行政办公室管理办法.pdf

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1、行政办公室管理办法目录第一章 行政办公室的人员架构与权责1 办公室人员架构表2 办公室权力与职责21 办公室的职责22 办公室的权力3 岗位职责表31 办公室主任职责32 行政文员职责33 行政文员职责34 驾驶员职责第二章 行政办公室日常事务列表及办事流程1 办公室日常事务列表2 主要事务办事流程21 合理化建议管理流程22 文件审批管理流程23 办公用车使用管理流程24 固定资产行政物品的申购流程25 办公用品领用流程26 台帐印刷流程第三章 行政办公室管理制度及相关表格1 管理制度汇总11 合理化建议管理办法12 办公用品领用制度13 员工宿舍管理规定14 图书管理规定15 来客接待分类

2、与流程16 礼品礼金管理办法17 废旧物资变卖管理规定18 办公物资采购管理规定19 会议管理规定110 计划总结管理办法111 公文编写分类管理规范112 文件审批管理规定113 证照档案管理规定114 办公物资配备标准及管理办法115 工服管理规定116 保密制度2 相关表格汇总第四章 部门事项案例库1 非常规事件案例及应对预案表2 部门事故数据第一章 行政办公室的人员架构与权责1 办公室人员架构表2 办公室权力与职责办公室主要负责公司的日常行政事务处理做好组织的内部服务与外部联络工作21 办公室的职责 22 办公室的权力3 岗位职责表31 办公室主任职责32 行政文员职责33 行政专员职

3、责34 驾驶员职责第二章行政办公室日常事务列表及办事流程1 办公室日常事务列表部门办公室 负责人 办公室主任主要事务文档管理1 公司各类通知及日常公文的规范处理工作2 制度的建设与执行3 与集团区域的联系保证各类文件的及时上传下达4 会议 记录管理5 档案管理6 公文管理7 公司各类总结计划的编纂工作8OA管理物资管理1 小车管理办公用车调度2 固定资产的申购与管理3 办公物品的领用4 办公物品的采购行政事务1 员工名片工作服工号牌的订做2 各类 会议的组织工作3 合理化建议征集评选公示后续跟进工作4 工作周报经营月报的制作5 台帐印刷6 行政管理看板的管理信息的公示7信件报刊杂志等的接受分发

4、工作85S管理9 每月一线员工会议的组织工作10 办公区域的日常管理11廉政台帐管理外联工作1 外来人员的接待2 出差人员的旅程安排3预定酒店旅馆其他事务1 图书馆管理2 宿舍管理3各类活动的组织工作4 员工通讯录的更新生日蛋糕的定制发送2 主要事务工作流程21 合理化建议管理流程图 2-1 合理化建议管理流程图表 2-1 合理化建议管理流程图说明表序号事项说明员工提交建议月底前可个人提交也可部门汇总后统一交予办公室评审次月 5 日前由公司决策委员会进行评优评出优秀最佳两个奖励级别分别给予行政加分1 和 2 分的奖励部 门 研 究反馈部门研究决定是否采纳并于晨会上反馈完成期限或不采纳原因落实完

5、成必须按期保质完成结果检查由办公室建议人分别检查完成情况并分情况反馈给相关部门注合理化建议是指任何员工个人或部门对公司经营管理和发展的任何环节所提出的具有可操作性的改进方法和措施22 文件审批管理流程图 2-2 文件审批管理流程图表 2-2 文件审批流程图说明表序号事项说明接收上级发文每日查看部门邮箱查看是否由上级发文上 报 审 批在发文上附上发文审批单报总经理室审批23 一线员工会议组织工作流程图 2-3 一线员工会议组织工作流程图表 2-3 一线员工会议组织工作流程图说明表序号事项说明发布通知月初晨会通知召开一线员工会议的通知发动基层员工参与统计报名人员由办公室统计报名人员控制在67 人审

6、核名单报总经理审核要求参与者为公司最基层员工会场车辆安排与总经理室确定时间地点安排酒店车辆会议记录安排好会议的记录工作做好文字图像记录24 名片印制流程图 2-4 名片印制流程图表 2-4 名片印制流程图说明表序号事项说明申请申请印制名片的员工填写名片印制申请单交至办公室填名片内容单 办公室根据申请单按照固定格式打印出名片内容单联系单位联系印刷单位将名片内容单传真予印刷单位并确定取回的时间25 办公用品领用流程图 2-5 办公用品领用流程图表 2-5 办公用品领用流程图说明表序号事项说明提出申请领料单交至办公室领用物品办公室审核 办公用 品领用标准为一般员工每人每月不超过5 元部门主管不超过1

7、0 元注每周 二周六为物品领用时间其他时间不得领用26 台帐印刷流程图 2-6 台帐印刷流程图第三章行政办公室管理制度及相关表格1 管理制度汇总1 合理化建议管理办法1 目的建立公司合理化建议提出采纳和奖励程序以确保公司的持续改进2 适用范围适用于任何员工或集体对公司和发展所提出的建议合理化建议是指任何员工个人或对公司经营管理的任何环节所提出的超出其职责范围以外的具有可操作性的改进方法和措施职责负责合理化建议的收集整理工作对合理化建议进行评审部门负责合理化建议实施员工可通过wxhx_leader163com 向公司高管直接提报合理化建议并与高管交流6 合理化建议反馈实施对于员工提出的每一条合理

8、化建议办公室将分类别与相关部门对接无论合理化建议采纳与否责任部门或责任人必须进行反馈向解释不采纳原因或详细实施计划以便建议者了解其建议的落实情况1 群策群力优秀合理化建议奖一经确认建议符合合理化建议定义奖励72 群策群力最佳合理化建议奖721 对于不能明确计算经济效益的合理化建议一经采纳实施22 对于经济效益可的合理化建议其奖励金额为经济效益的5 但最低不少于最高不大于23 对于对公司经营管理有重大促进的合理化建议除行政奖励外公司将以提报人的名字命名该合理化建议或相关经营管理方式方法此外提报人还将获得和公司总经理共进晚餐的机会73 群策群力-顾客奖731 对于对公司经营管理的帮助和促进的顾客意

9、见公司将酌情给予该顾客50-200 元的现金奖励由客服中心负责联系顾客向顾客致谢并履行顾客奖的奖励流程8 合理化建议意见回复对于采纳的合理化建议所涉及的相关整改部门应公开明确整改时间并在规定时间内给予回复81 责任部门在规定时间内未按时回复的给予责任部门负责人行政扣分2分的处罚一条扣 2 分二条扣 4 分以此类推82 责任部门在规定时间内未按时完成又未经上级领导书面确认提前通报办公室申请延长时间的给予责任部门负责人每条建议行政扣分3 分的处罚一条扣 3 分二条扣 6 分以此类推83 责任部门在规定时间内未按时完成经再次确认仍未完成的给予责任部门负责人行政扣分5 分的处罚一条扣 5 分二条扣 1

10、0 分以此类推2 办公用品领用制度 目的 有效管理办公用品领用加强内部控制杜绝浪费 范围 全体员工 责任 办公室 内容 一计划管理1办公用品实行计划管理办公室根据办公用品发放情况合理掌握办公用品库存和配备以供各部门领用之需2各部门需按领用标准于每周五将下周需领用的办公用品清单报至办公室办公室将根据库存情况合理采购或者准备配备办公用品二领用管理1领用办公用品时间为每周二六员工领用办公用品必须填写领料单否则一概不予领用2专人负责各部门需指定本部门办公用品负责人此负责人负责本部门办公用品的计划领用和分发管理并建立本部门的办公用品台帐办公室在办公用品领用的时候对部门办公用品负责人负责3新进员工的办公用

11、品领用由办公室统一负责离职或转岗员工的办公用品由本部门的办公用品负责人进行管理4各部门的办公用品按公司标准额度进行配发每月领用的物品仅限于低值易耗品如水笔笔芯曲别针橡皮大头针书写便笺等其他如剪刀美工刀尺订书器计算器等用品按一次配发原则进行配发5如非计划内标准配发的办公用品申请部门应以书面申请提前两日按流程审批后方可由办公室按其申请予以准备配发6 墨盒等高价值易耗品需以旧换新同时一次限领一只7如需领用特殊办公物品如U盘文件柜需提前两天提交书面申请由办公室主任同意后方可办理三新进员工的领用标准岗位配备的办公用品每月领用额度高层文件框 1个 12个 A4文件夹笔记本大 1 本名片册精 1 册订书器

12、1 个笔筒 1 个美工刀 1 把剪刀 1 把 20元中层文件框 1 个 8 个 A4文件夹笔记本大 1 本名片册普 1 册笔筒 1 个美工刀 1 把剪刀 1 把10 元基层文件框 1 个 5个 A4文件夹笔记本中1 本笔筒 1 个水笔圆珠笔各 1 支剪刀 1 把5 元3 员工宿舍管理规定为使员工宿舍保持良好的清洁卫生整齐的环境及公共秩序使员工获得充分的休息以提高工作效率特订本规定一住宿条件1 安全员电工维修工实习生以及兄弟商场来本商场工作的同事2 不提供夫妻宿舍3 入住员工在一周内未入住的作自动放弃4 实习生实习期满即办理退舍手续原商场租房安排住宿享受补贴的管理人员一旦入住原宿舍补贴取消二住宿

13、标准男女分区按班同住安全员电工维修工等工作人员每6 人一间管理人员科员每 3 个人一间主管部门经理每 2 个人一间总经理助理副总经理每人一间三室内设施1 衣柜一只 2衣架一只3 脸盆架一个 4鞋子专用板5 刷牙杯专用板 6毛巾挂架7 纸篓 1 只 8扫帚簸箕各一只9 办公桌椅各一张注所有物品须摆放在指定的位置三凡在集体宿舍住宿的员工必须自觉遵守以下规章制度1 整理一切内务分配清扫保持整洁维持秩序2 监督轮值人员维护环境清洁3 有下列情况之一者应通知主管部门1 违反宿舍管理规则情节重大者2 宿舍内有不法行为或外来灾害时3 留宿亲友者4 员工身体不适应或病情重大者应通知上级部门4 员工对所居住宿舍

14、应尽管理人责任不得随意改造或变更房舍5 有关宿舍现有的设备如玻璃卫浴设备门窗床铺等本公司以完好状态交与员工使用如有疏于管理或恶意破坏酌情由现住人员负担该项修理费或赔偿费并视情节轻重论处6 宿舍舍监或公司领导得经常视察宿舍员工不得拒绝并听从有关指示七住宿员工应遵守下列规则1 服从舍监管理与监督2 室内禁止私自接配电线及装接电器3 室内不得使用或存放危险及违禁物品4 个人棉被垫被起床后须叠齐5 烟灰烟蒂不得丢弃地上易燃物品不得放置寝室6 换洗衣物不得堆积地上其余衣鞋必须收入柜内7 洗晒衣物需按指定位置晾晒8 电视收音机的使用声音不得放大以免妨碍他人安宁9 就寝后不得有影响他人睡眠行为10 宿舍不得

15、留宿外人或亲友如外人拜访应登记姓名关系及进出时间11夜间最迟应于 23时前返回宿舍注意关闭门窗否则应向舍监报备加班情况除外12 贵重物品应避免携入或妥善保管遗失由各自负责13 不得于墙壁上随意张贴字画或钉物品14 不得于床上抽烟不得于宿舍内吃槟榔或其他不良物品15 污秽废物垃圾等应集中于指定场所倾倒16 宿舍卫生由各自住宿人员轮流清洁整理17 水电不得浪费随手关灯及水龙头18 沐浴的水电煤气用毕即关闭19 沐浴以 20分钟为限20 员工不得于宿舍内聚餐喝酒赌博打麻将或其他不良或不当行为21 宿舍熄灯时间为晚上2230整八住宿员工有下列情况之一者除取消其住宿权利退宿 并呈报管理部议处情节严重者送

16、交司法机关处理1 不服从舍监的监督指挥者2 在宿舍赌博打麻将 斗殴及酗酒3 蓄意破坏公用物品或设施等4 擅自于宿舍内接待异性客人或留宿外人者5 经常妨碍宿舍安宁屡戒不改者6 违反宿舍安全规定者7 无正当理由经常外宿者8 有偷窃行为者9 拉帮结派寻衅滋事者九迁出员工应将使用的床位物品抽屉等清理干净所携出的物品应先经舍监或主管人员检查十非紧急时候禁止使用消防用水出现紧急情况如匪警或火警在确保人身安全的情况下及时报警呼救或通知公司匪警电话 110火警电话 119 十一员工图书阅览室的开放时间为每天晚上18302200图书的借阅严格按照公司规定执行十二各类体育用品由专人负责保管物品的借用手续按照公司规

17、定执行十三对于外来人员进出宿舍的一律需填写外来人员来访登记表 由专人负责登记4 图书管理规定1 图书馆开放时间开放时间为每天晚上18302200 注以下情况发生请联系图书馆管理委员会成员1 发现图书馆没有按时开放2 有特殊原因要在其他时间进出图书馆2 入馆须知保持馆内安静馆内不得大声喧哗高声交谈读者入馆后须将手机的呼叫方式改为振动保持馆内清洁不得乱涂乱画乱扔垃圾随地吐痰禁止在馆内进餐注意衣着整洁举止文明不得穿背心拖鞋入馆馆内严禁吸烟及使用明火严禁用物品抢占座位 5爱护书刊资料和一切公共财物损坏须按规定赔偿6自觉遵守图书馆的规章制度支持人员按章办事随地吐痰乱扔纸屑杂物者罚污损毁坏馆内设施内严禁烟

18、火违者每次罚本规定适合于所有来馆借书员本规定由办公室负责执行本规定由本馆执行部门负责解释若再有疑难问题可到咨询编号具体决议事项完成标准完成期限责任部门责任人 责任人签名1 2 34 5 6 7 8 备注会议决议事项审批人会议决议事项督办人会议记录人会议议案催办通知单编号催办人催办内容催办日期受催单位联系人办理情况备注会议问题解决推进表序号需解决议案问题责任部门责任人备注1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 说明请各中心抓紧时间为分部门店解决问题下月会议上通报结果议案问题跟踪协调部门电话会议问题的解决体现各部门的执行力感谢各部门的支持部门年月号月份会议问题解决推进表会 议 签 到 簿会

19、议名称行政管理会议日期会议名称行政管理会议日期参加人数会议议题参加人数会议议题编号商场部门姓名编号商场部门姓名1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 88 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15 16 16 17 1718 18 19 19 20 20 21 21 22 22 23 23 24 24 25 25 26 26 2727 第四章 部门事项案例库一非常规事件案例及应对预案表编号时间年月日 责任部门事件描述事件分析应对预案部门事故数据库编号时间年月 责任部门事件描述原因分析应对办法编号时间年 月责任部门事件描述原因分析应对办法确定

20、合理化建议整理工作的责任人做好收集上的材料的归档整理工作编号时间年月责任部门事件描述原 因 分 析应对办法中管网制造业频道 httpmade21askcom 中管网制造业频道 httpmade21askcom 中管网制造业频道 httpmade21askcom-65-中管网制造业频道 httpmade21askcom 各类会议活动的组织工作职责 2 每日与小车驾驶员沟通了解车辆情况保证合理安排车辆的使用职责 10 行政管理看板的管理信息的公示职责 9 出差人员的旅程安排工作职责 8 办公物资的采购以及物品领用工作职责 7 外来人员的接待工作职责 6 信件报刊杂志等的接受分发工作职责 5 员工名

21、片工作服工号牌的管理职责 4 负责 5S检查工作职责 3 行政管理办公会会议决议事项的追踪职责 1 公司 OA办公系统的管理职责 2 完成领导交办的其他工作事项职责 10 与各部门沟通联系统计相关数据信息职责 9 合理化建议征集评选公示后续跟进工作职责 8 工作周报经营月报的制作职责 7 档案以及文件的管理职责 6 公司各类总结计划的编纂工作职责 5 会议记录工作职责 4 每天与集团区域联系保证各类文件能按时上传下达职责 3 负责公司每日各类通知便笺和日常相关公文的处理工作职责 1 组织制定各项行政办公管理制度并监督执行职责 2 本部门员工的管理考核培养职责 10 做好商场重要来宾的接待工作职

22、责 9 审核以商场名义发出的文件职责 8 负责及时签批送阅上级机关以及外单位来文按照领导的签批意见处理回复职责 7 办公用品的分配和管理工作职责 6 检查各部门计划的执行情况随时向总经理汇报职责 5 协助总经理协调各部门之间的业务工作职责 4 参与业务管理现场经营和物业安全的管理并提出相关意见职责 3 贯彻执行集团区域中心商场的各项制度完善商场制度并督促检查职责 1 权力 5 权力 4 权力 3 权力 1 职责 5 负责对办公区域安全消防环境卫生办公秩序设备设施节电节水等的检查督促整改职责 6 对其他部门行政事项监督检查的权力公司行政后勤管理的权力聘用解雇内部员工的建议权向总经理提交管理制度和

23、工作流程改进计划并获得回复的权力对影响办公室工作的人员提请处罚的权力要求相关部门配合工作的权力开展内部工作的自主权对内部员工考核的权力参与公司经营管理制度的制定权力 2 权力 9 权力 8 权力 7 权力 6 驾驶员行政专员行政文员办公室主任行政办公室职责 1 凭出车单出车严格遵守交通规则做到安全驾驶文明驾驶职责 3 做好车辆的防火防冻防盗按规定办理车辆的年检手续职责 4 不经办公室批准不得将车辆借与他人职责 5 无出车任务时正常在办公室上班职责 6 完成办公室主任交代的其他工作职责 2 经常检修保养车辆保管好车上物品保证车辆内外整洁性能良好公司各类公文档案的管理职责 4 负责商场固定资产低值易耗品办公用品材料物资礼品礼金办公物资的实物与台帐管理并组织盘点工作并负责商场的零星办公物资的价格复核和采购职责 3 负责公司行政工作的工作计划实施监督控制等管理工作职责 2 负责审核公司各项行政费用支出执行情况并进行相应管控职责 1 传达和贯彻公司的各项规章制度及会议精神职责 8 负责对本部门员工工作绩效进行综合考评并提出人事任免晋级奖惩建议职责 7 负责小车管理及日常办公用车的调配工作职责 10 员工宿舍图书馆等后勤管理职责 9 负责商场相关外联资源的建立维护整合与管理