岗位说明书编写培训_2.pptx

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1、如何编写岗位说明书如何编写岗位说明书p岗位如何分类岗位如何分类 p岗位分析与说明书的意义与作用岗位分析与说明书的意义与作用p岗位分析流程和方法岗位分析流程和方法p岗位说明书编写流程和方法岗位说明书编写流程和方法岗位如何分类岗位如何分类A APTJD Management ConsultantsPTJD Management Consultantsn价值链（价值链（Value Chain）nM.E.Porter利利润润研发研发生产生产质量质量管理管理市场市场营销营销供应链供应链战略运营战略运营财务会计财务会计人力资源人力资源信息技术信息技术行政支持行政支持业务职能业务职能支支持持职职能能利润利润

2、职职群群岗位分类：职群岗位分类：职群岗位分类：职群岗位分类：职群职群职种表职群职种表职群（职群（function）职种（职种（sub-function）一二三四五六一、支持职能（一、支持职能（5）战略运营战略运营战略企划资本运作管理运营其它财务会计财务会计预算管理财务管理融资资金结算审计监察其它人力资源人力资源招聘选拔培训发展薪酬福利绩效管理人事其它信息技术信息技术IT规划质量保证基础维护应用管理其它行政支持行政支持宣传法务行政后勤工程其它二、业务职能（二、业务职能（5）研发研发技术研究产品开发试制测试技术标准其它生产生产生产计划工艺设备管理制造其它质量管理质量管理质量体系质量控制测试验证其它

3、市场营销市场营销市场管理销售客户服务技术支持 其它供应链供应链采购物流仓储其它岗位分类岗位分类岗位分类岗位分类:职种职种职种职种岗位分析与岗位说明书的意义与作用岗位分析与岗位说明书的意义与作用岗位分析与岗位说明书的意义与作用A APTJD Management ConsultantsPTJD Management Consultants岗位分析与岗位说明书的含义岗位分析与岗位说明书的含义岗位分析岗位分析：岗位信息的收集、分析及综合，以便确认岗位整体概况，对其作出正确、详尽的描述。岗位说明书岗位说明书：整理岗位分析结果的工作描述的书面文件，包括：工作基本信息、岗位设置目的、主要职责、工作环境等，

4、以及任职资格要求（如技能、学历、训练、经验、体能等）什么样的战略(如产品/服务的选择、目标消费者、市场定位等)引导我们走向愿景？VISIONVISION愿景愿景STRATEGYSTRATEGY战略战略我们公司存在的目的和长期目标是什么？怎样的组织结构设计?怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略？CRITICALSUCCESS CRITICALSUCCESS FACTORSFACTORS 关键成功要素关键成功要素顺利地实施战略需要什么样的核心能力、流程和体系？岗位分析及岗位说明书能够把组织实现战略的 职责落职责落实到具体组织成员实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。岗位分析与

5、岗位说明书的意义：落实组织岗位分析与岗位说明书的意义：落实组织职责，支持实现组织目标职责，支持实现组织目标岗位分析与岗位说明书的意义：奠定人力岗位分析与岗位说明书的意义：奠定人力资源管理体系的基础资源管理体系的基础在人力资源管理系统中，在人力资源管理系统中，岗位分析和岗位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。岗位分析岗位分析员工招聘员工培训薪酬福利绩效管理职业生涯规划长期激励能力模型岗位继任计划岗位评估人员规划人力资源战略人力资源战略人力资源战略人

6、力资源战略岗位分析流程和方法岗位分析流程和方法A APTJD Management ConsultantsPTJD Management Consultants岗位岗位岗位分析三条基本原则岗位分析三条基本原则q针对“岗位”，而非针对”人“q着重那些那些应该做的工作,而非目前正在做的q分析岗位的职责，而非岗位的明细岗位分析流程岗位分析流程准备准备工作工作收集收集资料资料分析分析资料资料岗位分析流程比较简单岗位分析流程比较简单，但工作繁琐但工作繁琐，工作量也较大，工作时需，工作量也较大，工作时需要耐心和细心。要耐心和细心。准备工作收集资料分析资料岗位分析岗位分析-准备工准备工作作1 1、建立岗位分

7、析项目小组建立岗位分析项目小组 建立岗位分析小组，分配进行分析活动的责任和权限，明确分析活动的流程、方法及安排，以保证分析活动的协调和顺利完成。分析人员应具有一定的经验，同时要保证他们进行活动的独立性。2 2、了解企业战略了解企业战略、组织、流程、组织、流程 岗位分析及岗位说明书的编写源于企业战略、业务流程、管理流程及组织设计，最终把实施战略的责任分解落实到员工个人。因此，参与岗位分析的人员需要对它们有很好的理解。准备工作收集资料分析资料岗位分析岗位分析-准备工作准备工作3 3、选择被分析部门及岗位选择被分析部门及岗位:为了保证分析结果，应选择有代表性、典型性的部门及岗位。在进行收集之前，应与

8、有关这一工作的员工介绍岗位分析意义、目的及过程，希望他们提供怎样的配合。4、选择信息来源选择信息来源:信息来源有：组织设计、业务流程说明书、管理流程等书面文件，岗位任职者、管理监督者、内外部客户、岗位分析人员等的反馈，相似工作分析汇编、职业名称辞典等参考资料。在收集整理信息时应注意：u 不同来源的信息差别 u 应从不同角度收集，不要有事先抱有偏见u 应结合实际，不可照抄照搬准备工作收集资料分析资料岗位分析岗位分析-收集资料收集资料岗位基本信息：如岗位名称、职衔等是什么？岗位基本信息：如岗位名称、职衔等是什么？上下级汇报情况？上下级汇报情况？岗位存在的基本目的是什么？存在的意义是什么？岗位存在的

9、基本目的是什么？存在的意义是什么？为达到这一目的，该岗位的主要职责？（什么，怎样，为什么？）为达到这一目的，该岗位的主要职责？（什么，怎样，为什么？）什么是该岗位独有的职责？（这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位）什么是该岗位独有的职责？（这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位）什么是该岗位最关键（必不可少）的职责和负责的核心领域？（这个问题能帮分析者搞清楚公什么是该岗位最关键（必不可少）的职责和负责的核心领域？（这个问题能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心定位是什么）司对该岗位的核心定位是什么）该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？该岗位任职者需要负责并被考核的具体工

10、作成果是什么？该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？组织的内部和外部需要有哪些接触？（怎样，为什么，何时）组织的内部和外部需要有哪些接触？（怎样，为什么，何时）怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？有怎样的决策权？有怎样的决策权？该岗位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作环境？该岗位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作环境？要获得所期望的工作成果，该岗位任职人员需要有什么行为、技能、知识和经验？（这个问题要获得所期望的工作成果，该岗位任职人员需要有什么行为

11、、技能、知识和经验？（这个问题帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质）帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质）收集资料收集资料是岗位分析工作中最重要的一环。需要收集的资料包括岗位名称、工作内容及职责、工作环境、任职资格等。收集的资料应该能够回答下列问题：准备工作收集资料分析资料岗位分析岗位分析-收集资料收集资料面谈准备面谈准备获得应答获得应答面谈开头面谈开头澄清澄清结束面谈结束面谈反馈反馈工工作作面面谈谈步步骤骤准备工作收集资料分析资料岗位分析岗位分析-收集资料收集资料工作分析面谈是一种工作分析面谈是一种事实挖掘的面谈，切记其目的是获事实挖掘的面谈，切记其目的是获得

12、事实而非观点或偏见得事实而非观点或偏见要引导整个面谈过程要引导整个面谈过程把对方带回主题把对方带回主题让对方有时间思考让对方有时间思考面谈开头面谈开头面谈开头面谈开头面谈准备面谈准备面谈准备面谈准备获得应答获得应答获得应答获得应答 时间约定时间约定地点安排地点安排-不受干扰之处不受干扰之处明确规定面谈目标明确规定面谈目标事先准备有关资料事先准备有关资料让面谈者做好准备让面谈者做好准备采用较友好的方式采用较友好的方式营造一个较为宽松的环境营造一个较为宽松的环境去除偏见去除偏见保持目光接触保持目光接触解释面谈的目的解释面谈的目的告诉对方你要记一些笔记告诉对方你要记一些笔记获得对该工作的总体认知获得

13、对该工作的总体认知准备工作收集资料分析资料岗位分析岗位分析-收集资料收集资料使用提问和倾听技巧使用提问和倾听技巧及时澄清任何不清楚的方面及时澄清任何不清楚的方面核查一下是否已获得了所有的信息核查一下是否已获得了所有的信息询问对方是否还有话说询问对方是否还有话说总结关键信息并告知下一步行动总结关键信息并告知下一步行动感谢对方所投入的时间和努力感谢对方所投入的时间和努力趁你还比较记得细节时写出岗位说明书趁你还比较记得细节时写出岗位说明书如果有什么还不够清楚再去询问如果有什么还不够清楚再去询问向该岗位任职人员或其上级领导反馈向该岗位任职人员或其上级领导反馈讨论和修改讨论和修改结束面谈结束面谈结束面谈

14、结束面谈澄清澄清澄清澄清反馈反馈反馈反馈准备工作收集资料分析资料岗位分析岗位分析-分析资料分析资料分析资料分析资料:对获得的资料进行汇总、整理、分类、总结，并进行必要的判断，从而得出对岗位的全面、准确和有条理性的认识。分析资料分析资料岗位名称分析工作职责分析工作环境分析任职资格分析岗位名称标准化，以便于了解工作性质和内容工作内容、工作职责、工作关系物理环境、安全与健康环境、社会环境知识、技能、经验、体能岗位说明书编写流程和方法岗位说明书编写流程和方法A APTJD Management ConsultantsPTJD Management Consultants岗岗位位设设置置岗位说明书岗位说

15、明书部部门门职职责责部门职责1部门职责2部门职责n撰撰写写人人的的智智慧慧决策者推动者执行者思考者+撰写岗位说明书的前提条件撰写岗位说明书的前提条件撰写岗位说明书的前提条件撰写岗位说明书的前提条件岗位描述的书面结果是岗位说明书岗位描述的书面结果是岗位说明书确定确定岗岗位位说明书说明书的格式的格式 岗位描述是在岗位分析的基础上，把整理好的岗位分析资料按规定的文件形式表达出来，形成岗位说明书的过程。从岗位资料收集到分析，从岗位分析到编写岗位说明书的过程是由繁杂到简洁、从简洁再到精确的过程。岗位描述的流程如下：逐项逐项进进行行职责描职责描述述小组小组讨论讨论反馈和反馈和确认确认岗位描述岗位描述-岗位

16、说明书的格式岗位说明书的格式确定岗确定岗位说明位说明书的格书的格式式逐项进逐项进行行职责描职责描述述小组小组讨论讨论反馈和反馈和确认确认例：例：根据公司人力资源发展战略及需要，研究与制订具有竞争力的人力资源策略，优化人力资源的配置，合理使用人才，组织实施人力资源管理的日常工作，为公司各项工作的正常运转提供人力资源方面的保障岗位说明书格式因不同岗位分析目岗位说明书格式因不同岗位分析目的而不同的而不同，可繁可简，可繁可简用于记录对该岗位主要岗位职责的逐项描述用于记录该岗位对内和对外联系的主要机构和部门，以及该岗位的直接上下级岗位描述岗位描述岗位描述岗位描述-岗位说明书的格式（续）岗位说明书的格式（

17、续）岗位说明书的格式（续）岗位说明书的格式（续）确定岗确定岗位说明位说明书的格书的格式式逐项进逐项进行行职责描职责描述述小组小组讨论讨论反馈和反馈和确认确认用于该岗位所需的任职基本要求作出判断，该任职基本需求未必与岗位现任职者的情况相同，而应该着重考虑以下因素：从事该工作所必备的最低要求 胜任该工作的新员工的资历 从事该岗位所有员工的通用标准关关键键业业绩绩指指标标：任任职职要要求求：本本岗岗位位履履行行职职责责所所依依据据的的主主要要流流程程文文件件、操操作作规规范范、规规章章制制度度或或指指令令等等：起草以及每次修订都需要签署责任人姓名和时间，最终需要由人力资源部负责人审核确认岗位描述岗位

18、描述 岗位设置目的岗位设置目的确定岗确定岗位说明位说明书的格书的格式式逐项进逐项进行行职责描职责描述述小组小组讨论讨论反馈和反馈和确认确认岗位设置目的：用简练而准确的语言来描述本岗位在单位及部门中存在岗位设置目的：用简练而准确的语言来描述本岗位在单位及部门中存在的目的和作用的目的和作用 该岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？如果该岗位不存在，则对公司或部门造成哪些影响？格式：工作依据+工作内容+工作成果 工作依据：根据 工作内容：动词+工作对象 工作成果：描述岗位工作达到的目的注意：注意：岗位设置目的陈述不包括如何完成结果的过程岗位描述岗位描述 职责描述的注意事项职责描述的注意事项确定岗确定

19、岗位说明位说明书的格书的格式式逐项进逐项进行行职责描职责描述述小组小组讨论讨论反馈和反馈和确认确认工作持有人所负有的工作持有人所负有的职责职责以及工作所要求的以及工作所要求的最终结果最终结果岗位岗位长期长期及及经常性经常性的工作的工作,而不是短期或临时性工作而不是短期或临时性工作按照岗位职责的按照岗位职责的重要性重要性顺序填写顺序填写,重要的职责填写在前面重要的职责填写在前面职责描述字数要求：每条职责描述不超过职责描述字数要求：每条职责描述不超过5050字字岗位描述岗位描述 职责描述的注意事项职责描述的注意事项确定岗确定岗位说明位说明书的格书的格式式逐项进逐项进行行职责描职责描述述小组小组讨论

20、讨论反馈和反馈和确认确认职责条目确定职责条目确定 除非是特别重要的职责，每项职责占用的时间一般大于所有职责的5%。未被逐条详细描述的“其它”职责所占用的时间一般不超过该岗位完成所有职责工作时间的10%。紧密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题下做概要描述。岗位描述岗位描述 反馈和确认反馈和确认 岗位说明书的起草人在初步起草岗位说明书后，应经过岗位分析项目小组讨论确定。在讨论过程中如果有不明确的问题，还可以向相关人员进一步了解情况。小组讨论的意义在于：小组各成员对同一岗位有不同视角，他们的意见可保证该岗位说明书内容更加确切、完整，文字表达更加准确。确定岗确定岗位说明位说明书的格书的格式式逐项进逐项进行行职责描职责描述述小组小组讨论讨论反馈和反馈和确认确认根据需求进行岗位说明书的更新或重新起根据需求进行岗位说明书的更新或重新起草草起草起草/更新更新重新进行岗位分析和描述，起草或更新岗位说明书的时机：重新进行岗位分析和描述，起草或更新岗位说明书的时机：v 新岗位产生时新岗位产生时v 工作发生变化时工作发生变化时 v 定期审核，一般至少一年审核一次定期审核，一般至少一年审核一次谢谢！谢谢！