专题资料（2021-2022年）1文件和记录控制程序.doc

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1、中铁二十五局集团长株潭城际铁路综合标荷塘制梁场 文件和记录控制程序 文件和记录控制程序1目的为了对质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件、记录和资料进行有效控制，使所有场所都能及时得到有效版本，防止使用作废文件，确保提供符合规定要求和管理体系有效运行的客观证据，特制定本程序。2适用范围本程序适用于荷塘制梁场质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件和资料的控制，包括外部提供的有关文件。3引用文件GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008GB /T50430-2007 GB/T24001-2004 idt ISO14001:2004GB/T28001-20014术语和定义

2、GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008、GB /T50430-2007 、GB /T24001-2004 idt ISO14001：2004、GB /T28001-2001等标准及公司质量/环境/职业健康安全管理手册中所采用的有关定义。5. 职责5.1l场长负责质量/环境/职业健康安全管理手册批准。5.2管理者代表负责审核管理手册和批准程序文件。5.3综合部负责本程序的组织实施。负责全梁场范围内体系运行文件标识、发放、归档管理、组织评审以及负责本部门范围内的文件和资料的编制、管理和控制。5.4施工管理部负责施工技术性文件和施工作业文件的编制、更改、审核并负责本部门内的文

3、件管理和控制。5.5其他各职能部门负责各自职责范围内文件和资料的编制以及本部门内的文件资料管理和控制。6工作程序6.1文件和资料的控制范围6.1.1内部文件和资料：梁场制定的在梁场内部使用的文件资料，如梁场的各种管理办法、管理文件、质量/环境/职业健康安全管理体系文件、技术文件及各种记录等。6.1.2外来文件和资料：国家、行业发布的与产品质量/环境/职业健康安全管理有关的各种法律、法规、规章、规程、规定、办法，质量检测标准，技术标准、规范、标准图、通用图，施工图、变更设计文件等。6.1.3合同文件：梁场在生产经营活动中与相关方签订的具有法律效力的文件。如物资采购合同、工程施工合同、劳务分包合同

4、等。6.2文件的编号6.2.1文件的编号按文件层次递进，易于查阅和检索文件编号由办公室统一规定，具有统一性标识。文件编号由企业名称代号、文件代号、章节号、顺序号几部分组成。顺序号从01开始。a管理手册编号 管理手册章节 手册代号体系代号 企业名称代号 例：HT-QEO-SC-2.1表示荷塘制梁场质量/环境/职业健康安全管理手册第2章第1节。b程序文件编号顺序号章节号 企业名称代号程序文件代号例：HT-CX-4-01表示荷塘制梁场程序文件第4章第1个程序文件。c. 其他文件、资料按中铁二十五局集团有限公司公文处理实施办法（局办200438号文）由综合部统一编号印发。6.3文件的编写与审批6.3.

5、1管理手册由综合部负责组织有关部门编写、汇总，管理者代表审核、公司总经理批准。6.3.2各部门主管程序及日常管理性作业文件由各部门负责编写；程序文件由部门负责人审核，管理者代表批准；作业文件由部门负责人审核，主管生产副总经理批准。其它内部文件由各主管职能部门编制，经部门负责人审核，需要时经相关部门会签，主管领导批准后实施。保留各类文件底稿，并附正文以便存档备查。6.3.3有效文件清单应由综合部根据各部门逐级收集上报的资料进行汇总审核，由管理者代表批准，每年发布一次。各部门根据公司发布的有效文件清单，编制本部门的有效文件清单。6.4文件和资料的收文办理各职能部门收到的文件和资料，应分类分别填写收

6、文管理登记表，按顺序标识，呈送主管领导或部门负责人批示，交有关人员办理，及时在收文管理登记表的相应栏内登记文件和资料的办理情况，文件和资料如需由部门或领导掌握实施的，文件持有者可在收文登记表上签收，不再填写发文管理登记表。6.5文件和资料的发放6.5.1各类文件和资料的发放应分别由发文部门填写发文呈批笺，经主管领导批准后，发放部门填写发文管理登记表，文件领用者在发文管理登记表上签字后，领取文件，并填写收文管理登记表，便于追溯。6.5.2文件领用者的文件严重破损影响使用时，应向综合部申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，综合部将破损文件收回时，要做好记录

7、，并按有关规定销毁。 6.6外来文件和资料的控制6.6.1收到的外来文件和资料，综合部填写收文管理登记表，并依据分发范围分发。6.6.2对失效、过期的外来文件和资料，办公室要及时收回，按作废文件处理。6.7文件和资料的更改、换版、作废、销毁6.7.1需要更改的文件应由更改部门填写文件修改审批表，经分管领导审核后，进行修改。6.7.2文件更改经批准后，按发文呈批笺的名单发放文件更改通知单，各部门文件管理员据此修改。文件更改时要注明更改标识和更改生效时间。6.7.3文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，换发新版本。原版本文件作废。6.7.4文件的修改、换版应在新发文件中注明，各对口部门

8、收文后立即撤换作废文件，并做好记录。6.7.5作废文件的处理：a为了防止误用失效文件，应立即从使用场所撤回已失效的文件；b对作废文件在文件上标注“作废”字样，在“有效文件清单”中加以注明。公司通过发布“作废文件”的通知，控制文件的有效性。各部门根据通知及时标识、注明；c对需作资料保存的作废文件，文件管理员要填写作废文件保留审批表并在有效文件清单中注明“保留”，同时在保留的文件上注明“保留资料”字样。6.8文件和资料的借阅A梁场内部人员借阅文件和资料，应在文件（记录）借阅登记表上登记，经文件和资料管理部门负责人批准后方可借阅。借阅者应在指定日期归还文件和资料，到期不归还者由文件管理员收回；b梁场

9、外部人员借阅文件和资料，必须经分管领导批准。6.8.3文件的复制文件复制，按中铁二十五局集团有限公司公文处理实施办法（局办200438号）及有关规定审批后方可复制，并在文件管理部门进行登记。管理手册和程序文件经管理者代表审批后，办公室方可复制。 6.9记录填写要求6.9.1记录形式可采用文件、表格、录像、报告、电子媒体、磁带、磁盘、胶片、照片、会议记录、协议等。(电子记录只针对形成书面的记录或软盘)6.9.2记录应按规定的内容和表式填写，当需要对规定内容及表式进行调整时，应得到主管部门的认可。6.9.3所有记录应当及时、真实、完整地填写，字迹清晰，文字简洁明了，签字盖章齐备，日期准确，内容符合

10、实际。6.9.4记录一般用碳素笔或钢笔填写，除有特殊规定外，记录不得使用铅笔填写，不得涂改，有误需要涂改时要有执行者的签字盖章。6.9.5施工过程中文件、记录和资料的收集、整理与施工进展同步进行积累，竣工文件的整理与工程竣工阶段同步进行，竣工文件交接与竣工验收同步，整理的份数按施工合同或顾客及相关方要求确定。 6.10文件、记录和资料的保管6.10.1各部门的文件、记录和资料应指派专人负责保管，并分项目、分类别收集在文件夹(盒)中，放入文件柜妥善保存，以防文件、记录和资料收集不齐全或损坏丢失。文件、记录和资料管理人员在调离工作岗位时，应办理文件、记录和资料移交手续，以保持文件资料的完整交接。6

11、.10.2与工程产品质量有关的工程竣工文件的编制，组卷由承建部门负责编制管理，并负责向各级档案部门归档移交。一般性记录由各单位按质量/环境/职业健康安全管理体系运行活动中按发生、发展的时间顺序分类整理归档，自行保管。记录的保存期一般存三年，如建设周期大于三年的项目，工程记录保存期按有关规定执行，具体记录保存期在记录清单中予以规定。各部门应有记录清单，公司办公室保存公司的记录清单及表格式样。6.11文件、记录资料归档6.11.1需要归档的文件，由办公室按档案管理规定和中铁二十五局集团有限公司档案管理工作实施细则进行分类、编目、归档。6.11.2竣工文件管理，采取“一个项目立一档”的管理方式，在工

12、程项目竣工交付后，除按规定要求交付业主、当地建设局、使用单位等竣工文件外，项目部必须将该工程竣工资料审核整理（从中标到竣工验收的资料）一份移交公司办公室归档保存。6.11.3文件管理部门每年按有效文件清单汇总一次，向有关场所进行公布，对文件使用情况进行检查，并做好记录。6.12文件资料销毁6.12.1一般文件资料的销毁由各部门文件管理员鉴定，并列出清单报部门负责人审核确认后进行销毁。6.12.2对应销毁的档案，编造清册，提出销毁报告，经主管领导批准，并报上级部门备案后由鉴定组人员及有关指定的监销人员共同销毁，并在销毁清册上签字。6.12.3对销毁报告和销毁清册按规定归档立卷。7相关文件：7.1

13、中铁二十五局集团有限公司公文处理实施办法（局办200438号）7.2中国铁道建筑总公司档案管理办法（中国铁道建筑总公司档案馆 2004年12月）7.3中铁二十五局集团有限公司档案工作实施细则（局办200559号8记录8.1有效文件清单 CZT-HT-CX-4-01-018.2发文呈批笺 CZT-HT-CX-4-01-028.3文件修改审批表 CZT-HT-CX-4-01-038.4发文管理登记表 CZT-HT-CX-4-01-048.5收文管理登记表 CZT-HT-CX-4-01-058.6作废文件保留审批表 CZT-HT-CX-4-01-068.7收文处理签 CZT-HT-CX-4-01-0

14、78.8作废文件（记录）销毁清单 CZT-HT-CX-4-01-08 8.9文件（记录）借阅登记表 CZT-HT-CX-4-01-098.10文件资料复印管理登记表 CZT-HT-CX-4-01-108.11文件（记录）移交清单 CZT-HT-CX-4-01-118.12文件更改通知单 CZT-HT-CX-4-01-128.13会议纪录 CZT-HT-CX-4-01-138.14记录清单 CCZT-HT-CX-4-01-14内部文件：文件控制流程图文件控制的策划受控范围文件编制文件审批文件发放保 管-文件使用NoNo销毁修改更新作废 标明保存 Yes管理评审内审涉及文件修改继续使用检查文件评审

15、外来文件：文件控制流程图外来文件需求信息外来文件收集通知作废说明获取作废信息获取修订信息评审（适用性有效性）No NoNo Yes外来文件收集归档有效文件发布清单部门： 编号：CZT-HT-CX-4-01-01序号文件编号文件名称及版本备注制表人： 审核：发文呈批笺 编号：CZT-HT-CX-4-01-02文件名称 标 题文 号秘密等级打印份数领导批示主送单位抄送单位会 签部门签名承办部门拟搞人电 话负责人校对人办公室审稿人印发人发文程序：拟稿-部室负责人核稿-会签-办公室审核-领导签发-办公室编号-印发文件修改审批表部门： 编号：CZT-HT-CX-4-01-03拟修改的文件名称编号申请修改

16、文件的部门及人员 修改的原因和内容： 申请部门负责人（签字）： 日期： 年 月 日文件编制或主管部门审核意见： 部门负责人（签字）： 日期： 年 月 日相关部门会签： 日期： 年 月 日 批准人： 日期： 年 月 日15文件和资料控制程序 CZT-CX-4-01 版本号：2006A发文管理登记表年 编号：CZT-HT-CX-4-01-04序号日 期发文部门文 号文 件 标 题份数发放单位/部门签 收备 注收文管理登记表年 编号：CZT-HT-CX-4-01-05序号日 期来文单位/部门文 号文 件 标 题份数发放单位/部门签 收备 注中铁二十五局集团建筑安装工程有限公司 文件和记录控制程序作废

17、文件保留审批表部门： 编号：CZT-HT-CX-4-01-06序号留存文件名称文件编号留存原因批准人日 期备注中铁二十五局集团建筑安装工程有限公司收文处理签 编号：CZT-HT-CX-4-01-07 收文序号： 收文日期： 来文单位： 文号：份数： 附件： 密级：标题呈办意见公司领导批示传阅签名备注作废文件（记录）销毁清单部门： 编号：CZT-HT-CX-4-01-08序号文件名称文件编号发文部门及日期销毁日期销毁份数销毁人备 注 批准人： 年 月 日 监销人： 年 月 日文件（记录）借阅登记表部门： 编号：CZT-HT-4-01-09序号文件(记录) 名称编号借阅日期借阅人批准人归还日期中铁

18、二十五局集团建筑安装工程有限公司 文件和记录控制程序文件资料复印管理登记表年 编号：CZT-HT-CX-4-01-10日 期承办部门经办人复 印 文 件 资 料 内 容纸型份数页数批准人备注文件（记录）移交清单移交部门： 编号：CZT-HT-CX-4-01-11序号文件名称文件编号文件日期页数份数备注移交部门:（公章） 接收部门: （公章）移交部门负责人:（签字） 接收部门负责人: （签字）移交经手人:（签字） 接收经手人: （签字）交接收日期: 年 月 日文件更改通知单 编号：CZT-HT-CX-4-01-12被更改文件名称及编号更改章节生效日期更改内容： 批准人： 更改部门（章）年 月 日记录控制程序 JA-CX-4-02 版本号：2006A会议记录表部门： 编号：CZT-HT-CX-4-01-13时 间主持人地 点记录人主要内容出席人员：中铁二十五局集团建筑安装工程有限公司 文件和记录控制程序质量/环境/职业健康安全记录清单 第 页 共 页 编号：CZT-HT-CX-4-01-14工程项目（部门）名称： 业主单位： 施工单位：序号记录名称记录编号形成时间保存期限备 注制表人： 审批人： 日期：