关于档案网站建设的研究与思考修改.doc

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1、长治学院学士学位论文长 治 学 院2016届学士学位毕业论文关于档案网站建设的研究与思考学 号 ： 12401515 姓 名： 梁荣霞 指导教师： 胡亚民 专 业： 文秘教育 系 别： 中文系 完成时间：2016 年5月目 录一、档案网站概述2（一）档案网站的概念及内容2（二）档案网站的类型3（三）档案网站的功能4二、档案网站建设情况分析5（一）档案网站建设的背景5（二）档案网站建设的现状5（三）档案网站建设的意义6三、档案网站建设的步骤7（一）前期规划与调查7（二）网站的具体制作8（三）后期宣传与维护8四、档案网站建设过程中的问题与对策8（一）资源建设方面81.档案网站上信息资源有用性不突出

2、82.档案信息资源深加工程度不足93.档案网站上缺少特色信息9（二）体系统一方面91.网站建设缺乏整体规划92.档案网站名称和域名格式杂乱10（三）服务方式方面10参考文献：12Abstract:12致 谢14关于档案网站建设的研究与思考专业：文秘教育 姓名：梁荣霞 学号：12401515指导教师：胡亚民摘 要: 档案网站是一种以网页作为工作手段的针对信息领域的特殊站点，它的功能设计和信息相关的多个方面，具有较为广泛的影响。档案网站的工作过程包括前期的相关工作等方面。现阶段，因为相关技术的发展和人们需求的增加，已经导致很多的档案网在应运而生，该领域的发展已经开始起步。但是就目前的状况而言，其综

3、合水平还有待提高，在很多方面都还存在不少缺陷，亟待解决。关键词：档案网站；资源建设；体系统一；服务方式 一、档案网站概述（一）档案网站的概念及内容档案网站是以网络为平台而产生的一种特殊的档案管理方式，其主要是通过网站实现和档案相关的操作，在公共信息网络总体格局中扮演着重要角色。档案部门要保证其工作开展的科学合理性，就离不开档案网站的发展和支持，它是档案部门和网络密切联系的具体表现，对于档案部门的发展有着重要的意义。档案网站是一个有多种因素构成的有机整体。这些构成要素主要包括以下方面：一、本档案局的信息。换句话说，就是对于该网站的主体单位的详细情况记录，它包含了该单位所有方面的实际信息。二、数字

4、化的馆藏信息。这是档案网站优势的集中表现，在总体格局中发挥着不可替代的作用。这是现阶段档案网站的组成部分中最关键的环节。其三，现行政府文件。服务型政府的建设需要公开大量不涉及国家机密的现行文件。一些档案网站设立了现行文件咨询平台，使得社会公众能够查阅现行文件。四、参考咨询服务信息。大本分档案网站都采取通过邮件的方法来开展相关工作，这有利于用户信息的传递，同时突破了地域上的限制，是档案网站的先进之处，对档案网站的总体工作带来了正面影响。（二）档案网站的类型按照相关的标准和具体情况的差异，档案网站能够被分成很多种不同的种类。大多数时候，根据其建设主体的不同，档案网站可以分为国家的、地方的、个人的等

5、多种类型，每一种类型都有其适用的主体，发挥各自不可替代的重要作用，为使用者提供高质量的服务。1.国家档案局网站国家档案局的成立时间是2012年，它是国家档案局进行相关管理的重要手段。另一方面，因为该系统主体的特殊性和权威性，它对于每个省级档案馆也至关重要。国家档案局的内容集中在该领域行政方面的具体细节，现阶段其已经和我国相关的权威网站建立了良好的合作基础，在很多方面实现了资源共享。2.地方档案局（馆）网站地方档案局拥有很多各不相同的网站，而且取得了较快的发展，其下属的各个网站充分利用了各自主体所拥有的相关资源，在此基础上满足不同客户的需求，并且对于其包含的不同模块进行了科学有效的专门管理。此外

6、，地方档案局所使用的名字也是各不相同，每个主体在这方面都充分发挥了自己的主观能动性。较为典型的有“琼兰阁”（海南省）等3.专业档案馆网站专业档案网站是档案网络中一个特殊的类别，其主要是通过主体拥有的源开展相关工作，在网络平台上为用户解决相关问题。这其中的代表有中国家谱网站档案馆等。专业档案的组成部分中，规模最大的是城建档案馆网站，其在专业档案中发挥着不可替代的作用。4.档案咨询、教育网站教育网站等特殊的网站属于教育机构的范畴，它们的主体是相关的专业机构。此类网站的建立主要是为了实现档案知识的教育和相关的档案学习研究，进一步提高档案网站的实际水平，为客户提供更优质的服务，这其中比较典型的是一个叫

7、做档案在线的网站，它是为了配合完善国家相关法律法规工作的开展而建立起来的，具有很强的专业性。5.档案刊物网站档案网站从所属单位来划分属于相应的出版机构，它的功能包涵了出版等基础方面，同时它也是相关研究人员进行专业研究的平台，为该领域的发展提供了较大的便利条件。现阶段已经建成使用的“中国档案”等不同的档案刊物网站。6.个人档案网站个人网站顾名思义其主体必须是个人，主要是相关的人员用来进行档案有关的活动的手段，这些活动包括专业知识的探讨等方面，对于主体有着重要的作用。（三）档案网站的功能1.宣传功能对档案的一系列管理工作的根本目的是利用档案，而档案利用工作的基础首先要扩大档案工作的影响。档案网站是

8、一个突破了很多传统限制的特殊平台，同时档案网站内部还根据用户的实际需要，按照专业科学的标准把内容作了合理的划分，每一个模块都有其特定的服务范围，保障了档案相关工作的有效开展。2.服务功能档案网站的工作开展集中在以下两个特定的对象。第一个是档案工作者，因为档案工作者所从事的工作也是以档案为对象，所以档案网站为他们工作的开展提供了海量的有效信息，实现了资源共享，为档案工作效率和水平的提升带来了很大的促进作用。第二是普通的人群，也就是档案的使用者。档案网站为不同种类的档案使用提供了新途径，突破了原有的很多限制，普通人群可以在网上使用到应有尽有的档案资源。3.交流功能档案网站是不同的使用主体之间沟通的

9、纽带，它实现了不同主体之间的紧密联系，对于档案信息的使用者和提供者都至关重要，两者在此都满足了各自的需求。比如档案网站以不同的手段适应不同人群的需求，另一方面，档案网站也随时和对象保持沟通，获取到用户在该方面需求的详细信息，并以此在进行工作的改进和提高，确保提供的服务的综合质量。4.教育功能 当今时代对档案工作者的能力要求越来越高，许多网站也不同程度地针对档案工作者的能力问题发布了一些教育信息，为他们提供政策、技术上的帮助。此外，档案网站的教育功能还体现在对公众的爱国主义教育。档案作为历史的原始记录，其中关于中华民族文化、抗日战争等真实历史的档案，可以最大程度激发人们的爱国热情，同时警醒人们要

10、珍惜今天的幸福生活。二、档案网站建设情况分析（一）档案网站建设的背景随着信息化建设和档案事业的发展，档案网站逐渐建立起来。它主要以档案信息服务社会化为方向，采用计算机和其他方面的科技成果有机结合的方法，给档案机构的相关工作提高扎实的科技基础，减少发展的阻力，全方位给使用者提供便利。档案网站是其相应的主体和社会密切联系的主要方法，它能较好满足使用者的需求。另一方面还可以体现信息网络化的诸多优点，如不受时空限制，能够快捷地查询信息传递信息等，这些都有力地促进了档案信息资源的共享。显而易见，档案网站在现阶段已经发挥着不可替代的关键作用，为该领域的整体发展起到了至关重要的促进作用，是档案信息部门开展工

11、作不可缺少的重要手段。因为信息化技术的快速发展，档案网站是顺应时代发展潮流的科学手段，符合可持续发展的理念，它是档案事业发展进程中的关键环节。它是有关部门在网络平台上的代言人，为不同的档案部门的沟通交流提供了便利，有利于档案工作效率的提高。（二）档案网站建设的现状我国档案网站的发展史始于1996年，第一个使用档案网站的单位是北京市档案局，以此为标志，中国该领域进入了发展时期。1999 年 1 月 22 日，“政府上网工程启动大会”在北京举行，这一年也因此被称为“政府上网年”。自“政府上网年”至今，我国的档案网站数目迅速增长。在2016年2月20日，笔者通过我国使用最广泛的搜索引擎进行网上搜索，

12、在该引擎内输入“档案馆网站”等关键字符，显示的结果如表1所示：通过与参考资料中表 2即 2007 年 4 月17日的统计数字的比较，可以比较清晰地看出我国网络档案信息的发展情形。表1：2016年 2 月20日搜索结果档案馆网站档案馆档案局档案信息百度73900001720000169000070300000雅虎249000037400004840009630000表2：2007年 4 月17日搜索结果档案馆网站档案馆档案局档案信息百度221000013300001490000859000雅虎113000035500001190000459000因为档案信息化给相关工作带来了很大的帮助，所以我国

13、的大部分档案部门都开始重视这方面的发展。不过就现阶段来看，不同地区的发展情况有着明显的不同，有一些地区已经取得了不小成就，一些地区则刚处于起步阶段。现阶段，总体来说我国在该方面的发展还是取得了一定成果。不管在纵向还是横向的角度来说，其发展都初具规模，取得了不小成功。不过质量方面却还有待提高，存在很多缺陷，很多技术需要改进。从我国所有地区来说，档案网站的发展水平差异还比较明显。不仅对于东西部存在这样的差异，就连不同经济水平的地区在该方面的发展也不尽相同，不一样的网站类型的发展现状也很有好有坏。（三）档案网站建设的意义1.加快档案信息增值适用对象的实际需求决定着档案信息的实际效果，另一方面也和信息

14、固有的特点息息相关。档案网站的产生使处于不同地理位置的档案馆在虚拟的空间中相互连接，从而使利用者可以通过网络获取各个档案馆的信息，满足自己的查阅需求。档案网给相关进一步改进了相关信息的传递渠道，在很多方面都取得了突破性进展，这对于信息和使用者都是双赢的局面。2.提高档案信息资源共享水平信息资源共享就是同样的信息可以无限制的使用，并没有使用对象等方面的局限。 档案网站可以最大可能使用网络带来的便利，为资源共享提供积极的影响。要进一步实现档案信息互相使用的进程，要做好一些几个方面的工作：第一，构建高质量的相关数据信息；第二，加强信息质量的建设，保证其综合水平。档案网站作为一种新的传播手段，解决了很

15、多传统方法存在的缺陷，有效的促进了档案信息的发展，同时也为该领域的共享取得进一步突破。3.改善档案服务新手段 档案网站的出现打破了时空局限，成为了与用户互动的“窗口”。网络发布具有广泛性、开放性、动态性等特点，档案馆可以充分利用网络带来的积极影响，对相关工作的开展提供理论指导，为全社会提供了一个科学有效的方法来解决相关问题，全面满足了不同群体对于信息的需要。4.为档案部门提供宣传窗口档案网站在传播中具有很多先进之处，主要体现在速度和范围方面，这促使其成为档案部门开展相关工作的关键手段。它带来的积极影响不仅仅是某一个小的方面，而是全面涉及信息服务的所有环节，全方位提升了信息服务的综合水平，这对于

16、信息领域的发展是非常关键的。三、档案网站建设的步骤（一）前期规划与调查在档案网站设计并建设初期，第一步就要对网站根据自身的定位和资源进行宏观的统一的规划，确定自身的主旨和功能。对于级别和类型都不相同的档案部门来说，它们都拥有不同的馆藏资源、也有各自有着自己的责任，因此在网站建设初期就要考虑到这点，根据自身的实际条件来设定自身的定位。然后要对目标用户进行问卷调查，明白了用户需要什么，我们才要提供什么，术有专攻、对症下药才能发挥自己的特点。要全面地分析档案网站的目标用户群，了解用户的档案需求、习惯、查阅心理、文化水平等因素。（二）网站的具体制作先要根据网站的目标人群、功能、规模、资金、档案资源与实

17、践条件、并着眼未来的可持续发展有针对性的选择开发工具。然后，通过建设资源信息分类标准、建立标示系统和引导系统，划分好网站类目内容，确定设计检索深度、画出网站结构图等一系列具体步骤并完善制作。最后，经过测试并合格后运行。（三）后期宣传与维护在网站建设完成并发布后，就要对网站进行宣传推广，打造知名度，增加用户群体和访问量。档案网站是非盈利性网站，选择宣传面广的大众性平面媒体进行宣传，有线电视，时下流行的网络和手机媒体也是不错的选择。同时也要做好对目标用户的有针对性宣传，可以开办专题讲座和展览，来固化使用人群的归属感。网站开放后，就要面对大量的管理和维护工作，比如网站内容的更新、界面改版升级BUG修

18、复等等，只有持续的维护和更新发展，才能在时下激烈的竞争中生存下去，并走的更远。四、档案网站建设过程中的问题与对策（一）资源建设方面1.档案网站上信息资源有用性不突出在浏览过我国的档案网站后可以发现，档案网站上的信息存在品种单一、内容片面、覆盖层面狭隘等问题。大部分档案网站的内容也没有包括相关的新闻等方面，很多档案网站只对自己职责内的相关内容给予公布，同时也很少涉及现阶段我国该领域发展的实时动态。同时，也很少涉及科学技术、历史传统、地域特色等方面的档案信息。为了处理好这方面的缺陷，我们务必采取重视该领域的数字化发展，进一步提升数据库的综合水平。数据资源是评价网站总体水平的重要参考依据，所以其要追

19、求更多的社会效益，实现数据库内容的多元化程度。档案网站应提供形式多样、通俗易懂的档案作品，还应包括档案学界各种前沿消息，政府的最新档案政策等，使用户在使用时能查询到有用的信息，满足公众需求。2.档案信息资源缺乏深加工现阶段我国大部分网站的资源方面还存在不少缺陷，很多网站并没有提供实在的资源供用户互相使用，而仅仅是局限于理论上的共享。而且，能得到档案全部内容的机会很小。此外，对于能够深入展示馆藏的编研资料，如档案汇编、大事记、组织沿革等，也很缺乏。对于此类问题，要注重档案的二次开发利用，提高网站编研成果的质量和数量，并要注意加强数据库全文信息的输入，而不仅仅是目录信息。档案编研作为二次档案信息，

20、能够省去公众查阅各种资料的繁琐程序，具有很高的参考利用价值。档案网站将其作为资源，能够极大的方便用户的查阅需求。此外，还要结合档案网站的宣传、检索平台的改进，进一步提升档案信息的利用率。3.档案网站上缺少特色信息在查询档案网站信息时，可以发现很多网站档案信息内容都趋于雷同，各档案网站的特色并没有体现出来，大多数档案网站看起来都很相似，这样一来，既浪费了建设网站投入的人力、物力，也难以发挥档案馆固有的资源优势。要想解决现阶段存在的缺陷就必须采取相应的措施，将重点转移到每个网站的特色档案方面。所谓的特色档案，是那些有别于其他网站的档案。此处说的“特色”主要指能够体现本区域或本档案馆与其他馆藏不同的

21、档案信息，这些信息或是反映区域的历史文化、民族风情、科学技术，或是反映档案馆本身的特点。所以，一方面要顾及网站的相关工作，另一方面将重点集中在特色档案领域，对于每个区域内和其他地方不同的因素要加大归纳总结的力度，加大各类关系人民群众切身生活的档案信息的收集力度，激励社会组织及公民向公共档案馆捐赠档案等，以丰富档案馆的特色档案。（二）体系统一方面1.网站建设缺乏整体规划现阶段我国档案的发展遇到的问题主要是规范方面的不科学，在系统的理论指导方面也做得不够。另一方面，不同类型的档案网站的整体性也有待提高，必须基本处于孤立的状态。要解决这个问题，首先必须加强档案网站的制度建设。当前我国档案网站的格局像

22、一盘散沙，缺少全国一致性的标准。因此，必须加强对全国档案资源的合理整合，做出整体的规划。在档案网站更新频率、信息著录标准、档案网站发布规则等方面做出统一规定。此外，还要增强档案网站间的连接率，促进档案馆间数据库的在线跨库查询，以促进档案网络体系的形成。2.档案网站名称和域名格式杂乱第一，档案网站名字格式没有一个统一的标准。比如如档案名称的结尾部分，既有“档案信息网”，又有“档案网”等，参差不齐。其次，域名格式上，行政区命名混乱，既有全拼又有简拼，还有的是英文简称；域名后缀上，大部分省级行政区政府网站的域名后缀都是“cn”，但也有“htm”“jsp”等。改善这样的杂乱局面，应该制定全国一致的档案

23、网站中文名称和域名规范。例如，中文名称格式可以统一为“XX档案信息网”，避免出现“XX档案”、“XX档案网”等混乱的名称。在域名规范方面，可以将其统一为：http:/www.XX,“XX”表示行政区名称的全拼，后缀统一为“cn”。这样一来，既促进了我国档案网站建设向体系化和规范化发展，也使用户查阅更加便捷。（三）服务方式方面1. 服务模式单一，与用户互动少网站的整体进步离不开多个因素的综合作用，比如要和使用者保持紧密的联系。但是现阶段我过相关网站对于该方面还没有引起足够重视，仅仅局限在单方面的信息供给阶段。对于和使用对象的沟通还处于比较低的水平，也没有提高足够的咨询等方面的服务，而且相关的网站

24、开放性不高，这限制了该方面的进一步提高。针对这个问题，首先必须要树立正确的服务观念，要“以人为本”，对于用户间的交流互动给予足够重视。其次要拓展互动交流的方式，增强与用户的交互，运用多种渠道实现与访客的交流互动。例如创立讨论区，开设聊天室，公布邮件地址，进行在线交流等。只有不断地拓展服务模式，加强与用户的互动，才能准确了解用户所需要的，为档案网站的建设打下坚实基础。2. 内容更新不及时采用何种态度对待网站建设，可以通过其内容的变化速度得到直观的体现，这也是衡量一个网站整体水平的重要指标。但是我国大部分网站在该方面的观念还停留在较低的水平，对于其内容的管理没有制定科学的原则，一些则是直接没有专门

25、的人才来开展相关工作。因此，一定要做好日常维护，要安排专业人员及时更新网站内容，针对用户的查阅需求，及时详细地更新网站信息内容，以提升用户查阅兴趣。3. 检索工具功能薄弱现阶段我国档案网站的检索水平还处于较低状态，网站的检索缺乏相应的基础。不仅如此，其低水平还体现在数量方面，很少网站提供检索这一服务；从检索深度上来说，检索的信息内容大多是一次信息，仅有少量的二次信息；从检索内容上来说，信息的种类也比较单一，多媒体信息这一新种类数量还很有限，同时在检索方面的限制还体现在检索内容数量方面，不支持全文检索。检索工具方面的问题使公众无法对档案信息的具体内容进行利用，造成了档案信息资源的巨大浪费。要促进

26、相关资源的合理利用，提高信息资源的利用率，就离不开检索功能的大力支持。首先要实现手段上的进步，设立更多的检索工具，给使用对象提供丰富的选择。另一方面，要通过科学的技术来指导相关活动的进行，提高检索系统的水平。除此之外，也要降低检索的难度，使其使用起来更加方便，促进我国相关领域的整体发展。结语因为科技的进步和相关领域的水平不断提高，档案建设在信息化总体格局中扮演的角色愈发重要。档案信息网络的发展首先以档案网站为突破口，档案网站的提高能够给档案部门工作的开展的打下坚实的基础，提高更多的便利条件。档案网站的发展不是一蹴而就的，其是一个循序渐进的过程，同时也离不开整个社会的推动作用。现阶段，档案网站刚

27、刚起步，水平也还比较低，不过随着相关技术的进步和人们的需求进一步增加，档案网站的发展在未来肯定会取得更大的成功。参考文献：1冯惠玲，张缉哲.档案学概论M北京：中国人民大学出版社，2001.2杨公之.档案信息化建设实务M北京：中国档案出版社，2003.3赵屹.国外档案网站内容分析J湖北档案，2003(10). 4李影.中国档案网站现状研究D辽宁：辽宁大学，20065陈选. 我国政府档案网站建设的现状、问题及对策研究D安徽：安徽大学，2011.6聂云霞，韩亚兰.档案网站建设的功能定位和内容建构J兰台世界，2007(02).7孟世恩,任民锋.我国档案网站中信息资源建设问题的思考J. 档案学研究，20

28、08(03)8周亚.档案网站建设现状分析及对策研究J兰台世界，2009(06).9李丽环.对档案部门网站建设现状的思考J现代企业文化，2009(27).10陈晓晖，赵屹，郭晓云.档案网站建设M上海：世界图书出版公司，2014.Research and Reflection on the construction of archives websiteName: Liang Rongxia Tutor: Hu YaminAbstract: The archives website is the archives section founded on information network, wh

29、ich is provide relevant archival information and service to users by web page. It has a lot of function，such as publicity, service, communication and education. The construction of the archives website has three steps, including preliminary planning and survey, the specific production of the site，th

30、e latter stage of the promotion and maintenance.Currently, with the accelerating process of archives informatization，the archives website has been developed in quantity, but the total quality of our archives websites are not optimized. The issues in the area of resource construction，system unificati

31、on and service mode need to be further improved.Key Words: archives website; resources construction; system unification; service mode 致 谢历时两个多月，终于完成了这篇毕业论文，四年的大学生活也即将结束，在此惜别之际，我最想说的就是感谢。首先我要感谢我的论文指导老师胡亚民老师。在毕业论文的撰写过程中，胡老师对我进行了全面的指导，从选题、材料收集、提纲拟写、结构调整等方面都给了我很大的帮助，使我受益匪浅。然后，要感谢我的档案学专业老师顼迎芳老师，她在课堂上的讲解使我对档案产生了浓厚的兴趣，进而产生研究档案网站的想法。此外，还要感谢陪我走过四年的文秘教育专业的同学，有了他们的陪伴，学习生活才更加的充实快乐。13