西南大学产品生产类档案工作规范.docx

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1、西南大学产品生产类档案工作规范为了提高学校产品生产类档案（以下简称产品生产档案）的 工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学校与社会服 务，根据西南大学档案管理办法科学技术档案工作条例 等法规制度，结合学校实际情况，特制定本规范。一、产品生产档案工作的基本原则（一）凡是学校在设计、试制、生产、经营和销售产品过程 中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像等文件材料和实 物（包括相应必要的电子文件）均属产品生产档案，校办产业部 门及其下属各经济实体均为产品生产档案归档文件整理单位。（二）产品生产档案必须实行集中统一管理，保证档案的完 整、系统、准确、安全，便于开发和利用。（三）产品生产档案

2、工作是办好校办工厂和实体的重要基础 工作之一，也是衡量校办工厂和实体管理水平的重要标准之一， 必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配 合。在布置、检查、验收、总结产品工作时，同时布置、检查、 验收、总结产品档案工作。（四）把产品生产档案工作列入学校发展计划。学校校办产 业部门及其下属各经济实体要有一位负责人分管本单位的档案 工作，并确定适当的档案人员、协同学校档案馆认真做好产品生 产与科技开发档案的收集、整理、归档工作。二、产品生产档案归档范围的确定各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点 和范围，收集文件材料。（一）归档原则：1、必须遵循其自然形成规律，保持有机

3、联系，必须与实物 一致且有成套性，归档的产品生产与科技开发活动过程中形成 的文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值，对当前与长 远具有参考价值或凭证作用；2、必须反映产品的生产管理、经营、销售管理和产品生产 各个环节的全过程，保证完整、准确、系统；3、符合产品生产和科技开发的工作特点。（二）归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计 划准备、设计、试制与鉴定、规模生产六个方面。具体范围见西 南大学文件材料归档范围和档案保管期限表。（三）归档的重点是经济实体申办报告、审批材料，业务往 来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成 的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材

4、料。（四）不归档文件材料的范围：1、未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；2、重份文件和重份图纸；3、无查考价值的临时性、事务性文件；4、未定稿的计划、制度；5、未生效的合同、协议书；6、以上不归档材料如认为必要，归档部门也可选择地作资 料暂存。三、产品生产与科技开发文件材料的部门立卷及其归档流程（一）形成积累1、产品生产档案由生产与科技开发单位文件材料形成部门 立卷。2、各归档文件整理单位档案员根据产品设计组、产品生产 和科技开发工作的不同阶段分别积累和整理有关文件材料，以及 按本单位历年文件材料形成规律，参照西南大学文件材料归档 范围和保管期限表，做好平时文件材料的立卷归档工作。电子

5、 档案参照纸质材料的归档范围与整理同步归档。3、归档的产品生产与科技开发文件材料应保持字迹工整、 格式统一、图象清晰，签字手续完备。（二）整理组卷产品生产档案由技术部门档案员将形成、积累的全部归档文 件按下列要求组卷。1、产品鉴定后，产品设计组负责人把产品形成的文件材料 按自然形成规律和有机联系，整理后交技术管理部门。技术管理 部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况与管理性材料一 同整理成卷。2、与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目 类中组卷。每个产品项目的文件材料可组成一卷或多卷，将反映 整个产品项目的关键材料放在首卷。3、若一个项目文件材料少时，应将文件材料在前，蓝图在 后

6、进行组卷，底图单独存放；对蓝图、底图不装订的文件材料， 按图号顺序排列。4、幅面大于卷盒的文件材料以及图纸，应按卷盒大小（4号 图纸规格）折叠成手风琴式。底图一律平放或卷放，严禁折叠。5、对组好卷的技术文件材料进行逐页编号，每卷页号从第 1开始，无论单面双面只要有书写、印刷的文字材料，每面均为 一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位的应在右 上角加盖有单位名称、档号、件号的件号章，并逐件填写。6、拆除卷内文件中的金属物，用线、鞋带或不锈钢夹装订, 对破损的文件材料进行修补。7、编写卷内目录和填写备考表。卷内目录应放在卷内材料 首页之前，备考表放在卷内材料尾页之后，然后装盒。8、重要的

7、产品生产档案材料，产品技术负责人要进行归档 前的鉴定工作，对案卷的密级和保管期限须技术管理单位主管领 导同意确定。9、和产品生产档案配套的照片、底片、录音带、录像带等 特殊载体档案材料应分别组卷，档号应与有关文字材料卷一致。（三）归档移交1、新产品在成型鉴定前，档案部门应会同技术管理部门对 归档文件材料进行审查，并出具证明材料。没有档案馆的证明材 料，不能进行鉴定投产工作。2、产品生产档案在项目验收后2个月内应完成立卷，次年 3月底前向档案馆移交。3、认真填写档案移交目录一式二份，连同案卷一起交档案 馆清点，双方在移交目录上签字盖章，各执一份，以备查用。4、管理性材料，应在次年六月底前完成归档工作。