会计信息系统原理与应用第5章.ppt

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1、第五章第五章 总账核算子系统总账核算子系统n 本章学习提要与目标本章学习提要与目标1总账子系统的主要内容总账子系统的主要内容2总账子系统的手工处理流程及计算机处理流程总账子系统的手工处理流程及计算机处理流程3总账子系统的需求分析的内容总账子系统的需求分析的内容4总账子系统的信息结构模型总账子系统的信息结构模型5总账子系统的功能结构模型总账子系统的功能结构模型6.6.总账子系统的实现方法总账子系统的实现方法Return第五章 总账核算子系统一、一、总账子系统概述总账子系统概述 主要内容主要内容二、二、总账子系统的业务处理流程总账子系统的业务处理流程 三、三、总账子系统的信息需求分析模型总账子系统

2、的信息需求分析模型 四、四、总账子系统的信息结构模型总账子系统的信息结构模型 五、五、总账子系统的功能结构模型与实现方法总账子系统的功能结构模型与实现方法 Return第五章 总账核算子系统 一、总账子系统概述一、总账子系统概述（一）（一）设置账户（会计科目）设置账户（会计科目）（二）复式（二）复式记账记账（三）填制和（三）填制和审审核凭核凭证证（四）登（四）登记账记账簿簿Return第五章 总账核算子系统 二、二、总账子系统的业务处理流程总账子系统的业务处理流程 （一）手工作（一）手工作业业分析分析Return第五章 总账核算子系统（二）（二）电电算化会算化会计账务计账务子系子系统统数据流程

3、数据流程图图 二、二、总账子系统的业务处理流程总账子系统的业务处理流程 Return第五章 总账核算子系统（一一）电电算算化化会会计计信信息息系系统统中中账账务务处处理理初初始始化需求分析化需求分析1.1.账务处账务处理子系理子系统统任任务务 2.2.账务处账务处理子系理子系统统初始化需求分析初始化需求分析 (1)(1)使使用用单单位位 (2)(2)系系统统初初始始化化时时间间 (3)(3)系系统统口口令令 (4)(4)会会计计科科目目级级次次和和每每一一级级科科目目的的长长度度 (5)(5)凭凭证证种种类类设设置置 (6)(6)系系统统使使用用人人员员管管理理 (7)(7)外外汇汇汇汇率率管

4、管理理 (8)(8)设设置置会会计计科科目目 (9)(9)初始数据初始数据录录入入 三、三、总账总账子系子系统统的信息需求分析模型的信息需求分析模型 Return第五章 总账核算子系统初始设置设置账套初始设置设置账套n设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。总账子系统中的核算账套实际上是相互关联的账务数据构成的数据文件。一般单位只有一套账。具体设置账套时，根据系统的提示对账套进行参数的定义。n账套参数定义的内容 账套参数定义的内容主要包括：账套（账套号、账套名称、单位名称、企业性质等）、会计科目编码方案（即各级科目的编码位长、位数）、启用日期、记账本位币、会计主管

5、姓名等。第五章 总账核算子系统案例 单位名称：北京燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒厂）启用日期：2001年4月1日 会计期间：1月25日12月25日 记账本位币：人民币（RMB）企业类型：商 业 行业性质：股份制 会计科目编码结构：42222 客户分类编码级次：223 供应商分类编码级次：223 部门编码级次：122 结算方式编码级次：12第五章 总账核算子系统 （二）（二）账务处账务处理系理系统统的日常需求分析的日常需求分析1.凭证处理 （1）凭证输入v 凭证输入方法 v 数据输入方法分析（2）凭证查询（3）凭证修改（4）凭证审核（5）凭证登记入账 （6）凭证打印 三、三、总账总账子系子系

6、统统的信息需求分析模型的信息需求分析模型 Return第五章 总账核算子系统凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制n凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编号，不能有重号、漏号。因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为：系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成当前凭证号。n凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增等。因此，其控制机制为：凭证日期为公历日期，输入日期不能为结账月份的日期n附单据数。即本凭证的附件张数。n摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。第五章 总账核算子

7、系统凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制科目科目是经济业务分类的主要依据，凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制：存在性检查：即检查凭证中科目编码是否存在。财会人员在输入记账凭证时，输入一科目编码，如果财会人员在进行初始设置科目设置时设置了该科目编码，即“科目文件”有该科目编码存在，那么检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。第五章 总账核算子系统是否是明细记账科目的检查：检查凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目。在计算机条件下，科目是分级的。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目或最底级科目，不能输入控制性科目或父科目。如果输入记账明细科目，检查结果为

8、“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制科目第五章 总账核算子系统与凭证类型是否相符的检查：即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查。特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目；收款凭证中，借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。若满足上述条件，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制科目第五章 总账核算子系统凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制金额n任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则。因此，对每一

9、张凭证存入凭证文件之前，其控制机制为：自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。只有当所有检查结果都为“正确”或“真”，该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。第五章 总账核算子系统审核与记账审核与记账第五章 总账核算子系统临时凭证文件科目编码借贷 金额，科目文件科目编码科目性质 父科目，历史凭证文件科目编码借贷 金额，汇总文件科目编码余额 发生额，企业银行账文件科目编码借贷 金额，第五章 总账核算子系统期末转账 借：本年利润 贷：主营业务成本管理费用财务费用销售费用营业税金及附加其他业务成本营业外支出第五章 总账核算子系统期末自动转账的基

10、本原理科目文件自动转账分录模板文件临时凭证文件1定义自动转账分录部门编码文件2生成转账凭证汇总文件第五章 总账核算子系统 三、三、总账总账子系子系统统的信息需求分析模型的信息需求分析模型 2.2.账账簿簿处处理理（1）账簿数据存放方式分析）账簿数据存放方式分析 （2 2）账账簿数据簿数据输输出分析出分析q日日报单报单q日日记账记账q明明细账细账q多多栏栏式式账账簿簿q总账和科目余额表总账和科目余额表 Return第五章 总账核算子系统帐表输出历史凭证文件汇总文件打印输出账簿和会计报告查询输出磁盘输出第五章 总账核算子系统综合查询综合查询日期：年 月 日 到 年 月 日 科目：凭证号：摘要：金额

11、：到 客户：供应商：部门：个 人：项目：票号：结算方式：制单人：审 核 人：第五章 总账核算子系统3.3.银银行行对账对账 （1 1）未达）未达账账初始数据确初始数据确认认 （2 2）编辑输编辑输入入银银行行对账单对账单 （3 3）银银行行对账对账 （4 4）银银行存款余行存款余额调节额调节表表 三、三、总账总账子系子系统统的信息需求分析模型的信息需求分析模型 Return第五章 总账核算子系统 四、四、总账子系统的信息结构模型总账子系统的信息结构模型 （一）（一）总账总账子系子系统统的的REALREAL模型模型Return第五章 总账核算子系统（二）（二）总账总账子系子系统统和数据和数据结结

12、构模型构模型 文件名称的文件名称的设计设计 文件存文件存储储区域区域设计设计 四、四、总账子系统的信息结构模型总账子系统的信息结构模型 Return第五章 总账核算子系统 四、四、总账子系统的信息结构模型总账子系统的信息结构模型 文件文件结结构构设计设计会计科目数据库会计科目数据库(A_KM.dbf)月凭证库（月凭证库（A_PZ.dbf）年凭年凭证库证库(A_NPZ.dbf)A_NPZ.dbf)账账簿数据簿数据库库(A_Z.dbf)A_Z.dbf)操作员管理数据库操作员管理数据库(A_CZ.dbf)凭证类型数据库凭证类型数据库(A_PZLX.dbf 单位代码数据库（单位代码数据库（A_KMWC

13、.dbf）Return第五章 总账核算子系统五、总账子系统的功能结构模型与实现方法五、总账子系统的功能结构模型与实现方法（一）功能模（一）功能模块设计块设计Return第五章 总账核算子系统（二）代（二）代码设计码设计会会计计科目代科目代码码的的设计设计凭凭证类证类型代型代码码的的设计设计（三）（三）总账总账子系子系统统的的实现实现方法方法 五、总账子系统的功能结构模型与实现方法五、总账子系统的功能结构模型与实现方法Return第五章 总账核算子系统为什么需要进行会计科目的编码？为什么需要进行会计科目的编码？n会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定

14、及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。会计科目编码在手工操作下一般不使用，但是采用计算机处理会计数据时，则需要采用会计科目编码。第五章 总账核算子系统1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系2.保证会计科目的唯一性保证会计科目的唯一性3.便于计算机处理和分类便于计算机处理和分类4.节省存储空间节省存储空间5.提高处理速度提高处理速度第五章 总账核算子系统 科目编码方法与编码原则科目编码方法与编码原则方法：方法：.n顺序编码顺序编码n位数编码位数编码n分组编码分组编码原则：原则：n.规定性原则规定性原则n层次性原

15、则层次性原则1501固定资产固定资产150101固定资产固定资产甲车间甲车间150101001固定资产固定资产甲车间甲车间A型机床型机床150101002固定资产固定资产甲车间甲车间B型机床型机床n一致性原则一致性原则n简短性原则简短性原则n扩展性原则扩展性原则第五章 总账核算子系统 科目体系结构科目体系结构定长定位方法 定位定长不定长方式立体科目科目体系结构：422三级科目最多设计99个二级科目最多设计99个一级科目最多 设 计 9999个第五章 总账核算子系统 科目体系结构n立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接，在满足优化

16、会计科目体系的同时，达到精细核算的目的。第五章 总账核算子系统辅助管理往来和项目核算和辅助管理往来和项目核算和管理管理案例案例 北京光华木材厂是全国最大的木材综合加工企业之一，生产产品包括几十个大类，产品行销全国各地，全部往来客户多达几千户。采用传统的会计科目体系往来账科目如“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“预付账款”、“其他预付款”、“预收账款”等科目，按不同的往来单位或个人设置明细科目：1131应收账款113102应收销售款11310101应收中密度款1131010101北戴河环境保护中心1131010102大连理工学院1131010103大同设备厂.11310202应收目制品

17、款11310202011131020202问题？第五章 总账核算子系统案例光华木材厂改进后的往来科目体系为：科目编码科目名称辅助核算1131 应收账款113102 应收销售款11310201 应收中密度款 往来核算11310202 应收木制品款 往来核算11310203。往来核算好处？第五章 总账核算子系统 某研究院是石油天然气总公司最大的综合性科研单位之一，拥有40多个处、所、公司，研究的课题数量大。在传统核算方式下，科目设置方法：一级科目为“在研课题费用”；二级科目分为“横向”和“纵向”；三级科目为各处、所名称；四级科目为课题号；五级科目则是劳务费、原材料费、差旅费、设备购置费、专用业务费

18、、院所管理费、研究室管理费等12个栏目，而五级科目的重复率最高。如果将这种科目设置方式照搬到计算机上，则课题越多，科目越庞大，该单位仅“在研课题”科目下属的明细科目记录到达二千五百多个。这样在计算机上填制有关课题业务的凭证时速度就非常慢，同时，也不利于各明细费用的横向统计。第五章 总账核算子系统 为了更好地核算每个项目，该研究院采用了用友软件公司公司的项目管理模块，使用项目核算和管理可以核算项目（如课题）的成本费用和收入情况，它以项目为中心进行核算管理。这样不但便于操作，而且速度快，帐表有任意选择格式，并且可以得到各种项目统计分析表，使得课题的收入与支出一目了然。第五章 总账核算子系统要求：（

19、1）列出传统会计科目体系，然后将项目从科目体系中剥离出来，重新建立新的会计科目体系。（2）根据你所学的知识，并结合具体软件的学习体会，设计出项目核算和管理的具体步骤。第五章 总账核算子系统【讨论题讨论题】1.1.在在凭凭证证输输入入设设计计时时，应应如如何何尽尽量量减减少少填填写写项项目？目？2.2.凭凭证证输输入入设设计计时时，如如何何让让系系统统判判断断是是否否需需要要输入原始凭证的内容？输入原始凭证的内容？3.3.总总账账处处理理子子系系统统日日常常需需求求分分析析的的主主要要内内容容有有哪些？哪些？4.4.应如何进行银行对账？应如何进行银行对账？5 5.利利用用记记账账凭凭证证的的内内容容生生成成某某一一期期间间的的科科目目汇汇总总表。表。Return第五章 总账核算子系统