浅议中小企业存货内部控制制度.doc

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1、浅议中小企业存货内部控制制度摘要 在市场经济发展的前提下，现代企业之间的战火早已是愈演愈烈。而制造业已经以顶梁柱的身份问鼎国民经济的主要部分，于国民经济及社会的稳定而言，其重要性也是不言而喻的。金无赤足，制造业在国内还有着许多值得深思改进的方面。例如缺乏薄弱的内部管理及多方面造成的经济效益不足等。如何建立完善稳定的内部管理体系体制，从而提高其经济发展效率，是保障企业自身良性发展中尤为重要的一环。企业中的财务状况及经营成果往往取决于企业中的存货，因其是流动资产中的重要组成部分，企业的重心往往是通过各种渠道去诠释自己的存货价值，通过存货价值来凸显企业的发展状况。文章以存货管理基本理论的角度分析我国

2、制造企业存货控制现状及病因，并以提出相关的对策建议为主要任务，望能对相关的研究提供一些参考和帮助。关键词：制造业，存货管理，内部控制目录 摘要I引言21 存货内部控制相关问题概述21.1 存货内部控制的概念21.2 存货内部控制的模式22 制造业存货内部控制的现状及问题42.1 制造企业存货内部控制的必要性42.2 制造业存货内部控制的现状及问题43 制造企业存货控制问题的原因分析63.1 内部控制制度不健全63.2 制造企业人员业务水平不高73.3 存货控制缺乏真实记录74 完善制造企业存货内部控制的建议74.1 加快存货周转，提高库存管理水平74.2 健全资产管理，建立岗位责任制度84.3

3、 实施盘点控制，发挥审计监察作用95 案例分析：三九集团存货内部控制105.1 三九集团进库业务流程105.2 三九集团出库业务流程115.3 三九集团存货内部控制分析116 结束语12参考文献13 0引言如何以有效的管理企业存货方式来降低企业成本是一种职业能力的显现，其能力的高低可以决定企业的平均资金占用比。诚然，以高效的存货管理方式去降低企业平均资金占用比、管理成本及运营成本，进而促进企业的良性发展的作用的显而易见的。但是，就此方面而言，我国许多企业还存在诸多不足之处。如何建立完善契合各企业自身情况的存货内部控制制度对于我国企业的经营现状而言是至关重要的。毕竟存货对于企业来说不仅是流动资产

4、这颗大树的主干，与企业的生产经营、流动资金运作息息相关，更是个别管理层用来调节利润的重要工具。综上所述，如何运用科学合理的存货内部制度管理体系对企业来说，可以说是企业进步发展的重要途径。1 存货内部控制相关问题概述1.1 存货内部控制的概念存货控制，就是对库存物资的管理。因此，存货内部控制是企业为管理好存货，针对存货收、发、存与供、产、销各环节的特点，事先制定的一套相互牵制、相互验证的内部监控制度。存货内部控制是企业整个内部控制中的重点内容和中心环节。企业制订存货内部控制的目的在于保障存货资产的安全完整，加速存货资金周转，提高存货资金使用效益。1.2 存货内部控制的模式存货控制模式有不同分类，

5、通常根据计算机开始在生产或经营中广泛使用为标志，将存货控制模式分为传统存货控制模式和现代存货控制模式。 这种库存管理模式下，供应链上各节点企业的库存管理是割裂的、各自为政的。供应链上的每一个节点企业都拥有自己的库存并各自管理自有库存，都有自己的库存控制策略和库存管理模式而且相互封闭。供应链中传统库存管理模式是基于交易层次之上的由订单驱动的静态单级管理库存的方式。2 制造业存货内部控制的现状及问题2.1 制造企业存货内部控制的必要性存货是影响大型零售企业收益的关键因素之一，通过适量的存货，用最低的存货成本，实现对企业经营活动的保障。由于企业无法精确预测未来商品的需求状况，不得不维持一定量的存货来

6、整合商品的需求和供给，从而保证销售活动顺利进行，使企业能够及时满足顾客的需求，避免商品缺货现象的发生；另外，库存的设置还有利于降低商品订货成本。但同时企业也注意到库存商品要占用资金，发生库存维持费用，过多的存货会把公司的营运资金积压在库存上，甚至还可能造成损失。制造企业如果想在当今激烈的市场竞争中立于不败之地，必须对企业的存货状况进行合理、有效的控制。2.2 制造业存货内部控制的现状及问题2.2.1 库存周期长，存货成本较高存货储存会给企业造成较多的资金占用费(如利息成本或机会成本)和仓储管理费。因此，尽量缩短存货储存时间，加速存货周转，是节约资金占用，降低成本费用，提高企业获利水平的重要方法

7、和保证。一般来讲，大多数制造企业都在竭力避免因缺货而错过交货期，造成顾客满意度下降，所以存货库存积压过大，也成为大多数制造企业普遍存在的现象。它不但影响制造企业资金的正常周转，造成资金的浪费，而且长期滞压，容易发生贬值、毁损、失窃，从而直接形成损失。商品采购成本通常是这样计算的：成本=(第1次进价第1次库存+第2次进价第2次库存+第n次进价第n次库存)(第1次库存+第2次库存+第n次库存)。例如某小型制造企业在引进335ml可乐时，第1次为1.5元/瓶，引进100件(每件24瓶)，第2次为1.4元/瓶，引进100件，而在第二次进货时，第一次进货剩20件，则：成本=(1.52024+1.4100

8、24)(2024+10024)=1.417（元/瓶）若此时要对商品售价进行调整，则应按1.417元/瓶为成本进行调价。因为库存的管理是依据先进先出的原则进行配送的，并且在电脑中对分店的销售库存冲减是由少到多进行的，也可认为是先进先出，所以在核算成本时应该依照每次库存的增减而有不同的计算起点。例如当第三次进货时，库存只剩20件，则说明第一次的货已全部销售完毕，在计算成本时应以第二次进货时的价格1.4元/瓶为核算初始值。2.2.2 供商矛盾大，配送机制呆板我国目前大多数制造企业的经营方式实际上并不能通过物流运作赢利，其商品销售价与进货价差额也很小，它们主要的赢利来自于对供应商的“压榨”。在制造企业

9、中，供应商都要交纳进店费、店内广告费、促销费、上架费、店庆费等名目繁多的、数量庞大的费用。制造企业以其可以广泛接触消费者的终端优势，不断挤压供应商，导致供应商无法赢利，使得制造企业业态发展方向出现偏差。很明显，上述我国制造企业的经营方式和赢利模式会将整个制造企业业带入一个恶性遁环，甚至影响到供应商的健康发展。比如“2014年2月，长春荣德制造企业停业，并遭法院查封，供应商纷纷撤货，300多名供应商向荣德制造企业索要所欠的千万货款。业内人士分析，荣德制造企业倒闭是因为资金链断裂，拖欠供应商货款，缺乏商业诚信所致。”这样的例子在全国数不胜数。零售企业的倒闭，凸显了供商之间的矛盾，随着制造企业关门倒

10、闭事件的增多，供应商的“防倒闭”意识也更加提高，对零售商更为警惕，包括组建供应商联盟，一旦某零售企业在市场上出现不利的传言，就有可能引发供应商撤货或哄抢事件，加速了零售企业倒闭。但供应商本身也是制造企业关门最大的受害者，他们的货款长期被拖欠，而且制造企业倒闭后，还依旧是长期拿不回货款。从根本上而言，零售连锁业门槛低，制造企业可以占用供应商资源，收取各种进场费，使得更多的企业或个人投入零售连锁业，一方面导致零售连锁业本身竞争更加激烈，乃至发生恶性竞争，加剧制造企业的死亡。另一方面也在客观上使得一些制造企业老板通过收取各种进场费，方便占用现金流，乃至发生携款潜逃事件。加强供商之间合作，加强制造企业

11、信用体系建设已迫在眉睫，对于零售企业自身而言，除了提高自身信用外，如何提高自己的核心竞争力，寻找核心赢利模式，是急需解决的问题。按物流学的观点，配送机制可以解释为企业在一定的区域范围内，对商品进行包括拣送、加工、分割、组配、按时送达指定地点等物流活动的一种工作系统。配送机制合理化的标志在于其有利于物流：降低了物流费用、减少了物流损失、加快了物流速度、发挥了物流方式的最优效果、没有增加实际的物流中转次数、采用了先进的技术手段等等。高效的配送机制是指企业的配送系统既可做到发生最低的物流费用，最少的物流损失，又可保证对用户的准时的配送。“日本的有些制造企业能做到一天三次配送，而目前国内的制造企业一天

12、一次配送都无法保证。有的甚至一天一次配送到中午才能配送到”。不能实现统一配送就意味着没有统一进货，不能统一进货就没有了制造企业连锁经营的根基。还有，许多制造企业都没有系统的经营理念，这样就使得分店的进货要求不能得到及时、迅速的供应，给分店经营带来不利，制造企业经营的优势也就难以发挥了。3 制造企业存货控制问题的原因分析3.1 内部控制制度不健全很多企业在材料采购、产品销售环节往往由同一个人完成采购销售、付款收款、入库出库等全过程，使采购销售工作无章可依，还会提供暗箱操作的温床，增加了营私舞弊的可能性。因此要加强存货采购管理，合理运作采购资金，控制采购成本。制造企业没有设立正确完善的采购业务内部

13、控制制度，从而无法保证采购业务在内、外部各个环节的运行通畅和高效率并及时、准确提供存货采购的会计信息。通常，制造企业合理的采购业务内部控制制度的设计应达到：采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门会同供货单位共同签订；物资的采购人员不能同时负责存货的验收保管；物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录；采购人员应与负责付款审批的人员相分离；审核付款人员应与付款人员相分离；记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。制造企业存货采购的请购单控制制度为使物资既能够满足需要，又能防止由于存货过多而造成的积压风险，在确定存货采购时，必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量，以

14、填制“物资需求单”的方式提前通知物资保管部门，由保管部门再根据现有存货的库存量计算出请购量后，正式提交请购单。经过物资保管部门主管签字的请购单还必须通过采购部门和资金管理部门确认后方可生效。3.2 制造企业人员业务水平不高制造企业计划员缺乏有较高的业务素质，对生产工艺流程及设备运行情况没有充分的了解，不能很好的掌握设备维修、备件消耗情况及生产耗用材料情况，进而做出科学合理的存货采购计划。因此，通常情况下，他们不能规范采购行为，增加采购的透明度。本着节约的原则，采购员要对供货单位的品质、价格、财务信誉动态监控；收集各种信息，同类产品货比多家，以求价格最低、质量最优；同时对大宗原燃材料、大型备品备

15、件实行招标采购，杜绝暗箱操作，杜绝采购黑洞。这样，可以确保生产的正常进行，又有效地控制了采购成本，加速资金周转、提高资金的使用效率。3.3 存货控制缺乏真实记录制造企业材料的使用关系着企业的各个方面，但是材料领用记录、生产成本及费用的归集、结转的记录等人为因素较多，尤其在工程项目核算上更显现其弊端。比如甲、乙两个工号同时开工，月末核算记录显示的是乙工号的材料消耗极少甚至为零，而甲工号的材料消耗多出一大块；购入的材料购货发票未到，但已经领用消耗，期末又没有按规定暂估入库，造成资产负债表期末存货记录减少甚至出现红字余额。这些漏洞的产生都是因为没有严格的执行财务制度，因此要严格执行财务制度规定，使入

16、库单、领料单等资料及时完整地注明所发生的每一笔往来情况，使账、物、卡三相符。很多企业在每个季度或者在每个固定期限内的清产核资中对毁损待报废、超储积压存货储备作为重点问题进行上报，但每年都是只上报，没有上级主管部门的批示，没有处理结果，致使毁损待报废、超储积压存货储备量像滚雪球一样越滚越大，使之流于形式，没有从根本上解决问题。因此我们可以充分利用ERP等先进的管理模式，实现存货资金信息化管理，使存货控制达到现代化企业管理的要求。只要用户提供某材料的需求预测量、材料的单价、单位的储存成本及每次订货的费用，ERP就可以帮助企业找到最优的采购量。接下来，用户只要关心如何收集这些数据。4 完善制造企业存

17、货内部控制的建议4.1 加快存货周转，提高库存管理水平存货周转是销售人员、理货人员重要职责，是提供给消费者永远最新生产日期产品的重要保证。为此，需要加强以下几个方面：（1）销售人员根据制造企业的规定和标准及时更换不良品，对客户的存货进行管理，努力做客户的专业顾问，主动为客户提供全面的存货控制服务，而不仅仅只是“接订单”。要做到这一点，销售人员必须做到：对制造企业的产品知识掌握全面，例如保质期、代码的意义、产品存放的条件等。再比如，将产品放在太阳直照的地方会退色，进而影响品质，不容易卖出。（2）销售人员必须了解各种包装的适用范围和库存量的多少。也就是通过了解消费者和客户的需求，了解各种品牌、包装

18、的知识、向客户推荐正确的包装和品牌的产品组合，这是保证客户正在销售符合消费者需求的产品，进行客户管理的前提条件。（3）要深刻理解存货周转的三项原则，即动手周转货架上的陈列产品、落实先进先出的原则、把存货数记入客户卡。（4）严格执行财务制度规定，使账、物、卡相符。存货控制要严格执行财务制度规定，对货到发票未到的存货，月末应及时办理暂估入库手续，使账、物、卡相符。（5）讲究存货周转方法与技巧。销售人员应具备商品学知识，了解经营和空间上的限制条件，抓住一切合作和促进业绩提升的机会；设定产品保质期、储存条件、消费者购买的最佳时机；各种包装的适用范围和库存量的熟悉可以帮助销售人员判断不同零售商执行的分销

19、标准以及根据该零售商的出货情况设定合适的库存数量；预测机会可以帮助销售人员更加理性地思考问题并提前考虑到一些影响生意的因素提高销售量。4.2 健全资产管理，建立岗位责任制度制造企业企业应当建立实物资产管理的岗位责任制度，对实物资产的验收入库、领用、发出、盘点、保管及处置等关键环节进行控制，防止各种实物资产被盗、毁损和流失。对存货等重要资产的控制以保证资产的安全完整。如对有关重要资产或记录的存放地安装和使用防盗、防火的报警设施等以防被盗或遭受损失等，以确保其安全与完整，对重要的文件和会计记录还应进行合理的档案管理以保护实物安全。需要注意：（1）存货领用时，且须经部门负责人审批签字才能领用。（2）

20、存货发出时，应保证存货领用无误，手续齐全。仓库保管要审核领料单，双方要检查数量和质量，并签字或盖章。材料发出后，保管人员要按计划价格标明金额，登记材料卡片，并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门。（3）存货领用核算时，应保证存货领用业务记录真实，领发无误。要求仓库保管员发货后及时登记存货台账；财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配，汇总领料单，分摊材料成本差异，分类制证，登记有关账务。（4）存货领用内部稽核时，应保证存货安全，记录正确。由内部稽核人员审核领料单，核对收发凭证和存货台账，检查收发记录和结存余额，查看存货的领用会计核算是否准确。4.3 实施盘点控制，发挥审计监察

21、作用盘点控制是指通过对企业的资产实施定期或不定期盘点清查，并将盘点结果与会计记录进行比较以确定其是否相符，进而发挥控制作用的一种控制方法。制造企业应根据自身的特点建立资产盘点制度。期末存货的结存数量直接影响到会计报表上的存货金额。对期末存货数量的确定，是存货审计中的重要内容。审计人员对存货进行键盘是存货审计中重要审计工作。（1）参与存货实地盘点的规划。审计人员应该会同企业制定盘点计划，一方面可以使企业更加了解审计对存货盘点的要求，另一方面也有利于审计人员掌握企业存货控制的情况和企业对存货盘点的初步安排。（2）盘点问卷调查。审计人员在实地观察存货盘点前，应对企业存货盘点的组织与准备工作进行调查，

22、以确定企业是否按照盘点计划的要求进行盘点的准备工作。（3）实地观察与抽点。盘点开始时，审计人员应该亲临盘点现场，密切关注企业的盘点现场以及盘点人员的操作程序和盘点过程。审计人员应注意观察盘点现场的存货是否摆放有序并停止流动，盘点人员的盘点程序是否符合盘点计划和指令的基本要求，计量器具是否准确，有无重计或漏计错误，盘点标签或盘点清单是否按要求填制。如果发现问题，审计人员应及时指出并监督企业更正。（4）撰写盘点备忘录，编制审计工作底稿。盘点工作结束后，审计人员应根据存货的盘点情况，撰写盘点备忘录，对盘点程序，盘点中的重大问题及处理、盘点结果等予以记载，并连同企业的盘点计划或指令、盘点表，问卷调查资

23、料以及所取得的其他资料一起整理成工作底稿。5 案例分析：三九集团存货内部控制5.1 三九集团进库业务流程第一步，仓库收料员/仓库质检员供应商送货至仓库，仓库收料员核对到货计划和供应商发运单，仓库质检员协助收料员检验外观是否完好、标签与物料是否一致、供应商是否已经核准，收料员与供应商送货员共同清点数量。第二步，仓库收料员/仓库质检员.质检员和收料员初检合格的物料进入仓库待检区，收料员开临时入库单，供应商送货员和收料员分别在临时入库单上签字，临时入库单一式四联，第一联存根联，第二联仓库记账联，第三联客户联，第四联总统计员记账联。收料员将第三联客户联交供应商送货员，第二联仓库记账联和第四联总统计记账

24、联每日汇总交仓库统计员，仓库统计员将第二联作为仓库三级明细账记账凭证，将第四联传递给总统计员，作为仓库二级明细账记账凭证，第一联收料员留存。第三步，仓库收料员/供应部采购经理初检不合格的物料，收料员拒收，填写物料拒收记录并通知供应部采购经理。第四步，仓库质检员/质量技术部质检员仓库质检员对进入待检区的物料，根据取样标准进行随机抽样，开出请验单，请验单一式两联，第一联连同送检物料交质量技术部质检员，第二联仓库质检员留存。第五步，质量技术部质检员质量技术部质检员完成检验程序，出具质检报告书。报告当日质量技术部质检员/仓库质检员/供应部总统计员质检报告书一式四联，第一联质量技术部留存，其余三联交仓库

25、质检员，仓库质检员将第二联与对应请验单一并留存、第三联和第四联交仓库统计员和总统计员。报告当日仓库质检员/仓库收料员仓库质检员通知收料员质检结果，在货物位置卡上填上质检报告书出具日期和检验结果，收料员将物料由待检区移入合格区或不合格区放置。报告当日仓库质检员/供应部采购经理仓库质检员将不合格物料的检验结果通知供应部采购经理，由采购经理联系供应商补货。报告当日仓库统计员/总统计员仓库统计员收到质检合格报告书，做备查登记并将第四联传递给总统计员，总统计员开出正式入库单，作为仓库二级明细账的物料入库凭证10出具质检。报告当日仓库统计员/总统计员仓库统计员收到质检不合格报告书，做入库冲红单并将质检报告

26、书第四联传递给总统计员，总统计员做备查登记单据及报告包括：临时入库单、正式入库单、请验单、质检报告书、物料拒收记录。5.2 三九集团出库业务流程第一步，生产部领料员/车间主任生产部领料员将车间主任审批签字的请领单交仓库发料员。第二步，收到领料单后仓库发料员仓库发料员根据请领单，按先进先出原则，将合格区物料办理出库。第三步，收到领料单后仓库发料员/生产部领料员仓库发料员和领料员共同核对数量，验收无误。第四步，验收交接后仓库发料员/生产部领料员双方分别在请领单和出库单上签字，请领单一式三联，第一、三联生产部留存，第二联交仓库发料员。每日仓库下班前仓库发料员/仓库统计员/总统计员仓库发料员汇总当日出

27、库单，出库单一式四联，第一联存根联，由仓库发料员留存，第二联财务联和第四联记账联交仓库统计员，仓库统计员将第四联记账联作为仓库三级明细账的记账凭证，将第二联传递给总统计员，作为仓库二级明细账的记账凭证，第三联车间联由生产部领料员带回交生产部统计员单据及报告包括：请领单、出库单。5.3 三九集团存货内部控制分析在存货的内部控制制度上，三九集团是成功的案例，成功在企业存货内部控制的每个环节都强调程序化、规范化，严格按程序办事，某一个环节出现问题，会很快在其他环节发现，杜绝个人作弊的可能。在分析存货管理失败的案例时，有以下几个共同特点：一是都由单位负责人掌握着人、财、物大权；二是不重视内控制度，企业

28、没有一套严格的办事程序；三是领导者对内控制度的不了解，加之管理人员的素质跟不上先进管理模式的需要。这些均说明单位负责人首先不按规定办事，是无法保证单位实物资产的安全、完整。但是我们认为，从内部控制角度讲，为了进一步解决存货问题，给出如下建议：5.3.1 公司治理结构中合理安排授权批准职务就目前掌握的企业、公司实物资产流失案例看，除了盗窃、毁损等类型的流失，多数与单位法定代表人，如董事长和单位高层管理人员，如总经理等有关。但是，无论董事长还是总经理，都并不代表对单位法定财产权的任意支配。因此，在内部控制中，对单位法定代表人和高管人员对实物资产处置的授权批准制度作出相互制约的规范，非常必要。对重大

29、的资产处置事项，必须经集体决策审批，而不能搞一言堂、一支笔，为单位负责人企图一个人说了算设置制度上的障碍。5.3.2 细化控制流程，完善控制方法我们知道，单位实物资产的取得、使用是多个部门共同完成的，采购部门负责购置，验收部门负责验收，会计部门负责核算，使用部门负责运行和日常维护，可以说，实物资产的进、出、存等都有多个部门参与，为什么还会出现问题？由此看来，不是控制流程不完备就是控制方法没发挥作用。一个人、少数几个人想要为所欲为，在制度面前就根本不可行，除非他买通所有的人。6 结束语随着市场经济的不断发展和完善，对企业的生存和发展要求越来越高，完善的管理制度能够最大限度的降低企业成本，使企业拥

30、有更强的竞争力。因此，一个企业若要保持较高的盈利能力，应当十分重视存货的管理，通过实施正确的存货控制方法，来降低企业的平均资金占用水平，提高存货的流转速度和总资产周转率，才能最终提高企业的经济效益。存货控制的好坏，直接关系到企业的资金周转及资金利用，关系到企业的生存与发展。新企业会计准则的发布，更加完整地制定了关于企业存货的相关要求及计价方法，使存货控制更能直接的体现企业的生存和发展状态。制造企业企业的存货在流动资产中占比重非常大，存货价值直接影响着流动资产价值，正确反映存货价值，对于客观、公允的反映流动资产价值、反映企业财务状况、经营成果都有着重要的意义。参考文献1刘欣.浅谈企业存货管理的内

31、部控制J .现代商业.2013(3)2董雪燕.浅谈存货管理J .经济师.2015(5)3杨鑫慧.浅谈制造企业存货管理J .北方经.2011(5)4黄静.完善企业存货管理的几个重要措施J .会计之友.2014(13)5王敏. 完善制造企业存货内部控制的对策探讨J .会计师 2010(6)6路英帅. 论制造业存货管理与控制J .科技信息（科技教研）2016(9)7帅艾霞.完善企业存货内部控制制度J .会计月刊2010(5)8王丹女. 论企业存货内部控制J .冶金财会，2013(9) 9刘颖 .浅析企业存货管理J .经济研究导刊2012(8)10徐新平.制造企业如何加强存货管理J .科技信息 2010(11)11郭志伟.关于制造企业存货成本管理的思考J.赤峰学院学报，2011(4)12朱传华.对制造企业企业存货管理的思考J.商场现代化，2012(3)13熊燕，龙飞.论我国现代制造企业的存货管理从凯马特的失败与沃尔玛的成功得到的启示J.沿海企业与科技，2015(4) 14徐美英.试论现代制造企业存货管理J.苏州大学学报(工科版)，2011(5)15成康康.加强我国中小制造企业存货管理探讨J.现代商贸工业，2010(13)16张国英.降低制造企业存货成本的途径J.现代商业，2011 (24)