工程档案管理制度（二）.doc

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1、第 1 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。工程档案管理制度工程档案管理制度工程档案管理制度1、目的建设工程涉及大量的信息和档案，而且种类繁多，为便于工程建设信息的管理和交流，制定本办法。2、适用范围适用于公司范围内的应用工程、管线工程、土建工程及其他建设工程。3、职责3.1 工程建设的现场代表负责工程信息的收集。3.2 工程建设的牵头部门应设专、兼职档案管理员，负责工程建设信息的整理、传递、分析。3.3 应建立工程建设档案登记和管理。4、工程建设信息的分类（1）立项文件：项目建议书，项目建议书审批意见及前期工作通知书；可行性研究报告及附件，可行性研究报告审批意见;关于立项有关的会

2、议纪要;专家建议文件，调查资料及项目评估研究等资料；公司计划财务部审核的实施申报表及工程编号。第 2 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。（2）建设用地、征地、拆迁文件：选址申请及选址规划意见通知书；用地申请报告及建设用地批准书；拆迁安置意见、协议、方案；建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证。（3）勘察、测绘、设计文件：工程地质勘察报告；地形测量和拨地测量成果报告；申请的规划设计条件和规划设计条件通知书；初步设计图纸说明；审定设计方案通知书和审查意见，有关行政主管部门批准文件；施工图及其说明；政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。（4）招投标及合同文件：勘

3、察设计、施工、监理招投标文件；勘察设计、监理委托合同，施工承包合同；其他分类合同。（5）开工审批文件：规划审批申报表及报送的文件和图纸；建设工程规划许可证及其附件；建设工程开工审查表；第 3 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。建设工程施工许可证；工程质量监督手续。（6）竣工资料：竣工图；建设工程移交资料；建设工程备案资料；（7）财务文件；工程投资估算；工程设计概算；施工图预算；工程预付款、进度款拨付资料；工程决算书；工程决算审计报告。（8）建设、施工、监理机构及负责人工程部现场代表；工程项目监理及负责人名单；工程施工项目经理部及负责人名单。5、流动信息（1）投资控制信息设计变更；

4、工程量变化表（现场签证）；工程造价的市场变化情况；第 4 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。（2）质量控制信息质量抽样检查数据；质量事故记录和处理报告。施工各阶段验收、检查、测试记录。（3）进度控制信息施工单位的施工组织设计；立项工作进度表及报建进度表；工程征地、拆迁进度报表；工程设计安排。设计委托书送达时间、设计完成时间。工程开工时间、计划完成时间；施工单位工程进度表；监理月报、季报。6、工程建设信息交流细则6.1 工程建设信息的传递6.1.1有关工程建设的固定信息均应在工程信息管理员处备份。6.1.2 有关工程建设的流动信息均应传递给工程建设信息管理员。6.1.3 有关工程建

5、设流动信息均应有工程建设牵头部门的信息管理员传递到公司计划财务部。6.1.4 需要时，工程建设信息应传递到公司主管副经理。6.2 工程信息的共享第 5 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。现场代表应将工程建设信息录入工程建设信息管理系统，实现信息共享，以便于工程管理、统计、分析、处理。6.3 工程信息的处理6.3.1 工程分阶段信息均应传递给信息管理员进行信息处理6.3.2 各类信息必须分类处理设计变更、现场签证、工程量变化表以及工程材料价格变动，应与合同价分析比较；进度款拨付，应与合同分析比较；项目结算，应与合同价分析比较；项目投资变化趋势预测；对工程进度表，应对照施工组织设计进

6、行分析比较；对工程量完成情况，应对照年度计划进行分析比较；工程实际进度与计划进度的动态比较；工程进度变化趋势预测；分项、分部及单位工程的验收记录，应对照质量要求和质量标准进行分析比较；合同执行情况的分析比较。6.3.3 对各分析比较的结果，应反馈给现场代表。6.3.4 对于涉及质量、投资等重要信息，应及时报部门经理处理。6.3.5 工程完工后，现场管理员收集整理、移交工程建设资料，并在工程档案管理员处备案。第 6 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。7、工程建设信息存档工程建设完工后，有关工程建设的固定档案均应交公司资料室存档。工程项目档案管理制度一、目的为规范公司的工程项目档案管

7、理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。二、工程项目档案归档范围本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。三、资料员及其职责部门经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工

8、作。其主要职责包括：1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；2、档案材料的保管；3、档案材料的查借阅、催还；第 7 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。四、档案的立卷、收集、整理1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。5、在档案的次页设“

9、合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。五、档案的管理1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。2、每月对档案进行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。六、档案要求1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。第 8 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。3、传真件应复印一份归档。七、档案的保管1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安全。2、所有

10、档案应专柜存放，加锁。3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。八、档案的查借阅1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可查阅。2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经项目经理签字同意，方可带出，用毕即归还。3、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。4、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告项目经理及时处理。九、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：1、毁损、丢失或擅自销毁档案。2、擅自向外界提供、抄摘档案。3、涂改、伪造档案。4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司

11、损失。5、未按手续借阅、外带及越级借阅。附件一第 9 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。工程技术资料参考目录1、开工报告、施工现场质量管理检查记录2、图纸会审纪要、设计变更、洽商记录3、施工组织设计（施工措施）4、技术交底、技术复核5、工程定位测量、放线记录、复核记录6、原材料出厂合格证及进场检（试）验报告（钢筋、水泥、砖、防水材料等）7、施工试验报告及见证检测报告8、隐蔽工程验收记录、基槽验收记录9、施工记录10、预制构件、预拌混凝土合格证11、地基基础、主体结构验收记录及抽样检测资料12、检验批、分项、分部工程质量验收记录13、单位（子单位）工程质量竣工验收记录14、施工日志

12、、地质勘察报告15、土壤（素土、灰土）干密度试验报告（回填土试验报告）16、砂浆配合比通知单17、砂浆（试块）抗压强度试验报告及评定18、混凝土配合比通知单19、混凝土（试块）抗压强度试验报告及评定（同条件养护混凝土试块强度报告汇总及测温记录）第 10 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。20、商品混凝土出厂合格证、复试报告21、钢筋接头（焊接）试验报告，焊条（剂）合格证22、水池满水试验记录23、建筑物沉降观测记录24、结构吊装记录25、现场施工预应力记录26、工程质量事故处理记录27、管道、配件出厂合格证及进场检（试）验报告28、管道、设备强度试验、严密性试验记录29、系统清洗

13、、灌水、通水、通球试验记录30、进场电器材料、设备出厂合格证及试验报告）31、设备调试记录、接地、绝缘、电阻测试记录32、暖气管道、散热器压力试验记录33、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录34、单位（子单位）工程质量竣工验收记录35、单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及功能抽查记录36、单位（子单位）工程观感抽查记录37、竣工验收报告38、竣工验收证书上述资料目录供各施工单位（项目部）参考使用附件二第 11 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。案卷封面式样施工技术资料档案号：共卷第卷工程名称：编制单位：编制日期：九、工程档案管理制度一、档案资料的归档分类及范围1.档案资

14、料的归档分类工程建设档案主要有公文、工程建设技术资料、经济合同、工程建设财务、行政管理及图片等几类。档案资料应按国家标准进行统一分类、立卷、归档和存放。2.档案资料的归档范围（1）省、市政府的来往公文；（2）建管处的来往公文；（3）建管公司的来往公文；（4）有关技术问题的审查、咨询意见；（5）会议文件、记录等；（6）工程建设期间形成的工程技术材料：招标文件、投标文件、合同及协议；设计图纸、施工组织设计；工程开工报告、施工方案、施工技术措施、施工计划、报表等文件；建筑材料和中间产品的合格证、试验报告，砼、砂浆等配合比的试验报告；设计变更及索赔资料；施工测量记录、地质勘第 12 页 共 15 页书

15、山有路勤为径，学海无涯苦作舟。探资料，基础处理、隐蔽工程施工记录等材料；工程质量、安全、事故及处理情况报告；施工总结、技术总结、工程竣工图及竣工验收报告及质量评定等；工程机械设备、仪器及引进的技术设备图纸等；（7）工程价款结算等资料。二、工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。1.工程文件接收（1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料、来文通知等）由档案资料员统一接收。（2）工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律移交档案资料组进行统一归档整理。（3）档案资料组对接收的工程文件资料，必须进行数

16、量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。（4）档案资料组对收发工程文件应及时建立工程文件收发登记帐（收文簿、发文簿）（5）登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，及时报审工程部领导审定，并及时处理。（6）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。（7）档案资料组对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立第 13 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。档案分类登记帐2.工程文件资料发放（1）分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料组统一办理。（2）呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。（3）分发的图纸资料应建

17、立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。（4）为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单或部门，并及时通知档案资料组；档案资料组按指定名单发放工程文件资料。3.设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定（1）设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料组按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。（2）设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料组归档保存，工程结束后由档案资料组向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。三、工程项目各参与方档案部门职责参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单

18、位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编第 14 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。1.建设单位各机构。负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。2.设

19、计单位。负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。3.施工单位。整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、（竣工图）、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。4.监理单位。负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。四、声像档案管理办法1.建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片

20、、底片（包括反转片）、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。2.建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建第 15 页 共 15 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。3.照片档案应符合以下要求：（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；（3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；（4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工，光学分辨率不得小于 400 万有效像素（不允许插值）。4.录像档案应符合以下要求：（1）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；（2）需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；（3）报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（dvd或以上素质的格式）。文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工