物业管理培训5物业档案管理.ppt

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1、25 物业档案管理物业档案管理 物业档案管理是对物业资料的综合管理，是指对在物业的购置、维修变迁和管理过程中所形成的图、档、卡、册、表等物业资料经过收集、整理、分类，运用科学的方法进行的综合管理。物业档案是指关于物业项目所有的包括过去和现在的一切活动中所形成的，具有参考价值，应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2021/9/1812021/9/182251 物业档案管理的内容物业档案管理的内容2021/9/183业主档案包括：（1）业主（2）使用人（3）探访业主或使用人的来访者（4）业主大会和业主委员会 业主档案是指与物业管理辖区内业主或使用人有直接关联的，或由业主或使用人

2、在工作、生活中形成的对物业管理工作具有保存价值的文字、图表、声像等历史记录。1业主档案 2021/9/1842物业项目档案（1）产权与工程技术资料（2）装修档案（3）维修资料（4）治安交通管理资料（5）设备设施管理资料（6）绿化清洁资料（7）社区文化资料（8）业主反馈资料（9）员工管理资料（10）行政文件资料 2021/9/185252 物业档案管理的程序物业档案管理的程序1收集 收集就是将与物业项目相关的各种资料集中在一起，它是物业档案管理工作的起点，是实现物业档案集中、统一管理的基本途径。收集的关键是完整，即凡是具有保存价值的文件材料都必须收集，并确保所有图纸、文件材料的齐全、完整、准确、

3、翔实。物业档案收集的范围包括物业项目自形成到管理整个过程中的一切资料，这些资料简称为图、档、卡、册、表。2021/9/1862整理 物业档案整理工作，就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统化。2021/9/187物业档案整理的具体实施包括以下环节：（1）分类 1）年度分类法。2）组织机构分类法3）问题分类法4）年度问题分类法5）年度组织机构分类法2021/9/188（2）立卷 把具有查考保存价值的文件材料按照其形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。2021/9/1891）物业管理立卷类别。常见的有：修缮档案物业房产档案设备、仪器档案基建档案行政管

4、理档案声像档案2021/9/18102）立卷工作的内容 卷内文件材料的排列 卷内文件材料的编号 卷内目录的编制 备考表的填制 案卷封面的填制 案卷装订 2021/9/1811（3）案卷排列 各类案卷经组卷后，必须进行案卷排列，以确定案卷的前后次序和排放位置 2021/9/1812（4）案卷目录编制 案卷目录即案卷花名册。物业档案的各个类别，各为独立的案卷目录，有多少类就设多少个目录。1）封面和扉页 2）说明4）备考表3）案卷目录表2021/9/18133更新 物业档案建立以后，由于业主的产权交易、使用人的更换、物业的改建等因素，都会造成物业档案内容的变化，因此，为保证物业管理工作的正常进行，物业管理企业必须做好物业现状变更文件材料的及时归档工作，使物业档案保持完整、准确、系统，做到物业档案与产权档案一致。2021/9/18144保管（1）设立专用的档案库房（5）档案安全检查（4）物业档案存放位置索引（3）档案的排列次序和方法（2）档案装具2021/9/18155利用（1）建立完善的检索体系（4）做好利用效果记录工作（3）利用方式多样化（2）熟悉所藏档案的情况2021/9/1816作业：2-8概述物业档案管理程序的主要环节，各环节应抓的关键问题是什么？2-9卷内文件材料编号出现错误时，应怎样处理？2021/9/1817