《管理学》读书笔记沟通.ppt
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1、管理学读书笔记公司内部机密资料,请勿外传公司内部机密资料,请勿外传沟通您将知道:应该避免的沟通问题双向沟通的重要优势何时和怎样利用各种沟通渠道如何成为更好的信息发送者和接收者如果改进下行、上行和横向沟通如何同公司内的交际藤共处无边界组织的特点和优势有两类类型的交谈可以使一个群体成为团队讨论式的交谈讨论式的交谈 就像一场乒乓球比赛就像一场乒乓球比赛 每个人都想赢得一场争论,这样他们的观点就能被每个人都想赢得一场争论,这样他们的观点就能被大家接受。大家接受。对话式的交谈对话式的交谈 目的不是取胜,而是为团队寻找共同点,使大家加目的不是取胜,而是为团队寻找共同点,使大家加深对问题的理解。深对问题的理
2、解。这两种方式对于一个组织都是必要的。这两种方式对于一个组织都是必要的。问题是讨论和争论太多,而真正的对话太少。问题是讨论和争论太多,而真正的对话太少。有效沟通有效的沟通是提高工作绩效和管理效率的基础。我们将从:人际沟通人际沟通组织沟通组织沟通来讨论如何提高沟通效果,并提供有实际意义的指导。人 际 沟通人际沟通过程模型沟通是指信息和意图通过公用的符号从一方传递到另沟通是指信息和意图通过公用的符号从一方传递到另一方的过程。一方的过程。发送方1、意图2、编码甲甲接收方4、解码5、理解乙乙接收方9、解码10、理解发送方6、意图7、编码3、沟通渠道8、沟通渠道单向沟通双向沟通人际沟通的Golden R
3、ule换位思考 无论是明确沟通意图,设计编码方式,选择沟无论是明确沟通意图,设计编码方式,选择沟通渠道,都需从对方角度考虑问题。通渠道,都需从对方角度考虑问题。发送方沟通技巧意图明确的沟通意图我此次沟通要完成的目的有哪些?我此次沟通要完成的目的有哪些?哪些是必须的?哪些是非必须的?哪些是必须的?哪些是非必须的?哪些是有把握的?哪些是没有把握的?哪些是有把握的?哪些是没有把握的?接收方对意图的了解程度?背景信息是否充分?预接收方对意图的了解程度?背景信息是否充分?预计他的态度?如果他反对,该怎么办?计他的态度?如果他反对,该怎么办?以前是否沟通过?效果如何?原因?如何改善?以前是否沟通过?效果如
4、何?原因?如何改善?发送方1、意图、意图2、编码发送方沟通技巧编码合适的编码方式沟通过程总是用“废话”将“意图”进行编码编码方式要考虑接收者的习惯方式对方如果是直爽的人,则直奔主题对方如果是深沉的人,迂回表达更加合适对方是 Open的人,“陈述我的观点”有效对方是自我性较强的,“引导对方,将意图从对方口中说出”更令双方满意还需考虑对方的地位、性格、心情、所处环境拍着肩膀说“哥们,跟你说个事儿”,对老板能做吗?对方马上要赶飞机,那么即使对方喜欢迂回沟通,也要直奔主题还需考虑沟通意图是表扬还是批评等等还需考虑沟通途径是当面、电话、书面还是邮件等等换位思考仍是解决问题的法宝发送方1、意图2、编码、编
5、码发送方沟通技巧沟通渠道恰当的沟通渠道口头渠道:面对面讨论、电话谈话、正式陈述和演讲可以马上得到反馈,因此在处理紧急事务应多用口头沟通可以感受到双方的情感,因此在涉及人的工作应用口头沟通(考核、提升、批评等)没有记录,因此对一些不适合留下记录的沟通(如机密、非正式的投诉等)也应用口头渠道缺点:不严谨,考虑不充分,而且没有记录,除非我们刻意去记录;书面渠道:IT企业,很少用。对政府机关的公文,有很强的讲究。如一般用中宋字,小4号,行间距也很有讲究,方便领导批阅。内容方面一般不会带强确定性,比较圆。有可能处理对外事务的同事也应学习相应的技巧,借助一些现成的word模板和各种应用文写作工具;切记,未
6、做过的事情要先学后做,一封不严谨的对外邮件可能引起轩然大波。电子渠道:Email,IM.发送方1、意图2、编码甲甲接收方4、解码5、理解乙乙3、沟通渠道、沟通渠道沟通渠道:邮件礼节1写出来的东西都应是正式的必须有主题:没有主题的邮件是不礼貌的,也最难引起接收者重视正确的使用主题关键字:FYI:For your information,告诉您信息,供您参考,不需要回复请:请反馈,请答复,请处理:要求作出反馈的事情急!:重大紧急的事情,需立即阅读和处理请使用正式的内容风格除非是在非常了解对方风格的情况下,不要随意对别人的邮件中带上各种表情符、呵呵、嘻嘻、哈哈等见过给总办写信用“嘻嘻”的慎用!惊叹号
7、,和!除非是需要给对方以强压力的场合向上沟通建议不要用,除非是决定撕破脸皮了沟通渠道:邮件礼节2写出来的东西都应是正式的正确处理附件内容如果附件内容允许,则应当在邮件正文中粘贴内容换位思考:收件人是否愿意承受打开一个附件的麻烦收件人是否更乐于使用邮件系统来整理事务,而不愿意在文件系统中创建folder保存附件?一般可粘贴内容的附件格式为xls,doc等。如果不能粘贴,只能说明xls和doc中内容不合理,缺少摘要即使是无法粘贴的ppt,也应当有邮件正文来摘要一番沟通渠道:邮件礼节3写出来的东西都应是正式的FYI性质的邮件,对内容一般要求不高;正式的“请”的邮件,则应该:陈述情况:陈述目前的情况,
8、很多时候可以用包含原邮件的方式描述情况提出方案:提出自己的观点,说明原因;请求反馈:希望收件人作出什么样的反馈,时间要求等。尽量使用项目符号、编号来写作邮件:因为1)2)3)4)5);所以1)2)3);请您1)2)非常清晰,方便收件人解码和理解您的意图7的奥秘:正常智力的人能在短时间内记住7个以下的无规则数字;超过7个的列表将使得人们感受到压力和焦虑因此,请尽量精简列表内容,超出5个就应考虑设计多级标题沟通渠道:邮件礼节4写出来的东西都应是正式的正确的选择正确的选择“主送主送”和和“抄送抄送”主送者应该是涉及事务并需要发表看法的主送者应该是涉及事务并需要发表看法的抄送者是应了解此事的人抄送者是
9、应了解此事的人 向上沟通和横向沟通时,应包含沟通双方的直接主管向上沟通和横向沟通时,应包含沟通双方的直接主管排名规则:排名规则:排名非腾讯文化所看重排名非腾讯文化所看重 适当注意即可适当注意即可但其他公司可能会对此非常认真沟通渠道:邮件礼节5写出来的东西都应是正式的你无法控制邮件会不会被转发给其他人内容撰写方面应慎重,避免引起不必要的损失投诉、抱怨尽量采用口头方式,除非刻意的追求给他人带来压力的效果邮件发送前,一定要“Review”至少一遍请记住:第一稿总是有很多的错误检查各方面是否存在问题检查错别字,默诵一遍看逻辑是否通顺借此机会冷静下来,可能会对事务的看法发生改变,这封邮件可能不会被发出或
10、者做大幅度的修改合理的选择沟通渠道紧急事务:口头沟通,事后写下记录供双方确认如果该事务背景信息复杂,应首先通过Email、IM将背景信息发出去,然后立即去进行口头沟通口头沟通时,应首先咨询对方是否现在有时间非紧急事务:Email、IM不要假设对方与您一样理解事务的重要程度如果未得到预期的反馈,应通过IM或者口头提醒对方处理该事务沟通发起人对沟通效果负全部责任保证沟通渠道畅顺发送者和接收者应一起保证渠道畅顺电子邮件形式,发送者应对获得及时回复负责永远不要说:“一周前,我发给过你了”;潜台词:“谁让你丫不看的,不重视我,现在傻了吧?”这是责任感差的表现保证渠道畅顺:“昨天的邮件您收到了吗?”“昨天
11、的邮件您看了吗?”“昨天的邮件您回一下吧?”上司让你再发一遍邮件时,应给予理解和原谅,不应有FQ思想;等你做上司时就会知道一天有多少封邮件了;保证沟通渠道畅顺 cont.口头沟通形式的几个需注意问题:哪个更重要?面前的人 vs 电话那端的人 vs IM网络那端的人这个问题没有确定的答案,看事务的紧急程度对沟通接收者来说,应尽量保证优先对待面前的人对于沟通发送者来说,不要理会电话是比较好的礼貌体现我是否要坐着?请用职业化态度而非FQ态度来看待此问题上级来沟通,应立即站起;如果上级要求坐下,则应坐下口头沟通时,如果时间稍长(超过30秒钟),沟通接收者应考虑站起或者给对方找来椅子保证双方心灵窗口“眼
12、睛”在一个平面上接触,对于沟通是非常重要的变单向沟通为双向沟通单向沟通是快而容易的,但双向沟通是令人愉悦的双方享受到平等、开放的沟通过程沟通结果更加准确,出错的机会更小双方都会对沟通结果十分努力的去达成如何变双向沟通?单向沟通结束时,问一下接收者的意见或建议下达任务后,问问下属有什么看法或者困难取得授权后,问问上司还有什么要求或者自己该注意的问题个人的思维是有局限的,最多只能做到个人的思维是有局限的,最多只能做到A A双向沟通常常带来双向沟通常常带来“A A”中的中的“”效果效果提高沟通技巧的几项实战操作“如何说”比“说什么”更重要努力使你的沟通方式在满足普遍标准的基础之上,具备独特的个人风格
13、并富趣味性注重准确、诚实、公平和客观,而不是展示权力或影响力态度是非常重要的说服不仅仅是出售一个想法或概念,或是使得别人从您的角度看问题说服是一个彼此学习和商讨共同解决方案的过程牢记个人局限性的A,寻求双方共同的A+试图去发现和别人感情的共同连接点,去发现与双方利益和兴趣相符的共同沟通基础沟通未获成功,不应有负面情绪;此时更应换位思考,反思自己的沟通渠道、编码和意图上存在什么问题,为下一次沟通做好准备提高沟通技巧的几项实战操作cont.“多余”的沟通出色的管理者总是在抓住一切机会不辞辛劳不折不挠的兜售他们的观点在不同的场合、不同的时间、以不同的方式给不同的相关人阐述自己的观点在过程中不断反思、
14、调整和优化自己的观点也很重要注意非语言信号:对方感兴趣或者认同时,总是会紧盯着您,面部表情比较固定,身体甚少晃动,眨眼频率降低;请自行学习或者google哪些身体语言在提醒您沟通效果不佳,应作出调整也不应死记硬背,记住人们有不同的个人风格,不同的文化也有差异印度人会摇头表示支持,点头表示反对伊斯兰国家由于信仰,特别在其“斋月”,不会表达激烈的反对这些在很多旅游资讯网站上有,自行学习提高接收者技巧倾听以天下之目见,则无不见;以天下之耳听,则无不闻;以天下之心虑,则无不知。在知识型企业的工作环境下,管理者最重要的基本技巧是“倾听”;倾听的基本技术:反射反射:去尝试重复并确认自己认为对方说的是什么的
15、过程听的过程中:选择合适时机问道:“你的意思是.”寻求对方的确认和补充,必要的话在纸上记录“反射”过程应持续到对方的意图已经表达完全,之前不要“反馈”自己的观点任何一个“反馈”都将使得“反射”过程结束,沟通进入复杂、布满雷区的双向讨论提高倾听技巧的十个关键1.寻找兴趣点:即使你肯定谈话的内容很乏味,也要想一想对方说的什么对我有用;2.评判内容而不是表达方式:不要太注重发言者的地位、性格、口音、习惯或相貌服装等,把注意力放在对方说的是什么上;3.沉着:在完全理解对方的意图后再做评价,不要被他表面上的言语所打动;4.注意领会要点:不要太拘泥于事实和细节,把注意力放在中心思想上;5.灵活应变:准备多
16、种记录方法,并选择适合发言者的方法,不要做太多记录或者强迫自己将没有条理的对话整理出来提高倾听技巧的十个关键 cont.6、集中注意力:关上门、远离窗户和桌子上的材料,离对方更近一些;7、训练自己的大脑:知难而进,相信倾听技巧是可以训练的,不要迁就自己;8、保持头脑开放:不要在涉及自己信念或者利益的问题上过于感情用事;不要让情绪影响到对问题的理解;9、利用思维速度的优势:多数人讲话速度是每分钟125个字,思维速度是其4倍;把省下来的时间用在理解对方的意图上;10、努力去听。投入精力去听,而不是表面上表现出倾听的热情;倾听是一项艰苦的工作,但您得到的将超过您付出的。组 织 沟通下行沟通信息流从组
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