初写论文的朋友必备用Word编辑参考文献.doc
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1、.1/9如何用 Word 编辑参考文献每个需要写毕业论文的朋友都会发现,修改文献是一件非常痛苦的事情,虽然现在也有很多软件可以编排参考文献,其实 word 本身就可以。采用合适的编辑方法会方便地做到整齐,规,自动排序和交叉引用。1.以尾注的方式插入第一个参考文献。将光标定位于 word 文档中将要插入参考文献的位置,按“插入/引用/脚注和尾注”。出现一菜单,选择“尾注”,“文档结尾”,编号格式为“1,2,3”。按“插入”按钮。2.按要求的格式输入参考文献容。这时你会发现文本中的序号“1”字是上标格式的,这是你所希望的。但尾注中的“1”也是上标格式的,这不是你希望的。其余的格式也不合你愿,别急。
2、用鼠标在最左侧处选中尾注中的序号“1”,按快捷键“ctrl+shift+=”就可以使序号不再是上标,或用鼠标右击,出现一菜单,选择“字体”,在第二菜单中去掉“效果”栏中“上标”前面的“”。3.说明:序号周围有似隐似现的框,这表示所插入手稿的尾注是一种“域”,不必理会它。插入第二个尾注的方法是同样的。Word 会根据所在位置的前后自动排序。在第一个参考文献的前面有一条横线,你会发现无法删除。它叫“尾注分隔符”。4.去除“尾注分隔符”我们一般的编辑界面叫“页面视图”,选择“视图/普通”进入普通视图。按“视图/脚注”,此时编辑界面分为两个部分,下面的编辑框是尾注编辑框。选择尾注编辑框中的“尾注”下拉
3、框,选择“尾注分隔符”,出现一条横线,选择该横线,删除它,再选择“尾注延续分隔符”,也会出现一条横线(这是尾注分页时会出现的很长的横线),选择该横线,删除它。关闭后,再按“视图/页面”切换回来。5.交叉引用当你在文档中第 N(N>=2)次引用前面文档曾经引用过的文献时,这时宜采用“交叉引用”。方法:按“插入/引用/交叉引用”,出现一菜单,在引用类型中选择“尾注”,引用容为“尾注编号”,这时在菜单中会出现你曾经编写过的所有尾注,选择你需要的,按“插入”按钮即完成交叉引用了。(注:若你后来又在前面的文档中插入新的尾注,这时后继的尾注会自动更新编号,但交叉引用不会自动更新。怎么办?按“ctrl
4、+A”选择所有容后,按“F9”键就可以完成手动更新。)1、两栏文档的页码插入2、另有妙用的 Ctrl+Z3、将样式传给其他文档4、巧用 Alt 键实现图片的精确定位5、去除 Word 页眉下横线6、设置上下标注7、选择合适的粘贴格式8、斜线表头的处理9、自动标注汉字拼音1、两栏文档的页码插入大家是否注意到,在 Word 中将文档分成两栏,然后再插入页码时,每页两栏只有一个页码。然而,在实际应用中,我们需要两栏各有一个页码,例如在打试卷、文件等时,一般都是将纸大小设置成 8 开纸,然后在文档中分成两栏,我们要求左右两栏各有一个页码,而且页码是连续的,那么用传统的调入页码方法将不能实现。其实,Wo
5、rd 可以自动在两栏中.2/9都插入页码。(1)将文档的栏数设置成一栏。点击菜单“格式”>“分栏”,在弹出的对话框中如果显示的不是一栏,那么把它设置成一栏。(2)接下来进行页面设置。选择“文件”>“页面设置”,将纸大小设置成所希望的大小,例如 8 开纸设置成:宽 38cm,高 26.5cm,然后把“方向”设置成横向。点击“页边距”标签,将上、下、左、右各自设置好,在将“拼页”选中。(3)选择“插入”>“页码”,在“页码”对话框中设置好页码的“位置”>“对齐方式”。确认“首页显示页码”被选中。再点击“格式”按钮,设置好“数字格式”和“起始页码”,两次点击“确定”按钮,即可
6、。2、另有妙用的 Ctrl+Z大家都知道,Ctrl+Z 的作用是撤销上一个操作,能使我们在编写文档过程中可以与时取消所进行的误操作,或是恢复到以前的某一步。但你知道吗,Ctrl+Z 还有特殊的作用:先举个例子,在没有改变 Word 缺省设置的情况下,Word 会自主的加入项目编号,比如在空行中输入:“1、Word 写论文”,系统会自动加功能其变为项目编号的形式,回车后,在下一行添加了“2、”字样。这时如果按 BackSpace 健,可以删除第二段中的项目编号,并不能消除第一段中的项目编号形式,也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了,不可选。这时,Ctrl+Z 就发挥作用了。在输入“1、W
7、ord 写论文”敲回车后,顺手按一下Ctrl+Z,一切都 OK 了,第一行还是原来的样子,一点都没变。原因:Word 有“自动更正”的功能,可以按照一些约定俗成的规矩将键入的容自动更正。比如我们输入“1、Word 写论文”并敲回车后,Word 做了两件事,显示换到下一行,然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下 Ctrl+Z,刚好取消了第二个操作,就像什么事都没发生过一样,“自动更正”的容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改。3、将样式传给其他文档便写论文时,一般都会按照学校或导师的要求,创建几种样式。如果想在其他文档中也使用这几个样式,可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档
8、,选择“格式”菜单中的“样式”命令,在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中,打开的文档中的一列样式会显示在左边,Normal.dot 模板中的样式显示在右边。选择左边的样式,单击“复制”按钮,就将其添加到了右侧的列表中。单击“关闭”按钮。下次就可以从Normal.dot 文档中使用这些格式了。4、巧用 Alt 键实现图片的精确定位在 Word 文档中放置图片,它会自动也一个可见的网格对齐,以确保所有容整齐的排列。双击该图片并在“版式”选项卡中选择某种环绕方式确定后,会发现位置往往不太如人意。如果需要精确的控制图片的放置位置,可以在按住 Alt 键的同时拖动对象到某具体位置,
9、这种方式移动图片对象时不是按照网格间距进行移动的,从而达到精确定位图片对象的目的。(1)无尾注的参考文献的排序snowyzlj 介绍了如何使用尾注编排论文的参考文献,虫友们非常欢迎。我再介绍一个没有使用尾注的普通格式的参考文献如何排序的问题。1、将预排序的参考文献全选,复制2、新建文档,粘 贴,全选,表格菜单下拉后转换中选“将文本转换成表格”3、表格菜单中选排序4、再次将表格转换成文本,全选,复制,回原文档粘贴,ok(2)如何自动生成英文目录用 word 写学位论文可以自动生成中文目录(当然是指中文文档),但不会自动生成英文目.3/9录,虫们只好手工一条一条敲入,格式也不统一,很痛苦吧,这里给
10、各位介绍一个 word 自动生成英文目录的方法,请各位尝试,别忘了回帖啊。1、中文目录生成无误后,将论文取名另存一个新名。2、在新文档中将文档中的 1、2、3 级标题统统改为翻译好的英文标题。3、在生成好的中文目录上点击右键,选更新域,选全部容更新。4、复制新生成的目录,回原文档中转贴到合适的位置。附带介绍一下如何自动生成目录?1、首先保证你的论文各级标题都正确使用了样式格式(如“前言”为一级标题,选中后在“样式”窗口选择“标题 1”,“方法”为二级标题,选择“标题 2”)。2、使用“插入”菜单中的“引用”之“索引和目录”,选择“目录”,取消“使用而不使用页码”,选中“显示页码”和“页码右对齐
11、”,选择合适的“制表符前导符”,选择预显示的目录级别,在“修改”中选择目录中的字体和字号,确定后即可生成目录。3、每次变更容引起页码变化,可以直接在目录上点右键,选更新域,选“更新页码”。若标题有变化,选“更新容”。4、如果生成的目录有很多非标题的容,可以选择这些容,在“样式”窗口选择“清除格式”。5、生成目录前,使用“视图”中的“文档结构图”,在文档的左侧会显示你的文档的大纲结构,所有带格式的标题应该完整地显示,而且与目录的三级标题一致。只有文档结构图完全理想无误,才可以生成目录。文档结构图还可以用来迅速定位编辑部位,使用十分方便。(3)巧用自动更正写论文时,常常用到英文大小写转换,十分不便
12、。使用自动更正可以轻易解决这个问题。1、菜单“工具”栏点击“自动更正选项”。2、选中“键入时自动替换”3、在“替换”栏键入全部为小写的英文,如“cdna”4、在“替换为”栏键入正确的大小写的英文,如“cDNA”。5、确定,ok如此可以非常方便地始终使用小写英文,word 自动将其转换成正确格式。可以如此使用的有:RAPD、RFLP、SSR、DNA、RNA、miDNA、mRNA 等等。(4)-给图表加上自动排序的题注,这样再改变图表位置或增删图表时就不必挨个修改图表顺序了,特别是文档中引用图或表时,要逐一更改序号是很麻烦的事。1、选中图或表,点击右键,选题注2、“标签”栏若没有“表”和“图”标签
13、(通常没有,只有“图表”标签),点击“新建标签”按钮,输入“表”或“图”。3、“位置”,如果是表,选“在所选项目上方”,若是图,选“在所选项目下方”。4、点击“编号”按钮,选择“1、2、3”格式,选中“包含章节”。5、确定后,在图的下方或表的上方出现“图?”或“表?-?”,在其后可以输入标题容。标题的字体、字号和与图表的间距,可以在样式中加以限定。6、论文中引用到某图或表时,可以在引用处插入“交叉引用”,即“插入菜单”-“引用”-“交叉引用”,在对话框中引用类型”选“图”或“表”,然后在“引用容”中选“只有标签和编号”,选或不选“插入为超”,在“引用哪一个题注”框选中你要引用的图或表即可。记住
14、论文更改后全选,点右键,选“更新域”,即可全部更新序号。7、英文题注可以使用“交叉引用”的方法,然后手工将“表”替换为“table,图”替换为“Fig.。8、当然,“交叉引用”还可以用在“标题”、“尾注”、“公式”和“编号项”等容上,使得“见第几章”“见*公式”等引用项都可以自动更新.4/9用 Word 编辑论文的几个建议由于各方面的原因,大家主要还是用 Microsoft word(以下简称 Word)编辑论文。Word 在写科技论文方面虽然有一些先天不足,但却提供了非常强大的功能。如果不能充分利用这些功能,可能经常要为不断地调整格式而烦恼。我把自己以前使用 Word 的经验和教训总结一下,
15、抛块砖。原则:容与表现分离一篇论文应该包括两个层次的含义:容与表现,前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式与整个文章的章节段落结构等,而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。一样的容可以有不同的表现,例如一篇文章在不同的出版会有不同的表现;而不同的容可以使用一样的表现,例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是一样的。这两者的关系不言自明。在排版软件普与之前,作者只需关心文章的容,文章表现则由的排版工人完成,当然他们之间会有一定交互。word 倡导一种所见即所得(WYSIWYG)的方式,将编辑和排版集成在一起,使得作者在处理容的同时就可以设置并立即看到其表现。可惜的是很
16、多作者滥用 WYSIWYG,将容与表现混杂在一起,花费了大量的时间在人工排版上,然而效率和效果都很差。本文所强调的“容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的容,所有与容无关的排版工作都交给 word 去完成,作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉 word。因为 word 不仅仅是一个编辑器,还是一个排版软件,不要只拿它当记事本或写字板用。主要建议如下。1.一定要使用样式,除了 Word 原先所提供的标题、正文等样式外,还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要一样的格式,如果是的话,最好就定义一个样式。对于一样排版表现的容
17、一定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会,如果要对排版格式(文档表现)做调整,只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。2.一定不要自己敲编号,一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号,一定要小心,这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现,表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第 x 章、如图 x 所示”等字样时,不要自己敲编号,应使用交叉引用。这样做以后,当插入或删除新的容时,所有的编号和引用都将自动更新,无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。公式的编号虽然也可以通过题注
18、来完成,但我另有建议,见 5。3.一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格,中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己打了空格,一定要谨慎,想想是否可以通过其他方法来避免。同理,一定不要敲回车来调整段落的间距。4.绘图。统计图建议使用 Execel 生成,框图和流程图建议使用 Visio 画。如果不能忍受Visio 对象复制到 Word 的速度,还可以试试 SmardDraw,功能不比 Visio 弱,使用不比 Visio难,速度却快多了。如果使用 Word 的绘图工具绘图,最好以插入 Word 图片的方式,并适当使用组合
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