室移交档案时一并移交。拟写案卷题名：拟写案卷题名：案卷题名：是卷内项目文件的综合名称，概括反映案卷的主要内容与成份，指引和帮助利用者查找利用项目档案。也是档案人员对档案进行登记造册、编制各种检索工具的基础，所以拟写案卷题名是立卷人员必须作好的一项

26、基本工作。拟写案卷题名要求：拟写案卷题名要求：a、文文字字简简练练、内内容容概概括括。简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。一个案卷中有若干份文件，每份文件都反映一定的内容，要想一一列举是不可能的，也无必要。应当用简明、概括的文字将卷内最基本、最主要的内容揭示出来。案卷题名的字数一般保持在三、四十个字之内。b、结构完整。、结构完整。案卷题名一般由三部分构成：项目名称、项目文件的内容特征、文件名称。c、标标点符号使用正确点符号使用正确。案卷题名不是一个完整的句子，而是一个偏正词组，所以末尾一般不加句号，题名中如出现多个责任者或多种文件名称，并列的成分中间可用顿号。案卷题名的构成形式：案卷题名的构

27、成形式：主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；案卷题名=项目名称+项目文件的内容特征+文件名称，如：xx煤矿 综合管网 竣工图案卷装订案卷装订（）文件材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，图纸可不装订，但同一项目应统一。（）卷内不应有金属物。（）单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号。（）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。声像材料整理声像材料整理 声像材料应和文字材料分开单独整理组卷；声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、背景、作者等内容进行著录；填写互见号。六、煤炭建

28、设项目文件的归档与审查六、煤炭建设项目文件的归档与审查1、煤炭建设项目文件的归档2、煤炭建设项目文件的归档审查七、项目档案的整理七、项目档案的整理（一）项目档案的整理（二）项目档案的移交（一）项目档案的整理建设单位负责全部项目档案的汇总。（二）项目档案的移交（二）项目档案的移交要按要求办理移交手续要按要求办理移交手续移交的内容：移交的内容：整理好的项目档案；案卷目录、全引目录；项目档案的整理说明。八、项目档案（文件）的安全保管工作八、项目档案（文件）的安全保管工作（一）保管的基本任务（一）保管的基本任务（二）保管的设施与设备（二）保管的设施与设备（三）保管的措施（三）保管的措施（四）加强日常管

29、理（四）加强日常管理（一）保管的基本任务（一）保管的基本任务 一是维护档案（文件）的秩序一是维护档案（文件）的秩序状态，使档案在存放和使用中始终状态，使档案在存放和使用中始终有序；有序；二是保护档案（文件）的理化二是保护档案（文件）的理化性状，使其在存放和使用中不受或性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害；少受人为的或自然因素的损害；三是保证项目档案（文件）信三是保证项目档案（文件）信息安全。息安全。（二）保管的设施与设备（二）保管的设施与设备1、库房要求、库房要求 地势较高、场地干燥、空气流地势较高、场地干燥、空气流通，远离易燃易爆的场所和污染源。通，远离易燃易爆的场所和污染源。2、设备、设备3、装具、装具八防：防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、防光、防盗。（三）保管的措施（三）保管的措施（四）日常管理（四）日常管理预防为主平时检查要有制度帐物相符衷心感谢大家衷心感谢大家欢迎批评指正欢迎批评指正